Word邮件功能使用--步骤详解

Word邮件功能使用方法 主讲：隋芳静 一、什么是“邮件合并”。 “邮件合并”就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率。 “邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单、工作证等。   二、什么时候使用“邮件合并”   我们最常用的需要批量处理文件包括信函、工资条、标签等文档，它们通常都具备两个规律： 一是我们需要制作的数量比较大 二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据表示。 注：含有标题行的数据记录表：通常是由字段列和记录行构成，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息。如图1中，字段列为“部门”、“姓名”、“职务”、“工号”、“照片”。记录行存储着每名员工的基本信息。 图1 三、邮件合并的三个基本过程 (一)建立主文档 “主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、工作证、成绩单的固定格式等。使用邮件合并之前先建立主文档可以为数据源的建立或选择提供思路。 图2 (二)准备好数据源 数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源可以是Word、Excel或Outlook中的联系人记录表。 在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量客户信封，多数情况下，客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。在这种情况下，直接拿过来使用就可以了。如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据个人习惯使用Word、Excel都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。 (三)把数据源合并到主文档中 前面两个步骤都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定主文件生成的份数。 操作步骤（2007版）：1、菜单---邮件---开始合并邮件—下拉菜单选择“信函”格式。 2、选择收件人—使用现有列表（不建议采用键入新列表）---选择刚刚建立的工作证数据源（如下图）--点击确认按钮返回至主文档。图3 3、将光标定位到工作证“姓名”，点击“邮件”工具栏上的“插入合并域”按钮，弹出“插入合并域”对话框，在该对话框中的域列表中选择“姓名”，点击“插入”按钮，将其插入到指定位置，如图 4所示。点击“关闭”按钮返回到主文档。 图 4 4、 以相同的方法，将“部门”、“职务”、“工号”域分别插入到主文档中相应的位置。 注：照片的插入合并不同于以上文字部分的合并，原因是邮件合并是不能合并图片的，要想插入图片，需将图片转换为可识别的数据代码，数据代码的转换则涉及到“域”的使用，这里只说明如何将图片转换为可识别域代码。 打开【插入】工具栏，选择【文档部件】中的【域】。在“选择域”对话框中选择“IncludePicture”域，域属性中随便输入些文字，如“照片”，先占住位置，方便随后修改域代码。 此时照片控件与Excel表格中的照片列并没有建立关联，我们需要修改域代码。按alt+F9切换域代码，选中代码中“照片”两字，用【插入合并域】中的【照片】域替换。alt+F9再次切换域代码，调整一下存放照片控件的大小。 最后选择【邮件】-【完成并合并】-【编辑单个文档】，查看合并效果。 5、 单击 下一步： 预览结果 7、单击 下一步: 完成合并---编辑单个信函/打印文档/发送电子邮件 本次交流分析只提供大概思路，如有疑问，请直接与讲师沟通。（仅限2007版本）