电脑办公教程

电脑办公应用 中级培训教程 (Office2000) 作者：梁艳霞 徐维远 电脑办公应用 中级培训教程 中国互动出版网 http://www.china-pub.com 前 言 本教程是梁艳霞在培训本公司人员时，与徐维远一起编写的电脑办公应用 快速教程。 教程中插入了丰富的实例图解说明，用最简单而又精练的语言，讲解了电 脑办公应用实用技巧，本教程是继上部《电脑办公应用 初级培训教程》之后的 中级教程，包括 Word、Excel 2000 中文版的常用功能与操作技巧，本教程适合 于已熟悉《初级教程》内容的一般 Office 软件使用者阅读，也可以作为使用者 手中的快速操作手册。 梁艳霞 徐维远 — — 2 电脑办公应用 中级培训教程 中国互动出版网 http://www.china-pub.com 目 录 WORD 篇 .......................................................................................................................................................... 4 第一章 文档操作 ..................................................................................................................................... 4 第一节 使用模板（或向导）创建新文档...................................................................................... 4 第二节 设置文档属性 ..................................................................................................................... 4 第三节 查找文档 ............................................................................................................................. 5 第二章 编辑文档 ..................................................................................................................................... 5 第一节 页眉和页脚 ......................................................................................................................... 5 第二节 插入字符 ............................................................................................................................. 6 第三节 插入图片、艺术字 ............................................................................................................. 6 第四节 插入文本框 ......................................................................................................................... 7 第三章 格 式 ......................................................................................................................................... 8 第一节 字符的格式 ......................................................................................................................... 8 第二节 分 栏 ................................................................................................................................. 8 第三节 分隔符 ................................................................................................................................. 9 第四节 项目符号和编号列表 ......................................................................................................... 9 第四章 表 格 ......................................................................................................................................... 9 第一节 的操作 ......................................................................................................................... 9 第二节 设置表格格式 ................................................................................................................... 10 EXCEL 篇 ....................................................................................................................................................... 11 第一章 的使用 ............................................................................................................................... 11 第一节 简单计算 ........................................................................................................................... 11 第二节 引用其它单元格的公式 ................................................................................................... 13 第二章 使用函数 ................................................................................................................................... 14 第一节 函数的基本认识 ............................................................................................................... 14 第二节 常用函数的运用 ............................................................................................................... 14 第三节 逻辑函数 ........................................................................................................................... 16 第三章 合并数据 ................................................................................................................................... 18 — — 3 电脑办公应用 中级培训教程 中国互动出版网 http://www.china-pub.com WORD 篇 第一章 文档操作 使用模板（或向导）创建新文档 它使你在创建一个新文档时不必什么都从头开始，这样可以提高工作效率。例如，可以使用简历向导 创建一个具有专业水准的简历，使用个人主页向导创建一个漂亮的个人主页，使用备忘录模板可以创建一 个完备的备忘录。 要使用模板创建新文档，可以使用“文件”菜单上的“新建”命令，在“新建”对话框，翻到某个模 板（或向导）所在的页，双击该模板（或向导）的图标。 模板选择页：单击选定页，进行 下一步具体文档模板选择。 查看方式选择按钮：有三种方式， 分别为预览、列表和详细资料。 预览窗口，在预览方式下可预览 大部分模板的大致内容形式。 选择新建的是文档还是文档模板 图 1.11 Word 默认提供的模板和向导共有 8 大类、46 个品种，分别是： l 常用：创建空白文档和空白网页。 2 法律文书：撰写法律方面的文书。 3 信函和传真：创建信函、传真、信封和邮件标签。 4 备忘录：创建备忘录。 5 报告：创建报告。 6 出版物：创建新闻稿、小册子、通讯录、手册、。 7 Web 网页：创建 Web 网页、个人主页、目录等。 8 其他：创建简历、日历、议程、发票、订单等。 模板是一种特殊的文档，用来作为样板生成类似的最终文档。模板中不仅包含了文本、图像、格式以 及样式，还包括自动图文集的词条、宏、菜单、快捷键和工具栏等。 向导(Wizard)是一种程序，它会向你提问一些问题，然后根据你的回答创建相应的文档。使用模板和 向导的好处是，创建一个新文档时不必什么都从头开始，这样可以提高工作效率。例如，可以使用简历向 导创建一个简历，使用网页向导生成漂亮的 HTML 文档。 设置文档属性 文档的属性是指标题、作者、主题、关键字等信息。通过给文档设置属性，你或他人可以方便地查找 到文档或文档的有关信息。（见图 1.21） 要设置文档的摘要信息，可以使用“文件”菜单上的“属性”命令，翻到“摘要信息”页，然后键入 标题、主题、作者等属性。（见图 1.22） — — 4 电脑办公应用 中级培训教程 中国互动出版网 http://www.china-pub.com 图 1.21 图 1.22 翻到“自定义”页可以自定义五花八门的属性，如打字员姓名、办公室电话号码、出版社等等，还可 以是 Excel 工作表的一个单元名、Word 文档的一个书签名。 查找文档 当你想打开一个文档，又不知道这个文档的确切位置，这时候可以使用“查找”功能来定位这个文档。 可以按照文件名、文档类型、上次修改日期等资料来查找，也可以按作者、主题、标题、创建日期等属性 来查找，甚至还可以按文档中的文本来查找。 查找文档的一般步骤第一步是使用“文件”菜单—>“打开”命令，单击“工具”按钮，在弹出的菜 单中选择“查找”命令，将打开“查找”对话框，设置好查找范围和条件，单击“开始查找”按钮或按 Enter 键开始查找。期间若要停止查找请单击“取消”按钮。如果找到符合条件的文档，Word 将把找到的文档列 在“打开”对话框的列表框中，并且按文档所在的文件夹归类。 为了更快更精确地找到文档，可以用两重条件来进行查找。 你也可以把经常要使用的查找条件保存起来，以后就不必重复设置查找条件。 第二章 编辑文档 页眉和页脚 通常用于显示文档的附加信息，例如页码、日期、作者名称、单位名称、徽标及章节名等。其中，页 眉被打印在页面的顶部，而页脚被打印在页面的底部。 创建页眉或页脚 可以使用“视图”菜单上的“页眉和页脚”命令，Word 将自动把正文变灰，表示当前不能编辑正文。 页面的顶部和底部将各出现一个虚线框，在页眉或页脚中输入要显示的内容，也可使用“页眉和页脚”工 具栏上的按钮来插入页码、日期、自动图文集等。关闭“页眉和页脚”后，新建的页眉和页脚会自动变灰， 表示当前是正文编辑状态，不能编辑页眉和页脚。 如果只是在文档中插入页码，单击“插入”菜单Æ“页码”命令Æ将打开“页码”对话框，设置好位 置、对齐方式和格式后即可。 更改页眉或页脚：只需双击页眉或页脚就可以再次进行编辑操作了。 — — 5 电脑办公应用 中级培训教程 中国互动出版网 http://www.china-pub.com 插入字符 插入日期和时间 第一、二种是静态方式和自动更新方式。“插入”菜单—>“日期和时间”命令，将打开“日期和时间” 对话框，如没选中“自动更新”复选框，表示以静态方式插入当前的日期和时间; 如果选中这个复选框， 表示以自动更新方式插入日期和时间。当你打印文档时，打印出来的日期和时间总是最新的，适用于信函、 等文档类型。 三是域方式。单击“插入”菜单—>单击“域”命令，将打开“域”对话框，在“类别”框中选择“日 期和时间”，在“域名”框内选择一种日期和时间域的类型。其中：CreateDate 文档创建日期；Date 当前 日期；PrintDate 上次打印文档的日期；SaveDate 上次保存文档的日期；Time 当前时间。 在文档中输入符号和特殊字符 文档中可能经常要输入一些符号和特殊字符，例如￥、☆、①等，你可以右击鼠标打开快捷菜单，再 打开“符号”对话框，翻到“符号”页，在“字体”框内选择一种字体，不同的字体有不同的符号。选择 其中一个符号，然后单击“插入”按钮。也可以直接双击要插入的符号。如果要插入一些常用的特殊字符， 可以翻到“特殊字符”页选择。 当用鼠标单击某 个符号时，该某符号会 在在原位置放大。 如左图，单击符号 “℃”，“℃”即被放大。 然后，单击“插入”按 钮，符号“℃”即插入 到文本的插入点处。 图 2.11 插入图片、艺术字 插入图片 单击插入点Æ“插入”菜单Æ“图片”子菜单Æ选择要插入“剪贴画”、“来自文件”、“自选图形”、“艺 术字”、“图表”等即可。在此，就先以插入“艺术字”为例，说说怎么样在 Word 文档插入图片。 图 2.31 图 2.32 图 2.33 — — 6 电脑办公应用 中级培训教程 中国互动出版网 http://www.china-pub.com 拖动此黄色控点可旋转改变图形 拖动此控点可以 改变图片的大小。 图 2.34 图 2.35 说明： 图 2.31：打开“插入”菜单Æ“图片”子菜单Æ单击“艺术字” 图 2.32：打开“艺术字”库窗口，选取“艺术字”式样 图 2.33：打开“编辑艺术字”窗口，输入“您好！美业。”—>单击“确定”按钮，该艺术字即插入到文档相应 位置。在此窗口可选艺术字的字体，字号及字形 图 2.34：艺术字插入文本的效果图。按住鼠标左键拖动艺术的黄点可改变的形状。或单击该艺术字还可以进一 步编辑艺术字。 图 2.35：为从新编辑好形状，色彩的艺术字效果图。 了解“艺术字”工具栏 字形环绕 艺术字字母高度相同 设置艺术字格式 自由旋转 艺术字竖排文字 艺术字符间距 插入艺术字 编辑文字 艺术字库 艺术字形状 艺术字对齐方式 图 2.36 其实“艺术字”也是被看作是一种图片来作处理的。插入剪贴画或其它图片的操作与插入“艺术字” 操作大致相同，也是按照操作的过程中出现的相应选择对话框，一步步按其要求填入相应的内容；或选用 其相应出现的工具栏上工具进行操作，即可。 改变图像的尺寸 选择这个图形，沿着自选图形的形状将会出现一些称为尺寸控点的空心小方框，可以拖动这些尺寸控 点，直到形状和大小满意为止。拖动尺寸控点时，按住 Shift 键可以使图像等比例缩放。 “绘图”工具栏 单击“常用”工具栏上的“绘图” 按钮将打开“绘图”工具栏(如图 2.27)，可以直接在中画出各 种形状的图形，并且加上许多特殊的效果。可以在各种形状的图形中输入文字。 绘图（改变图片方向、形状及组合图片） 插入艺术字 线条颜色 线型 箭头样式 选择对象 图形选择 插入剪贴画 三维效果 自由旋转式 插入文本框(横排,竖排) 虚线线型 填充颜色 字体颜色 阴影 图 2.37 插入文本框 单击“插入”菜单Æ单击“文本框”命令Æ在文档处，鼠标箭头变成十字光标，并打开“文本框”工 具栏，在插入处画个矩形即成为文本框。 Word 2000 的文本框中也可以插入图片，像图片一样也具有尺寸控点，并可任意移动位置。右击文本 — — 7 电脑办公应用 中级培训教程 中国互动出版网 http://www.china-pub.com 框的边框Æ打开快捷菜单，单击“设置文本框格式”Æ打开“设置文本框格式”选择对话窗口后，可其设 置“颜色和线条”、“大小”、“版式”、“文本框”、“Web”属性。 第三章 格 式 字符的格式 要更改字符的格式，请先做以下操作： 选定Æ右击Æ“字体”，打开“字体”窗口后便可以进行相关的操作了。（见图 3.11） 1．“字符间距”，要均匀加宽或紧缩所有选定字符的间距，请单击“间距”框中的“加宽”或“紧 缩”选项，并在“磅值”框中指定要调整的间距的大小。 （1 磅=1/72 英寸，1 英寸=25.4 毫米） 2．文档中的文字按一条不可见的水平线（称为基线）排列，可以参照基线提升或降低文字： 3．将文字或数字设置为上标（下标）： 当您希望文字比同行的其他字符略高时（例如，在文本中添加脚注时，脚注编号或符号就是上标）， 请选中“上标”（“下标”）复选框。上标文字比周围的文字略小。 当您希望文字比同行的其他字符略低时（例如，在公式 H20 中，数字 2 就是下标），选中“下标” 复选框。下标文字比周围的文字略小。 4．提升或降低文字而不缩小其字号：“字符间距”选项卡Æ单击“位置”框中的“提升”或“降 低”。在“磅值”框中键入要提升或降低的磅值）。 5． “文字效果”选项卡Æ在“动态效果”框中选用一种动态效果。 转换设置字体、字符间 距、文字效果的选项页 设置字符的 特殊效果 将 设 置 的 格 式 改 变 为 模 板 提 供 的 默 认 字的格式 预览效果 图 3.11 分 栏 在分栏的文档中，文字是逐栏排列的，填满一栏后才转到下一栏（只有在页面视图方式下才能看到分 栏效果）。 “分栏”操作步骤： 请切换到页面视图： 1．要将整个文档设置为分栏格式，请单击“编辑”菜单中的“全选”命令。 2．要将文档中的一部分设置为分栏格式，请选定要设置为分栏格式的文本。 3．要将已有的节设置为分栏格式，可单击一节或选择多节。 单击“格式”的“分栏”按钮，打开“分栏”窗口进行具体操作： — — 8 电脑办公应用 中级培训教程 中国互动出版网 http://www.china-pub.com 设 置 分 栏 的形式 要给栏与栏之 间加入分隔线， 请选中此项。 此项决定是否 排杨等宽栏 图 3.21 要调整栏宽和栏间距，可拖动水平标尺上的分栏标记。 要取消分栏很简单，把栏数改为一栏即可。 分隔符 单击“插入”菜单Æ“分隔符”命令，将打开“分隔符”对话框，可选择插入： 分页符，可强制文档分页 分栏符，可把文本强制移到下一栏 分行符，可强制文档分行（亦可按 Enter 健强制分行） 分节符，把一个较长的文档分成几节，可以单独设置每个节的格式和版式，例如页眉、页脚、页边 距等，从而使文档的编辑排版更加灵活。 其相应取消操作也很简单：只要在显示编辑标志的状态下，单击其符号，然后按“Delete”就可删除了。 项目符号和编号列表 要把若干个段落加上项目符号或编号，你首先要选择这几个段落，然后单击“格式”工具栏上的“项 目符号” 按钮或“编号” 按钮即可。 Word 具有自动创建编号列表的功能。例如，当你在一个段落的起始处输入一个数字，Word 会自动把 它格式化为编号列表中的第一项。当你按下 Enter 键开始一个新的段落时，Word 会自动开始编号列表中的 第二项，依此类推。 要结束自动创建项目符号或编号，可以连续按 Enter 键两次，也可以按 Backspace 键删除刚刚创建的 项目符号或编号。 第四章 表 格 表格的操作 把表格一分为二 首先要单击想成为第二个表格首行的那一行，然后单击“表格”菜单Æ“拆分表格”，原来一个表格 — — 9 电脑办公应用 中级培训教程 中国互动出版网 http://www.china-pub.com 将变成两个表格，中间多了一个空行。如下图 4.11 和 4.12： 图 4.12（原一个 6X4 的单元表格已拆分为 3X4 的表格） 图 4.11（新建一个 6X4 的表格 选定第四行为第二个表格。） 要在一个表格前插入一个空行，首先要单击第一行，然后单击“表格”菜单Æ“拆分表格”，这样你 就可以输入表格的标题了。 拆分单元格 首先选择这些希望拆分的单元格，然后单击“表格”菜单Æ“拆分单元格”，将打开“拆分单元格” 对话框，你在“列数”、“行数”框内设定好拆成几列、几行即可。 合并单元格 首先要选择希望融合的单元格(至少有两个)，然后单击“表格”菜单Æ“合并单元格”，所选的几个单 元格将变成一个单元格。 移动表格 将指针停留在表格上，直到表格移动控点“ ”出现在表格的左上角，把指针停留在该控点上，直 到四向箭头出现，将表格拖动到新的位置。 对齐方式 单击表格移动控点选定整个表格Æ按你的需要单击“格式”工具栏上相应的对齐按钮。 设置表格格式 自动设置表格格式 单击表格Æ“表格”菜单Æ“表格自动套用格式”Æ选定所需格式及选项。 边框和底纹 选定Æ“格式”菜单Æ“边框和底纹”，即可设置表格（与页面）的边框和底纹式样 将文字环绕在表格周围 单击表格Æ“表格”菜单Æ“表格属性”Æ“表格”选项卡Æ单击“文字环绕”下的“环绕”图标。 防止表格跨页断行 单击表格Æ“表格”菜单Æ“表格属性”Æ “行”选项卡Æ清除“允许跨页断行”复选框。 对表格中的单元格进行编号 选定要编号的单元格／若要为每一行的开头编号，只须选定表格的第一列。 然后单击“编号” 按钮。 在后续各页上重复表格标题 选定要作为表格标题的一行或多行（选定内容必须包括表格的第一行）。 单击“表格”菜单中的“标题行重复”命令。 注意：只能在页面视图或打印出的文档中看到重复的表格标题。 — — 10 电脑办公应用 中级培训教程 中国互动出版网 http://www.china-pub.com EXCEL 篇 第一章 公式的使用 简单计算 公式计算 选择要输入公式的单元格。在编辑栏的输入框中输入一个等号“=”，键入一个数值、算术公式、单元 格地址、函数或者名称，按“Enter”键后，在单元格中公式计算的结果。 1、计算公式：选择要输入公式的单元格。在编辑栏的输入框中输入一个等号“=”，输入一个算术公 式后，按“Enter”键后，在单元格中公式计算的结果。如选定 E15，在编辑栏键入“=5+2*3”，按“Enter” 键后，在 E15 显示“11”。 2、公式位置的引用： 图 1.11 图 1.12 说明（如图 1.11）： 通过计算得出 E3 单元格的值。单击 E3，在编辑栏输入“=B3*D3”后，按“Enter “键，可得计算结果 “1200”。这里涉及到 Excel 的单元格地址（名称）的输入引用：选择要输入公式的单元格，在编辑栏的输 入框中输入一个等号“=”，单击选中单元格地址，输入运算公式。 说明（如图 1.12）： 1．把光标移到 E3 的右下角，待光标变成“+”状（即填充柄），按住鼠标的左键拖拉到 E13 处放开， 即自动求出 E 列单元格相应的“金额值”（EX=BX*DX，“X”代表行号）。这里涉及到 Excel 的公式的复制： 对于相对地址引用，在复制单元格时，Excel 会自动调整位于新粘贴单元格区域内的所有的相对地址引用 及混合引用的相关部分。 *如果要使复制后公式的引用位置保持不变，（源单元格）应该使用绝对地址引用或者混合地址引用。 相对地址的引用：指当把一个含有单元格地址的公式拷贝到一个新的位置或者用一个公式填入一个范 围时，公式中的单元格地址会随着改变。在输入公式的过程中，默认使用相对地址来引用单元格的位置。 2．设置 D 列和 E 列的数值的格式为货币型，并保留两位有效小数：定义要格式化的区域“D3-D13” 和“E3-E13”Æ打开“单元格格式”选项框Æ“数字”选项卡Æ在“分类”列表中选择“货币”类型—> 在“小数位数”处设置为 2 位，在“负数”列表中选“￥-1234.10”—>单击“确定”按钮。 此外还有绝对地址的引用和三维地址的引用。 在公式中使用运算符号 运算符对公式中的元素进行特定类型的运算。Microsoft Excel 包含四种类型的运算符：算术运算符、 比较运算符、文本运算符和引用运算符。 算术运算符号 操作符 操作类型 举 例 结 果 + 加法 =1+100 101 — 减法 =4—200 —196 * 乘法 =2*4 8 / 除法 =5/2 2.5 — — 11 电脑办公应用 中级培训教程 中国互动出版网 http://www.china-pub.com 操作符 操作类型 举 例 结 果 % 百分数 5% 0.05 ^ 乘方 =5^2 25 比较操作符：当用操作符比较两个值时，结果是一个逻辑值，不是 TRUE 就是 FALSE。 比较运算符 含义 示例 = （等号） 等于 A1=B1 > （大于号） 大于 A1>B1 < （小于号） 小于 A1= （大于等于号） 大于等于 A1>=B1 <= （小于等于号） 小于等于 A1<=B1 不等于 不等于 A1<>B1 还可以利用“＆”符号将一个字符串和某一个单元格的内容连接起来。 引用运算符 含义 示例 ：(colon) 区域运算符，对两个引用之间，包括两个 引用在内的所有单元格进行引用 B5:B15 ，（逗号） 联合操作符将多个引用合并为一个引用 SUM(B5:B15,D5:D15) 运算次序： 1)：引用运算符 2)，逗号 3)－负号 4)％百分号 5)^指数 6)*和/乘、除法 7)＋和－加、减 法 8)＆连接文字 9) =、<、>、<=、>=、<>比较符号。 使用自动求和按钮 “常用”工具栏的“∑”自动求和按钮可能是最常用的按钮。 说明： 1．单元格 E14。 2．单击“常用”工具栏的“∑”自动求 和按钮，Excel 向上求和和向左确定求和的 范围。Excel 假设操作者想把 E14 以上的值 相加，并在E14和编辑栏中放入SUM函数。 工作表看起来如左图所示。 3．单击“Enter”键帽在 E14 中输入公式， Excel 显示结果$14825.70——E3 至 E13 中 值的和。 自动求和按钮用于在列底或行尾求知。 自动求和按钮实际上代表了工作表函数 中的“SUM（）”函数。 图 1.13 若在其它地方求和该怎么办？学会使用 SUM 函数会更方便。象所有公式一样，SUM 函数以等号（=） 开始，接着是大写的函数名，后接一对括号，括号内是要求和的引用范围。 建立 SUM 函数并不难，可按以下步骤进行： 1． 选 E15 并输入：=SUM（ 开始输入时，E15 中原有内容将覆盖。 2． 用通常方法在工作表是选 E3：E13，Excel 在左括号后面插入 E：E13。 3． 输入右括号并按“Enter”,Excel 在 E15 中显示金额的和——14825.70。 隐藏公式 有时不希望别人看到我们所使用的计算公式（如公司的财务报告），可将公式隐藏起来。 — — 12 电脑办公应用 中级培训教程 中国互动出版网 http://www.china-pub.com 选定想隐藏公式的单元格范围Æ“格式”菜单Æ“单元格”Æ“保护”选项卡Æ选定 “隐藏”选择 框Æ“确定”Æ“工具”菜单Æ“保护”命令Æ“保护工作表” 子命令Æ重复输入密码并确定。 引用其它单元格的公式 在一个单元格中建立公式后，通过引用它的单元格可以在其它公式中使用它的结果。方法如下： 1． 选 F3 并输入等号。 2． 单击 D3，输入/（除号）和数字 11。 3． 单击含有 SUM 函数的单元格 E15。 4． 按“Enter”键，Excel 在 F3 中显示结果——柿子金额在总金额中占的百分比 8.09%。 为单元格和范围命名 在这个工作表中执行的很多计算都会用到 E15 中计算出的和，如上例子计算某水果的金额在总金额中 占的百分比。可以在这些计算中包含 E15 中的 SUM 函数，或者简单地引用 E15。后一种方法更迅速，更 简单，但是如果把 E15 中的公式移到其它地方会怎样？Excel 提供了一种引用公式的方法而不管把它移到 何处。可以为 E15 定一名字，然后在任何用到这个和的地方使用这个名字。 “插入”菜单中的名称命令用于给单元格命令。方法如下： 1． 选中 E15，从“插入”菜单中选择名称和定义（如图 1.21）。Excel 显示定义名称对话框（如图 1.22）： 图 1.21 图 1.22 在引用位置编辑框中显示水果！$E$15.这是当前工作簿的水果工作表对 E15 的绝对引用项。 2． 在当前工作簿的名称编辑框中输入 Total。 3． 单击“确定”按钮，则 E15 的名字为 Total。看一下编辑栏左边的名称框，会看到现在 Excel 用刚 刚输入的名字代表单元格 E15。公式中两者都可用。 我们也可以为范围命名，用另一种方法给含有单价的 D 列单元格取名“单价”： 1． 选中 D3：D13 并单击命名框使 D3 高亮度显示。 2． 输入“单价”并按“Enter”键。 在 Excel 中，名称是我们建立的一个易于记忆的

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符，它可以代表一个单元格、一组单元格、数值 或者公式。如上例代表的是一个公式。 (绝对引用项)绝对地址的引用是指：要把公式拷贝或者填入到新位置，并且使公式中的固定单元格地 址保持不变。在 Excel 中，是通过对单元格地址的“冻结”来达到此目的，也就是在列号和行号前面添加 美元符号“＄”。 三维地址的引用是指：在一本工作簿中从不同的工作表引用单元格。三维引用的一般格式为：工作表 名！：单元格地址，工作表名后的“！”是系统自动加上的。 — — 13 电脑办公应用 中级培训教程 中国互动出版网 http://www.china-pub.com 第二章 使用函数 函数的基本认识 函数是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。例如， SUM 函数对单元格或单元格区域进行加法运算，PMT 函数在给定的利率、贷款期限和本金数额基础上计 算偿还额。 参数可以是数字、文本、形如 TRUE 或 FALSE 的逻辑值、数组、形如“#N/A”的错误值或单元格 引用。给定的参数必须能产生有效的值。参数也可以是常量、公式或其它函数。 结构的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数以公式的形 式出现，请在函数名称前面键入等号（=）。在创建包含函数的公式时，公式选项板将提供相关的帮助。 等号（如果此函数位于公式开始位置） 参数 函数名称 =SUM（A10，B5：B10，50，37） 参数用括号括起 各参数之间用逗号分隔 单击工具栏上的“粘贴函数” 按钮。之后，系统在屏幕上出现一个“粘贴函数”对话框，从函数 分类列表框中选择要输入的函数分类，再从“函数名”列表框中选择所需要的函数，按下“确定”按钮。 粘贴函数将等号（=）紧跟的选定函数粘贴到插入点，并自动将函数输入到选定的单元格中，请将参数设 置好（可用鼠标点击需要的单元格），按下“确定”按钮即可。参数框的数量，由函数决定。 “函数分类”列表框，在 此处单击某函数类型名，在“函 数名”列表框中将相应地列举 出其所包含的所有函数的名 字。选定某函数，然后单击“确 定”按钮，即进行相应的函数 运算。 最近使用过的函数都会存 放在“常用函数”里。 图 2.11 单击“函数名”列表框中 某个函数的名字，在此处 将简述其含义及用法。 常用函数的运用 Excel 提供的函数有很多，我们就以一些常用函数的使用来学习使用函数。先前已讲了 SUM（求和） 函数，现在主要说说求数值平均、识别极大值和极小值。 数值平均 1． 选定一个空白单元格（D16）用来存放计算结果； 2． 单击工具栏上的“粘贴函数” 按钮，打开粘贴函数对话后，在“函数分类”列表框选取“常 用函数”，在“函数名”列表框选取“AVERAGE”函数。(如图 2.21)单击“确定”按钮，即打开 相应的公式选项板。 — — 14 电脑办公应用 中级培训教程 中国互动出版网 http://www.china-pub.com 3． 看图 1.11：在 D16 单元格和编辑栏内都出现了函数公式“=AVERAGE（D3：D15）”，及在新打开 的 AVERAGE 函数公式选项板的 Number1 编辑框值“D3：D15”，这些都是 Excel 自动根据 D16 向上选取的数值范围。在 Number1 编辑框中，可以输入数字、单元格引用项、名称、公式和其它 函数。在 Number1 编辑框右端有一个折叠按钮（带红箭头的按钮），单击它可扩大或缩小选项板。 4． 我们也可以自已选取求平均的数值取值范围：选取第一个取值范围时单击 Number1 框一下，然后 在工作表中选 D3-D13。如果需要的选取第二个取值范围，单击 Number2,然后在工作表中选第二 个取值范围。如此类推，选取第 X 个取值范围时就单击 NumberX,然后在工作表选取一个取值区 域。函数 AVERAGE 计算出来的结果是所有取值区域的平均值。 5． 单击“确定”按钮，Excel 就将单元格 E16 显示本次计算的结果：水果的平均价格——￥5.35。而 在编辑栏显示的依然的函数公式“=AVERAGE（D3：D15）”，见图 2.22。 图 2.21 图 2.22 识别极大值和极小值 Excel 提供两种函数用于标识一组数字中的最高和最低值。假设“水果”工作表中的水果品种不是 11 种而是 111 种，就能明白这些函数带来的好处了。首先找出水果中最高的价格： 1． 选 C16 输入“最高价格”，按“Tab”键确认输入，选中 D16。 2． 单击工具栏中的单击工具栏上的“粘贴函数” 按钮，打开粘贴函数对话后，在“函数分类” 列表框选取“统计函数”，在“函数名”列表框选取“MAX”（最大值）函数。单击“确定”按钮， 即打开相应的公式选项板。 3． 单击 Number1 编辑框右端折叠按钮，缩小选项板，在工作表上选中 D3：D13。编辑栏显示为“=MAX （D3：D13）”。 4． 单击放大按钮重新显示公式选项板，Excel 在对话框底部显示公式结果。 5． 单击“确定”按钮关闭公式选项板。Excel 在 D16 中填入最高价格额￥10.30。 同样地，用“MIN”（最小值）函数求得水果中最低的价格： 1． C17 输入“最高价格”，按“Tab”键确认输入，选中 D17。 2． 单击工具栏中的单击工具栏上的“粘贴函数” 按钮，打开粘贴函数对话后，在“函数分类” 列表框选取“统计函数”，在“函数名”列表框选取“MIN”（最小值）函数。单击“确定”按钮， 即打开相应的公式选项板。 3． 单击 Number1 编辑框右端折叠按钮，缩小选项板，在工作表上选中 D3：D13。编辑栏显示为“=MIN （D3：D13）”。 4． 单击放大按钮重新显示公式选项板，Excel 在对话框底部显示公式结果。 5． 单击“确定”按钮关闭公式选项板。Excel 在 D17 中填入最低价格额￥2.10。 — — 15 电脑办公应用 中级培训教程 中国互动出版网 http://www.china-pub.com 建立计算区域 为了使重要信息易于访问，我们应该在工作表的左上角留出一块空间做为计算区。这样做有以下好处： 1． 不用滚动整个工作表去找合计和其它结果。 2． 可以只打印工作表的第一页就能得到最有用的信息。 3． 按 Ctrl+Home 就能从工作簿的任何地方跳到计算区（A1）。 现在，在“例子”工作簿的水果工作表的顶部建立一个区，以便存储一系列计算。 1． 选择 A2：E13 并用剪切和粘贴键把这部分移到 A10：E23： 选定 A2：E13—>剪切—>单击 A10，然后单击右键—>打开菜单后，单击粘贴，即可把 A1：E13 的内容移到 A10：E23 处。 2． 空出来的 A2：E13 区域可用作计算区。 逻辑函数 如果希望 Excel 在一定环境下执行某一任务而不执行另一个，可使用逻辑函数 IF 函数。 IF 函数最简单的形式是检查单元格的值，若检测结果一个为正（真），另一个为负（假）则执行一个 任务。函数需要三个参数：检查条件，结果为真时执行的任务，结果为假时执行的任务。参数一个跟一个 放在括号中，中间用逗号隔开（无空格）。 假设，我们要把存量大于等于 300 公斤的水果降价出售，执行以下各步： 说明： 步骤一（如图 2.23）： 1．选 A6，输入 “降价率：”；选 B6，输入“15%” 2 ． 选 F10 ， 在 编 辑 栏 处 输 入 “=IF(B11>=300,D11-D11*$B$6,"维持原价")” 请注意，当在公式中输入文字作为参数时，要 用引号把文字括起来。否则，Excel 认为文字是 一 个 名 称 并 在 单 元 格 中 显 示 出 错 值 “#NAME？”。并且引号应在英文输入法状态 下输入，否则 EXCEL 认为你的语法错误。 上述公式解释为：如果 B11 大于等于 300 的条件，在 F10 显示 D11 减去 D11 乖 B6 积的 差值，否则在 F10 显示“维持原价”。 B11 和 D11 取的是相对项引伯，而 B6 取 的是绝对项引用，这样编写方便下一步骤的公 式移动复制。 步骤二（如图 2.24）： 把光标移到 F10 的右下角，光标变作填充 柄后.，按住鼠标左键向下拖动 F23 处，放开鼠 标，得到这 11 种水果当中那些不需要降价，那 些需要降价的及其降价后的单价。 在这步操作里，包含了公式的复制和移动。 图 2.23 图 2.24 — — 16 电脑办公应用 中级培训教程 中国互动出版网 http://www.china-pub.com 使用嵌套的逻辑判断函数 组织条件时可以在 IF 函数中套用 IF 函数，称为嵌套函数，这增加 Excel 做决定的复杂性。 这里是一个例子： 1． 选 F3 并从插入菜单中选列从而在 E 和 F 之间插入列。 2． 然后在 F3 中输入“季度”，选中 F4：F11，右击选定范围，从快捷菜单中选单元格格式，单击数 字标签，从分类清单中选择“常规”并单击确定按钮。 3． 选中 F4 并输入以下公式：“=IF(MONTH(G4)<4,1,IF(MONTH(G4)<7,2,IF(MONTH(G4)<10,3,4)))” （如图 2.25）。本公式是用来检验 G4 中日期里的月份，如果小于 4 就在“季度”列中相应的单元 格显示 1；如果月份不小于 4 但小于 7，Excel 在“季度”列中显示 2；若月份不小于 7 但小于是 0， 显示 3，否则 Excel 显示 4。如公式正确，Excel 会在 F4 中显示 4。 4． 仔细检查公式，特别注意括号，然后按“Enter”键。（注意：当你输入时，Excel 为括号设置颜色码， 这样很容易确定括号数目是否正确。） 5． 然后，把光标移到 F4 的右下角，拖拉填充柄到 F11 中，求得 F4：F14 区域的相应值。 补充： 逻辑运算符 下面这些运算符可以在 IF 函数中使用： = < > <> >= <= 可用 AND 和 OR 把多个条件联起来，函数=IF （AND(F4=4,YEAR(G4)=1995),"Yes","No"）只当 两 个 条 件 都 为 真 时 才 显 示 Yes 。 函 数 =IF （OR(F4=4,YEAR(G4)=1995),"Yes","No"）只要一 个条件为真就显示 Yes。 图 2.25 虽然函数之间组织条件时可以在 IF 函数中套用 IF 函数，但套用的层次不宜太多，一来正确编写不容 易，二来容易出错。 还有一个用来计算某个区域中满足给定条件单元格的数目的常用统计函数 COUNTIF（range,criteria）。 Range：引用区域，要计算其中非空白单元格数目的区域； Criteria：以数字、表达式、字符串形式给出的，计数单元格必需符合的条件。 举例：=COUNTIF(E4:E11,">=25")，Excel 显示“6”。 几个常用的文本函数 LEFT（text,num_chars）返回字符串最左边的若干个连续字符。如要返回图 2.25 的工作表 D4 中左边 两个字符：公式=LEFT（D4，2）,显示“电脑”。 RIGHT(text,num_chars) 提取字符串最吉边的若干个连续字符。如要提取图 2.25 的工作表 D4 中右边 两个字符：公式=RIGHT（D4，2）,显示“脑部”。 LEN(text)返回文本字符串中的字符个数。如要返回图 2.25 的工作表 D4 的字符个数：公式=LEN（D4）, 显示“3