造成医院二级库药品数量误差的原因及解决办法

造成医院二级库药品数量误差的原因及解决办法 造成医院二级库药品数量误差的原因及解 决办法 广东药学2004年第l4卷第6期 造成医院二级库药品数量误差的原因及解决办法 许百虹,郑春铭,赖伟华(广东省人民医院,广东广州510080) ? 75? 摘要:目的了解造成医院二级库药品数量误差的原因,提高药品管理水平,方法利用计算机药库管理系统,对我院东病 区西药房2003年3月以来在实施二级库管理过程中造成药品数量误差的原因进行调查和分析.结果有23种影响我院药 品二级库数据准确性的原因,其中因药房管理不善造成的直接原因占15种,其他因应用程序,医疗操作等间接原因占8种. 结论造成医院药品二级库数据误差的主要因素是药房自身管理问题,可通过规范药品来控制. 关键词:药品数量误差;二级库;直接原因:间接原因 中图分类号:R952文献标识码:B文章编号:1007—9939(2004)06—0075—02 医院药品二级库(药房)电脑管理与传统的药 房药品管理不同,它要求药房所有药品都有准确的 来源,去向和统一有序的存贮.在实施二级库管理 中,要求药品在医院各环节的流向始终与计算机信 息显示同步,一致,准确.但在实际操作过程中,计 算机显示的药品数量与人工盘点数量之间却往往有 较大的偏差,本文对我院东病区西药房2003年3月 实行药品二级库管理以来,出现的药品数量误差的 原因和解决办法进行了分析和总结,并提出我们的 解决办法,以期为进一步完善二级库药品管理提供 参考. 1材料和方法 1.1支持系统 硬件:服务器段DELL8450,客户段P3,P4128 兆兼容机.软件操作系统Windows2000,数据库 SQL2000,开发语言Vb6.0. 1.2药品统计方法 按《经济管理杂志》上介绍的美国ABC管理办 法.,将除重点统计的药品(如麻,贵药品等)外的 其它药品,分成A,B,C三级管理.重点统计的药品 进行逐日消耗统计,A类药品每周盘点1次,B类药 品每月盘点1次,且对全部药品每季大盘1次.以 盘点得出的药房药品数量为二级库药品实际数量, 将其与计算机网络系统的药品帐面数量进行对比, 计算误差率,并对部分误差药品进行全面跟踪(每 天盘点,如有差异,通过计算机及处方等的核查进行 药品流向查寻和分析),找出造成药品数量误差的 原因. 2结果 通过完善制度,加强管理,现已基本达到将药品 误差率控制在0.3%以内一.的预期目标.但在实 施二级库管理过程中出现过较多,较大的数量误差, 其产生原因主要有以下几方面: 2.1直接原因 (1)调配差错:每一种药的差错可造成两种药 品数量的不准,另外还有多发药,少发药也会使数据 不准确. 解决方法:加强四查十对制度j,强调"以病人 为中心". (2)调配过程中的损耗:调配处方中药片跌失 和小针剂破损,或药品随意丢弃,没按规定报废. 解决方法:进行登记统一处理,或即时报告上级 主管处理,所有处理都经电脑程序. (3)药品混发:同一种药品剂型,剂量等都相 同,但厂家不同,造成医生输入的药品与药房实际调 配的药品不一致(即药品混发现象). 解决方法:一是尽可能避免同一种药品的多个 厂家药在同一药房共存.二是把核对药码纳入四查 十对. (4)盘点不准确:包括漏盘,少盘或多盘,一药 多位摆放,装置瓶药片添加过多,也会影响盘点的准 确性. 关于提高盘点水平的探讨,另有文章进行讨论. (5)药品等值互换:与经济核算管理不一样,电 脑实行药品数量的微观管理,无论什么原因的换药 都不许可.通过出台相应的管理制度,可以纠正换 药现象. (6)盘点前未对有关单据进行处理:例如换货 入库单,药品退货,报废出库,科室领用(三级库可 完善),库房调拨,医疗借药及药品赠送等. 解决办法:可指定专人负责处理手工帐,确保每 一 笔手工帐都能及时电脑归位. (7)出院带药的处理:对于滞留药房的出院药 应定期处理,处方保存,药品归位.这部分药物也不 少,应在盘点前或盘点后妥善处理. 作者简介:许百虹(1959一),男,大专,主管药师,从事医院药品管理工作 ? 76? (8)药品原包装缺片或多片:此现象常见,以前 不够重视造成误差. 解决办法:应建立登记制度或积极联系药库协 助处理. (9)药品非正常流失:有时是小病自己随意取 药吃及随便将药品送给亲友等. (10)没有经过网络系统减量就发药:例如不按 电子处方发药,收费员直接输入收费金额的处方等. (11)对"挂起"功能操作不规范:有药品未发出时 不进行"挂起"操作,而"挂起"药品发出时又不取消. 造成多药和少药现象.故不能多挂也不允许少挂. (12)病区退药:药剂人员不经计算机办理退药 手续而收回病区退药造成多药现象. (13)药品输送环节出问题:丢失,遗漏等,以至 药剂人员不明原因的补发药现象. (14)病区投诉发少药,药剂人员出于"以病人 为中心"的原则,不明原因就补发药,由此造成的多 发药而出现药品数据负值. 解决办法:及时清点药品实物量与计算机数据 对比后再处理. (15)医生误输入:医生操作不规范,致使药品 大数量的输入.而药剂人员(住院药房)视而不见 或根本就没注意到,仍然按习惯的方法调配,造成药 品数量差异. 解决办法:树立医药工作者的责任心;要求医生 更正后再调配. 2.2间接原因 (1)医生将门诊药房使用的包装规格药品输入 至住院药房,而在处方调配时却使用住院药房的包 装药品.例如:某些维生素药品的几种不同包装规 格,每包(瓶):9粒,21粒,100粒等.会造成这些药 品两种以上规格的不准. 解决办法:设计,更改程序;限制此类药品在门 诊药房和住院药房的交叉使用. (2)自制药品:某些水剂药品的调配会使计算机 药品帐面数量减量而与药品实际发药不符造成误差. (3)当收费处没按电脑程序严格执行退款或更 改处方(前记)制度时,药房会打印出更改前和更改 后的两份处方,两份处方可以出现在不同的窗口,由 不同的调配人员处理,而造成误差. (4)现行的麻醉药品制度没有预见药品实现电 脑网络管理,二者管理方法各有区别,目前以国家麻 醉药品管理为主,网络管理做为辅助手段,会出现人 为的可预见的误差. (5)打印机卡纸或电脑系统重复打单,造成重 发药而导致少药. 广东药学2004年第14卷第6期 解决办法:电脑网络的软硬件管理除了使用者 日常维护以外,网络人员应定期加强维护保养, 找出重打现象的原因;确保信息传递准确,不中断. 必要时更换性能高,稳定性好的打印机. (6)网络系统更换程序时,可能会改变原有库 存:关于系统存在的缺陷,有赖于电脑工程师的努 力,在新版2.0系统中,之前出现的问题,将会得到 很大改善. (7)病区对药物的管理,也是影响二级库药品 数量的一个因素:护士交接摆药不认真,药盘遗漏药 品返回药房(又重新使用),医生对已申请的医嘱随 意修改等,其中由于环节多,造成药品数据差异. 解决办法:有待药品三级库管理时解决. (8)一级库带来的影响:由于一级库传输过来 的数据不准确,会影响二级库药品数据;如:发药量 与网上确认量不符等.这种面上不准确的情况出现 不多,而且都可以发现并更正. 3讨论 医院二级库药品管理要解决的首要问题是找出 造成药品数量误差的具体原因,而由此制定可行的 解决办法弥补漏洞.分析以上两种原因,作者注意 到造成二级库药品差异的直接原因占15种(约2/3 之多),其与药房工作人员有着直接的关系,一方面 要求药剂人员要有强烈的职业责任心,避免发错药 现象.而另一方面则苛求药房人员要有药品二级库 管理意识,俗话说:差一点,少很多;错一步,失全局. 我们要对药品在医院的各个流向及药房摆放进行层 层把关,严格管理.间接原因占8种,其中的第7,8 两种原因是可以通过药房人员协助解决的,其他的 间接原因中大都可以通过完善应用程序来解决.纵 观23种影响我院药品二级库数据准确性的原因,可 以得出以下结论:造成医院药品二级库数据差异的 主要因素是药房自身管理问题,如何提高药剂人员 二级库药品管理的意识,建立起一整套行之有效的 二级库管理办法是急待解决的问题,它是可以通过 规范药品管理制度来得到控制的. 参考文献: [1]赵汉臣,闫荟,主编.现代医院药学的科学管理[M]. 北京:人民卫生出版社,2003. [2]魏联杰,尹清茹,主编.现代药房(店)工作手册M].中 国中医药出版社,1998. [3]胡晋红主编.医院药学(第二版)[M].北京:人民军医 出版社,2002. [4]卫生部.中医药管理局鉴定处方管理办法(试行)卫医发 [2004]269号. (收稿:2004—07—02;修回:2004—08—23)