五分鐘不敗簡報

William Zyzo 台北市美國商會的教育及培訓委員會主席，超過20年演講簡報的經驗，用快速易懂的方式，每週五分鐘，提昇你的簡報能力。 http://www.businessweekly.com.tw/blog/article.php?id=33&p=2 作者簡介_William Zyzo William Zyzo是台北市美國商會的教育及培訓委員會主席，也是ZnA Training Solutions訓練課程的教學總監。他公司專門協助增進台灣跨國公司高階主管的簡報能力。他在台灣有超過20年訓練和教學經驗，12本商業溝通書籍的主要作者，包含暢銷書「POWERFUL Presentations」 不敗簡報 問對問題比答對問題重要 撰文者：William Zyzo 「我不知道成功的關鍵，」Bill Cosby（影集《吹牛老爹》主角）說，「但是我知道，一但你嘗試取悅每一個人，那就會成為失敗的關鍵。」 對於今日多數的商務人士來說，這就是一個根本問題。他們希望帶給所有人全部的事情，結果就是把聽眾折磨一番，也讓簡報者的信譽掃地。 在你開始傳遞你的想法前、在你開始製作你的投影片前，甚至在你開始蒐集並篩選資訊前，先問問自己：誰會對我的想法說「Yes」或「No」？那才是你需要去取悅的人，那才是有關係的人。用行話來說，這個人就是簡報中的「決策者」，你的簡報最重要的就是要設計來解決這位決策者的問題。 這位決策者想從你身上得到什麼？是，你的簡報能否成為他問題的解方。 我們來定義一下「問題」。「我如何把所有的CD都放進口袋裡？」解方就是「iPod」；「我要怎麼樣才能扛著所有的暑期讀物隨處跑？」解方就是亞馬遜的電子書閱讀器Kindle。你的簡報是為了決策者的問題所提出的解方，這答案不需要像iPod這麼樣的繽紛耀眼，決策者只想知道，「我們今年還是可以達到目標嗎？」你的簡報正是要回答這個問題。 但是，萬一在你的聽眾中，有不只一位決策者呢？政客面對這樣的狀況時，和提供簡報的人一樣。舉例來說，當我為客戶做教育訓練時，每一個在房間中的參與者都是決策者──他們每個人都會對「這個簡報是否實用？」這個問題回答「是」、或者「不是」。你很幸運，你可以照著同樣的方法照做，你仍然可以問同一個問題，「我的簡報是不是決策者問題的解方？」 藉著清楚定義聽眾的問題，你簡報中的「焦點」自然就跳出來了。這是一個成功的簡報，最優先，也最不可或缺的步驟。 有三個理由，可以解釋為什麼大多數的簡報都失敗了。 第一個理由，是「認知缺口」（awareness gap）。外在事物改變了，但我們心態改變得卻不夠快。多數的簡報者，至今仍對「何謂一個好的簡報」存有刻板印象。你不信？看看以下這兩位世界級的商業領袖，哪一個比較能夠說服你？是比爾蓋茲？還是賈伯斯？ 這個例子是個活生生的見證：如果你希望說服你的聽眾，你需要非常了解你的聽眾喜歡的是什麼，然後找一個例子、用簡單的方法去呈現。沒錯，要把這些事情做對，需要時間，但是哪一個把事情做得很好的人，不是花了很多時間才達成？ 第二個理由，是「知識缺口」（knowledge gap）。知識不僅僅是「資訊」，資訊在網路上到處都是。這裡所說的知識，我指得是有一個單一的、一致的框架，可以幫助簡報者去企畫、準備並且將他們的簡報用最有說服力的方式呈現出來。每個簡報者都需要。 沒有對的知識，每個簡報最後都會變成像在玩一場骰子遊戲；沒有對的知識，多數簡報者都會走進死胡同，永遠沒機會通過試驗和錯誤並完成工作。 第三個理由是「技巧缺口」（skills gap）。一旦我們認定某件事的邏輯，例如：你應該把你的投影片製作得簡單、清楚、迷人，而且我們也看到一個很棒的例子──我們就假定，因為我們「知道」可以這麼做，所以我們也做得來。 「知道」怎麼做是一回事；真正去做又是另一回事。除非我們練習把已知的知識應用到我們的工作上，否則技巧缺口會一直存在。 所以，藏在所有好簡報後面的秘密是什麼？ 好的簡報者會不斷更新自己，並且有系統地去做。首先，他們反覆觀看世界一流的簡報者如何簡報，以降低自己的認知缺口，你也可以這樣做。然後他們吸收有凝聚力、有助吸引聽眾注意力的知識，你可以從這裡得到。最後，他們把所知的知識融會貫通，並以此建立一套技巧──這只能靠不斷練習──直到你的聽眾愛上你的簡報為止。 做好四個S 讓你變Steve Jobs 撰文者：William Zyzo 是什麼讓Steve Jobs（史帝夫‧賈伯斯）變成一個能讓眾人神魂顛倒的簡報者？如果你沒有看過他的演講，請先看看這個影片。 http://www.youtube.com/watch?v=Ndnmtz8-S5I 創造並且呈現出一套這樣像賈伯斯的簡報，有可能嗎？答案是肯定的。問題是，要如何做？ 就像所有最棒的事物，你必須「想要」它──而且是非常想要。一旦你有了這個欲望，你就需要正確的知識。最後，你需要練習，直到你對它很有感覺。這和你要學會彈鋼琴或拉小提琴是一樣的，沒有捷徑。有了欲望、取得知識，不斷練習讓你的技巧臻至成熟，才能像賈伯斯那樣說服你的聽眾。 所以，關於計畫、準備還有呈現簡報，你需要知道哪些事情？ 1、你需要一個「主題」（Subject、Theme） 賈伯斯為iPod定調的主旋律就是「把一千首歌放進你的口袋！」；至於iPhone，則是「今天，蘋果重新發明了『電話』」；而iPad呢，「我們每個人都有筆記型電腦和智慧手機，是否還有空間是留給一個介於上述兩個裝置的新產品呢？」 一旦你有了主題，你就必須圍繞著這個主題去建構你的簡報。 2、你的簡報需要為聽眾提供「解決」（Solution） 許多簡報者總是把焦點放在產品的特性和品質，但你真的會花力氣去聽一個產品的「規格」嗎？作為一個聽眾，我需要的是一個能夠幫我解決問題的解決方案。 iPod是一個可以幫我把所有音樂塞進口袋的解決方案；iPhone是一個市場上使用者介面最便利的智慧型手機；iPad是一個可以讓我的數位生活完整化的電子產品。 3、你需要一個故事（Story） 故事，不是指「好久好久以前......」而是你需要一個有著故事架構的簡報，你的產品、或是解決方案，就是故事中的英雄、主角，你需要有開場、過程和結尾，讓這個英雄變成贏家。 許多音樂愛好者希望能夠接觸到所有音樂，並且能夠以便宜的價格在網路上買到。iPod就是那個讓他們夢想成真的英雄。許多智慧型手機使用者希望手機可以更容易使用，而且不會再強迫他們去按那個小的不得了的塑膠鍵盤。iPhone就是把他們從難用的手機中拯救出來的英雄。許多人不想扛著一台筆電到處跑，但還是想要隨時隨地可以上網、收發郵件、看電影、看書或是玩遊戲，iPad實現了他們的願望。 4、做出簡單、前後一致的、有吸引力的投影片（Slide） 英文裡有句話這麼說，「一張圖片勝過千言萬語。（A picture is worth a thousand words.）大多數簡報者用千言萬語取代一張圖片，賈伯斯用照片取代千言萬語。這造成的結果大不同。看看iPad上市的開場，只需要兩張圖片就足夠他傳遞他的關鍵訊息。 永遠用以下兩個概念去做出你的投影片：少即是多（less is more）、用演的，不要用說的（show, don’t tell.）。再看一次iPad上市記者會的投影片，有多少字出現在一張投影片上？絕不超過7個。 Steve Jobs iPad Launch - Mobile Introduction http://www.youtube.com/watch?v=Ndnmtz8-S5I 最後，不斷練習，直到你覺得可以將這場簡報做到就像在和台下聽眾對話一般；彩排再彩排，直到你能夠每次都用一樣的語言和風格去呈現你想傳遞的訊息。 最棒的部分來了，這裡有一個影片，告訴你如何下載賈伯斯從2007年以來的每場演說，而且是免費的。多看、並且學，要變成賈伯斯，就這麼簡單。 How to download Apple keynotes from iTunes http://www.youtube.com/watch?v=Yuh89Qa4xLA http://www.youtube.com/watch?v=n3gTIpoXD94 http://www.youtube.com/watch?v=CGciAnjEf0g&playnext=1&list=PL9CC7A8D79BF0648A http://www.youtube.com/watch?v=DR_wX0EwOMM&playnext=1&list=PLC32EE2854D36E673 [HD] Steve Jobs - 2007 iPhone Presentation ( Part 1 of 2 ) http://www.youtube.com/watch?v=6uW-E496FXg [HD] Steve Jobs - 2007 iPhone Presentation ( Part 2 of 2 ) http://www.youtube.com/watch?v=Vququ7x8gnw 如何像賈伯斯一樣簡報 撰文者：William Zyzo 一個產品發會，可能會讓你的新產品一夕成名、或是在上市前就毀掉這個新產品。底下有兩個案例，發表的都是很好的產品。其中一個例子，產品發表會失敗了；第二個，則是成功的範例。 先來看看，亞馬遜的執行長Jeff Bezos在Kindle Fire記者會上是怎麼介紹自家第一台平板電腦；然後再看看賈伯斯是怎麼樣讓大家認識第一代iPad。第一個例子，告訴我們在新產品發表會上「絕對不要」做哪些事；第二個例子，告訴我們如何成功展示你的新產品。 這兩位CEO都很聰明，都是很有經驗的商務人士，他們也都創造了很棒的公司。但是他們之中哪一位更能感動、說服你？ 是什麼讓他們的簡報有天壤之別？計畫、準備和排練。 賈伯斯首先「計畫」他的簡報，他先定義聽眾：已經擁有筆記型電腦和智慧手機的人。他知道他的工作是將這些人的注意力帶到蘋果的平板電腦上，也就是iPad。然後，他準備了一個故事，告訴這些潛在的消費者，平板電腦應該要能夠解決哪些事情，以及為什麼你應該買一台iPad、而非選擇小筆電。最後，他排練、排練、再排練，直到他能清楚地、自信鎮定地，並帶著熱情向聽眾介紹這個產品。 再來看看Jeff Bezos，他可能是想要節省時間，於是省略了上述這些基本的步驟。節省時間對他來說值得嗎？在台下聽這場簡報的人，會在乎他有沒有時間？我們為什麼要浪費時間去聽一場不在乎、也準備不週的人的簡報？ 很明顯地，Jeff Bezos的簡報告訴我們，他並沒有清楚定義他的聽眾、也沒有準備一個類似故事般的架構，好讓主要消費族群可以明白Kindle Fire可以為他們解決什麼問題。我們不知道Kindle Fire在哪一方面比iPad強？也不知道為什麼我們應該買Kindle Fire而非其他牌子的平板電腦。而且，應該對著聽眾說話的他，眼睛卻一直盯著他前方地板的螢幕照稿操課──他甚至連他該傳達的訊息都沒記住。 這兩位成功商務人市的影片教了我們哪些事？不管我們多聰明，一昧地想著「我沒有時間，所以我準備在簡報時照著稿子唸，沒人會發現哪裡不一樣」這個念頭，是很不聰明的。聽眾永遠會發現哪裡不一樣，也會大大影響結果。 真正重要的是：當你對群眾闡述你的理念時，你可在乎人們是怎麼看你的？如果你在乎，你就必須做到賈伯斯所做的事：準備、不斷練習直到你可以完美展演你的訊息。這不是一件容易的事，如果你不抄捷徑，你就有機會成為下一個史帝夫‧賈伯斯。 Amazon adds Fire to Kindle http://www.youtube.com/watch?v=I0r4Wo2Q3l4 三種方法完美結束簡報 撰文者：William Zyzo 你知道嗎？當你在進行一個簡報時，聽眾多半會記得在開頭和結尾時，你說了什麼。 這個調查告訴你的是，簡報者必須有一個對的開頭和結尾，才能使得這個簡報成功。我們已經分享過如何讓簡報有一個好的開始，今天，你將會學到如何為你的簡報做結尾。 多數人是用這句話來結束他們的簡報的：謝謝您的聽講（Thank you for your attention）。你真的覺得這是結束一場簡報最好的方法嗎？尤其是這個簡報花了你20個小時去計畫、準備和排練。 「謝謝你的聽講」實在有點「唐突」，我們需要提供聽眾一個更好的「訊號」，讓他們知道我們準備結束這場簡報。以下舉個例子：「很感謝大家今天來聽這場簡報，而且提出了許多很棒的問題。但最重要的是，今天與各位分享了我們明年將會碰到的挑戰。我們還有大約五分鐘，如果各位沒有其他問題，再次謝謝你們今天來，希望很快可以再見面。如果你有任何問題，請多留五分鐘，我很樂意回答。」 以下有三個方法為你的簡報做一個好的結束，至於哪種合適，就看你想完成的是什麼。 第一，把簡報的核心概念做一個總結。 這個方式特別適用於一場有教育訓練性質的簡報，換一個方法、用另一種角度把主要的論點再重複一遍，好讓聽眾記住。例如，「在我們結束前，再複習一下三樣可以讓你的e-mail更有效率的事情。」 第二，提醒聽眾們，你說的事情很重要。 若你進行的是一場「說服」聽眾的簡報，這方法很不錯。「如同你們今天提到的，學習新的e-mail系統需要一些時間，但長期來看，這可以減少你花在e-mail上的時間，且降低收信人對你的e-mail的誤解。使用我們的郵件系統的公司，都在七天之內，就明顯發現自己花在閱讀、書寫和管理e-mail的時間大幅下降了。」 第三，要求聽眾做一些行動。 如果你是要訓練聽眾們做一些什麼事情，這個方法很有幫助。以下舉個實例：「結束前，請大家再說說看，在這個教育訓練中你們看到哪三樣事情，是可以讓你的e-mail更有效率的？第一....第二....第三....。很好，你們都記得了。等你們明天回到辦公室，開始讀、寫和管理e-mail時，要做哪些事情？...太棒了！這就是幫助你節省時間、提升效率該做的事情。謝謝各位來參加這兩天的教育訓練，你們都是很棒的學生。」 最後，永遠要「準時」結束你的簡報；甚至最好提早兩、三分鐘。商務人市都很忙碌，他們的一天都被各種會議填滿，讓他們可以準時離開，他們會很感激你。再說，如果聽眾都急著要趕去下一個地方，沒人會注意你的結論。 現在，你知道如何給自己的簡報一個完美的結尾：準時結束、給聽眾明確的訊號，讓他們知道你在總結、並且根據你簡報的內容，適時使用上面三種技巧。要做好ending，就是這麼簡單！ 三個問題幫你做出好簡報 撰文者：William Zyzo 「所有偉大的演說家，都曾是很糟糕的演說者。」──這句話，出自美國傑出的哲學家Ralph Waldo Emerson（愛默生）。 要成為一個偉大的演說家，你需要不斷堅持、以及一些一定能讓你成功的技巧。今天，我將和你們分享絕對可以幫助你創造出好結果的三個問題。 假設你正準備進行一場15分鐘的簡報，要告訴你的聽眾如何有效果地運用電子郵件。 開始準備簡報前，你先問自己第一個問題：我希望我的聽眾知道什麼？思考過後，你決定你要讓他們知道，其實有更好的方法，把電子郵件運用的更有效果。這是你心中篤定的感覺，可是你沒有數據去證明。所以，你開始在網路上做快速的搜尋，並且發現商務人士平均花三到四個小時在閱讀、書寫以及管理他們的電子郵件信箱。很幸運地，你找到一則來自《哈佛商業評論》的文章，所以這下你可以確定，你的聽眾都會相信你提供的這則訊息。 接著，你進行下一個問題：我希望我的聽眾們看到什麼？ 商務人士每天工作八到十個小時，所以，在他們的工作時間中有超過40%都花在那些電子郵件上，這還不包括接聽電話和開會，到底他們何時有空去處理他們真正的工作──那些他們被花錢請來做的工作？這就是你希望他們看見和感受到的：為了讓工作更有生產力，他們需要更多時間專注在工作上、少一點時間去使用電子郵件。 所以，你決定創造兩個例子：當人們用習以為常的方法讀寫他們的電子郵件，會發生什麼事？而當他們改變習慣，用更能達到效果的方法處理電子郵件，又會發生什麼事？你比較兩種情境，並且展示給他們看這樣，如果聽從你的建議，可以省去多少時間。你用了很簡潔、有吸引力的投影片讓他們知道兩者的不同。 一旦你確定你的聽眾已經感受到「改變習慣」的價值，你就可以進行最後一個問題：我希望我的聽眾們怎麼做？理所當然地，你會列出一張讓開始更有效率使用電子郵件的「動作清單」，在投影片上放上三到五個建議，然後請你的聽眾們提問。以下是五個「動作」的例子： 1、一天只要花三次時間檢查自己的電子郵件信箱，並且關掉新郵件的通知功能。 2、使用「搜尋」功能來找出訊息，不要把來自同一個人的郵件往返一一打開又關起來。 3、讀信的同時也做回覆的動作，這樣才能省時間。如果這個訊息沒有儲存的必要，回覆後就可以刪除了，你的信箱才不會塞滿不必要的訊息。 4、撰寫信件時盡量簡短、貼心。利用條列式的方法表達你的想法，尤其是「To-do」清單。 5、不要「回覆所有人」，那會使得需要讀寫這封郵件的人呈倍數增加。寫給那些真的確定、絕對、必須要知道你郵件訊息的人。 雖然這三個問題很簡單，可是創造出來的結果卻很有力量。繼續練習並且好好運用，你將再持續邁進成為一位偉大的演說家。 讓你的聽眾一定要到場的五個理由 撰文者：William Zyzo 以下事件經常發生在我身上。 我正坐在一個簡報會場中，完全不知道台上到底想試著告訴我什麼？這場簡報的真正目的到底是什麼？或是我該拿這些資訊做些什麼？如果我不是因為有人付錢讓我來聽（因為我是這場簡報的教練），我會離開。 說實話，你一定也曾經歷過這類的簡報，你一定也很想閃人。 當我們不是底下聽眾的一份子，而是台上做簡報的那個人，問題來了：我們如何確定台下的聽眾不會感到困惑、無聊或是有種被折磨的感覺？ 解決的方法很簡單：給我們的聽眾一個「聽」的理由。理由包括：有切身關係、精確、有吸引力、簡潔、清楚明白，以及有新意。以下我一一解釋。 一、有切身關係（Relevant） 這是上述五個理由中最重要的要素。你的簡報應該是問題的答案，「我為什麼要聽你說話？這能幫助到我嗎？」......我假定我的答案是這樣：「這場簡報的目的是為了解釋針對我們的目標消費者實現銷售最大化的背後戰略......」誰會這樣說話？真是廢話連篇。 以下是更好的答案：「在我的簡報中，我會告訴諸位消費者將愛上我們下個月上市的新產品的三個理由。」如果你是負責這項新產品的業務人員，而且正在為自己的銷售目標煩心，你一定會對這個簡報很感興趣。這就是我所說的，讓簡報內容與你的聽眾切身相關。 二、精確（Exact） 許多簡報者用了一大堆華麗的詞藻和話術，聽起來好像很驚艷，實際上卻毫無意義。「我們提供專業服務。」這是指什麼？有誰會說「我們不提供專業的服務。」？有意義的說法，應該是「如果你對我們的訓練課程不滿意，我們可以退費。」人們完全可以了解你的意思。 三、吸引力（Attractive） 這與你的投影片有關。如果你曾經看過蘋果前執行長賈伯斯的簡報，你就一定知道何謂「有吸引力的投影片」。多數投影片上頭寫滿了字，只能說無聊！這裡有賈伯斯演說的連結，看一下他的投影片，你就會明白。 四、簡潔（Simple）、明白（Obvious） 當你簡報時，避免說一些「行話」，尤其當你的聽眾根本來自不同部門。如果你是工程師，對著一群業務人員說話──使用日常生活中會用的語言；如果你是律師，對著你的客戶說話──用他們聽得懂的語言。兩千年前，西塞羅（羅馬共和國著名演說家和政治家）就給過建議：「如果你要說服我，你一定要想我所想的、感覺我所感覺到的，並且用我的語言來說。」 「明白」就像是「簡潔」的雙胞胎。許多簡報者會說，「這支電話有32GB的記憶體。」很簡潔、但卻「不明白」。「這支新手機有足夠的儲存空間，可以放得下2萬5千張照片或7千首歌。」多數非工程背景的人不了解「32GB」到底代表什麼，只有讓訊息變得清楚明白，我們才能讓聽眾看見並了解我們想表達的。 五、新意（New） 假設你第一次到巴黎，你會留心每一樣事物──建築物、人行道、路樹和人群。你覺得住在巴黎的人會跟你有一樣的感覺嗎？所以，如果你總是對著同一群人、用同一種方法，說一樣的事情，不管簡報內容多切身相關、多迷人、多簡單明瞭，你的簡報還是老舊又無聊。 換句話說，你可以讓規律的周報、月報或季報變得有新意，例如改變圖片、或者，可能的話，改變一下看事情的角度，用各種可能讓你的內容耳目一新。 現在，你有「理由」做一場很棒的簡報了。Good Luck!! 世界上只有三種簡報 撰文者：William Zyzo 商務人士總是出於三種理由進行簡報：告知（inform）、說服（persuade）、訓練（train）。我們來仔細看看這三種簡報的細節。 第一，「告知型」簡報。假設你是一間公司的業務經理，你的老闆想知道中台灣和南台灣的業績，你在季度簡報中把手中最新的數字提供給老闆。 告知型的簡報，就好像你把你的手機跟電腦「同步」，確認你和你的聽眾都擁有同步的訊息。 然而，現實中的簡報往往比僅是同步資訊來得複雜，這就是我們接下來要介紹的第二種「說服型」簡報。 想像一下，你仍然是一位業務經理，過去三年，你幫助你公司的產品稱霸中台灣和南台灣市場。假設你原本承諾你的老闆，第三季中台灣的銷售額將可超過新台幣三億元；但當最新數字出來，卻比你承諾的目標還少了4.5％。 你的產品沒問題；你的銷售團隊沒問題；景氣也沒有下滑。但是你的主要競爭對手不但降價，而且選在你的商品賣得最好的那些商店，進行一系列的促銷活動──最後這些策略都奏效了。 再過幾天你就要向老闆簡報，他正期待看到三億元的銷售成績；如果你只是做一個「告知」型的簡報，不但會破壞他的期待，還會讓他非常失望。 「說服型」簡報可以用不會讓他們失望的方法，重新建構你的聽眾的期待。他們將看見、了解，並且接受你告訴他們的事情。「說服」──你可以想像得到，需要比僅僅是資訊更新更多的內涵。 在某些情況下，即使說服型的簡報都不夠用。不僅要改變心態，你還要改變聽眾的行為，這就是第三種簡報──「訓練型」。 假設你還是這位業務經理。因為業績持續成長，所以你聘用了兩名新進業務人員。你希望新人們了解公司的業務，並且知道如何有效地成交業務。 在訓練新人的過程中，你需要三樣東西：讓他們知道在新工作中被賦予什麼樣的任務（資訊告知）；了解公司銷售方法背後的理由（說服他們改變心態，了解什麼是有效的行銷策略，讓他們改掉舊習慣，以新的態度在新公司中工作）；最後是學習用你公司的業務人員正在用的方法，自行開發並完成一樁業務（改變他們的行為）。 每天有成千上萬的人進行了成千上萬的簡報，若能先將簡報的目的分類，你的計畫和準備工作，以及最後的簡報過程，將更容易被管理。這幫助你為你和你的聽眾設計出最好的簡報。 簡報是一項複雜的任務，就像其他所有的複雜任務一樣，需要不斷的反饋和調整，才能改進。以下經過驗證的方法，可以很有效率的幫助你改進你的簡報。 在每一場簡報前，先確認你希望製造的結果；每場簡報後，反思一下簡報的結果，然後做出調整。把「計畫、準備和進行簡報」變成一個自然而然的流程，當你把簡報變成一件融會貫通的事，你就不會再害怕，反而會開始享受它。 那是一種很棒的感覺，也是值得追求的目標。 幾張投影片才OK？ 撰文者：William Zyzo 許多定期要做簡報的商務人士常問我：「我的簡報需要多少張投影片？」 會問這個問題的人，通常希望得到以下答案：「20分鐘的簡報大概要10張投影片。」或是「你應該每講兩分鐘就配一張投影片。」 如果每一場簡報都一樣，那麼，上述答案就成立。但既然每場簡報都不同，關於一場簡報需要多少張投影片這個問題，就不是很恰當。重點是你想在這場簡報中達成什麼？以及有沒有最佳策略可以幫助實現這個目標？一旦策略清楚，你才開始需要擔心投影片的數量問題。 我用一些例子來說明。最近，我完成一個一整天的企業組織研討會，你覺得在這場簡報中，我需要多少張投影片？ 只有兩張。 在解釋過每個關鍵點後，每個參與的成員都要進行討論，並且想出他們自己的解決方案。以下是我的兩張投影片： 在另一場研討會中，我訓練學員練習進行簡報。我要求把我以下準備的11張投影片當作簡報內容，並且要在三分鐘內說完。他們都做到了──而且非常喜歡這個體驗。 這兩個例子告訴我們什麼？在第一個訓練企業組織的例子中，我的聽眾需要了解如何建立一個好的團隊，他們不需要「資訊」，他們需要「技巧」；技巧需要練習，而練習需要時間。 第二個「在時間內完成簡報」的例子，底下聽眾需要的是「資訊」，而不是技巧的建立，所以簡報者必須很有效率地提供聽眾簡單、清楚且重要的訊息。 永遠都是簡報目的決定投影片張數的多寡，當你有疑慮的時候，想一下，「少即是多」就對了。 五個步驟搞定Q&A時段 撰文者：William Zyzo 許多人對簡報最後的Q&A時段感到很恐懼。關於Q&A，你要記住：並非所有提問的人都是存心要讓你出洋相，多數聽眾問問題，是因為他們想要更了解你提供的訊息，而不是故意要折磨你。 在認識以下五個步驟前，你得先調整心態。Q&A時段不是你非忍受不可的「必要之惡」，而是為了讓你的聽眾更了解簡報內容的必要之善。古希臘作家普魯塔克（Plutarch）說得好：學會如何聆聽後，即使是再差的講者都能讓你學到東西。 有了對的心態，就開始應用下列五步驟來搞定每個聽眾的問題吧。 1、展現「準備好被提問」的姿態 簡報結束後，要讓你的聽眾感受到，你已經做好準備要讓他們問問題。在正式的簡報中，我會說，「謝謝你們，我們現在有三分鐘的提問時間。」然後，每進行一個問題，我就會計算時間；直到最後一個提問結束後，我會接著說，「我們剛好還有足夠的時間再提一個問題。」 藉著控制問題的節奏，能讓台下的聽眾跟上目前整個簡報進行的進度，才不會發生當你說「OK，我們今天就此為止！」時，底下一片錯愕的尷尬情形。 2、把問題聽完 多數的聽眾沒有時間「排練」他們的問題，他們可能要花一點時間才能把問題說完、說正確。這時候，記得保持眼神接觸，不時點頭，讓他們知道你有在聽，並在他們提問結束時，說「謝謝你，這是個好問題。」這是一個認同聽眾的好習慣，人們希望知道他們是被聆聽而且被了解。 假設我已經介紹完自家公司的服務，一位聽眾問我：我相信你剛剛說的那些關於簡報的技巧都很好，我對你們公司的服務很感興趣；可是，我覺得你們的服務費太高了，你可以用市價提供我們這個訓練課程嗎？ 我是這樣回應問題的：我了解你的顧慮，價格絕對是要考量的要點，不論對你我來說都是一樣…… 3、給自己一點時間去思考棘手的問題 某些問題，需要一點「手腕」來回答。就好像上面那個例子，你絕對不會想對提問的人說：不，我們的價格並不貴。防禦性的回應會造成兩個問題：你看起來會變成一個愛爭辯的人，而且直接否定了提問者。如果你說：不會，我們的價格很合理；然後提問者又回應：不，一點都不合理……接著就會陷入兩相辯論的情況。和聽眾辯論只會造成一個結果──簡報者失去所有人的尊敬。 這就是為什麼，在第三個步驟中，你要改變措辭，用正向的語彚去回答棘手的問題，而不是拿起盾牌來對著聽眾。當你改變措辭，聽起來就好像你與聽眾擁有共同的顧慮。 所以，重複上面那個棘手的提問。 這裡你可以把步驟二和步驟三結合起來：我了解你的顧慮，價格絕對是要考量的重點，不論對你我來說都是一樣……你想知道，能不能夠付給我們跟你付給現任訓練單位同樣的價錢，是嗎？ 4、在回應之前 先對提問者表示同意 這一刻，你已經和提問者站在同一邊，這樣的狀態為你成功回答問題打下一個好的基礎。 在以上的案例中，假設提問者回答你，「沒錯！（我們都有這種顧慮）」那麼你就可以進行步驟五了。 5、簡單扼要並誠實回答問題 結合以上的步驟，「我了解你的顧慮，價格絕對是要考量的重點，不論對你我來說都是一樣……你想知道，能不能夠付給我們跟你付給現任訓練單位同樣的價錢，是嗎？」 提問者表示同意。 接下來，你就能給答案了。 「價格必須跟我們獲得的東西成正比。舉例來說，當我們買一台車，我們就想要確定這台車值得我們付出去的錢；同樣的，教育訓練，我們希望得到真正的價值，而不只是一堂在簡介上看來很花俏的課程。 你對你的教育訓練人員不滿意，那是因為他沒有讓你得到你認為『值得』的價值，他們多數可能想降低他們的費用以提供便宜的服務，這是價格可以很低的原因。你喜歡我們的服務，是因為我們不降低成本去犧牲品質，所以價格才會比較高。 如果我們改為低價課程，相信我，你絕對不會對我們感興趣，你會去找另一個提供訓練課程的人，我保證我們的價格正是反映我們所提供的價值，只要你享受過我們的服務，我也相信你會同意。」 Q&A時段不是摔角，不是要擊敗你的聽眾，而是聆聽他們的問題，並給予簡單、明確、扼要的回答。回答問題的技巧需要練習，善用以上五個步驟，你會發現自己慢慢開始享受Q&A時段，而不是害怕了。 用五種肢體語言說服聽眾 撰文者：William Zyzo 當你做簡報時，台下的聽眾最關心什麼？大多數人假設是簡報提供的資訊。可是如果我們想要的只是資訊，就不用去特地去參加一場簡報了，直接讓簡報者把投影片寄給我們就好，是吧！ 簡報者「說服」聽眾們看到訊息背後的含義，放在投影片上的資訊，只是幫助聽眾了解簡報者希望他們了解的事情，既然說服的過程不只是資訊的傳遞，那還有什麼？ 說服不是「操控」，烤箱的使用者手冊幫助我們操控烤箱，但沒有類似的手冊教我們如何操控聽眾。 說服，是讓聽眾看到你希望他們看到的事，但更重要的，他們需要與你的五種「肢體語言」有充分的接觸，以決定他們是否要相信你。你的聽眾要可以看清楚你的眼睛、臉、雙手和身體，並且聽到你對於自己正在簡報的內容有多篤定。 把這五種肢體語言講得更仔細一點。 首先，你的眼睛。如果你正看著我進行簡報，想要知道我說的到底是不是真的，你不只是聽我在說什麼而已，你還會看著我的「眼睛」。如果我眼中寫著「我只想要你的錢」，但我的嘴巴卻說「這個訓練對你有益。」你會相信我的眼睛，而非我說出來的話。 除此之外，聽眾也會掃描簡報者的「表情」。他們傾向相信那些帶著微笑、看起來很輕鬆，並且睜大眼睛看著聽眾的人。 第三個聽眾會注意的，是簡報者的「手勢」；若正在簡報的人，有什麼事情想要隱瞞，通常會把手給藏起來。張開的手勢象徵誠實，聽眾會下意識地注意你的手勢有多常張開、張得多開？ 第四個肢體語言，是你的「姿勢」：你怎麼站？站在哪裡？還有簡報進行時，你怎麼移動？聽眾相信面對著他們的簡報者，一直站在講台的後方，並不是一個好主意，這講台不只把你大部分的身體都給遮住，而且彷彿也在提醒聽眾，這是一個政治演講。而政客通常沒有很好的信譽。 最後，聽眾會從簡報者的「聲音」中得到線索。舉例來說，如果我連自己都不相信自己，我如何期待你相信我的訊息？答案就在聲音裡。相信自己所說的簡報者，不會急著把訊息說完，他們會暫停一下、會提出實例，並且從不同的角度來解釋同一個理念或想法。 不過，儘管有這五個肢體語言作為線索，聽眾還是會聽錯簡報的內容。但錯不在他們，錯在簡報的人。 多數的簡報者因為太過緊張，以至於給了聽眾錯誤的肢體語言而不自知，還記得我曾經提過如何克服緊張嗎？祝你下回在說服你的聽眾時，有很好的運氣！ 讓別人記住簡報的五個方法 撰文者：William Zyzo 大多數的簡報都包含非常多資訊，對講者來說是表達的重點，聽眾卻難以把這些訊息記起來。商務人士要怎麼做，才能讓聽眾們更容易記住他們所看到、聽到的簡報內容？最簡單的方法，就是把你的資訊「嵌」進一個故事裡。比起四十張寫滿數字和文字的投影片，故事要好記得多了。不過，也不是所有故事都如此，有些故事很難忘、有些則像昨日的名人八卦，一下就過了。 如何強化你的「簡報故事」？這裡有五個訣竅。 一、說簡單的故事而不是愚蠢的故事 不要把所有東西放到投影片上；你的想法很多，但是只要呈現出最根本、最本質的部分就好。「少即是多」，但是「少」代表的是「質」、而非「量」，不只是少少的字，更是對的字。不管你放什麼東西在投影片上，它們都一定是有意義的、有用的、而且難忘的。 以下是一些範例： · 我們已經超支15 ％，但未來還有六個月要走 · 2009年以來我們的獲利成長了15％ · 你一天需要喝8杯水以保健康 二、讓故事有驚喜但不造成困擾 不要說一些大家都知道或預期得到的事情，否則後果就是無聊，無聊就等於宣告一場簡報已經死掉了。 不管你說什麼，都必須是基於事實、實用的，但卻是帶著那麼一點令人驚嚇的，就像「你可知道吃下一袋爆米花，等同吃下一整天所需的脂肪？」但千萬不要說，「如果你再繼續吃爆米花，你很快就會變得很肥，而且還會死於心臟病！」這讓人很不舒服，而且一點都不恰當。 讓人們驚訝，就會讓人們有所警覺，讓他們更專注在你所提供的訊息，這也讓他們更容易記住。最好的方法，就是讓他們產生好奇，怎麼做呢？就是「問問題」，讓他們有參與感。 三、讓故事「具體化」 如果你說，「我們提供最專業的服務。」台下的人感受不到何謂「專業的服務」；但如果你說，「如果不滿意我們的服務，我們可以退費給您。」這句話就叫做「具體化」。人們對於具體化的訊息更容易記住，最好是使用那些人們可以「看得到」的辭彙。 四、讓故事戲劇化但不煽情 要讓人們關心你的想法，就要讓他們「感受」到它。你必須要用人們可以想像和意識到的、具像化的說辭。 想像一下，台上正在教育訓練的人是這樣開場：「今天，你們要學習如何做一場專業的簡報。」你感覺如何？應該很難感覺到任何東西吧！ 但如果台上的人是這樣開場，效果會很不一樣，「想像一下你正在對一群外國訪客說話，你覺得很驚訝，因為你一點都不緊張，你感到放鬆且自在，每個聽眾都在點頭，認同你的想法。你覺得怎麼樣？如果你今天可以做一場這樣的簡報，是不是很棒？這就是我今天要幫助你們學習的簡報技巧。」 五、讓你的呼籲容易達成 而不是變成謊言 就像美國前總統亞伯拉罕‧林肯所說，「你可以愚弄某些人一輩子，或是愚弄所有人一段時間，但你不可能愚弄所有人一輩子。」一個成功的簡報者，都是先與聽眾建立一定程度的信任，然後才要求他們接受建議、採取行動。要取得聽眾的信任，你會經常忍不住說一些不是事實的話──先壓抑一下把敗絮包裝成金玉其外的衝動吧。 說你的聽眾「需要」聽到的，好的簡報者從不愚弄他們的聽眾以取得信任；而是提供聽眾們真實的、且是他們願意相信和藉此行動的訊息，以贏得他們的尊重。這需要努力，但很值得。 如果你還沒準備好應用這些技巧，試著一次做一項，從最簡單的開始做起。一旦你開始習慣了，再開始結合二到三項一起做。很快，你就可以一次做到五項，讓你的簡報越來越讓人感到興奮，而且難忘。 讓聽眾被你吸引的兩件要緊事 撰文者：William Zyzo ▲對著台下的聽眾，而不是緊盯著自己的投影片，才能營造出對話感。 想像一下，你正把被一間公司錄取的事情告訴你最好的朋友，然後你發現他開始沒在聽你說話，甚至拿起iPhone看起e-mail來…… 這時候你還會繼續說嗎？不會吧。 在商業簡報中，大多數的人會繼續滔滔不絕，即使已經發現台下的人根本沒把注意力放在你的簡報上。為什麼在簡報的時候，我們不會做些不同的反應？ 理由有兩個。 第一，多數的簡報者忙於盯著自己的投影片看，根本就忽略聽眾已經沒在聽。 第二，許多做簡報的商務人士，發現底下的人開始不聽簡報，卻不知如何是好，只好繼續一直說個不停──他們覺得，說個不停是他們的責任。 過去兩年，我們的公司對150名來自不同國籍、不同產業的商務人士進行調查，發現有超過70％的商業簡報無法讓底下的聽眾滿足。為什麼這些平常很擅於交際對話的商務人士，卻無法做好一個簡報？ 首先，他們錯把簡報當成「演講」。我自己的工作，涉及了不同形式的商務簡報；我可以告訴你，我的簡報不是演講。有時，我受邀到大學或是研討會上說話，我的確是在演講；但大多數時候，我進行的是簡報。這兩者有極大的差異。 演講是政治家做的事情，演講是某專家針對他專業的領域分享知識。舉例來說，上星期，我以「為何多數教育訓練失敗了？公司又該如何因應？」為題進行演講，這個題目是我的專業，在這個領域我已經被訓練、指導了超過二十年，我寫了十二本關於商業溝通的書，我的專業允許我進行一場演講。 所以，除非你是被邀請去演講你的專業知識，否則你不應該讓你的商業簡報變成一場演講，那會對你的聽眾傳遞錯誤的訊號，接著他們便以「不聽話」來回應你。 多數情況下，在工作場合中使用PowerPoints投影片時，我們都是在進行簡報，而非演講。在一場簡報中，你對你的聽眾說話，就如同在跟你的朋友說話一般。假設你正在更新月銷售業績的進度，你可以用一個問題當做簡報的開場白：你們覺得，我們的業績比上一次月報成長還是衰退？你們能猜猜看，或是給一個預估值嗎？ 第二，即使是在一場演講中，演講者都努力地把目光對著台下的聽眾。看看美國總統歐巴馬是怎麼做的。然而，在許多商業簡報中，簡報者和聽眾毫無眼神接觸，他就是忙著看他的投影片。稍微想像一下，一個專業的商務人士，對著一群專業的商務人士，「讀」出一大串資訊，這景象有多奇怪。我的意思是，台下的每一個人，也都識字吧！我們怎麼可以讓聽眾感到這麼無聊，這很不尊重他們。 這就帶到我最後一個重點。多數商務人士把投影片當成word檔，他們把所有的資訊都放到投影片上，搞得好像在寫一篇文章。 一個簡報不是一篇文章，文章是我必須把完整的句子寫下來，因為我們不是面對面坐著，所以才需要把每件事情完整紀錄下來，以確保你完全了解我的意思。 如果我要進行一場簡報，我會需要三張投影片，我會用各一張照片，來代表我要表達的三個重點，而且不會在投影片上放任何一個字，更不會把那些字讀給你聽──即使我有時候的確是放了少許的字上去。 我會「對你說話」，我會把你拉進我的「對話框」中，我會與你一起想出讓你變成一個更好的簡報者的方法。 為什麼有許多的商務人士把投影片變成好像一本書的內頁？在過去，人們依賴文字溝通；但是現在，我們卻是透過照片、圖表和影片來溝通。 總結來說，如果我們想要讓聽眾們印象深刻、受影響甚至被啟發，就必須不把簡報當成演講，而是要把簡報當做是一場對話。其次，要注意我們已經進入數位化的現實，使用的是照片、圖表和影片，而不只是一本書上的文字。當我們的投影片上不再出現密密麻麻的字，我們就被逼得要面向觀眾，對著他們說話──這才讓我們的簡報變得更有效了！ 四步驟讓你在簡報前不緊張 撰文者：William Zyzo 根據銷售量超過一千一百萬本的《The Book of Lists》一書，被人們認為「最害怕」的事情，就是當眾發言。然而，死亡竟然排到第七名去。這意味著，大多數人寧可死，也不要對著群眾說話。 為什麼人們如此害怕公開演說？ 整個循環，起始於你要進行簡報的前二、三天，你的頭腦開始自動幻想事情可能會出錯：忘了開場白、投影機壞掉了、聽眾認為你是個糟透了的講者……這份「恐懼清單」無止無境！ 這些想像中的情況，會反應在你的身體上變成真正的狀況：心跳上升、手心冒汗和呼吸急促，看起來好像事情真的很危急，但其實什麼事也沒發生，你只是在「想像」而已──這就是問題所在。 你越想著事情會出錯，你的身體就越緊張；直到你的簡報結束後，你的身體才會開始平靜下來。 開始真正簡報前，有四個步驟可以減輕你的緊張。 第一個步驟──也是最重要的──就是準備和排練。不幸的是，多數人會跳過這一步以節省時間。排練得越多，就越不用擔心忘記細節；而擔心得越少，你就越不容易緊張。 順帶一提，許多商務人士誤以為「排練」，就是先看看自己的簡報投影片。排練應該是要把正式上場做簡報時，要對聽眾講的話，照樣說出來。 排練至少要有五次：一次是對著自己、二到三次在值得信賴的同伴面前、最後兩次則是面對你的同事或團隊成員。每一次都試著找出一個可以改善的地方，並且在下一次排練前就改進。 第二個步驟，在你即將進行簡報的場地排練，事先熟悉那個空間。這樣的熟悉感可以降低你的緊張。 第三個步驟，「運動」可以幫助你舒緩一些腎上腺素。如果你是要在一間飯店進行簡報，你可以在一個小時前去游個泳、去健身房跑個步，如果你有上瑜珈課，可以運用瑜珈的呼吸法讓自己平靜下來。每次演講前，我都是這麼做。 最後一個步驟：了解你的緊張情緒何時達到高峰、何時開始減緩，如此你便可以開發出一套機制，更好地去處理這些緊張。多數人在簡報開始前二、三分鐘，緊張的情緒達到高峰，並且在簡報的頭二分鐘，維持這樣的緊張。 我自己開發了一套小撇步，去處理這恐怖的五分鐘：我把開場白寫下來、每次排練後都修改我的開場，直到它聽起來很自然。這通常都要反覆練習十到十五次，直到我幾乎完全記住。 我也會把簡報印出一份紙本，並且放在我的筆記型電腦邊。雖然我從來沒有在簡報時去翻閱那些紙本，但是知道有這麼一份東西，會讓我比較不緊張。這一招從來沒有讓我失望。 下次你要簡報前，先試試看以上四個步驟，你不只不會緊張，而且說不定會變成少數對簡報樂在其中的商務人士呢！ 五種用來開場的方法 撰文者：William Zyzo 如何開始你的簡報, 會決定你觀眾對你之後表現的反應。開場絕對是你簡報中最重要的部份。如果開場很有趣，觀眾將會對你的演說很有興趣，如果是可預知且很無趣，那他們將會失去注意力。所以你一定要弄一個好的開場。 這裡有五種方式你可以用來開場。 第一：一開始就讓你的觀眾了解聽你說話有什麼好處。 比如說，你的觀眾想要知道如何投資中國股市來賺錢，那你一開始可以說「大家來這裡都是想要知道最安全又最快速在中國賺錢的方法，這就是我接下來20分鐘要跟你們分享的。」你會立刻引起注意力。 第二：用一件有趣的事情或是統計數據來開場。 假設你在一家開發癌症藥物的藥廠，找一些你認為會讓你觀眾震驚的數據。比如說：「你知道在台灣每七分鐘就有人被診斷出來得了癌症？你知道在台灣每14分鐘就有人死於癌症？接下來的15分鐘，我會跟你們分享我們公司的新藥如何延長癌症病人壽命，並擁有品質更好的的生活。」 第三：人們喜歡聽到個人成功的故事。 所以用個人奇聞軼事開場一向很有用。比如說，你想要跟你的觀眾說明如何做出好的採購選擇，你可以說：「我之前常常這樣。我走進一家店，思考我要買一哪個東西，但結果在業務跟我講完話後，我最終買了他們想要我買的產品。這過去讓我很頭痛，我曾經很挫折。但現在我找到了一方法不再讓這種事情發生了，而這也是我今天要跟大家分享的，如何『每天』都得到你想要的。」 第四：觀眾喜歡看到並碰觸到實際東西，而不只是聽而已。 如果你的公司正要發表一台很棒的平板裝置，除了說明規格之外，也別忘了記得帶一台展示機，讓你的觀眾你可以親眼看到並碰到實機來感受一下。如果你沒辦法帶樣品出來，至少在開始之前先放幾張照片給他們看看機器長什麼樣。 第五：問問題來開場。 問題會建立你和觀眾之間的連結，讓你和觀眾一起想著同件事情。比如說，假設你經營一家婚禮服務公司，你希望你的聽眾使用你們家的服務。你不能只是說「我很棒，來買我們的服務」他們不會相信你，每個人知道。 所以試著用下面這個簡單的問題開始，「想一下你最近兩次參加的婚禮，有什麼是你覺得是沒做好的部份？你可以告訴我一個嗎？」重複他們說的事情來強調，然後說： 「婚禮是你人生中最重要的一天，你不希望這些事情發生在你的婚禮上，對吧？這就是我們的工作，我們確保這些事情不會發生在你人生中最美好的日子上。而這也是我接下來的30分鐘要跟你們分享的事情，你可以做什麼來確保你的婚禮真的會是你人生中最美好的一天。」 最後一個小建議：確定你用來開場的這些技巧能夠和你試著想要做到的事情有直接的關聯。加油，我希望你下次的簡報會很成功。 三種精進簡報功力的方式 撰文者：William Zyzo 任何簡報的重點都是說服觀眾相信你的訊息，然後採取你希冀的行動。但是看看大部分的簡報，會發現多數簡報者通常都會忽略觀眾，不然的話，怎麼會他們都直直的念著他們的簡報而不是想辦法跟觀眾互動？ 想要說服你的觀眾，親眼看他們的反應是很重要的。要清楚什麼讓他們興奮，又是什麼讓他們感到無趣。試試看當下次你參加某人的簡報時，觀察下述的情況有沒有發生： 1. 在簡報開始幾分鐘後，觀眾開始感到無聊然後注意力分散 2. 觀眾注意力分散了，所以他們無法了解台上訊息，他們不了解訊息更不會採信簡報者觀點，也不想去採取建議的行動 3. 簡報開始變成浪費每個人的時間 如果你想看什麼是一個好的簡報看起來、聽起來或感覺起來的樣子，可以參考蘋果執行長Steve Jobs的簡報（編按：蘋果網站上有他過去幾次keynote的影片，iTunes上的podcast也有可以訂閱下載他的keynote）。 而如果你想學習如何能夠成為像Steve Jobs一樣厲害的簡報高手，你需要： 一個好的教練： 你需要一個教練指點你並針對你的簡報檔案和簡報方式給意見。確定教練是一個專業人士，而不只是一個有很多「教學經驗」的人。去聽聽他的公開演講。看看他的簡報檔，看他如何講話，並注意觀眾對他簡報的反應，你就會知道你是否有一個好的教練。 實戰課程： 最好的課程教材是你在工作上需要做的簡報。所以和教練學習時，堅持使用你自己的簡報當做學習教材，而不是別人的案例。這是唯一能夠評估你學到的東西是否對你有幫助的方法。你不會希望花上六個月的時間然後發現你受的訓練根本沒用。 真正有意義的測試是看看在實戰中使用會有什麼結果。而唯一可以發現這點的方法是用你的自己的簡報當做教學教材。 充分的練習： 每個人需要不同的時間來熟練不同的技能。我知道你很忙，但當你在練習時，不要隨便忙亂著跳過課程。再說一次，檢驗你是否有學到東西的最好的方式是實戰經驗，你要站在真正的觀眾前面，不管是你同事、客戶、供應商做簡報才行。如果他們開始有你希望的反應，你就有充分的練習了，可以往下一步邁進了。 所有偉大的領導者都知道有好的公開演講能力的重要性。他們全都花上許多時間才有這項能力，而你也可以。過程可能會漫長而且有些時候很困難，但是當你抵達終點時，你會覺得這些努力是值得的。 五步驟做一場成功的簡報 撰文者：William Zyzo 上週你知道根據我們的研究報告，有超過7成的商業簡報都無法為聽眾創造價值。而本週，我要和你分享用如何五個步驟來做一場成功的簡報。 假設你邀請我去聽你的簡報，那為什麼我應該停下我手邊的工作去參加你的簡報？回答這個問題就是第一步；搞清楚你的聽眾想要從你簡報中得到什麼，然後準備好這些內容。 但如果你事先不認識這些人，你怎麼知道他們想要什麼？比如說我不認識各位讀者，我該如何得知你想要什麼？在開始寫專欄前，我問自己兩個問題， 1.我已經公開做簡報了20年，我是如何準備的？ 2.我該如何簡化這些複雜的過程，然後讓讀者可以從我的經驗中獲益。 於是我寫了一些筆記，然後把我的想法整理安排讓你可以跟我一步步做。 第二步則是打造你自己的簡報檔。使用影片、照片或是圖表而不只是文字來說明你的想法。為什麼我要去聽一個主講者只是朗讀簡報檔上文字的簡報？你會想去嗎？ 第三步是要好好的準備來解釋你的想法。排練排練再排練，直到你完全熟悉你要講的東西。很多人會跳過這個步驟，認為這樣比較省時。是嗎？你會去一場表演者都沒有排練過的音樂會嗎？觀眾不會喜歡沒有事先準備的演講者。練習是成功簡報的關鍵。 第四步，當你正式開始簡報時，你是要和你的觀眾對話，而不是念書給他們，也不是對他們上課。想想那些你喜歡且信任的人，他們並沒有在對你上課，他們是在跟你聊天。 一場成功的簡報感覺就像是一次愉快的聊天對話，想辦法讓你的簡報也是這樣。 當你在說明一個新想法時，要記得給範例。要適時的停下來並且問問題，如「這有道理嗎？」或是「你知道我在說什麼嗎？」把你的訊息和你觀眾的生活和工作連在一起。告訴他們這個想法對他們有什麼幫助。如果你能夠做到這些，他們就會很專心，而你需要他們專心你才能夠成功把你想講的說清楚。 最後一步則是要讓你的簡報結束後可以