低值易耗品管理制度

低值易耗品#管理# 附件:1 类 别 行政管理制度 低值易耗品管理制度 页 数 共6页 编号 LJTH-QYGL-2009-009 版 本 第一版 1、总则 为了加强低值易耗品的管理，特制定本管理制度。 1.1、低值易耗品管理责任部门为各单位行政办公室，其包括:低值易耗品的购置管理、 使用管理、维护管理、维修管理、调动管理和低值易耗品报废管理等。 2、低值易耗品分类 2.1、低值易耗品分为可消耗的低值易耗品和不可消耗的低值易耗品两大类，可消耗的低值 易耗品一次性进入成本，纳入日常费用管理范畴，不可消耗的低值易耗品采取五五摊销 法分次进入成本，并纳入本管理制度管理。可消耗的低值易耗品与不可消耗的低值易耗 品具体分类以及不可消耗的低值易耗品明细项目的分类由集团公司财务部、资产管理部 和集团公司行政办公室共同进行认定，并形成书面认定文件，由上述三个部门负责人在 认定文件上签字。 2.2、凡经认定后的低值易耗品不得随意进行改变，当新增资产需要重新认定时，可由使用 单位上报集团公司行政办公室，由行政办公室与集团公司财务部、资产管理部进行沟通、 协商，共同对新增资产进行认定，认定后由集团公司财务部、行政办公室分别向各自所 属单位财务部门和资产管理部门进行通报，并要求各单位财务部门和资产管理部门按所 认定的归属范围对新增的低值易耗品进行核算。 2.3、凡纳入了低值易耗品核算范畴的资产不再进行固定资产的核算，其管理责任的认定和 管理职责的认定也随同认定转移到行政办公室。 3、实行“资产管理卡”制度。 3.1、凡属于不可消耗的低值易耗品一律实行“资产管理卡”管理制度，财务部门、资产管 理部门也必须设置相应的账务，进行低值易耗品核算。“资产管理卡”分为部门保管使用 的“资产管理卡”和个人使用的“资产管理卡”两种形式。部门使用的“资产管理卡” 是指由部门共同保管和使用的、不可消耗的低值易耗品，其资产的责任人为部门负责人， 如:由部门人员共同保管和使用的文件柜、档案柜、衣架、饮水机等。个人使用的“资 产管理卡”是指由个人保管和使用的、不可消耗的低值易耗品，其资产责任人为领用人， 如:个人保管和使用的办公桌、办公椅、计算器、订书器等。凡由一个人独立占用一个 1 附件:1 办公室，其办公室内所有的资产都为个人保管的资产，都应填置“个人资产保管卡”。对 公共区域和公用区域所存有的、不可消耗的低值易耗品一律归属于资产管理部门管理， 如:属于公用区域范围内的接待室、会议室、洗漱间等所存有的不可消耗的低值易耗品， 属于公共区域范围内的大厅、楼道、操场等所存有的工艺品、前台设施、娱乐设施、健 身设施等。董事长办公室、总裁办公室内的资产其责任认定由行政办公室进行认定，如 事长办公室或总裁办公室，其资产管理责任由董事长办公室或总裁办公室果企业设立董 主任负责。如果未设立其专门的办公室，由董事长秘书或总裁秘书负责。 3.2、凡持有公司不可消耗的低值易耗品的个人、部门都要填置“资产管理卡”，资产管理部 门也要建立相应的不可消耗的低值易耗品管理台帐。不可消耗的低值易耗品在核算中必 须进行“在库”、“在用”核算，财务部门建立低值易耗品独立的核算科目，同时，资产 管理部门建立相应的低值易耗品管理台帐，并与财务部门进行账务核对，包括:“在库” 的不可消耗的低值易耗品和“在用”的不可消耗低值易耗品。要求，财务部门和资产管 理部门每月至少对账一次，并签订书面的“低值易耗品账务核对单”，没有签订“低值易 耗品账务核对单”不允许财务部门编报财务报。 3.3、“资产管理卡”一律保存在资产管理部门，无论是购置、领用、报废一律到资产管理部 门办理相应的手续。“资产管理卡”属于核算资料，根据管理规定，核算资料必须保留两 年以上。因此，“资产管理卡”不得随意进行销毁，当需要对“资产管理卡”进行销毁时， 必须经资产管理部门负责人批准同意后方可实施。 4、低值易耗品购置管理 4.1、低值易耗品，包括:可消耗的低值易耗品和不可消耗的低值易耗品纳入公司预算管理 范畴，并实行费用归口管理。低值易耗品由集团公司、各总公司,预算管理委员会,负 责核定全年的预算费用，资产管理责任部门进行控制使用。一般常用的、价值较低的低 值易耗品购置，每月由各部门根据办公需要编制低值易耗品需用，经部门负责人签 字、资产管理部门审核签字，并由资产管理部门进行计划汇总，编制当月“低值易耗品 购置计划明细表”。 当月“低值易耗品购置计划明细表”经资产管理部门负责人签字、 主管负责人批准签字，一式三份，一份由本部门留底存查，一份转财务部门编报当月资 金使用计划，一份转采购供应部实施采购。 4.2、由集团公司人力资源部和行政办公室根据部门业务的性质和工作需要以及岗位上的特 殊需求进行，对公司所有管理人员进行分类，并根据类别分别核定办公装备标准，凡在 2 附件:1 装备和配置之内的低值易耗品购置不列入月度采购计划，由使用部门单独以书面购置的形式向行政办公室报告，书面报告经使用部门负责人签字、主管负责人签字、行政负责人批准签字后可实施采购。 特殊性的、价值较高的低值易耗品购置，根据管理权限标准还必须经集团公司总裁或公 司总经理批准方可实施。 资产管理部门在选择购置低值易耗品之前，应尽量采取内部调配的方法，尽量减少购置的费用。否则，预算费用超支、且,预算管理委员会,审定不予调增预算费用，其所产生的问题由责任部门承担。 4.3、采购部门采购低值易耗品，由采购部门开具一式三联的“入库单”，经经办人签字、部门负责人审批签字、资产管理部门审核验收签字，其中:一联存根，二联转财务部门进行费用核算，三联转资产管理部门登记资产管理台帐。特殊情况下，采购部门可以委托其他部门开据“入库单”，但采购部门必须经常进行检查，如果在公司检查过程中发现问题将追究采购部门的连带责任。资产管理部门在审核验收低值易耗品入库时，应详细审查购置的价格、质量以及是否为招标管理部所确定的供应商等。对采购价格产生异意，应及时上报企管部，对不符合招标管理部所确定的供应商，有权拒绝接收入库。否则，由财务部门审查出问题或由公司其他审查部门查出问题，资产管理部门将承担全部责任。 4.4、各部门根据低值易耗品购置计划进行领取。资产管理部门设置“低值易耗品领用台帐”，各部门领取可消耗的低值易耗品时在“低值易耗品领用台帐”上签字。领取由个人保管、使用的、不可消耗的低值易耗品时，由资产管理部门开具一式三联的“出库单”，经经办人签字、领用人签字、领用部门负责人签字、资产管理部门负责人签字，其中:一联存根，二联转财务部门进行低值易耗品出库转账核算，三联由资产管理部门登记“低值易耗品管理台帐”。同时，领用人还必须在“个人资产保管卡”进行登记，并在“个人资产保管卡”上领用一栏中签字。领取部门使用、保管的、不可消耗的低值易耗品，必须由部门负责人亲自到场，由部门负责人在“部门资产管理卡”上的领用一栏中签字。 4.5、集团公司规定，不允许各部门私自购买低值易耗品，更不允许用其他票据抵报低值易耗品。低值易耗品的购置一律按计划购置，必须经采购部门进行采购，同时，采购部门也必须按招标管理部确定的采购供应商、采购供应点实施采购。特殊情况，临时采购或急需购置的低值易耗品必须由需用部门写出书面报告，经本部门负责人签字、主管负责人签字，超过购置标准，还必须经单位负责人批准签字方可进行购置。否则，资产管理 3 附件:1 部门不予接收，财务部门也不得给予报销、冲账。 5、低值易耗品使用管理 5.1、部门、个人领用的不可消耗的低值易耗品按“资产管理卡”规定必须在所领用的资产 上粘贴本部门或本人的标识，标识应粘贴在资产的隐蔽处。在资产使用过程中发生纠纷， 资产管理部门为仲裁处理责任部门，资产管理部门处理纠纷时也必须按标识为处理依据。 凡散落在部门以外的低值易耗品资产，没有标识标明所在部门或个人保管的，资产管理 部门有权收归资产管理部门，并按资产盘盈的处理方式进行转账核算。 5.2、低值易耗品在使用过程中发生损坏、丢失，原则上一律由个人赔偿或由个人承担修理 费用，资产管理部门不得因部门或个人低值易耗品的损坏、丢失进行二次发放。特殊情 况，由使用部门或个人写出书面报告，经资产管理部门负责人审核签字、主管负责人批 准，可按批示执行。如果批示进行销账处理，由资产管理部门开具一式三联的“出库单”， 并在“出库单”上注明:丢失销账出库，经责任人签字、资产管理部门负责人签字，其 中，一联存根，二联连同批示报告一同转财务部门，三联由本部门登记“低值易耗品管 理台帐”。如果批示进行原价赔偿或部分赔偿，则在责任人交纳赔款后，按正常领用程序 进行办理领用手续，同时由资产管理部门按上述程序进行低值易耗品销账处理和在个人 保管、使用的“资产管理卡”上注明丢失或损坏销账，并由资产管理部门负责人签字证 明。 5.3、人员发生变动。如果是在本单位跨部门调动，个人所使用和保管的低值易耗品可以酌 情不予收回，或由部门负责人决定是否收回。如果是跨单位人员调动，原则上由个人保 管和使用的低值易耗品一律收回。由资产管理部门按“个人资产保管卡”所注明的低值 易耗品明细项目逐个进行验收入库，当验收发现有损坏、丢失，按损坏丢失的管理规定 处理。收回的低值易耗品由资产管理部门开具一式三联的“入库单”，并在“入库单”上 注明:人员调出入库。“入库单”经经办人签字，资产管理部门负责人签字，其中，一联 存根，二联转财务部门，三联由资产管理部门登记“低值易耗品管理台帐”。同时，由资 产管理部门在变动人员的“资产管理卡”上注明变动销账。 如果，发生人员辞职、离职，也将按上述程序办理低值易耗品收回，并在辞职或离职表 上签注:资产已收回，无遗留问题。 不论是人员调动，还是人员辞职或离职，凡收回的低值易耗品一律进行检验收回入库， 发现问题一律按上述丢失、损坏程序处理。否则，在低值易耗品清点时发现低值易耗品 4 附件:1 的损坏或丢失，其责任由资产管理部门承担。 5.4、部门负责人发生变动。如果部门负责人发生变动，其由部门负责保管和使用的低值易 耗品必须进行交接。交接时，由接交人按部门保管和使用的“资产管理卡”上所注明的 低值易耗品明细项目进行逐个检验和验收，发现部门所使用的低值易耗品有损坏或丢失 现象，如果损坏的低值易耗品还可以进行继续使用，资产管理部门应在“资产管理卡” 上进行注明。如果损坏的低值易耗品不能使用，或有低值易耗品丢失，则按前述程序进 行处理。 低值易耗品交接工作，填写“低值易耗品交接明细表”，由资产管理部门担任监交人。“低 值易耗品交接明细表”一式三份，经接交人签字、交接人签字和监交人签字后，接交人 和交接人各持一份，资产管理部门保留一份，并作为档案资料进行存档。 6、低值易耗品报废管理 6.1、低值易耗品报废原则上不规定使用年限，但低值易耗品正常报废必须满足下列条件: 第一、无责任事故自然损坏; 第二、无使用价值; 第三、正常磨损; 低值易耗品由于上述原因可列入正常报废。凡属于正常报废的低值易耗品，由资 产使用部门写出书面报告，经使用部门负责人签字、资产管理部门负责人审核签 字、财务主管负责人批准签字，价值较高的低值易耗品报废还必须经公司总裁或 总经理批准签字。低值易耗品报废由资产管理部门开具一式三联的“出库单”，并 在“出库单”上注明:报废出库，经使用部门负责人签字、资产管理部门负责人 签字，其中，一联存根，二联连同报废报告一同转财务部门，三联由资产管理部 门进行登记“低值易耗品管理台帐”。同时，资产管理部门在使用部门或使用个人 的“资产管理卡”上签字，并注明:报废。报废部门或个人重新领用低值易耗品， 按正常程序和手续进行办理。 6.2、凡报废的低值易耗品一律由资产管理部门进行收回，并统一进行销毁。销毁低值易耗 品可采用如下形式: 第一、凡可变卖的、报废的低值易耗品责成采购部门负责实施，但其变卖价格必须得到 资产管理部门同意，其所得款项经资产管理部门上交财务部门。 第二、不可变卖的、报废的低值易耗品必须是破坏性的销毁，以防止混淆在用的低值易 5 附件:1 耗品。 第三、特殊性的低值易耗品报废，如:U盘、外挂硬盘和一些较为精密的绘图工具等， 报废时还必须经由专业的技术人员进行技术鉴定，并在报废报告上进行认定签字。销毁 低值易耗品由资产管理部门负责，财务部门派人进行监督。低值易耗品销毁后，由资产 管理部门填写“低值易耗品销毁明细单”，详细注明所销毁的低值易耗品明细项目，经资 产管理部门负责人签字、财务部门负责人证明签字后，并附有领导批示的报废报告复印 件进行存档。 7、低值易耗品清点 7.1、低值易耗品每年至少清点一次，由资产管理部门进行牵头组织，财务部门派人进行配 合。清点时，资产管理部门按“资产管理卡”所注明的资产明细项目逐人、逐部门、逐 项目进行清点。同时，对每一项目的低值易耗品进行检验清点，凡发现损坏、丢失的低 值易耗品一律按本管理制度进行处理。 7.2、低值易耗品清点所产生的盘盈、盘亏按财务规定进行处理。由资产管理部门写出低值 易耗品清点报告，经资产管理部门负责人签字、财务部门负责人证明签字、行政主管负 责人批准签字，盘盈的低值易耗品由资产管理部门开具一式三联的“入库单”，盘亏的低 值易耗品开具一式三联“出库单”，并在单据上注明:盘盈入库或盘亏出库。经资产管理 部门负责人签字后，一联存根，二联连同盘点报告一同转财务部门，三联由资产管理部 门登记“低值易耗品管理台帐”。同时，涉及到部门或个人的低值易耗品盘盈或盘亏，还 必须调整“资产管理卡”。 8、附则 8.1、本管理制度适用于集团公司及各个总公司和总公司下属的基层单位关于低值易耗品的 管理，以前在低值易耗品管理上如有与本管理制度相违背、相抵触的制度、规定，以本 管理制度为准。本管理制度自下发之日起执行 8.2、各单位“资产管理卡”的建立，必须以低值易耗品清点为准，其低值易耗品领用日期 也以清点日为认定时间。 8.3、本管理制度由集团公司企管部负责解释。 6