浅析事业单位档案的数字化管理

INTELLIGENCE 行 政 管 理 浅析事业单位档案的数字化管理 国家食品药品监督管理局湖北医疗器械质量监督检验中心 罗幼明 一、事业单位档案管理中存在的问 在《全国档案事业发展“十五” 中》中，档案信息化建设是一个十分重要 的内容，所以对事业单位档案工作实行 信息化建设是社会发展的必然趋势，是 事业单位档案工作的重中之重。 1、档案专业管理人员缺乏，素质能 力参差不齐。目前事业单位登记管理档 案的管理人员基层大多数是各个机构编 制委员会办公室的人员兼任，没有经过系 统的培训，对于档案管理工作没有一个系 统地认识。档案专业出身的人员较少，知 识结构不合理，现代科学知识贫乏，高层 次的档案专业人才较少，这些情况已不适 应新形势下的档案事业发展，档案管理 人员的素质影响档案管理水平。 2、档案管理工作重视不够，档案意 识非常薄弱。 3、档案材料缺失情况严重，管理体 制不够健全。造成事业单位登记管理档 案中材料缺失，不能够真实反映事业单 位真实现状，无法实现档案的价值，不能 更好地为公众提供服务。 二、事业单位档案管理数字化的必 要性 1、提高工作效率，降低档案利用成 本。数字化加工项目完成后，社会公众 （开放档案）和单位的各级领导、各部门 或下属单位都能通过数字化档案管理系 统即时查询利用所需要的电子文档数据 原文（件）信息，避免了传统档案利用方 法对档案资料实体的多次辗转所造成的 大量时间浪费和重复劳动现象，从而提 高工作效率，降低档案信息利用的成本。 2、最大限度保管和保护库存档案实 体安全。由于传统的档案保存方式管理 成本高，档案易受损，如纸张发黄、发粘、 发脆等。因此目录级档案管理并不能从 根本上解决档案原件易损坏等问题。实 现档案数字化管理可以通过权限控制直 接在网上查阅打印，减少了对库存档案 的调阅次数和复印次数，降低了库存档 案的老化速度，解决了档案反复借阅利 用和档案保管的矛盾，从而可以最大限 度地对库存档案进行有效的保管和保 护，确保档案实体安全。 3、阳光政务 提升形象。库存档案实 现数字化、电子化管理，是各级档案管理 部门贯彻科学发展观，实施国家档案事 业“十一五”规划的大事，是一项利国利 民具有重要意义的事情。数字化项目完 成后，不仅档案管理和利用手段实现了 现代化，档案利用效率大大提高，档案发 挥的作用显著，还可以大大提升单位形 象，符合政府和企事业单位各项工作科 学化、化、网络化、信息化的整体发 展要求。 三、事业单位档案数字化的环节 所谓数字化（digitization）是指用计 算机技术将模拟信号转换为数字信号的 处理过程。纸质档案数字化就是采用扫 描仪或数码相机等数码设备对纸质档案 进行数字化加工，将其转化为存储在磁 带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识 别的数字图像或数字文本的处理过程。 纸质档案数字化的基本原则是使档案信 息资源能准确、方便、快捷地提供利用， 使可以公开的档案信息资源得到共享， 以满足社会或行业对档案利用的需求。 纸质档案数字化加工的基本环节主 要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、 图像存储、目录建库、数据挂接、数据验 收、数据备份、成果管理等。 1、数字化采集： 利用扫描仪将各类文档扫描录入， 生成电子文档。 （1）如果有大量 A4、A3文档扫描， 需要采购 A4、A3高速扫描仪。 （2）如果有大量 A4文档，A3文档 量并不大，可采购 A4高速扫描仪和快 速平板 A3 扫描仪（如：AVISION 快速 A3 扫描仪）这样可节约大笔资金。 （3）如果您用于平常办公文件扫描， 购置普通平板扫描仪即可。 2、数字化管理： 利用计算机对扫描后的图像信息实 现各种处理功能（纠偏、去黑边/装订孔、 滤色等）；利用网络实现互传、共享实现 网络化管理；利用专业档案管理软件实 现所有文档的系统化科学管理，并建立 信息数据库。 需要设备：电脑、服务器、UPS、网络 设备、专业档案管理软件、数据库等。 3、数字信息存储： 大量数字信息产生后，存储和安全 问题非常重要，这就需要相应存储解决 。需要设备：移动硬盘、磁盘阵列、光 盘库、格式、安全设备等。 4、数字化外包： 如果单位暂不考虑采购设备，可将 数字化工作进行外包。利用外包服务商 设备、管理技能、人力等资源实现本单位 数字化工作。 随着事业单位计算机网络技术、数 据库技术和多媒体技术的发展，分散于 不同载体、不同地理位置的信息资源以 数字化的方式存储，以网络化的方式互 相连接，事业单位档案的管理必将为经 济生活的发展提供更好的服务。 参考文献 [1] 孙艳平：《论事业单位档案的信 息化建设》[J];科技咨询导报; 2007年 21 期; 129 [2] 李炳英、杜瑞成：《提高认识 完 善科技档案管理》[J];山东工程学院学报; 1994年 03期; 77-81 [3] 杨孙梅：《浅谈如何加强高校档 案管理工作》[J];合肥工业大学学报(社会 科学版); 1995年 01期; 93-95 摘 要：本文从分析事业单位档案现状入手,阐述了事业单位档案信息化建设的意义,并提出了事业单 位档案工作信息化建设的若干措施,希望能为事业单位档案工作的信息化建设提出一点参考和借鉴。 关键字：事业单位 档案 数字化 273