总帐操作流程

总帐系统 1、 总帐系统初始 1、 选项设置 我的工作 系统菜单 设置 选项 具体设置意义查看帮助 2、 系统初始化： （1） 会计科目设置： 点击设置 会计科目 弹出会计科目设置窗口进行会计科目的增加、修改、删除 增加会计科目：先选中要增加科目的上级科目 点击“增加”按纽 按照科目级长的原则输入科目编号 输入科目名称 选择辅助核算 确定 注：要严格遵循科目级长的编码原则；要先增加上级科目再增加下级科目 修改会计科目：选中要修改的会计科目 点击“修改”按钮 修改相应项 确定 注：非末级科目只能修改科目名称，不能修改科目编码；末级科目二者都能修改 删除会计科目：选中需要删除的科目，点击“删除”按钮即可 注：不可以删除已经使用过的科目，不能删除还有下级科目的科目，必须先删除末级科目才能删除上级科目。 指定科目：必须指定科目，否则将不能输入，银行帐和日记帐，不能进行出纳签字和查询日记帐。 在会计科目设置界面 点击“编辑”菜单 指定科目 选择“现金总帐科目” 待选栏目中将现金科目选中 双击 将其转移到已选科目中 再选择“银行总帐科目” 待选栏目中将银行存款科目选中 双击 将其转 移到已选科目中 确定即可 （2） 凭证类别设置： 设置 凭证类别 选择分类方式 确定 设置相应内容 退出即可 （3） 结算方式 设置 结算方式 点击“增加”按钮 按照编码原则输入结算方式编号 输入结算方式名称 点击“保存”按钮 继续增加下一个结算方式 是否票据管理：选择将可以进行支票管理 （4） 分类定义：（地区分类、客户分类、供应商分类） 地区分类：点击地区分类 点击“增加”按钮 按照编码原则输入地区分类编码 输入地区分类名称 点击“保存”按钮 继续增加下一个地区分类 客户分类、供应商分类与之相似 （5） 编码档案：（部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、项目目录） 部门档案：按编码原则输入部门编号 输入部门名称 保存即可 职员档案：选择所属部门（要最末级的部门） 点击“增加”按钮输入相应的内容（“*”是必输项） 点击“保存”按钮 客户档案、供应商档案与部门档案相似 项目目录： 增加项目大类： 点击“增加”按钮 输入项目大类名称 下一步 完成 项目分类定义：按编码原则输入 项目目录定义：按编码原则输入 （6） 数据权限分配： 可以按照用户和角色设置明细权限 进行科目、部门等明细权限设置 （7） 金额权限分配 可以对用户、角色进行金额控制，达到一定的控制目的 例如：如果设定某个用户现金的制单金额为50000元，则在制单时如果现金的制单额超过50000元将不允许保存。 （8） 期初余额录入 点击设置下的期初余额项进入录入期初余额界面 在期初余额列有三种颜色的单元格，分别为白色、灰色、米黄色 白色的单元格是末级科目，期初余额可以直接输入 灰色的单元格为非末级科目，期初余额不需要录入由末级科目的金额汇总 米黄色是具有辅助项的科目要双击单元格弹出辅助科目期初余额录入界面 点击“增加”按钮 输入日期（必须小于启用日期） 摘要 客户、供应商、项目 输入金额 再点击“增加”按钮输入下一笔 注：摘要必须输入；客户等辅助的项目可以双击后点击放大镜选择，在点击放大镜前可以输入“%XXX”再点击放大镜进行过滤减少查询内容。 录入完成后要进行 试算和对帐 保证输入的正确性和统一性 2、 业务 1、 凭证操作 （1） 填制凭证： 点击凭证前的“+”列出子项 点击填制凭证 弹出填制凭证界面 点击“增加”按钮 选择凭证类别（回车） 注意填制日期（回车） 输入附属单据数（回车） 输入摘要（回车） 可以直接输入科目编号也可以选择科目（必须到末级科目）（回车） 具有辅助项的注意输入辅助项目（回车） 输入借贷方金额（回车） 输入下一笔分录 录入完成后“保存”即可 （2） 修改凭证 找到要修改的凭证，修改后保存即可 注：已经审核、签字、记帐的凭证不能修改；谁填制的谁修改 （3） 删除凭证： 第一步：找到要删除的凭证，点击“制单”菜单下的作废/恢复项将要删除的凭证先作废（要取消作废只需要在点击作废/恢复即可） 注：谁填制的谁作废 第二步：点击“制单”菜单下的整理凭证项弹出整理凭证界面 选择要删除的已经作废的凭证所在期间 确定 在要删除的已作废凭证后的删除？处双击选中 点击确定 询问是否整理凭证断号 选择是（将自动重新排列序号，让凭证号连续）否（不整理凭证断号，被删除的凭证号将空缺）完成凭证整理 （4） 查询凭证 在填制凭证界面 点击“查询”按钮 输入或选择查询项目（注意：辅助选项的作用） 点击上一张、下一张查看凭证 填制凭证的快捷键：F5 增加凭证 F6 保存凭证 F8 科目和编码的转换 F9 计算器 负号输入红字 空格借贷方切换 “=”快速计算余额 2、 审核凭证 点击凭证下的审核凭证项 选择凭证类别和审核凭证的期间 点击“确认” 弹出审核凭证列界面 点击“确定”按钮 弹出审核凭证界面 点击“审核”或者点击“审核”菜单下面的“成批审核凭证项”进行审核过程 审核后的凭证在审核人后面会有审核人的名字 注：审核人必须是具有审核权的人，并且审核人不能和制单人为同一人 取消审核： 点击凭证下的审核凭证项 选择凭证类别和审核凭证的期间 点击“确认” 弹出审核凭证列表界面 点击“确定”按钮 弹出审核凭证界面 点击“取消审核”或者点击“审核”菜单下面的“成批取消审核凭证项”进行审核过程 取消审核后的凭证在审核人后面审核人的名字将去掉 注：谁审核的由谁取消 3、 出纳签字（取消签字） 与审核（取消审核）相似 4、 记帐： 系统菜单 凭证 记帐 选择要记帐的凭证 下一步 下一步 记帐 注：上月未结帐本月不可以记帐；没有审核的凭证不能记帐；期初余额不平不能记帐 5、 期间损益结转： 第一步：转帐定义：期末 转帐定义 期间损益 选择凭证类别 本年利润栏目中选择本年利润科目（3131） 确定即可 第二步：转帐生成：期末 转帐生成 期间损益结转 全选 确定 生成的凭证补充完整保存即可（会出现以生成字样） 6、 结帐 期末 结帐 下一步 对帐 下一步（查看月度报告） 结帐 注：对帐不平不可以结帐；有未记帐凭证不可以结帐；其他系统不结帐总帐不可以结帐 7、 逆向操作 （1） 取消结帐 （必须以帐套主管登陆） 期末 结帐 选中要取消结帐的月份 按“CTRL+SHIFT+F6” 输入主管口令 确定 取消即可 （2） 取消记帐 （必须以帐套主管登陆） 第一步：激活取消记帐前状态 期末 对帐 按“CTRL+H” 弹出提示“恢复记帐前状态功能已被激活” 退出 第二步：凭证 恢复记帐前状态 输入主管口令 选择恢复的情况（最后一次记帐或月初状态） 确定即可 （3） 取消审核、签字（参照前面） 8、 查询凭证、总帐、明细帐、科目汇总表、余额表、辅助帐等 9、 快速查询和快速输入方法等 日常操作流程 一、总体流程： 填制凭证 审核凭证 （出纳签字） 记账 转账 审核凭证 记账 结账 ①填制凭证：（增加、修改、删除） a、增加凭证： 总账 填制凭证 点击增加按钮 选择凭证类别 填制日期（不可以跨月修改要注意） 附属单据数 摘要（不可以为空） 会计科目（可以选择：点击“放大镜”标志图标或F2，必须选择末级科目） 输入借贷方金额 保存 注意：如果是红字冲销在输入金额时输负号金额，变成红色即可 损益类科目金额在反方向发生时要在原方向用红字表示（便于查账和报表取数，如：财务费用的利息收入：借：银行存款 100 借：财务费用-利息收入 -100） ②修改凭证：找到需要修改的凭证 修改完再次“保存”即可 注意：“设置”菜单 选项中“是否允许修改和作废他人填制的凭证”的选择 修改摘要、科目和金额，只需将光标移到欲修改处，直接修改即可 若修改辅助核算，双击辅助核算处，弹出辅助项录入窗，先清空，再修改 已经审核的凭证不能修改 其他模块生成的凭证不能在总账中修改 标错的凭证可以修改，修改后自动取消“有错”标记 ③删除凭证：第一步 在填制凭证中“查询”要删除的凭证 点击“制单”菜单 作废/恢复（已经作废的凭证可以恢复，最好为同一人） 第二步 点击“制单”菜单 整理凭证 选择作废凭证所在的期间 “确定“在需要删除的凭证后面双击或“全选” 点击“确定” 是否整理凭证断号（提示：是与否的区别 例如：有0001、0002（已作废）、0003、0004号四张凭证，当整理凭证时将0002号删除，如果整理凭证断号则凭证号为：0001、0002、0003号；不整理断号则为0001、0003、0004号） 注意事项：1、制单人不可以用审核人的姓名注册 2、凭证填制日期要注意期间是否正确 3、手工编号和系统编号在整理凭证时是否整理凭证断号的选择 4、插分（插入分录）、删分（删除分录）、余额等按钮的灵活运用 5、快捷键的使用：F2：查看、F5：增加 、F6：保存、F8：科目名称和编码切换 F9：计算器 红字用“-”表示、“空格”键：切换借贷方向 6、辅助核算科目一定要输入相应的辅助核算项目否则辅助核算账簿中不能反映真实数额，造成总账与辅助账核算不一致 ②审核凭证：（单张取消审核）总账 审核凭证 审核凭证 选择要审核凭证的月份 点击“确认” 再点击“确定” 点击“审核”（取消）按钮 下一张（重复操作） 成批审核：（成批取消审核）总账 审核凭证 审核凭证 选择要审核凭证的月份 点击“确认” 再点击“确定” 点击“审核”菜单 成批审核凭证（成批取消审核） ③出纳签字（取消出纳签字）、成批出纳签字（成批取消出纳签字）操作方法同上 ④凭证标错：在审核凭证时若发现此凭证有错，可以点击“标错”按钮，待修改后重新审核 注意事项：1、审核人（签字人）必须是具有审核权的人 2、取消审核、签字必须与审核人为同一人（谁审核的谁取消、谁签字的谁取消） 3、审核、签字后的凭证不可以修改 4、标错或作废的凭证不需要审核 ⑤记账：自动登记总账、明细账和所有辅助核算账 总账 记账 选择记账范围(分隔符只能是逗号或减号，且只能是 英文状态) 下一步 下一步 记账 注意事项：1、没有审核、签字 （区别）的凭证不可以记账 2、作废凭证参与记账但是不写入数据 3、记账必须保证期初试算平衡 4、上月不结账本月不可以记账 ⑥期间损益结转： 第一步：“期末”菜单 转账定义 期间损益 选择凭证类别和本年利润科目 确定 第二步：“期末”菜单 转账生成 选择结转月份和期间损益结转 选择收入、支出类分别结转或者全部一次性结转 点击‘全选’按钮 点击‘确定’按钮 将生成的凭证检查填完整保存(有已生成字样)即可 审核凭证 记账 注意事项:1、新增损益科目后，必须重新设置本年利润科目 2、转帐前必须将所有凭证记账 3、转帐生成每月只能一次 4、生成的凭证要审核后才能记账 5、使用应收、应付模块，则不能按客户、供应商结转 6、汇兑损益的结转前，需在“外币设置”中录入调整汇率即期末汇率 ⑦结账：总账 月末处理 月末结账 选择要结账的月份 下一步 对账 下一步 下一步 结账 注意事项：1、有未记账凭证不可以结账 2、对账不平不可以结账 3、其他系统未结账不可以结账 4、学会查看月度工作报告 二、各种查询和逆向操作 ①查看账簿：总账、明细账、辅助账（包括辅助总账、明细账） a、 凭证查询： Ⅰ未记账凭证的查询： 在填制凭证的界面中点击“查询”按钮 输入查询条件（点击辅助条件：列出更明细的条件，再次点击则隐藏辅助条件） 点击“确认” 通过“上一张、下一张”翻查到该凭证 Ⅱ已记账凭证的查询： “凭证”菜单 查询凭证 输入查询条件（辅助条件同上） 确认 上下拖动查找到该凭证后双击（同样可查未记账凭证） b、 总帐查询：“帐薄”菜单 总帐 c、 明细帐查询：“帐薄”菜单 明细帐（若查询现金、银行存款科目要选择：按月查询，否则不允许查询现金、银行存款） d、 现金、银行存款日记帐查询：“出纳”菜单 现金日记帐、银行存款日记帐 说明：总帐 明细帐 凭证（总帐、明细帐、凭证联查） e、 余额表查询：“帐薄”菜单 余额表 f、 科目汇总表查询：“凭证”菜单 科目汇总 ②逆向操作： 以帐套主管的身份登录 Ⅰ　更换操作员：“文件”菜单 重新注册 Ⅱ　取消结账 取消记账 取消审核、签字 修改凭证 Ⅲ　取消结账：期末处理 月末结账 选择要取消结账的月份 按“CTRL+SHIFT+F6” 输入主管口令 确定 退出即可 Ⅳ　取消记账：1、期末处理 试算并对账 在界面下按“CTRL+H”提示“恢复记账前状态被激活” 退出 2、总账 “凭证”菜单 恢复记账前状态 选择“月初状态” 确定 输入主管口令 确定即可 注意事项：1、必须以账套主管身份注册 2、牢记取消结账和取消记账的热键 ③如何修改他人填制的凭证 “设置”菜单 “选项”中凭证页的允许修改和作废他人填制的凭 证框要选择 以另一操作员的身份注册 通过“查询”按钮找到该凭证 在任一 笔分录上点击一下 双击凭证右下脚的第三个小图标 弹出“是否需要修改他人填制的凭证” 点击“是”即可 保存