[指南]会计账簿的登记

[指南]会计账簿的登记 会计账簿的登记 会计人员要根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。这是确保会计信息质量的重要。 一、登记会计账簿的基本要求 (一)准确完整 登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。每一项会计事项，一方面要记入有关的总账，另一方面要记入该总账所属的明细账。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期;以自制的原始凭证，如收料单、领料单等，作为记账依据的，账簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。 登记账簿要及时，但对各种账簿的登记间隔应该多长，《规范》未作统一。一般说来，这要看本单位所采用的具体会计核算形式而定。 (二)注明记账符号 登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号“?”，表示已经记账。在记账凭证上设有专门的栏目供注明记账的符号，以免发生重记或漏记。 (三)写留空 账簿中书写的文字和数字应紧靠行格的底线书写，约占全行格的2/3或1/2，数字排列要均匀，大小数要对正。这样，在一旦发生登记错误时，能比较容易地进行更正，同时也方便查账工作。 (四)正常记账使用蓝黑墨水 登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。 (五)特殊记账使用红墨水 下列情况，可以用红色墨水记账: 1.按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录。 2.在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数。在多栏式账页中，只设借方(或贷方)栏目登记增加数，若需要登记减少数时，则用红字在表示增加栏目中登记。 3.在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额; 4.划更正线、结账线和注销线。 5.冲销银行存款日记账时,用红字登记支票号码,进行冲销. 6.当销售货物发生退回时,则用红字冲减已入账的该笔货物销售收入和销售成本。 7.根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。 (六)顺序连续登记 总账应根据记账凭证总表登记;日期、凭证号都应根据记账凭证汇总表填写，摘要除写“上年结算”及“承前页”外，应填写凭证汇总起止号。 明细账应根据记账凭证登记，日期填写月日，如果同一月份有多笔业务，除第一、二笔外，以下各笔可用点点代替，但换页的第一、二笔必须填写。凭证号栏与摘要栏可按记账凭证号与摘要填写。 现金日记账应根据记账凭证逐笔登记。 银行存款日记账应根据支票存根或其他银行结算票据逐笔登记，“种类”项按银行结算种类填写，“号数”只填写支票的后四位数字。 各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，不得随意涂改，应在空行空页的金额栏由右上角向左下角划红线注销，同时在摘要栏注明“此行空白”或“此页空白”字样，并由记账人员签名或者压线盖章。订本式账簿，不得任意撕毁。 (七)结出余额 凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借”或“贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借”或“贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用θ表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。一般说来，对于没有余额的账户，在余额栏内标注的θ应当放在“元”位。 (八)过次承前 每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样;也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明承前页字样。也就是说，“过次页”和“承前页”的有两种:一是在本页最后一行内结出发生额合计数及余额，然后“过次页”并在次页第一行“承前页”;二是只在次页第一行“承前页”写出发生额合计数及余额，不在上页最后一行结出发生额合计数及余额后过次页。 对需要结计本月发生额的账户，结计过次页的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数，这样做，便于根据“过次页”的合计数，随时了解本月初到本页末止的发生额，也便于月末结账时，加计“本月合计”数。 对需要结计本年累计发生额的账户，结计过次页的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数，这样做，便于根据“过次页”的合计数，随时了解本年初到本页末止的累计发生额，也便于年终结账时，加计“本年累计”数。 对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页，如某些材料明细账户就没有必要将每页的发生额结转次页。 (九)对于固定资产账簿和低值易耗品账簿，可以跨年度连续使用。 二、会计账簿的登记 (一)日记账的登记 日记账，应根据办理完毕的收、付款凭证，随时间顺序逐笔登记，最少每天登记一次。 1.现金日记账的登记方法 日期栏:与记账凭证日期一致，记账凭证的日期要与现金实际收付日期一致; 凭证栏:据以入账的凭证种类及编号; 摘要栏:简要说明入账经济业务的内容; 对方科目栏:是指与现金对应的会计科目; 收入、支出、结余栏:是指现金收、支及当期结余额。 现金日记账的登记要做到日清月结。每日业务终了分别计算现金收入和支出的合计数，并结出余额，同时将余额与出纳库存现金核对清楚，如账款不符应查明原因，并记录备案，即“日清”;月末要计算本月现金的收、付和结余合计数，即“月结”。 下面以某公司9月份所发生的经济业务为例，来说明日记账、总分类账及明细账簿的登记。公司资料如下: (一)公司2005年9月有关总分类账户及明细账户期初余额详见表4—1、4—2、 4—3 表4—1: 总分类账期初余额 账户名称 借方余额 贷方余额 现金 700 银行存款 120000 原材料 300000 生产成本 180000 库存商品 200000 待摊费用 5000 固定资产 400000 累计折旧 85000 短期借款 300000 应付票据 90000 应付账款 150000 预收账款 30000 应付工资 200 应交税金 1500 应付利润 140000 其他应交款 1400 预提费用 2600 其他应付款 19000 长期借款 200000 本年利润 186400 合计 1205900 1205900 表4—2: 生产成本明细账户余额 产品名称 数量 直接材料 直接人工 制造费用 合计 甲产品 50件 9 000 4 000 13 924 26 924 乙产品 20台 14 700 5 000 8 200 27 900 丙产品 120件 80 000 30 000 15 176 125 176 合计 103 700 39 000 37 300 180 000 表4—3: 原材料明细账户余额 材料名称 规格型号 材料编号 计量单位 实际单价 结存数量 金额 A 25×25 0006 千克 20 15 000 300 000 2005年9月份所发生的经济业务如下: 1.9月2日，生产甲产品耗用A材料1260千克，生产乙产品耗用A材料1420千克，车间一般耗用A材料100千克，企业行政管理部门耗用A材料120千克。 2.9月15日，应发本月工资39600元。其中:生产工人工资35000元，车间管理人员工资2600元，企业管理人员工资2000元。开出现金支票，从银行提取现金，当即发放。 3.9月28日，计提本月折旧。其中:生产车间固定资产原值200000元，月折旧率5.5%;企业管理部门固定资产原值200000元,月折旧率4%.。 4.9月30日，调整待摊费用。本月份生产车间应分摊报刊费200元，企业管理部门应分摊报刊费320元。 5.9月30日，本月应提短期借款利息400元。 6.9月30日，以银行存款支付生产车间电费1140元，企业管理部门电费860元(假设电费没有增值税)。 7.9月30日，分配本月工资总额(对生产工人工资按实用工时分配，甲产品实用工时20000小时，乙产品实用工时30000小时)。 8.9月30日，结转制造费用(按实用工时分配)。 9.9月30日，结转管理费用、财务费用。 10.9月30日，计算结转本月产品成本。其中:甲产品完工数量为120件，单位成本为448元，;乙产品完工数量为50件，单位成本为1749.28元。 根据以上资料，登记现金日记账如下: 表4—4: 现金日记账 记账现金05年借方贷方余额凭证对方科目摘　要?支票 字号号码千百十万千百十元角分千百十万千百十元角分千百十万千百十元角分月日 期初余额7000091 15记2现金提取现金3960000 记2应付工资发放工资396000015 本月合计3960000396000070000 2.银行存款日记账的登记方法 银行存款日记账的登记方法与现金日记账的登记方法基本相同。需要说明的是，银行存款日记账中的结算凭证栏登记的是使银行存款增加或减少的结算方式。例如，委托收款凭证及号码、转账支票及号码、信汇及号码等。银行存款日记账要定期与银行转来的对账单相核对，以保证银行存款账簿记录的正确性。格式见表(资料同上): 表4—5: 银行存款日记账 记账结算年借方贷方余额凭证对方科目摘　要?方式 月日字号号码千百十万千百十元角分千百十万千百十元角分千百十万千百十元角分 1期初余额120000009 15记2提取现金39600008040000 30记6支付电费2000007840000 本月合计41600007840000 (二)总账的登记 总分类账是按照国家规定的一级会计科目，分类、连续地记录和和反映各种资产、负债和所有者权益，以及各种收入、费用和成果的总括情况的账簿。 总分类账一般采用订本账，如果采用活页账，年终必须装订成册，编号保管，以防止偷换账页和丢失。 总分类的账页格式，一般有三栏式、多栏式、棋盘式和日记总账四种，下面以三栏式总账来说明总账的登记方法。 三栏式总账是按每一个会计科目设立一个账户，单独使用账页。 1.在账页左上方的“科目名称”处填写账户的名称。 2.“摘要”栏记载有关经济业务的简要说明，如果采用记账凭证汇总表登记总账的话，平时可以空着不填，也可以根据登记日期，在“摘要”栏中简要写明“某日至某发生额”的字样。 3.要按时间先后顺序连续登记，在经济业务发生比较少的情况下，可以根据记账凭证逐笔登记总账;在经济业务比较多的企业里，常常采用记账凭证汇总表登记总账。登记时间，一般是定期登记，有的五天或一周登记一次，有的十天或半月登记一次。登账时，根据记账凭证汇总表的数字登记。该表是将同科目的记账凭证汇总，计算出这一时期某科目的借方和贷方发生额，分别登记到总分类账的“借方”和“贷方”栏。 表4—6: 总 分 类 账 科目:现金 编号( ) 2005年度 页码: 记账凭单 摘 要 借 方 贷 方 借或贷 余 额 月 日 顺序号 9 1 期初余额 借 700 15 记21/2 提现备发工资 39600 借 40300 15 记22/2 发放工资 39600 借 700 30 本月发生额及余额 39600 39600 700 表4—7: 总 分 类 账 科目:银行存款 编号( ) 2005 年 度 页码: 记账凭单 摘 要 借 方 贷 方 借或贷 余 额 月 日 顺序号 9 1 期初余额 借 120000 2 记21/2 提现备发放工资 39600 借 80400 30 记6 支付电费 2000 借 78400 30 本月发生额及余额 41600 借 78400 表4—8: 总 分 类 账 科目:生产成本 编号( ) 2005 年度 页码: 记账凭单 摘 要 借 方 贷 方 借或贷 余 额 月 日 顺序号 9 1 期初余额 借 180000 2 记1 生产领料 53600 借 233600 结转并分配生产工 30 记7 35000 借 268600 人工资 30 记8 结转制造费用 16940 借 285540 30 记10 结转完工产品成本 141224 借 144316 30 本月发生额及余额 105540 141224 144316 表4—9: 总 分 类 账 科目:制造费用 编号( ) 2005年 度 页码: 记账凭单 摘 要 借 方 贷 方 借或贷 余 额 月 日 顺序号 9 2 记1 车间领料 2000 借 2000 28 记3 计提折旧 11000 借 13000 30 记4 分摊报刊费 200 借 13200 30 生产车间电费 1140 借 14340 30 车间管理人员工资 2600 借 16940 30 结转制造费用 16940 平 0 30 本月发生额及余额 16940 16940 平 0 表4—10: 总 分 类 账 科目:应付工资 编号( ) 2005年度 页码: 记账凭单 摘 要 借 方 贷 方 借或贷 余 额 月 日 顺序号 9 1 期初余额 借 200 15 记22/2 发放工资 39600 借 39800 30 分配并结转工资 39600 借 200 30 本月发生额及余额 39600 39600 借 200 表4—11: 类 账 总 分 科目:管理费用 编号( ) 2005年度 页码: 记账凭单 摘 要 借 方 贷 方 借或贷 余 额 月 日 顺序号 9 2 记1 领用原材料 2400 借 2400 28 记3 计提折旧 8000 借 10400 30 记4 分摊报刊费 320 借 10720 30 记6 支付管理部门电费 860 借 11580 记7 分配并结转工资 2000 借 13580 30 记9 结转管理费用 13580 平 0 本月发生额及余额 13580 13580 平 0 表4—12: 总 分 类 账 科目:累计折旧 编号( ) 2005年度 页码: 记账凭单 摘 要 借 方 贷 方 借或贷 余 额 月 日 顺序号 9 1 期初余额 贷 85000 28 记3 计提折旧 19000 贷 104000 30 本月发生额及余额 19000 贷 104000 表4—13: 总 分 类 账 科目:待摊费用 编号( ) 2005年度 页码: 记账凭单 摘 要 借 方 贷 方 借或贷 余 额 月 日 顺序号 9 1 期初余额 借 5000 30 记4 分摊报刊费 520 借 4480 30 本月发生额及余额 520 借 4480 表4—14: 分 类 账 总 科目:预提费用 编号( ) 2005年度 页码: 记账凭单 摘 要 借 方 贷 方 借或贷 余 额 月 日 顺序号 9 1 期初余额 贷 2600 30 记5 预提短期借款利息 400 贷 3000 30 本月发生额及余额 400 贷 3000 表4—15: 总 分 类 账 科目:原材料 编号( ) 2005年度 页码: 记账凭单 摘 要 借 方 贷 方 借或贷 余 额 月 日 顺序号 9 1 期初余额 借 300000 2 记1 各部门领用原材料 58000 借 242000 30 本月发生额及余额 58000 借 242000 表4—16: 总 分 类 账 科目:财务费用 编号( ) 2005年度 页码: 记账凭单 摘 要 借 方 贷 方 借或贷 余 额 月 日 顺序号 9 30 记5 预提短期借款利息 400 借 400 30 记9 结转财务费用 400 平 0 30 本月发生额及余额 400 400 平 0 表4—17: 总 分 类 账 科目:本年利润 编号( ) 2005年度 页码: 记账凭单 摘 要 借 方 贷 方 借或贷 余 额 月 日 顺序号 9 1 期初余额 贷 186400 30 记9 结转期间费用 13980 贷 172420 30 本月发生额及余额 13980 贷 172420 表4—18: 总 分 类 账 科目:库存商品 编号( ) 2005年度 页码: 记账凭单 摘 要 借 方 贷 方 借或贷 余 额 月 日 顺序号 9 1 期初余额 借 200000 30 记9 产品完工入库 141224 借 341224 30 本月发生额及余额 141224 借 341224 (三)明细账的登记 1.三栏式明细账的登记 三栏式明细账的登记方法是由会计人员根据审核无误的记账凭证或原始凭证，按经济业务的先后顺序逐日进行登记的。格式同总分类账。 2.数量金额式明细账的登记 数量金额式明细账是由会计人员根据审核无误的记账凭证、原始凭证、汇总原始凭证等，按经济业务发生的时间顺序逐日逐笔进行登记的。格式如下(资料同例1): 表4—19: 原材料明细分类账 材料名称 A 实际单价:20元 规格25×25计量单位 千克 本户第 × 页 2005收入(借方) 发出(贷方) 结存(余额) 年 凭证 摘要 字号 数单金单单月 日 数量 金额 数量 金额 量 价 额 价 价 9 1 期初余额 15000 20 300000 2 记1 生产甲产品 1260 20 25200 13740 20 274800 领用 2 记1 生产乙产品 1420 20 28400 12320 20 246400 领用 2 记1 生产车间耗 100 20 2000 12220 20 244400 用 2 记1 管理部门领 120 20 2400 12100 20 24200 用 本月合计 2900 58000 12100 20 24200 3.多栏式明细账的登记 多栏式明细账是将各类明细科目核算集中在同一张账页上，因明细分类登记经济业务不同，多栏式明细分类账中账页又分为借方多栏、贷方多栏和借贷方均多栏三种格式。 借方多栏式明细账的登记方法。借方多栏式明细账是由会计人员根据审核无误的记账凭证或原始凭证逐笔登记的，平时在借方登记费用成本的发生额，贷方登记月末将借方发生额一次转出的数额。如果不设贷方，月末将借方发生额一次转出时用红字记在借方。格式如下表所示: 表4—20: 管理费用明细账 2005年 费用项目 凭证号 摘要 月 日 工资及福利费 机物料 折旧费 其他 合计 9 2 记1 领用A材料 2400 2400 28 记3 本月折旧 8000 10400 30 记4 分摊书报费 320 10720 30 记6 2/2 交照明电费 860 11580 记7 分摊工资 2000 13580 30 本月合计 2000 8000 3580 13580 30 2000 8000 3580 13580 表4—21: 生产成本明细账 产品名称:甲产品 2005年9月 批量:190 2005年 凭 证 成 本 项 目 摘 要 直接工制造费直接材料 合计 月 日 类别 号数 资 用 9 期初余额 9000 4000 13924 26924 2 记 1 领用A材料 25200 52124 30 7 分摊工资 14000 66124 30 8 分摊制造费用 6776 72900 30 本月合计 34200 18000 20700 72900 30 10 结转完工产品成本 22800 14400 16560 53760 期末余额 11400 3600 4140 19140 表4—22: 生产成本明细账 产品名称:乙产品 2005年9月 批量:40 2005年 凭 证 成 本 项 目 月 摘 要 直接工制造费日 类别 号数 直接材料 合计 资 用 9 期初余额 14700 5000 8200 27900 2 记 1 领用A材料 28400 56300 30 7 分摊工资 21000 77300 30 8 分摊制造费用 10164 87464 本月合计 43100 26000 18364 87464 30 10 结转完工产品成本 43100 26000 18364 87464 三、会计账簿的登记实训 (一) 实训目的 通过实验使学生掌握三栏式现金日记账和银行存款日记账的登记方法。 通过实验使学生掌握数量金额式明细账、三栏式明细账和多栏式明细账的登记方法。 (二) 实训资料 1(新华公司2005年5月1日现金日记账、银行存款日记账的期初余额如表 4-23、表4-24所示。 -23: 表4 现金日记账 2005年 凭证 种号摘要 借方 贷方 余额 月 日 类 数 5 1 4 200 期初余额 表4—24: 银行存款日记账 2005年 凭证 种号摘要 借方 贷方 余额 月 日 类 数 5 1 期初余额 4 619 950.00 2.新华公司2005年5月1日，“应收账款——金福公司”明细账的余额为 450 000元，“应收账款——宏大公司”的余额为56 000元，“应付账款——大 发钢铁厂”的余额为70 000元。 3(新华公司对原材料的日常核算按实际成本计价，原材料按品种设置明细 账。2005年5月初40#圆钢、8MM线材、两种原材料明细分类账的余额情况如下 表所示: 表4—25: 原材料明细分类账期初余额表 2005年5月1日 品 种 计量单位 规 格 数 量 单 价 余 额 圆钢 吨 40# 55 1300 71500 线材 吨 8mm 4 5000 20000 合 计 91500 4(5月份所发生的有关经济业务及原始凭证、记账凭证见记账凭证填制实训。 (三) 实训要求 1.根据记账凭证填制实训编制的有关收付款凭证，逐日逐笔登记现金日记账和银行存款日记账，并进行结账。 2.根据记账凭证填制实训编制的有关凭证登记“应收账款”和“管理费用”总账及所属的明细账。 3.根据有关记账凭证及收发料原始凭证登记“原材料”总分类账及所属明细分类 账。 (四) 实训时间 1(登记账簿前，指导老师应向学生强调账簿登记的基本要求，使学生能够按记账登记账簿。 2(登记账簿前要求学生对编制的收付款凭证交换审核，以确保账簿登记的准确性。 3(本实验需三栏式账页2张，分别开设现金日记账和银行存款日记账，并将期初数抄到日记账上。 4.本实验需要付款凭证2张，转账凭证5张，三栏式账页4张，多栏式账页1张，数量金额式账页3张。 5.本实验大约需要6学时。