个人信息管理

四 个人信息与信息机构管理 1 个人信息管理 1.1 个人信息管理的概念 “个人信息管理（Personal Information Management，PIM）”一词近几年来越来越多地出现在各期刊、报纸中，作为信息管理的分支，个人信息管理虽出现较早，但真正引发研究热却是在最近几年。国外对个人信息管理的研究起步较早，也较深入，并已取得不少成果，相比之下我国的进展则较慢，研究领域也较局限。 对于个人信息管理（PIM）的定义目前没有统一的说法：D·K·拜瑞欧（D.K．Barreau ,1995）认为个人信息管理是“个人在工作环境下所建立的或是为在工作环境下的个人所开发的系统”，该系统包括“个人获取信息的方法和习惯、组织和存储信息的机制、维护系统的规则和过程、检索机制和多重输出的过程”。兰斯黛尔（Lansdale，1998）认为个人信息管理是“人们在日常工作的基础上处理、分类和检索信息所使用的方法和步骤”。奥佛·伯格曼（Ofer.Bergman，2004）等人认为个人信息管理是“为个人对支持自己工作和生活的信息（如文件、电子邮件和书签等）进行的管理，并通过存储、组织和检索这些信息为自己所使用”。 我国学者柯平、高洁认为个人信息管理是以个人为中心，将个人意识、管理理念、现代化技术等有机地结合起来，通过信息获取、组织、集成、交流与共享等一系列环节，最终实现信息、知识的共享与创新，以此提高个人的适应能力、生存能力和竞争能力的管理模式与理论。 个人信息管理强调以个人为中心，以信息为基础，以知识共享与创新为目标，将信息与知识看作是一种可以开发与利用的资源，对其实施科学管理，这是一种有效的管理方法和手段，帮助个人获取信息与知识，并进行组织整序，有目的、及时、高效地更新自己的知识和技能。个人信息管理存在于个人层面，人们对其的理解也不可能完全相同。但是无论个人信息管理的定义是什么，其实质都在于帮助个人提升工作效率，整合自己的信息资源，提高个人的竞争力。它是一种新的管理理念和方法，能将个人拥有的各种资料、随手可得的信息变成更有价值的知识，最终有利于自己的工作和生活，通过个人信息管理，人们可以养成良好的习惯，增强信息素养，完善自己的专业知识体系，提高自己的能力和竞争力，为实现个人价值和可持续发展打下坚实的基础。 1.2 个人信息管理原则 个人在精力、资金、技术等方面，与组织有很大的差异，因此与组织信息管理不同，个人信息管理应当以人为本，注重可操作性，在实施中应当遵循以下原则： 1.简单原则 在信息管理中，个人常常使用文件夹、收藏夹、个人图书馆等方式对信息进行分类，为保证查找方便和易于归类，所建立的分类要切合自己的需要，简单易行，不宜太深、太广。 2.易用原则 实施信息管理时，个人不需要学习艰深的程序设计和专门技术。个人可以根据需要，方便地对自己的信息进行管理，而且自己可以切身感觉到这种管理的效果。在实际运作过程中，选择自己最熟悉、最便于开展的形式，如使用PDA、Office软件，甚至传统的记录工具。 3.经济原则 经济实惠是实施个人信息管理的一个很重要的考量依据，尤其是对于经济实 力不强的在校学生来说更是如此。要根据自身的状况，充分利用可以获得的免费工具，如高校图书馆所提供的免费数据库，软件、清华同方个人数字图书馆系统等），有个人特色的信息管理。  4.弹性原则 在建立个人信息库或知识库的时候，应该充分考虑个人未来发展需要，预留的容量至少可以满足个人收集数年以上的信息与知识存储量，也就是必须注意所用数据库的最大容量。 1.3 个人信息管理的内容 个人信息管理的内容基本由网络信息资源管理、文件档案管理、人际交往信息管理和个人时间管理4部分组成，网络信息资源管理包括网站及网页内容的链接、分类管理、网络工具（如网摘、搜索引擎）、网络空间（如网络服务、网络硬盘），文件档案管理包括工作日记、#工作总结#、读书笔记以及收集的音频、视频、文章等，人际交往信息管理包括书信、联系人通讯录、个性特点、电子邮件等，个人时间管理包括个人备忘录、日志提醒等。此外，还可以把个人瞬间灵感闪过时想到的好点子也管理起来。 1.4 个人信息管理的基本技能 在一定意义上，个人信息管理被看作既有逻辑概念层面又有实际操作层面的一套解决问题的技能。因此个人信息管理能否得以顺利实施，一些实用的基本技能是必不可少的。为了系统分析个人信息管理技能，我们借鉴“信息问题解决系统”（Mike Eisenber et al，1990），也称Big6技能，对应信息开发与利用的过程，参照Paul Dorsy提出的7条个人信息管理的技巧（检索信息的技巧、评估信息的技巧、组织信息的技巧、分析信息的技巧、表达信息的技巧、保证信息安全的技巧、信息协同工作的技巧）（Steve Barth，2003），确定个人信息管理的基本技能包括信息获取、信息评估、信息组织、信息分析、信息交流与共享、信息保护、信息协同。 1.信息获取技能     获取信息就是查找自已需要的信息，它涉及3个问题：一是需要什么信息?二是信息在哪里?三是怎样高效地取得信息。第一个问题涉及个人信息需求分析，如何根据个人自身的特点、工作和生活的需要与现状，准确定位，明确获取的优先次序，有针对性地选择信息是个人信息管理的第一步。第二个问题的解决取决于个人的知识体系和经验。如果个人知识库和经验中有相应的信息知识储备，就可以直接进行下一步工作了，反之要进行信息检索。至于第三个问题，主要依靠个人技能，包括人际交流的能力，使用检索工具的能力等。由此可见，信息获取的技能不仅包括技术要求很低的问题然后听回答的技能，也包括充分利用搜索引擎、数据库、RSS等工具检索信息的技能。为了充分掌握检索信息的技能，个人有必要对检索的概念、布尔逻辑、检索的实践等充分的掌握。 2.信息评估技能 影响信息价值的因素是多方面的，如信息源的权威程度、信息本身的系统性与逻辑性、信息与问题之间的相关度等。这种技能不仅指个人可以判断信息的质量，而且指个人必须能判断这种信息与自己遇到的问题之问的关系。尽管这并非意味着个人应该去了解计算机评估信息的机理，但是在信息超载的社会中，信息评估技能对个人越来越重要。 3.信息组织技能 这种技能涉及利用不同的工具把各种信息组织起来，既要有效地存储信息，建立信息之间的联系，方便以后的查找和使用，又要通过评估信息，确立信息过滤原则，剔除无用和相关度不大的信息。在手工操作环境中，个人可以利用文件夹、抽屉和其他比较原始的方法来组织信息；在数字化环境中，个人可以借助电子文件夹、数据库和网页等形式来组织信息，更有效的方法是使用专门的信息管理软件来管理信息。无论环境如何，有效地组织信息、方便利用，是信息组织的基本原则。 4.信息分析技能 信息分析意味着如何对信息进行分析，并从中得到有益的结论。常用的信息分析方法是建立和应用模型，通过对大量的数据进行分析，从中得出信息之间的关系。电子表格和各种统计软件为信息分析提供了方法和工具，但是在建立各种分析软件的模型中，人是决定要素，主要依靠个人的经验与学识，它实际上是个人将自己的隐性知识与外界信息相结合生产出新知识的过程。在这一过程中，与他人的信息交流与共享是必不可少的环节。 5.信息交流与共享技能 分析后得到的新信息与知识只有通过交流才能传递和共享，可以使用Powerpoint、Authorware、Flash、Frontpage等软件表达出来，无论是通过Powerpoint、网站还是文本，大部分的工作应该围绕如何让观众理解、记住、能与表达者互动上，许多有关网站风格的网站设计的中经常有关于如何更好的表达信息的论述。在某种程度上，表达的过程也是个人隐性知识向显性知识转化的过程。 6.信息保护技能 在个人信息管理过程中，保证信息存储的安全相当重要。个人可以通过实践来实施一套信息安全的方法，如密码保护、重要文档备份、打印存档、文件加密、病毒防御、存取访问控制权限等。 7.信息协同技能 信息技术的发展为组织和部门的协同工作提供了强有力的支持。有效的利用这种技术不仅要求会使用这种工具，而且要求充分的理解协同工作的各种原则及其内在内容，例如，E—mail的礼节就是个人信息管理中信息协同的一个潜在重要知识。 1.5 个人信息管理工具 1.5.1 个人信息管理工具分析 个人信息管理工具需要具备支持多种数据格式、操作方便、界面友好、检索方便、便于信息交流与共享等特点，在目前技术条件下，个人可以选择的信技术工具种类很多，如Outlook、个人知识王、知识宝典、博客等，这里结合人使用经验，选择以下几种工具进行分析。 MyIE2：是基于IE内核的、多功能、个性化多页面浏览器，它允许在同一窗口内打开多个页面，减少浏览器对系统资源的占用率，提高上网的效率。MyIE2支持各种外挂工具及IE插件，个人在MyIE2中可以充分利用所有的网上资源，享受网上冲浪的乐趣。它的功能包括：多页面浏览界面、鼠标手势控制、超级拖放功能、隐私保护、广告猎手、快速网络服务、Google工具栏支持、外部工具栏、收藏工具和个性化皮肤支持等。 个人主页：是伴随着互联网的产生而逐渐发展起来的一个展示个人风采的网络空间。它对网络用户提出了一定的技术要求，虽然已经有很多网站提供了个人主页模板，同时为个人提供了很多技术上的支持，但是当用户需要个性化自己的网络空间时，对网页制作技术需要有一定的了解。由于网络用户个人习惯不同，往往对自己个人主页内容组织的方式也有差别，这就造成了内容维护时的不便。现在国内比较有名的个人网页空间有Lycos和网易等，它们都为个人主页建设提供了很多帮助，但无一例外的是这些个人主页空间提供商都对用户提出了收费要求。 网络收藏夹：书签（bookmark）实际上是超链接，最典型的是网页链接。收藏夹中最为人熟悉的是IE收藏夹，可以通过收集的网页书签非常方便地访问经常使用的网页。如果对于一个必须经常变换上网机器的用户，那么IE浏览器的这项功能就不能发挥它应有的作用了。为了解决这个问题，网络服务提供商专门设计了免费的面向个人用户的“网络收藏夹”。利用它可以把经常访问的书签保存到网络服务器上，使用时只要通过Web页面输入账号密码登录到服务器就可以访问个性化书签了，如eyou（亿邮）的“移动书签”，或者称为“个人书签”、“网络书签”、“网摘”等。其中，网摘是同类产品中最经常被使用的一个名称，应用前途广阔，具有较高研究价值。目前做得比较出色的有新浪VIVI、和讯网摘、博彩中心、365Key网摘、porn网摘、天极网摘、网摘中国、加加文摘、5seek网摘、我摘网摘、天下图摘、百特门。一个优秀的专业网摘网站，集合了大量的网页链接，如同一个用户自发组织的“虚拟图书馆”，可以媲美商业组织或者图书馆所组织的虚拟图书馆机制，因此有人赞誉为“社会书签”。具有个性化特征的网摘由于人工干预分类，所以分类既精准又实用。 一个完善的网摘工具必须具备以下特点： 网摘组织手段全面。无论是安装还是使用过程中的收录、添加删除修改移动等操作手段应该都具备，操作应尽量简易和方便，组织个人的收藏内容。 共享与隐私兼顾。应能“共享”，并且具有一定的社会统计功能，看大部分人喜爱的内容有什么特点，在共享时候，往往会标识出大部分收藏了的网摘，后面有收藏人数。在共享的同时也要充分考虑到读者的隐私需求，两者是相对的，应有可选择性。 导入导出灵活。导入IE收藏夹，这一功能往往通过插件或者直接在网页上实现，属于比较高层次的功能需求，实现的难度也比较大；导出网摘到文件，将网络收藏夹里面的书签导出备份也是很有必要的，如365Key提供了导出功能，可以把收录到365Key网摘保存到本地，保证万无一失。 死链接检查。大部分网摘都缺少此功能，无效的链接没有任何价值，只有具备了此功能才是一个完整的网摘工具。 辅助菜单。丰富的插件菜单可以更好的帮助用户进行管理操作。 1.5.2 个人信息管理软件简介 1.安琪个人助7.1C超强版 电脑上的"商务通"，集成了通讯录、日程表、笔记本、家庭记账、炒股理财、电子邮件、信息速查等功能，特别为中国人设计。她可以保存、处理大量的个人信息，无论是保存、查询、处理通讯录等信息，还是管理工作日志、个人日记、日程安排、待办事宜以及家庭记账、炒股理财等。通讯录可以有效方便地管理较大的通讯簿，不仅提供强大的分组查询功能，更有最适合汉字查询的"汉字首拼音查询"方法，支持其他软件中的记录数据导入，支持自定义打印格式可以随意设计通讯录格式。 在日程管理中，可选择根据当日、星期、月份或列表查看日程记录。在添加计划日程时，可指定生效日期、开始与结束时间、内容与联系人，以及优先级等。此外，还可实时提醒（在到达时间后还可选择继续提醒）并显示完成率。在个人理财方面，该程序支持记录收、支及借贷明细，存单卡折以及物品与资产。在记录个人资产时，可调用计算器扣除应付税金。此外，还可总览可流动资金、固定资产与收支汇总及结余情况等。能够使用户明晰地了解到自己目前的财务状况，并根据记录适当削减不合理的支出。信息速查有天气预报、常用电话、邮政区号。该软件不具有联络通讯功能。 2. 梨花助手 6.46 时尚的界面以及方便的操作，梨花助手可以帮助你完成： 计划安排：安排计划任务的起止日期，系统自动以特定的颜色提示任务所处的状态。 迷你财务：管理日常收支和银行存单，系统自动进行收支平衡统计和利息计算； 友情通讯：个人通讯录； 我的书架：可按预设的九个类别进行家庭书籍管理； 资料管理：以树状目录的形式保存日常收集的各种图文资料、读书笔记等； 电子日记：以树状目录的形式管理日记，格式丰富，图文并茂。 3.友情强档WinPIM 11.03.304 它是一款荣获多次大奖的个人信息管理软件（PIM），自动适应简体中文、繁体中文及英文的操作环境。它特别为中国人设计，无论是保存、查询、处理通讯录、名片、地址薄等信息，还是管理个人日记、日程安排以及待办事宜等。考虑中国汉语的特点，友情强档特别具备一些为中国人特别设计的功能：由于汉字输入较慢且较麻烦，友情强档特别设计中文拼音首字检索，检索记录现在变得轻而易举；考虑到很多中国人保留使用中国农历的习惯，友情强档全面保留中国农历，日历功能可以显示农历日期、气节、记年及生肖。友情强档还可以根据您的需要来保存及显示生日的农历及中国的生肖。 4.个人知识王（iSpace Desktop） 2.0.2.193 该程序的文档管理模块，可以导人外部文件与文件夹，自身亦可创建分类目录。“个人知识王”的特色在于支持导人的对象几乎囊括了所有文件类型，“缺陷”在于无法在程序中自创文档，且没有编辑功能。通讯录的商务性更强，预置的公司信息涵盖面甚广，甚至包括主管、助手的联系方式，并可区别当前联系人为贵宾或普通客户。日程管理操作不够便捷，所需步骤太多，但其内容编辑功能却非常强大。该软件不具有联络通讯、个人理财和信息速查功能。   除此之外，还有许多个人信息管理软件，比如个人信息管理平台、天天个人信息管理、个人超级助理等。用户可以根据自己的实际需求选择适合自己的个人信息管理软件。 1.5.3 博客 博客（Weblog），又译为网络日志、部落格或部落阁等，是一种通常由个人管理、不定期张贴新的文章的网站。博客上的文章通常根据张贴时间，以倒序方式由新到旧排列。许多博客专注在特定的课题上提供评论或新闻，其他则被作为比较个人的日记。一个典型的博客结合了文字、图像、其他博客或网站的链接、及其它与主题相关的媒体。能够让读者以互动的方式留下意见，是许多博客的重要要素。大部分的博客内容以文字为主，仍有一些博客专注在艺术、摄影、视频、音乐、播客等各种主题。 博客是社会媒体网络的一部分,Blog可以将网络上网友集结成一个大博客，成为另一个具有影响力的自由媒体。Blog就是以网络作为载体，简易迅速便捷地发布自己的心得，及时有效轻松地与他人进行交流，再集丰富多彩的个性化展示于一体的综合性平台。 不同的博客可能使用不同的编码，所以相互之间也不一定兼容。而且，目前很多博客都提供丰富多彩的模板等功能，这使得不同的博客各具特色。Blog是继Email、BBS、ICQ之后出现的第四种网络交流方式，是网络时代的个人“读者文摘”，是以超级链接为武器的网络日记，是代表着新的生活方式和新的工作方式，更代表着新的学习方式。   一个Blog其实就是一个网页，它通常是由简短且经常更新的帖子所构成，这些张贴的文章都按照年份和日期倒序排列。Blog的内容和目的有很大的不同，从对其他网站的超级链接和评论，有关公司、个人构想到日记、照片、诗歌、散文，甚至科幻小说的发表或张贴都有。许多Blogs是个人心中所想之事情的发表，其它Blogs则是一群人基于某个特定主题或共同利益领域的集体创作。   随着博客快速扩张，它的目的与最初的浏览网页心得已相去甚远。目前网络上数以千计的用户发表和张贴Blog的目的有很大的差异。不过，由于沟通方式比电子邮件、讨论群组更简单和容易，Blog已成为家庭、公司、部门和团队之间越来越盛行的沟通工具，因为它也逐渐被应用在企业内部网络（Intranet）中。 博客的分类 博客主要可以分为以下几大类： 按功能分 1.基本博客   Blog中最简单的形式。单个的作者对于特定的话题提供相关的资源，发表简短的评论。这些话题几乎可以涉及人类的所有领域。 2.微型博客   即微型博客，目前是全球最受欢迎的博客形式，博客作者不需要撰写很复杂的文章，而只需要抒写140字内的心情文字即可（如新浪微博、Follow5、网易微博、腾讯微博、twitter、随心微博）。   按照博客主人的知名度、博客文章受欢迎的程度，可以将博客分为名人博客、一般博客、热门博客等。按照博客内容的来源、知识版权还可以将博客分为原创博客、非商业用途的转载性质的博客以及二者兼而有之的博客。 3.个人博客 　亲朋之间的博客（家庭博客）：这种类型博客的成员主要由亲属或朋友构成，他们是一种生活圈、一个家庭或一群项目小组的成员（如布谷小区网）。 　协作式的博客：与小组博客相似，其主要目的是通过共同讨论使得参与者在某些方法或问题上达成一致，通常把协作式的博客定义为允许任何人参与、发表言论、讨论问题的博客日志。 　公共社区博客：公共出版在几年以前曾经流行过一段时间，但是因为没有持久有效的商业模型而销声匿迹了。廉价的博客与这种公共出版系统有着同样的目标，但是使用更方便，所花的代价更小，所以也更容易生存。 4.企业博客 　商业、企业、广告型的博客：对于这种类型博客的管理类似于通常网站的WEB广告管理。商业博客分为：CEO博客、企业博客、产品博客、“领袖”博客等等。以公关和营销传播为核心的博客应用已经被证明将是商业博客应用的主流。 　CEO博客。“新公关维基百科”到已经统计出了近200位CEO博客，或者处在公司领导地位者撰写的博客。美国最多，有近120位；其次是法国，近30位；英德等欧洲国家也都各有先例。中国目前没有CEO博客列入其中。这些博客所涉及的公司虽然以新技术为主，但也不乏传统行业的国际巨头，如波音公司等。 　企业高管博客。即以企业的身份而非企业高管或者CEO个人名义进行博客写作。到11月5日，“新公关维基百科”统计到85家严格意义上的企业博客。不单有惠普、IBM、思科、迪斯尼这样的世界百强企业，也有Stonyfield Farm乳品公司这样的增长强劲的传统产业, 这家公司建立了4个不同的博客，都很受欢迎。服务业、非赢利性组织、大学等，如咖啡巨头星巴克、普华永道事务所、Tivo、康奈尔大学等也都建立了自己的博客。NOVELL公司还专门建立了一个公关博客，专门用于与媒介的沟通。 　企业产品博客。即专门为了某个品牌的产品进行公关宣传或者以为客户服务为目的所推出的“博客”。据相关统计，目前有30余个国际品牌有自己的博客。例如在汽车行业，除了去年的日产汽车Tiida博客和Cube博客，去年底今年初我们看到了通用汽车的两个博客，不久前福特汽车的野马系列也推出了“野马博客”，马自达在日本也为其Atenza品牌专门推出了博客。今年，通用汽车还利用自身博客的宣传攻势协助成功地处理了《洛杉矶时报》公关危机。 　“领袖”博客。除了企业自身建立博客进行公关传播，一些企业也注意到了博客群体作为意见领袖的特点，尝试通过博客进行品牌渗透和再传播。 　知识库博客，或者叫K－LOG：基于博客的知识管理将越来越广泛，使得企业可以有效地控制和管理那些原来只是由部分工作人员拥有的、保存在文件档案或者个人电脑中的信息资料。知识库博客提供给了新闻机构、教育单位、商业企业和个人一种重要的内部管理工具。 1.6当代大学生个人信息管理 2l世纪人类社会已走进了信息时代，随着人们的劳动对象、工作介质和劳动产品越来越信息化。人们的生活越来越离不开信息。人们每天都在使用、处理、生产信息。信息是资源，是价值，是财富，信息已经成了个人生存和发展的必要条件。大学生更是生活在信息的海洋中。他们作为社会发展的主体，有着很多个人信息需要管理。大学生的主要任务是学习，有着大量学习资料需要管理；大学生经常使用互联网，在浩瀚的网络资源中不仅需要搜集学习资料。还会寻找生活、娱乐资料等；大学生处于青年阶段，有着无限的活力、广泛的交际圈，在与他人的交往中，以及在参与社团活动的过程中，有大量的信息需要管理；大学生离开了家长、中学老师的管束，合理排自己的生活显得极其重要，提前做好日程、计划安排有利于高效完成学习任务。 1.6.1大学生个人信息管理的内容 大学阶段是学生时代走向社会的过渡阶段。大学生在每天的生活和学习中会接触到大量丰富的信息。大学生需要进行管理的个人信息可以归纳为十类： 1.个人通信录。 主要记录同学、朋友及老师的相关信息。比如姓名、电话号码、QQ号码（MSN）、学校和专业、地址、邮箱、Web主页地址及其他内容。 2.学习资料。 主要是辅助学习的资料。比如课程课件、论文、作业等。 3.日程、计划安排。 存储与时间有密切关系的事务，包括如日历功能、提示功能、特殊日期管理、备忘录等。 4.日记、日志。 主要记录个人对所发生的事务的回顾（包括感想和经验），对某个领域发表的知识和见解。 5.身份ID认证。 主要包括银行存折的账号、密码；信用卡、借阅证等各类卡号、使用记录及密码；网站登录时所用的用户名和密码；身份证、档案、学历学位证书、学生证等号码。 6.娱乐资料。 主要包括影音资料、视频资料、照片以及图片等多种多媒体信息。 7.财务信息。 主要功能为管理个人账务，包括流水账功能、个人财务管理等。 8.网络地址。 主要包含各类网页地址、博客地址、个人空间等。 9.电子邮件。 主要包括收、发电子邮件以及邮件通信簿。 10.其他信息。 1.6.2大学生进行个人信息管理的现状 1.大学生对个人信息管理的概念缺乏认识 大学生对于“个人信息管理”这个概念不是十分了解。据调查，不太了解与完全不了解该概念的人数总和占65%，超过了调查人数的半数，这充分说明了大学生对于个入信息管理这个概念的陌生。而对这个概念的了解只限于相关专业的同学（如信息管理专业）或者有过专门研究的同学。其实电脑和手机这两个大学生常用的工具便是信息化时代的产物，并且解决了大部分大学生遇到的信息管理问题。殊不知，大学生在普遍使用它们的过程中，便是在进行个人信息管理。 2.大学生对个人的日常信息缺乏系统管理 大学生在日常生活中普遍拥有2-3个密码，更有同学的密码多达7-8个。大多数人都出现过遗忘密码而找不到所需求的信息的情况。除此之外，同学们还经常面临找不到或不能及时找到有关资料、存储的文件诸如此类的情况。这说明，在大学生群体中，普遍存在着个人信息管理不善的情况。换句话说，会因为个人信息存放杂乱以及不善于分类而找不到所需求的信息。例如，用纸质文件记载时，随手记在一张纸上；用电脑硬盘存储文件时。存储时随心所欲，没有很好地分类；因为存储信息的载体的原因，如记事本的丢失、电脑系统崩溃等，造成信息的丢失，且无法挽回损失。这些都造成了需要时找不到信息的后果。 3.大学生对个人信息缺乏分类意识 大学生的头脑中已经有对信息分类管理的概念。但却做得不够好。首先，大家普遍会进行分类储存的信息是学习资料，通过手工按科目进行分类；其次，手机几乎人手一部。大学生会使用手机进行个人通信录的管理，其中便涉及对联系人的分组；第三类会被分类的信息是目程、计财类信息，而会进行此项分类的大学生只占一小半。他们的特点是本身参与了社团活动，经常参与讲座、Party等活动，因为事情较多，会对自己的工作和学习分别进行计划安排；第四类常被分类管理的信息是日记类。除了少数同学仍使用笔记本来记日记外，其他同学皆拥有了自己的博客、个人网页等。他们在属于自己的空间里记录信息．发表言论；最不常被分类记录的信息是财务信息。大学生大部分还扮演着“消费者”的角 色。收入不多，经济来源仍是家长。他们会有节约意识，却没有多少意识会对收支情况进行记录和管理。 1.6.3大学生进行个人信息管理的工具 随着科技的发展，走在时代前沿的大学生们使用的信息管理工具也越来越高科技化。目前，大学生进行个人信息管理的工具相对集中在五类：电脑；手机；便携式工具（MP3，MP4，U盘,PDA）；桌面软件（系统）；网络化工具。下面将分别对这五类信息管理工具的使用情况进行分析。 1.电脑 电脑的特点是硬盘空间大，具有可扩充性、可分类。因而成为大学生最主要的信息管理工具。依前所述,大学生通常需要进行记录、分类整理的信息居首的是学习资料。自从多媒体教学之后，学习资料大多数以文档形式存储在电脑中。比如,—个40GB硬盘。可将其划分为C，D，E，F4个盘。分别可用于存储不同类型的信息。比如C盘用于存储系统软件,D盘用于存储学习资料，E盘用于存储休闲娱乐资料，F盘用于存储应用软件。这样。大学生可将大量的信息存储于电脑中，且依据自己的喜好与习惯对其进行分类管理。一般情况下，比较安全可靠。电脑作为个人信息管理工具的普遍化。其中一个重要原因在于这些工具在大学生中已非奢侈品。 2.手机 一个普通手机具有的基本信息管理功能有：电话簿、闹钟、备忘录、日历、日程表以及计算器等。近几年，手机更新换代很快，新功能层出不穷，针对大学生扩展的信息管理功能有：手机上网、电子字典、多媒体卡扩展、蓝牙接口、数据线接口、摄像头、视频播放、音乐播放器等。因此手机也是大学生主要的信息管理工具。 3.便携式工具（MP3，MP4，U盘,PDA） U盘和MP3是大学生用来暂时存放信息的常用工具。随着电脑日渐渗透到日常生活和工作当中，文档、图片等的电子资料的远程交流日益频繁。U盘、MP3的移动存储功能正好切合了这种趋势，而且由于自身价格低廉，操作简单,轻巧方便，可存放各种格式的文件，颇受大学生的欢迎。处于潮流前沿的大学生，对于娱乐信息的需求也相当大，可以播放音乐的MP3在大学生中的普及率越来越高。MP4因为可以存放视频信息。个人掌上电脑PDA由于定位于经理人群体，其功能主要适用于一些商务人士。而且一般价格较高，故大学生中只有极少数人在使用PDA管理个人信息。 4.个人信息管理软件（系统）和网络化工具 在大学生中，使用个人信息管理系统或软件的人可谓“风毛麟角”。而网络上正流行的具有个性化的信息管理工具。如博客、个人图书馆、 QQ空间等的使用却呈上升趋势，成为大学生新宠。之所以差别如此悬殊，是因为： 1）功能。从功能上来看。二者区别并不很大。对于主要功能：如通信录管理、日程管理等，软件及网络工具都能满足大学生的需求，只是侧重点不同而已。因此，功能并非二者差别悬殊的主要原因。 2）经济条件。现阶段，个人信息管理软件种类繁多，但是免费软件屈指可数，即使免费，其功能会被限制。大多数大学生并没有固定的收入，个人信息管理软件显而易见地被看为奢侈品丽非必需品。而空间、博客、个人图书馆等大多数网络工具都是免费的，仅需要在网上注册激活就可以开通使用。 3）操作方便性。个人信息管理软件大多采用C/S模式，即将应用程序安装在客户端，无论该软件是单机版还是网络版，都不可避免需要进行软件的安装，安装之后需要不定时地进行升级，既浪费了时间又增加了终端硬件开销。而网络工具大多数仅需要在网上进行注册之后便可以开通使用，无需额外软件的开销，比较符合大学生的要求。 4）资源共享。软件管理的信息存储在个人电脑上，一般无法进行信息的共享。而网络工具利用互联网上丰富的信息资源和强大的跨地域通信功能，迎合了大学生的心理需求。大学生可以按照个人的喜好，随意定制、点播各种新闻、旅游信息；还可以将五湖四海的朋友通过网上PIM服务组织起来，共同实现完成一项伟大的理想或创意。 5）携带方便。软件管理的信息存储在个人电脑上。不方便携带，地点、设备的变化都会使PIM服务的使用变得困难，同时还存在数据丢失、信息交流困难等问题。随着互联网的兴起，PIM服务不再受这样的困扰，只要能够接入互联网，就可以随时随地使用PIM服务。 6）时尚所趋。在WEB2．0背景下，QQ空同、博客已成一种时尚。将自己写的文字发到网络上，让更多的人看到并评论，由此结交志同道合的朋友，是时下年轻人的时髦。并且可以很好地掩饰自己的身份，保护个人隐私。大学生的博客文字往往不多,很少有洋洋洒洒的叙事。通常是一些短小精悍的文章。甚至有些只是每天日常的流水账，或记录一些小的感想。博客以非常自我和个性化的方式介入大学生世界，每个大学生都有倾吐的愿望．希望自己的生活被关注，而博客的个性化、人性化表达平台，使得每个参与者的自我意识与角色意识都前所未有地获得释放。     个人信息管理可以提高查找信息、获取知识的能力和效率。从这种意义上讲，在当今这个信息时代，信息是每—个人的资源和财富，而我们需要的是有序组织、管理得当的信息。大学生通过提高个人信息管理的能力，能够很好地增强社会竞争力，促进自身的发展。 2 信息机构管理 信息机构是根据社会的具体信息需求，在一定范围内实施信息收集、加工、分析、存储、发布、提供等有关信息管理活动的组织形式。从广义上看，信息机构包含信息管理协调型机构和信息生产服务型机构，后者又分为信息技术设备制造机构与信息服务机构两种类型。本书所探讨的信息机构主要是指信息服务机构，包括图书馆、情报所、统计局及其他政府信息服务机构等非盈利性信息机构，也包括以咨询公司为代表的盈利性信息机构。沃伦·R·普伦基特和雷蒙德·F·阿特纳（1997）把管理定义为一个或多个管理者单独或集体通过行使相关职能和利用组织的各种资源来制定并达到目标的社会活动，其中组织的各种资源指原材料、资金、人员和信息等，相关职能指计划、组织、人员配备、领导和控制等。因此，对于信息机构的管理，可以从职能和对象两个角度人手，分析信息机构通过行使计划、组织、人员配备、指导、控制职能，对组织的各种资源（技术、资金、人员、信息），协调一致，为达到组织目标，完成本组织的任务发挥最大的效用。 2.1 信息机构的管理职能 20世纪初期，亨利·法约尔指出，所有的管理者都履行计划、组织、指挥、协调、控制5种管理职能。现在，大部分管理学教科书认同管理工作是由一系列相互关联、连续进行的活动构成的，这些活动可以被归类为4大主要的管理职能，即计划、组织、领导和控制。作为社会组织，信息机构的管理活动也离不开4大管理职能；同时信息机构作为信息集散地，在社会信息化大背景之下，除了维持生存，还必须不断调整，以适应动态环境——这即是经常被人们忽视的管理的“创新职能”。 1．信息机构的计划职能 在信息机构的管理活动中，计划是各项管理职能的前提和核心，必须以管理工作目标化、计划工作系统化为手段，通过计划把信息机构在一定时期内的活动任务分解给内部各个部门、各个过程和每个成员，从而不仅为这些部门、过程和个人在该时期的工作提供具体的依据，而且全面组织和协调，有效合理地实现信息机构的决策目标。基于全面计划管理的思想，信息机构计划的主要内容包括两部分： 1）信息机构横向计划项目，有产品开发计划、服务开发计划、市场营销计划、人力资源计a划、财务管理计划、融资投资计划、组织发展计划、资源建设计划、工资福利计划、基本建设计划、其他专项计划等。 2）信息机构纵向计划项目，有信息机构的总计划、信息机构的部门计划、机构成员的个人计划。这两部分相互交叉，共同构成了信息机构计划的主体。信息机构计划职能的实施，必须采用特定的管理方法，具体如下： ①目标管理。从宏观决策的角度划分，组织目标分为战略目标和战术目标。具体到信息机构，其战略目标贯穿于运作的全过程，具有宏观意义，是对其长期管理目标的简要说明。信息机构的战术目标是指具体管理目标的详细表述，包括与具体部门、短期效益、特定任务的细节性管理活动有关的目标，涉及信息用户、信息服务、信息产品、效益、信息资源、物质资源、信息工作人员等具体因素。 ②滚动式计划。由于信息机构与内外管理环境的相关性较强、主客观因素变化较大，因而对管理者和机构的应变性、管理活动和管理任务的针对性要求较高，但是这往往是目标管理方法的不足，所以信息机构为了强调目标的制定与实施要具备灵活性和权变性，根据环境的变化，适时调整计划，在计划实施中经常采用滚动式计划。这是一种定期修订未来计划的方法，在计划期的第一阶段结束时，要根据该阶段计划的实际执行情况和外部与内部有关因素的变化情况，对原计划进行修订，并根据同样的原则逐期滚动，每次修订都使整个计划向前滚动一个阶段。滚动式计划的显著优点是切合实际，能使长期计划、中期计划和短期计划相互衔接，短期计划内部各阶段相互衔接，大大增加了计划的弹性。 ③网络计划技术。网络计划技术是20世纪50年代后期在美国产生和发展起来的，包括各种以网络为基础制定计划的方法，如关键路径法、计划评审技术、组合网络法等。其基本原理是把一项工作或项目分成各种作业，然后根据作业程序进行排列，通过网络图对整个工作或项目进行统筹规划和控制，以使用最少的人力、物力、财力和信息资源，用最高的速度完成工作。 2．信息机构的组织职能 再好的计划方案只有落实到行动中才有意义，因此组织工作是必不可少的。组织作为一项重要的管理职能，包括分工、构建部门、确定层次等级和协调等活动．即决定组织需要完成什么样的任务，怎样完成以及由谁来完成，谁向谁报告，以及各种决策应在哪一级上制定等。这一职能是把计划变成行动的过程，涉及对所需资源的配置，透过有效的组织工作，管理人员可以更好地协调组织的各种资源，更顺利地达成组织目标。 作为知识型组织，信息机构的组织管理既符合一般社会组织的管理规律，又具有自身的组织结构和管理活动的特性。信息机构的内部构造和外部联系都凸现出组织的知识特性，知识的增值能力远远超过资本的增值能力，突出了对管理活动中各种信息的整合与交流，强化了组织管理链条的信息沟通功能，保障信息管理、知识管理、人力资源管理、物质资源管理等活动的整合，这些新变化突出体现在组织结构的变革上，总体发展趋势表现为：扁平化、柔性化、虚拟化。 作为知识型组织，信息机构还应该是一种学习型组织，全体成员应全身心地终身学习，不断超越自我，并给组织带来新的活力。因此信息机构的组织结构应有助于员工系统地学习、思考，将分散在各个员工头脑中的零星知识资源整合成强有力的知识合力。总之，信息机构的组织结构和管理体制应该是宽松、民主的，使每一位员工均有余地和动力，在组织战略的指导下充分发挥自己的能动性和创造性。 信息机构要成为一个完善的组织，就必须不断提高组织效率、管理效益和发展潜力，寻求经营利润、经营范围和组织资源持续增长，努力适应社会信息环境、技术环境和组织环境的长期发展，其组织管理内容主要关注以下领域：组织结构的设计；管理人员的配备；规章制度的建立。 3．信息机构的领导职能 有了计划，构建了合适的组织结构，聘用了合适的人员之后，就需要开展领导工作了。领导是管理的重要职能，是贯穿于管理活动中的一门非常奥妙的艺术，其能力与水平的高低直接决定着组织的生存与发展，具有指挥、协调与激励作用，包括如何采取有效的方式指导和激励所有的参与者以及如何解决冲突问题。在领导工作中应注意两个要点： 1）努力搞好组织的工作。 2）努力满足组织成员的个人需要。 一般而言，信息机构应该在选择领导方式的时候着重考虑以下问题： 1）不同层次管理下属及其管理素质对于领导方式有不同的影响。 2）信息机构的知识性和学习性组织特征对领导方式的影响。 3）领导者的个性特征对于领导效能具有“双刃剑”作用。 4）领导方式不是一种固守的僵化模式，必须因地制宜、因人而异。在信息机构管理发展过程中，“授权”概念正在被“赋权”概念所替代，“赋权”思想与信息机构的组织结构变革相一致。 4．信息机构的控制职能 信息机构的控制是实现各项管理政策的基本手段，信息机构自身的特点决定了其控制的特殊性，主要表现在：控制背景的知识性，信息机构是典型的信息型组织，知识员工占据主体，对这些知识员工的控制在理念上突出强调知识性，以人为本；控制对象的单纯性，信息机构组织结构呈现出新的发展特点，如扁平化，中间管理层逐渐弱化，再加上员工以专家为主，单纯性特征日趋明显；控制手段的学习型，信息机构成为“一个能熟练地创造、获取和传递知识的组织，同时也要善于修正自身的行为，以适应新的知识和见解”，人性化、指导性控制越来越明显。鉴于以上特点，信息机构控制的重点逐步发生转移，这些变化主要表现为：淡化他人控制，突出自我控制；淡化过程控制，突出成果控制；淡化数量控制，突出质量控制。因而，以人为本，成果控制与自我控制相结合，增强信息机构的服务能力和水平，提高产品的市场占有率将是控制的主要任务。信息机构控制的内容主要包括：人员控制；财务控制；业务活动控制；信息控制。 5．信息机构的创新职能 信息机构的创新职能主要体现在以下方面：目标创新；技术创新；制度创新；组织结构创新；环境创新。对于信息机构的领导者来说，创新要从以下几个方面人手： 1）正确理解和扮演“领导者”的角色，自觉地带头创新，并努力为员工提供和创造一个有利于创新的环境，积极鼓励、支持、引导员工进行创新。 2）创造促进创新的组织氛围，促进创新的最好方法是大张旗鼓地宣传创新，激发创新 3）制定有弹性的计划，使人们有时问去思考，有条件去尝试。 4）正确对待失败，允许失败，支持失败，甚至鼓励失败。 5）建立合理的奖酬制度，奖励的对象不仅包括成功的创新者，而且包括那些努力者；奖励制度要既能促进内部之竞争，又能保证成员间的合作。计划、组织、领导、控制和创新5种职能，既相互独立，但不是孤立，又承上启下，相互关联，构成一个完整的过程，出发点和目的地都是信息机构目标的实现。 2.2 信息机构的管理对象 对于任何组织来说，管理对象都是人、财、物、信息及其相互关系，信息机构也不例外。由于信息机构本身的一些特殊性，其管理对象更突出了信息和人这两个要素。信息资源管理是业务活动的基础，一切活动都是紧密围绕信息展开的，这个要素是信息机构生存与发展的根本；对人的管理，不仅包括组织内部的人力资源管理，也包括用户管理。 1.信息机构的人力资源管理 信息机构人力资源管理是信息机构为了获取、开发人力资源所实施的一系列管理活动的总称，具体过程包括人力资源规划、人员招聘与挑选、绩效评价、人员培养等活动，其核心是构建人力资本优势。 信息机构人力资源管理的基本程序是： 1）人力资源基础工作。科学分析信息机构的人力资源状况及其发展趋势，制定人力资源规划，建立健全管理机制，提供人、财、物的保障。 2）人力资源配置。包括建立人力资源储备，从吸纳和更新两个方面人手，完成人员的招聘与挑选；合理调用人力资源，关键是“人尽其才、才尽其用”，实现人与事的有机结合。            3）人力资源塑造。包括管理者的客观评价、人员培训和人事档案管理3个方面，对管理者的客观评价是信息机构人力资源塑造的条件，有助于管理者总结经验、提高素质，有助于信息机构识别和选拔人才；人事档案管理主要包括人员聘用、人事任免、人员考核、人员培训、薪酬等方面的档案管理，要突出客观性、真实性、服务性，发挥“查往知来，视兹故帙”的作用。  4）人力资源维持。一是健全人力资源保证体系，主要包括薪酬和员工职业生涯设计两个方面；二是形成良好的组织文化，促进信息机构自身的发展。 5）人力资源管理成果评价。除了对信息机构人力资源管理部门的管理过程和成果进行评价外，主要是从信息机构通过人力资源管理获得的管理效益进行评价，应建立全面而合理的评价指标体系。 信息机构人力资源管理策略包括总体策略和具体策略。总体策略是信息机构对人力资源管理基本体制的选择，主要明确人力资源管理的主要内容、人力资源管理部门与其他相关部门之间的关系、人力资源管理的技术基础、人力资源管理部门的设置、人力资源管理人员的配备。具体策略是总体策略的具体化，是对管理中具体问题和特殊问题的处理技巧，如人力资源规划、人员激励、组织文化建设。 2.信息机构的用户管理 现代信息机构的用户管理立足于其信息资源管理活动，通过专门的技术手段和方法，将特定用户的特定需求与特定信息资源有机地联系起来，其根本目标就是在把握信息机构用户及其需求的规律和特征的基础上，充分利用信息资源管理成果，借助各种现代营销手段，拓展信息用户市场，发挥信息机构资源优势，全面满足信息用户的特定需求。因此，用户管理的定位是“用户第一、资源为本、服务至上、管理为先”。信息机构用户管理的主要内容有：            1）信息用户调研。调查用户本身的特性、用户所需信息的主题内容、用户获取信息的方法与习惯、用户所需信息的类型与数量指标等。 2）信息机构营销。将现代营销的技术和方法运用于用户管理之中，采用相应的管理手段和营销策略，分析信息市场全局，根据用户需求，推出优质的信息产品与服务，实现信息机构的管理与服务效益，获取并保持竞争优势。 3）提供信息服务基础。服务必须建立在对信息用户的信息需求的预测和分析之上，强调信息需求的服务导向。强调信息市场的资源配置。 4）实现信息机构效益。实现经济效益和社会效益，将潜在效益转化为现实效益。 5）强化机构社会联系。将信息机构作为联结信息资源与信息用户的渠道，既发挥用户和资源的作用，对扩大信息机构的社会影响。 信息机构用户管理遵循以下基本程序： 1）信息用户管理的准备。 2）信息用户调查。在准备阶段工作的基础上，首先要形成一个完善的信息用户调研计划，然后依据计划，开展与具体调研对象和方法相关联的实地调查，最后，科学分析调研原始数据，有效综合各种初步调研成果，形成调研报告。 3）信息机构营销。一是市场定位；二是市场经营；三是营销反馈。 4）信息用户管理成果评价，站在定性与定量角度，从用户市场分占实力、产品与服务水平和用户管理能力3个方面进行评估。 信息机构用户管理的策略包括总体策略和具体策略两方面内容。总体策略是信息机构对用户管理的基本体制的选择，主要明确用户管理的主要内容、用户管理部门与相关部门之间的关系、用户管理的技术基础、用户管理部门的设置、用户管理人员的配备等。具体策略是根据总体策略制定的具体作业活动，涉及用户调研对象的确定、用户调研方法的选择、市场营销组合策略的制定、虚拟信息资源体系的用户管理等。 3．信息机构的经费管理 信息机构经费管理的内容包括： 1） 确定各类经费的分配，编制开支预算。 2） 审核制定各类开支的。 3） 节约经费支出，提高经费使用效益。 4） 适时进行经费使用情况分析，实行财务控制。 5） 严守财务纪律，加强财务监督。 要改善传统的经费管理体制。对于非盈利性信息机构，在未来的建设中需要投入大量的资金，如果单纯依靠行政拨款是无法实现的，因此经费来源要从单一的行政拨款，转变为行政拨款、社会捐款和经营收入诸渠道共同构成，应鼓励社会力量捐赠或投资参与图书情报事业建设。 要改进经费管理过程。在信息机构中，经费的分配过程应为：首先是经费的预算，其次是经费的分配和使用，最后是经费使用效果的评估。 1）在经费的预算过程中，首先要预先估算出在一段时间内的收入和支出。预算支出项目主要包括人员开支、文献购置费用、设备购置和维持费、业务经费、公共关系活动经费、行政管理开支等。 2）经费的分配和使用，主要是对经费管理体制进行改革。具体可以采取以下措施：改变传统采购方式，根据实际情况，采用邮寄、直接购买、批量购买、联合购买等不同方式；改善文献资源的经费管理，信息机构在资源建设上，要走特色化道路，加强网络合作，实现资源共享；加强人力资源的经费管理。 3）经费使用效果的评估是利用会计、统计方法，通过业务核算等资料，联系实际，对信息机构的财务活动的过程和结果进行比较、分析和研究。 4.信息机构的技术设备管理 信息机构的技术设备管理信息机构技术设备管理就是从组织整体的角度对机构的业务管理技术方法和管理设备的有效选择和应用进行的科学规范，确立合理的业务技术和设备管理的方法体系、应用机制并加以实施。 从狭义的角度看，信息机构技术设备的主要内容是： 1）技术设备体系的构建。 2）技术设备规程的形成。 3）技术设备管理的运行。主要包括技术方法管理、技术流程管理和管理设备管理3个方面。 4）有效确定技术设备支撑。 5）合理配置管理要素。 6）不断强化管理特色。 信息机构技术设备管理的基本程序是： 1）基础工作，包括确定信息机构技术设备管理的根本任务、活动范围和管理内容，建立健全技术设备管理机制，明确技术设备管理的技术方法、评价机制、管理细则和工作程序。 2）体系的构建，包括现有技术设备的结构分析、建立完善的技术设备体系两个方面。 3）规程的形成。首先对技术设备规程进行内容分析，主要包括总规程和具体规程。总规程是信息机构技术设备的基本任务、具体构成、管理原则和管理流程等方面的总体规定和说明以及技术设备的标准化管理务、合理化建议管理和奖励制度；具体规程是信息机构技术设备的选择、开发、应用和维护的具体规定和说明。其次，制定科学的技术设备规程。 4）运行。一要坚持和维护管理规程的地位和作用，二要注意结合管理活动中的实际情况具体问题具体处理，三要强调相关信息的反馈和技术设备的相互配合。 5）成果评价。既要对技术设备管理部门的管理过程和成果进行评价，又要对信息机构通过技术设备管理获得的管理效益进行评价，应建立全面而合理的评价指标体系，主要包括结构性指标、经营管理指标和投入产出指标等。 信息机构技术设备管理的策略包括总体策略和具体策略两方面的内容。总体策略是信息机构对技术设备管理基本体制的选择，即对技术设备管理基本政策的确立，主要要明确技术设备管理的主要内容、技术设备管理部门与相关部门的关系、技术设备管理的技术基础、技术设备管理部门的设置、技术设备管理人员的配备。具体策略涉及技术设备合理化建议，要有切实的组织领导和保证，专人负责，有客观的审查与处理标准和程序，有完整的原始记录和技术总结，经过试验和应用，有效果证明和鉴定材料，经过验证和效益评价，还要有奖励与审批程序和惩罚措施；一般业务管理流程，经过信息资源调查、评价、采访、描述与揭示、存储、分析、开发、服务等若干环节；技术应用和设备操作标准，要有一定的适用范围，要有相对应管理活动的信息机构技术应用和设备操作细则，对于具有共性的、非智力的技术应用和设备操作进行科学的作业分析，对具有个性的或智力的技术应用和设备操作则要保证相当大的灵活性。 参考文献： [1]柯平，高洁.信息管理概论[M]. 北京市：科学出版社，2007：386-403.