哈档发〔2009〕4号 - 哈尔滨档案信息网

哈档发〔2009〕4号 - 哈尔滨档案信息网 哈档发„2009?15号 哈尔滨市档案局关于印发《哈尔滨市文档案 机读目录格式》的通知 各区、县,市,档案局～市直各单位: 为切实做好电子公文归档与电子档案管理工作～规范文书档案录入格式标准～根据国家档案局《档案著录规则》和《电子文件归档与管理规范》的有关要求～市档案局结合工作实际～对2004年制定的《哈尔滨市文书档案机读目录格式》,以下简称《格式》,进行了重新修订～适当调整了著录项目～重新规范了录入标准～现将《格式》印发给你们～请遵照执行。 哈尔滨市档案局 二〇〇九年六月三十日 - 1 - 哈尔滨市文书档案机读目录格式 1.范围 本标准适用于哈尔滨市各级档案馆、各机关、企事业等单位应用档案管理软件管理的文书档案机读目录。其他种类的档案可参照本规范。 2.名词术语 2.1电子档案 具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。 2.2机读目录 应用数据库管理软件对目录进行管理而生成的、带固定格式的数据。 2.3必录项目 应用数据库管理软件录入档案目录时～必须录入的项目。 2.4选择项目 应用数据库管理软件录入档案目录时～可根据档案的实际情况来决定是否录入的项目。 2.5文本文件 指用文字处理技术形成的文字文件、格文件等。 3.案卷级机读目录 3.1案卷级机读目录录入项目 全宗名称、全宗号、目录号、案卷号、案卷题名、保管期限、件数、卷内页数、起止年月、类目名称、所在柜号、档案馆代码、利用形式等项目。 3.2案卷级目录必录项目 全宗号、目录号、案卷号、案卷题名、起止年月、卷内页数、保管期限、利用形式、档案馆代码。 3.3案卷级目录选择项目 除必录项目之外的、与本卷有关的项目。 - 2 - 4.文件级机读目录 4.1文件级目录录入项目 文件题名、责任者、时间、文件字号、页号、全宗号、目录号、案卷号、文件顺序号、密级、附件、保管期限、人名、主题词、分类号、案卷标题、起止年月、缩微号、文本项、档案馆代码、利用形式、摘要、卷内页数、所在柜,架,号等项目。 4.2文件级目录必录项目 文件题名、责任者、时间、文件字号、页号、全宗号、全宗名称、目录号、案卷号、文件顺序号、保管期限、人名、密级、档案馆代码、利用形式。 4.3文件级目录选择项目 除必录项目之外的、与本件文件有关的项目。 5(归档文件机读目录 5.1归档文件录入项目 文件题名、责任者、时间、文件字号、页数、全宗号、年度、机构,问题,、件号、密级、附件、保管期限、人名、主题词、分类号、缩微号、文本项、载体形态、档案馆代码、摘要、所在柜,架,号等项目。 5.2归档文件必录项目 文件题名、责任者、时间、文件字号、页数、全宗号、年度、机构,问题,、件号、保管期限、人名、密级、档案馆代码、利用形式。 5.3归档文件选择项目 除必录项目之外的、与本份文件有关的项目。 6.机读目录的录入标准(录入数据时～选择半角/汉字输入法) 6.1案卷题名:是一本案卷的标题～是对本卷文件的主要制发机关、内容以及文种的准确概括。 6.2文件题名:是一份文件的名字～通常由文件责任者,发文机关或单位,、事由,问题,、名称,文种,三个基本部分组成。若题名中出现的年份为大写的数字,如:二〇〇三年,～著录时统 - 3 - 一用阿拉伯数字进行著录,如:2003年,。 6.3全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。录入时～全宗号为5位,其中前两位用大写汉语拼音字母标识全宗属性～后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号～不足的在前面以“0”补齐,如:XD018,。 6.4目录号:是全宗内每一案卷目录的编号。录入时～目录号为3位阿拉伯数字～不足的在前面以“0”补齐。 6.5案卷号:是每一案卷的编号。录入时～案卷号为3位阿拉伯数字～不足的在前面以“0”补齐。 6.6文件顺序号:是案卷内每一文件的顺序号。录入时～文件顺序号为2位阿拉伯数字～不足的在前面以“0”补齐。 6.7年度:是指归档文件的形成年度。录入时～年度为YYYY。 6.8机构,问题,:是指作为分类类目的机构,问题,名称或规范化简称。 6.9件号:是指归档文件的排列顺序号。录入时～件号为3位阿拉伯数字～不足的在前面以“0”补齐。 6.10责任者:是指制发文件的组织或个人～即文件的发文机关或署名者。 6.11时间:文件的形成时间。录入时～文件时间格式为YYYY.MM.DD。 6.12页数:是指每一案卷内的实有页数～或每一份归档文件内的实有页数。 6.13页号:是指案卷内该件文件首页的编号。 6.14附件:是指独立于正文的附加材料～或是正文的重要补充和说明。 6.15件数:是指一本案卷内实有文件的数量。 6.16全宗名称:是指立档单位的全称或规范化简称。 6.17类目名称:是指全宗内分类方案的第一级类目名称。 6.18保管期限:是根据各类档案的保存价值而定的保管年限。 6.19起止年月:是指案卷内最早和最迟的文件时间。 - 4 - 6.20主题词:是揭示档案主题内容的规范词。使用词表为《中国档案主题词表》。 6.21分类号:是标记档案所属类目的符号。对档案进行主题分析后～依据《中国档案分类法》上给出的分类号标记档案类目。 6.22文件字号:是文件制发过程中由制发机关、团体或个人编写的顺序号～包括文件字号～图号等。著录格式为代字+[年度]+发文顺序号,如:哈组干字[1964]365号,。 6.23密级:是指文件机密程度的等级。著录时无密级的文件可以不著录。 6.24缩微号:是档案缩微品的编号。 6.25文本项:是文件稿本的名称。 6.26档案馆代码:是指“中国档案馆代码表”上规定的各类档案馆的数字符号。没有档案馆代码的单位可以不著录。 6.27摘要:是对一份文件或案卷的内容及价值等方面做出介绍与评述。 6.28所在柜(架)号:是指本份文件或案卷存放的地点。 6.29利用形式:根据《哈尔滨市政务公开规定实施细则》的规定著录为开放或者控制。 6.30 人名:有关干部任免、人员调配、录用、聘任、奖惩,劳模、人员处分,及专业职务评聘等文件中涉及的人名。著录时多个人名之间用“;”号隔开～文件中不涉及人名的不著录。 参考材料: 1(《档案著录规则》 (中华人民共和国档案行业标准DA,T18—1999) 2(《归档文件整理工作指南》 ,国家档案局, 3(《档案著录指南》 ,黑龙江省档案局, 4(《电子文件归档与电子档案管理概论》 ,国家档案局, - 5 - 主题词:档案 机读目录? 格式 通知 哈尔滨市档案局办公室 2009年6 月30日印发 共印160份 - 6 -