汽贸管理制度

汽贸#管理制度# 广东物资集团汽车贸易公司 广东物资集团汽车贸易公司 管 理 制 度 一、 人事管理制度…………………………………….(2) 1、 素质教育培训计划…………………………….(2) 2、 职工奖惩制度………………………………….(4) 二、 财务管理制度……………………………………..(8) 三、 统一管理制度……………………………….(19) 四、 网点周转车额度管理制度……………………….(22) 五、 商品车出入管理制度…………………………….(24) 六、 电子计算机使用管理制度……………………….(25) 七、 文件、档案、保密管理制度…………………….(28) 1 广东物资集团汽车贸易公司 人事管理制度 一、素质教育培训计划 为深入贯彻“十五届四中”全会精神，进一步提高企业管理干部和员工的思想政治素质和经营管理水平，公司将实行全员素质教育。通过素质教育使人力资源结构、质量有一个质的飞跃，以适应现代企业管理制度发展的需要。公司的素质教育决策是一项长期的战略任务。 1、素质教育的目的: 是使受训者的知识、技能、态度和服务水准得到明显改善，并因此带来工作效能和效率的提高，最终给企业带来良好的经济效益和企业文化效应。 2、培训原则: 在坚持正常工作的条件下，以自学成才为主，公司培训为辅，自学与培训相结合。 3、有关培训规定: 培训对象:与公司签定正式劳动合同的员工。 培训方式:自我培训(自学)、公司组织培训和公司选派培训三种。 4、培训内容: (1)管理人员培训: ?工商管理课程:CS战略、企业领导方法与艺术、市场营销学、企业战略管理、人力资源开发与管理、管理经济学、公共关系学等。 ?中、高级电脑培训:手提电脑使用、网上技巧、网络信息、网上交易等。 (2)员工培训内容: ?文化水平培训(主要以自学为主)。 ?技术职称培训(自学为主)。 ?服务水准、业务知识、工作技能培训(以公司组织学习为主)。 服务水准培训:树立新的理念:为客户服务;转变观念:重新认识“服务”一词;你如何才能让顾客满意,;让“顾客最大程度满意化”;如何理解“互为客户”的理念;针对不同的客户应如何洽谈;如何才能做到“最受欢迎的员工”(具体措施另定)。 2 广东物资集团汽车贸易公司 业务知识培训:根据各部门工作的特点设置相关课程培训，如:进口部的涉外业务培训;维修部的汽车维修知识;物业中心的物业管理培训;汽车部门的销售顾问知识培训;富利全的汽车租赁知识培训;小餐厅服务员素质培训。 工作技能:如何熟练掌握工作技能，如何增强实干能力。 5、有关培训的政策规定: (1)文化水平的培训规定: 取得大专、本科、研究生学位者，根据个人的工作业绩和表现，经人事部呈报公司领导，给予相应比例的报销，但要按企业签订的劳动合同规定，凡未到劳动合同时间离开企业的要全部退回培训费用。 (2)专业职称培训规定: 凡取得技术职称者，给予全部报销学费。 取得师级以上中级职称者，按集团公司规定给予奖励(取得初级职称者要与企业签订五年以上劳动合同;中级职称要与公司签订八年以上劳动合同，凡未到劳动合同时间离开企业的要全部退回培训费用)。 (3)专业培训规定: 凡属公司选派进行专业培训者，考试及格给予全额报销费用，不及格者不予报销费用，并斟情扣减工资。 凡属公司组织的专业培训，考试不及格斟情扣减工资并作为个人业绩考核记录档案，考试合格享受在岗待遇。 6、培训指标: 学历指标: (1)2000年大专以上文化程度人数占公司总人数50%; (2)2001年大专以上文化程度人数占公司总人数55%; (3)2002年大专以上文化程度人数占公司总人数60%; 职称指标: (1)、2000年初级职称人数占公司总人数25%;中级职称以上人数占公司总人数20%。 (2)、2001年初级职称人数占公司总人数30%;中级职称以上人数占公司总人数25%。 (3)、2002年初级职称人数占公司总人数35%;中级职称以上人数占公司总人数30%。到2003年公司要有2-5名研究生;3-6名会计师;2名注册会计师;2名国际商务师。 3 广东物资集团汽车贸易公司 7、培训师资: 内部人员:资深某专业者或有丰富经验的管理人员。 外聘专家:中山大学、广东经济干部管理学院等知名大学教授。 8、培训时间: 每周五晚上6.00~8.30和周六上午9.00~12.00上课或根据具体情 况另定 。 9、培训预算: 每年的培训投资预算按上年度销售额的万分之1‰-5‰计提。 10、培训项目 (1)销售部门 培训类别 培训项目 内容简介 培训对象 天数 产品历史、车型分类、USP介绍、发动机技术、销售顾问 底盘技术、车身设计与制造、空调技术、整车产品基础 5 性能、内饰设计、整车安全性、新技术、新装 销售总监 备、CAB 法卖点展示，小组活动 产品 销售顾问 培训 竞争对手对比 国内外竞争对手车型产品特点及分析对比 2 销售总监 年型车介绍;年型车新装备、新技术介绍;竞销售顾问 1 年型介绍 争对手年型车介绍;与竞争对手年型车新装销售总监 备、新技术对比 品牌介绍、品牌理念、汽车市场、角色与职责、基本销售技巧 4 销售顾问 销售过程 区域系统分析、主动出击、谈判与缔结、客户高级销售技巧 销售顾问 关怀 4 高级销售技巧 同上 销售总监 产品介绍、汽车市场、角色与职责、领导艺术、3 销售管理(1) 销售总监 时间管理 经营管理、营销管理、新型销售媒介、团队行3 销售管理(2) 销售总监 销售 动计划与指导、案例分析 培训 主动与系统性行动、合适的人选、区域性客户2 主动出击 销售总监 开发、有效联系 1 基本概念、原则与方法 主动出击 总经理 2 需求分析、实战研讨、行动建议 现场教练 销售总监/顾问 产品介绍、角色与职责、电话应答技巧、接待2 客户接待 咨询接待员 礼仪、标准销售过程介绍 利润中心、客户购买决策与偿债能力、购买动2 分期付款融资 销售、财务人员 机分析、融资与租赁 4 广东物资集团汽车贸易公司 2 销售顾问 按需确定 2 研讨会 销售总监 研讨 2 总经理 会 培训研讨会 培训需求分析、长期性人才战略、培训规划 1 销售总监 (2)维修部门 培训 类别 培训项目 内容简介 培训对象 天数 服务总监管理培5 服务理念,管理模式,企业诊断 服务总监 训 服务经理管理培4 服务理念,经营分析,时间控制模式,核心流程 服务经理 训 管理服务顾问管理培4 服务理念,售后服务核心流程,接待艺术 服务顾问 训 培训 ISO9001内审员质量管理基础知识，ISO9001标准，审核方法5 内审员 培训 等 R3系统基础信R3中人员管理、专用工具订购、培训管理、3 微机管理员 息培训 车辆信息反馈表等 索赔索赔业务及计算索赔业务流程，首保流程，索赔件管理;在6 索赔员 机培训 R3系统中索赔业务计算机操作等。 业务 AUDI索赔业务服务总监、经理、1 质量担保条例，索赔管理规定等 研讨 服务顾问 备件号体系、备件订货系统、备件仓储管理、4 备件业务培训 备件计划员 备件备件管理规定 业务 备件计算机培训 计算机订货、电子目录 备件计划员 4 内部培训员 PDI、产品介绍、维修资料、保养知识、车载4 维修保养 技术总监 诊断系统介绍 维修人员 基础 电器系统的基础知识、电路图的使用、电器维培训 内部培训员技术4 电器系统 修的系统操作过程、电器检测仪器使用、新产总监维修人员 品的信息。 机械部分基础知识、专用工具的使用、发动机 配气正时调整、发动机解体和装配、燃油喷射内部培训员、技4 汽油发动机 系统和点火系统、发动机管理系统、利用检测术总监 仪器和专用工具进行测试和调整、故障分析和 维修工作的系统操作过程、车载诊断系统。 高级变速箱的设计和功能、差速器、离合器、变速内部培训员、技培训 3 手动变速箱 箱解体及装配、故障分析的系统操作、专用工术总监 具的使用。 电液控制的设计和功能、变速箱解体测试及装内部培训员、技4 自动变速箱 配、故障分析的系统操作过程、专用工具的使术总监 用、车载诊断系统。 5 广东物资集团汽车贸易公司 悬挂系统部件拆装、车轮定位参数、车轮定位内部培训员、技4 悬挂和车轮定位 仪的使用方法。 术总监 ABS、EDL、ASR(ESP)车载诊断系统、测内部培训员、技4 制动系统 试调整和维修工作。 术总监 钣金专用工具的使用、车身局部的切换、专用技术总监、钣金5 钣金 和通用车身校正系统的操作、钢板和铝板的焊工 接方法等。 环保法规、循环制冷的物理知识、手动及自动内部培训员、技4 空调及加热系统 空调的设计功能及操作、制冷循环的测试及修术总监 理、加热系统的测试及修理、新产品信息。 无线遥控中央门锁系统、内部监控警报系统、高级内部培训员、技4 电子舒适系统 大灯自动控制系统、仪表板信息系统、巡航系术总监 培训 统、音响系统。 油漆生产过程的介绍、各种漆种的比较、干磨技术总监、油漆5 油漆 系统的介绍及操作、油漆修补的方法(飞驳工 口)、各种喷涂设备的操作等。 2 汽油发动机 对发动机实际发生的故障进行研讨。 内部培训员 2 手动变速箱 对手动变速箱实际发生的故障进行研讨。 内部培训员 2 自动变速箱 对自动变速箱实际发生的故障进行研讨。 内部培训员 专家2 悬挂和车轮定位 对悬挂和车轮定位实际发生的故障进行研讨。 内部培训员 2 制动系统 对制动系统实际发生的故障进行研讨。 内部培训员 级培 2 钣金 对钣金实际发生的故障进行研讨。 钣金班长 训 2 空调及加热系统 对空调及加热系统实际发生的故障进行研讨。 内部培训员 2 电子舒适系统 对电子舒适系统实际发生的故障进行研讨。 内部培训员 2 油漆 对油漆实际发生的故障进行研讨。 漆工班长 技术总监、内部3 发动机部分 发动机部分维修技术经验交流 培训员 技术总监、内部3 变速箱部分 变速箱部分维修技术经验交流 技术培训员 技术总监、内部研讨 3 底盘部分 底盘部分部分维修技术经验交流 培训员 技术总监、内部3 电器部分 电器部分维修技术经验交流 培训员 二、职工奖惩制度 1、人事管理制度的改革 (1)中层管理人员竞聘制 程序:?发布招聘公告，公布所招聘部门领导岗位的工作指标及 任聘条件; ?对报名者资格审查，确定参加投票竞聘人员; ?召开答辩会; ?评委测评; ?提交党委扩大会议讨论，确定中标人员，由总经理聘 任。 (2)中层经营管理人员实行直线职能负责制 6 广东物资集团汽车贸易公司 中层经营管理人员直接对总经理负责，每半年抽查一次。中层管理人员离任都要进行审计。 (3)任期制 年度考评制、问责制、引咎辞职制相结合。竞聘上岗的中层经营管理人员实行三年任期制。 对中层经营管理人员实行届满任期考评制度，考评内容为德、能、勤、绩。 (4)员工评议“末位”淘汰制 淘汰不适本职岗位的职工，去找适合本职工作的岗位。树立“不发展就等于自我淘汰”的理念。 (5)建立经营管理人才培养和选拔制度 建立人才后备库，按照培养和选拔人才有关标准进行管理。 2、以全员劳动合同制为基础的劳动用工制度改革 (1)实行全员劳动合同制的用工制度 全体员工按照国家规定签定劳动合同，确定劳动关系和服务年限。 (2)竞争上岗制 全体员工根据本人的专业和特长竞争上岗，在公司统一领导下服从分配和工作安排。 (3)员工“末位”淘汰制 员工内部每年进行一次“末位”淘汰制。 (4)职工培训制 每年被淘汰的职工要进行转岗培训。 职工培训: ?岗前培训 上岗前进行专业培训 ?外派培训 派遣到外单位进行专业培训 ?在职培训 职称的培训 ?业务培训 业务技能的培训 ?自我培训 自学获取大专、本科以上学历 3、量化向贡献大、向人才倾斜的分配改革 公司实行按量化向贡献大、向人才倾斜的工资分配方法: (1)销售人员按销售量的完成率进行分配; (2)职能人员按公司业绩的平均及个人业绩分配; (3)维修人员按修理工时提成进行分配。 公司对贡献大，有突出表现的人才给予倾斜奖励。 7 广东物资集团汽车贸易公司 财务管理制度 为适应市场经济发展要求，防范经营风险，加强对公司的经营业务的管理、监督、控制和分析，依据国家相关的财政法规，结合本公司的经营特点，制定本制度。 第一章 财务管理体制 第一条:公司一切财务活动在公司总经理领导，由财务部统一管理。 第二条:财务管理机构:公司的财务管理机构是建立会计核算职能和财务管理职能相结合的财务资金部。 第三条:财务部负责人根据公司工作布置，具体制定公司的财务管理办法，负责制订公司的财务收支计划，信贷计划，拟定公司资金筹措和使用。负责编制公司的各项经济指标并定期检查各部门的成本费用、利润等考核指标的执行情况，宣传贯彻国家的有关财务政策和税收政策。 第四条:财务部负责对实际发生的经济业务事项进行会计核算，编制财务会计报告。解决在经营核算中出现的问题，并及时将有关的帐务信息反馈给业务部门。正确计算并依法缴纳税款，负责接受财政、税务、审计等部门对本公司的检查。 第五条:公司各部门必须严格遵守财务管理办法，开展经营活动，保证各项经济指标的实施。严格遵守费用开支标准。按照正确用途使用资金，保证资金高效运转。积极配合财务部的财务管理工作，及时提供经营管理情况和商品交易信息，确保各项原始记录真实、完整、清晰，健全财务核算资料。 第二章 流动资金管理 第一节 货币资金管理 货币资金，包括现金、银行存款和其它货币资金。 第六条:银行账户的设置:公司统一在有业务必要的银行开设存款帐户和信贷账户。各独立核算单位没有经过公司批准，不得在其它银行开设账户，不准将公司名称及银行账户出借给外单位和个人使用。 第七条:因经营的需要在外地银行开立账户的，必须专 8 广东物资集团汽车贸易公司 户、专款专用，付款印鉴由资金部统一管理。不准随意划转其它单位，同时要定期报告银行存款动态。每月10日前将上月的银行对帐单和财务收支凭证递交财务部。如有特殊支付，需经分管财务领导批准后方能办理。 第八条:资金的筹集。公司用于经营的资金由资金部负责筹集和调配。各部门及各独立核算单位的对外信贷业务要在公司资金部的管理下开展，不得擅自向金融机构和外单位办理借款、银行承兑汇票等信贷业务。 第九条:现金管理。每天库存现金必须由出纳人员专管。出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。保证现金安全，设置“现金日记账”，出纳员按照现金业务发生的先后顺序逐笔登记。每日终了，出纳员必须对现金日记账的结余数与实际库存数核对，保证帐款相符。如果发现长款或短款则要查找原因，必须报告财务主管或部门领导，出纳员不得自行处理。 第十条:现金的使用。必须按国家规定的范围使用、支付现金，现金使用坚持五不准原则。 1、不得用不符合制度的凭证顶替库存现金，即不得“白条顶库”。 2、不准谎报用途套取现金。 3、不准利用银行账户代其它单位或个人存入或支取现金。 4、不准将本单位收入的现金以个人名义存入银行。 5、不准保留帐外公款，不得设置“小金库”。 第十一条:银行存款管理。资金部应根据需要确立银行存款的合理额度，保证日常资金支付需要的同时，银行存款余额保持最低水平。设置“银行存款日记账”，出纳员按收付业务的先后顺序逐笔序时登记，每日终了应结出余额。银行存款日记账定期与银行对帐单核对，每月核对一次。如有差额，必须逐笔查明原因，按月编写“银行存款余额调节表”。 第十二条:支票的管理。公司的空白支票由出纳员保管。各部门借用支票，必须填写借款条，经公司分管领导批准后方能办理。借用支票必须在3天内报账。 第十三条:各部门因公需要预借差旅费，必须填写借款条，经资金部经理批准同意方可准予办理。预借差旅费必须在10天内报账核销。 第十四条: 其它货币资金管理:收到未到期的票据、证 9 广东物资集团汽车贸易公司 券等其它货币资金，应将复印件交会计进行帐务核算，原件由出纳员登记保管。 第二节 进货环节资金管理 第十五条:合同。凡购进商品必须签订购销合同。新签合同一律由公司分管领导审批。单项价值超过100万元的，由总经理或总经理授权代表审批。合同一式三份，一份留业务，一份交会计员、一份交资金员。没有购销合同而需要付款的部门，应有一份书面报告，会计员审核签名，经审批后，资金员才给予办理。 第十六条:付款。各业务部门付款时必须填写“付款通知单”，付款单必须有业务经办人、会计、部门经理签名，交由资金员审核报资金部经理签名再经分管领导审批后方能付款。 第十七条:结算方式。购进货款可采用支票、汇票、汇兑、商业汇票等结算方式。各业务部门与资金部应根据厂家的销售政策尽可能选择最佳的结算方式。 第十八条:建立客户信息档案。各部门要指定业务员、资金员跟踪进货资金使用情况。月底编制资金动态表，分析资金使用情况。坚持“钱出去，货进来”的原则。凡是第一次付款未结清的，不得第二次再付款。 第十九条:预付帐款。业务、财务应半年一次(最长时间不得超过一年)与供方(厂家)核对往来帐款，采用去函、电话或到厂家对帐，加强对进货资金管理。 第二十条:建立预付货款到货的考核制度。每月5日由财务填写《预付账款考核情况表》，对各业务部门的资金使用情况进行考核。考核标准如下: 1、财务部对超过2个月至3个月的预付款给予提示; 2、对超过4个月至6个月的预付款给予警告; 3、对超过7个月至1年的预付款扣减利润总额的10 %; 4、对超过1年以上的预付款扣减利润总额的30 % 。 第三节 应收帐款管理 第二十一条:财务人员须按客户设立应收帐款明细账，逐笔详细记载应收帐款事由(及时督促有关责任人按期收回。各核算单位对应收未收货款，必须落实经济责任制，实 10 广东物资集团汽车贸易公司 行谁经办谁清理的原则。业务、财务、资金员要相互配合，及时催收欠款，并制订相应的收款计划。把清理欠款作为一项重要的、经常的工作来抓。 第二十二条:财务部、资金部应对应收帐款进行跟踪、严密监督、加强对应收帐款的日常管理。财务人员应在每月五日之前，编制“应收帐款考核情况表”，考核标准如下: 1、财务部对超过2个月至3个月的未收款给予提示; 2、对超过4个月至6个月的未收款给予警告; 3、对超过7个月至1年的未收款扣减利润总额的10 %; 4、对超过1年以上的未收款扣减利润总额的30 % 。 第二十三条:收到客户的银行承兑汇票，资金员必须向银行查实票据真实可靠后，在备查簿上登记，出纳员保管。如需要贴现，必须由公司领导批准同意方能办理。 第二十四条:根据会计的谨慎原则，财务部对应收帐款的余额按规定比率5‰提取坏帐准备。 第二十五条:对应收帐款呆帐、烂账造成的坏帐损失处理的规定: 1、查明原因，能追回并减少损失的，应派专人负责追回。 2、确实不能追回的坏帐损失，在1000元以下的，由业务部和财务部共同处理;1001—50000元的报公司领导审批处理;50000元以上的报总公司审批处理。 第四节 存货管理 第二十六条:存货的计价方法:公司购入的商品，按照商品的购进原价计价。公司销售的商品，按个别计价法结转商品销售成本。 第二十七条:业务部门必须指定实物验收员(报资金部、财务部备案)同时建立业务三级帐。凡是到货的商品，不论发票是否到达，业务经办人员必须填写库存商品入库单,入库单一联交业务、一联交资金员、一联交会计入帐。业务部门对发票未到的商品必须估价入帐，否则追究经办人责任。 第二十八条:存货储存期控制。建立库存商品考核制度，每月5日财务填制《库存商品考核情况表》，考核标准: 1、财务部对储存期超过6个月的商品给予提示; 2、超过7个月至1年的商品给予警告; 3、对超过1年至2年的商品，扣减利润总额的15 %;超过2年 11 广东物资集团汽车贸易公司 至3年的商品，扣减利润总额的25 %;超过3年以上的商品，扣减利润总额30 % 。 第二十九条:坚持每月业务和财务对帐制度。通过实地盘点，规定每月结束后、次月8日前完成库存商品对帐工作。确保帐帐相符，帐实相符。 第三十条:库存商品削价处理规定:需要降价处理的商品，应查明原因，明确责任。不论数量、金额的大小，都必须由业务、财务 、资金员共同鉴定提出削价报告，提交公司分管领导审批后方可处理。 第三十一条:坚持每年至少一次对存货进行清仓盘点制度。业务部门负责编制库存商品盘点表，发现盘盈、盘亏都要查明原因，报告公司总经理审批后才能处理。 第三十二条:存货的发货或出库，各业务部门必须填写汽车放行条，办理合符法律的出库手续，明确责任人。 第三十三条:存货报废:由业务部门查明原因，会同公司财务部鉴定后报公司领导审批后方能处理。 第三十四条:网点存货的管理。按协议经公司同意，在周转额度内需向网点单位发车时，业务部门必须填写转库单，由资金专管员审核签名后才能发车。转库单必须由网点单位领导和经办人员签名。转库单一式五份，其中一份交资金部，一份交财务部备案。月末业务部门填制《库存商品网点分布表》。 第三十五条:业务部门应根据已销定进、以销定存等措施，保证不影响销售的前提下，合理确定存货额度。降低库存，优化库存结构，减少积压商品。 第三章 商品价格管理 第三十六条:各业务部门要成立由财务、业务、领导人员组成的物价小组。商品的定价要经物价小组商讨确定。各物价小组讨论的意见经分管副总经理审核后报公司财务部备案，每月或半月一次。严禁个人说了算，增加“透明度”和“公开性”。定价应保持一定程度稳定性，不得一人一个价，一天几个价。 第三十七条:销售价格制定，不得低于商品进价。 商品销售价格,买价，运杂费，途中合理损耗，整理准备费，交纳的税金(关税)，增值税，毛利 12 广东物资集团汽车贸易公司 第三十八条:价格倒挂。由于各种原因引起商品价格倒挂，需要办理有关审批手续，各业务部门填制《价格变动呈批报告表》，经部门经理签名，报公司总经理或授权副总经理审批后方能销售，不得先斩后奏。 第三十九条:任何部门不得向客户乱收费、乱摊派。 第四章 费用管理 公司费用由商品经营费用、管理费用和财务费用组成。 第四十条:运杂费，各部门在费用发生前必须提供对应的协议或购销合同，协议条款应经主管会计审核由分管的副总经理审批。报帐时须填制《费用开支审批表》，有协议的由部门经理审批后报账，没有协议的不予报账。运输费发票的内容，应有运输商品的名称、数量、金额、起止地点、运输距离。 第四十一条:各业务部门在广州市内或省内送车、提车的，原则上不请社会运输车队运送，由富利全租赁中心负责。 第四十二条:仓储保管费，公司内部场租由物业部按实际面积向各个部门收取。因经营需要向外单位租借场地存放商品，必须经公司领导批准同意。报账时填制《费用开支审批表》，有协议的由部门经理审批，无协议的不予报账。 第四十三条:广告费，由业务部门提出申请，办公室统一安排实施。办公室应与广告公司签订合同、协议，争取最优惠的广告价格。公司整体形象宣传活动(如展销会、对外赞助)，由办公室应做好宣传计划和方案，有关方案、协议送交财务部备案。对发生的广告费按比例分摊到各业务部门。 第四十四条:保险费，公司财产的保险由财务部统一购买，汽车保险费由富利全购买和负担。 第四十五条:办公用品由公司办公室统一购买，购买以低于市场零售价为标准。各业务部门根据实际需要，向办公室领取使用，不得自行购买。公司财务应根据各部门领取办公用品的金额，填写内部往来转帐单，分摊办公费。 第四十六条:电话费。公司电话中的住宅话费由本人承担在工资中扣减。长途电话应以长话短说为原则。不准用公费购置移动电话和BP机，安装住宅电话等。私人电话费在最高限额标准内按实报销。其中: 住宅电话费每月最高限额标准:公司法人代表120元， 13 广东物资集团汽车贸易公司 其他副总经理80元，总助、部门主管60元，副职40元。特殊岗位经批准30元，离休厅级干部60元，处级40元。 移动电话费每月最高限额标准:公司法人代表、其他副总经理、总助、业务部门经理300元，经批准按5%总量控制使用的人员150元。 BP机台费每月最高限额标准:部门副职以上干部及经批准按10%控制使用的人员均为30元。 第四十七条:差旅费。公差，在保证业务顺利开展的前提下，坚持节约原则。坐飞机、火车软卧应事前征得分管的副总经理审批，其他各项费用在控制范围内由部门经理审批;住宿费部门经理控制在每天250元以内，一般职工控制在每天200元以内;出差补助一般地区每人每天30元，经济特区每人每天50元，参加会议每人每天20元;报销时应填制《旅差费报销表》经核批后在10天内报帐。 探亲，直系亲属不在同一地区的单身职工每年可探亲一次，直系亲属不在同一地区的已婚职工每四年可探亲一次。坐火车的可按当前火车硬座票价全部报销，坐汽车的按每公里0.18元(春运期间按0.25元)报销，坐飞机的参照坐火车硬坐票价或汽车的标准报销，报销时应填制《旅差费报销表》由部门经理及人事部经理审批后在10天内报帐。 第四十八条:业务招待费规定: 1、根据各独立核算单位业务招待费开支比例下达标准控制使用(每年调整一次)。业务招待费由各部门负担。 2、对一般过往的客人，原则上只在迎送时宴请一次。对重要的客人需从头到尾接待的，应事先请示领导批准。凡因公需要公司领导参加，发生的费用均由各业务部门负担。 3、因经营需要请客吃饭，原则上在公司饭堂就餐。发生的费用由食堂经办人员登记，各业务部门经理签名后摊入各业务部门。 ?向客人赠送礼品，一律需要事先请示公司领导批准。 ?业务招待费报销，凭税局正式发票经主管经理批准签名方能报销。 ?严禁用业务招待费自我宴请，不得将私人在外吃饭的餐费拿回来报销。 第四十九条:工资管理(按照人事部有关工资改革管理办法执行)。 第五十条:上级管理费。各独立核算单位每年都应上交 14 广东物资集团汽车贸易公司 公司管理费。管理费由公司按照各核算单位的人数收取，每人每年上交50，000元。 第五十一条:维修费。各种经营设备的维修，如计算机、空调、复印机、传真机、汽车、清洗机等，其维修费由各使用部门负担。 第五十二条:油料费。各部门汽车油料费，根据车辆行驶公里数核销。 第五十三条:财务费用。对独立核算单位占用的资金实行有偿使用。每月25日资金部按公司规定的利率计算利息，交各独立核算单位列入当月的财务费用。 第五十四:其它，如果发生交通罚款，原则上不予报销。若由于客观原因(机械故障)，必须严格按照公司审批手续报销。由经办人员、部门经理签名，经主管副总经理同意，方能报销。 第五十五条:财务部对费用实行定量管理，每月考核，检查费用预算的执行情况。对超过当月指标的不给予报销，财务部应定期分析费用变化原因，严格控制费用。 第五章 销售收入管理 第五十六条:公司的营业收入由主营业务收入和其他业务收入组成。销售汽车为主营业务收入。汽车出租租金收入、汽车维修费收入、汽车市场提供服务收入为其他业务收入。 第五十七条:营业收入的确定: 1、在交款提货销售的情况下，如货款已经收到，发票帐单和提货单已交给买方，无论商品是否发出，作为收入的实现。 2、采用预收货款销售的商品，商品发出时作为收入的实现。 3、委托其他单位代销的商品，收到代销商品单位的代销清单后，作为收入的实现。 4、提供汽车出租服务、汽车维修服务、汽车上牌等劳务，开出发票时，作为收入的实现。 5、业务部门对取得的主营业务收入和其他业务收入必须及时开具商品销售发票和其他服务收入发票，交财务进行帐务处理。不准虚列或隐瞒收入、推迟或提前收入。 第五十八条:各业务部门销售商品一律采用买断式的结算，不准赊销或分期付款结算。如发现赊销，按照赊销金额 15 广东物资集团汽车贸易公司 重罚三倍利息。 第五十九条:设立专职收款员。公司销售商品的货款必须交给专职收款员，任何人不得截留货款。收款员收取顾客交来的货款时，必须准确审核货款与发票总金额相符，方能收款。收到货款后，收款员必须填写银行送款单当天如数送存公司规定的开户银行，不得截留或挪用。 第六十条:销售结算方式。收款结算方式可采用支票、汇票、银行承兑汇票。收款员必须详细审核票据符合规定事项。收到支票、汇票时，必须待款项达帐后，才给予提货;收到银行承兑汇票时，必须经银行验明真实可靠后，才给予提货。 第六十一条:网点:经业务部门筛选推荐有一定销售能力，信誉良好的单位作为公司经营网点。由资金部提供周转车信用贷款，并办理申请贷款审批手续，公司分管领导同意后，业务部门方能给予提车。 第六十二条:各业务部门与经营网点单位的商品交易，必须签订经销合同或协议书，明确双方的责任和义务。合同一式四份，一份给网点单位，一份自留，一份给财务部，一份给资金部。 第六十三条:销售折让。在经营业务中，需要进行的销售折让或让利时，应事先报告。经公司总经理或授权副总经理审批后，才能实施。 第六十四条:销售商品退货规定:客户因故退货，业务部门做好商品的质量检查和发票回收工作。对于购货时间超过1个月以上的退货，由财务审核，公司分管领导同意，才给予办理退货手续。 第六十五条:各业务部必须随发票按商品购进价格填写商品销售原价表。如没有按商品购进价格填写商品销售成本表的，一经发现则追究经办人责任。 第六十六条:财务人员应定期分析商品销售毛利及适销的变化情况，协助各业务部门及时调整商品销售结构。 第六章 固定资产管理 第六十七条:固定资产范围:凡是单位价值在2000元以上，且使用年限在一年或一个经营周期以上的机器设备、工具、维修设备、汽车、空调、计算机、复印机、传真机、移 16 广东物资集团汽车贸易公司 动电话、房屋、建筑等作为固定资产。公司财务部对购入的固定资产应及时入账。 第六十八条:固定资产总帐，由公司财务部设置。同时设置固定资产卡片和固定资产登记簿，按固定资产的类别和使用部门进行明细核算。 第六十九条:固定资产折旧，必须根据国家统一折旧政策和规定的年限，采用直线法计提折旧。不得随意变更折旧期限和折旧方法。 第七十条:固定资产购置。任何部门不得自行购置，物业部应对固定资产进行实物明细登记。各个使用部门注意用好、保管好，做到物物有人管。 第七十一条:固定资产维修，由使用部门提出，财务部审核，物业部统一安排维修。 第七十二条:固定资产变卖、报废，由物业部会同财务部根据情况进行清理，订出变卖价格，报公司领导审批方能处理。 第七十三条:固定资产因故毁损，应及时查明原因。人为原因，应追究当事人责任。如果是意外原因，及时向保险公司索赔。 第七十四条:以固定资产抵押贷款或为其它单位抵押担保的须经公司领导批准，不准擅自向外单位提供担保、出租和出借。 第七十五条:固定资产的改建或扩建，物业部必须编制工程预算计划，交财务部审核，领导审批。物业部对工程进度和工程质量进行日常监督和管理。 第七十六条:加强小汽车、面包车、摩托车的管理，不允许公车私用。因业务需要外出，必须由部门经理或分管领导同意后才能到富利全租用车辆。 第七章 发票及税费管理 第七十七条:购进增值税发票管理。财务人员对购进增值税发票必须严格审核。如收到不符合规定的应及时退换。购进增值税的抵扣联必须按照税局要求装订成册，专人保管，避免丢失。 第七十八条:销售发票的管理。各业务部门必须指定专人保管发票，做好用票登记手续。若管票人调动岗位，必须 17 广东物资集团汽车贸易公司 办好发票移交手续方可离岗。业务员按税局规定，正确开具发票。 第七十九条:对于业务人员或财务人员因疏忽丢失发票，收到或开具不符合税局规定的增值税发票，由此造成公司损失的，将对有关人员给予处罚。 第八十条:税务员保证按时做好公司纳税申报工作。 第八十一条:公司财务人员应加强税法学习，加强与税务部门的沟通，充分利用优惠的税收政策为公司提供较好的税收理财方案。并及时将国家有关税务政策传递给各部门。 第八章 投资管理 第八十二条:公司对外投资，建立严格的审查和决策程序。建立由财务、资金部、有关部门和领导人员组成投资审核小组。不论投资额大小，都必须经过投资审核小组进行可行性研究和分析，通过实地考察，确定最优投资方案。 第八十三条:投资的入账价值按实际支付的金额或合同、协议确认的价值入账。 第八十四条:公司以联营方式对外投资，必须与联营单位签订合同或协议，严格规定双方的投资内容、适用范围、收益分配比例、风险承担等，明确双方的责任与义务。 第八十五条:公司的对外投资采用权益法核算。投资收益，计入利润总额。 第八十六条:资金部和财务部应加强对对外投资的日常监控和管理。掌握和了解投资资本的使用情况，确保投资成本的安全运转。 第九章 其它规定 第八十七条:财务部定期或不定期地对各核算单位进行内部审核，各核算单位应积极配合，如实反映情况。 第八十八条:各部门要严守国家财经纪律和公司财务管理规定。不得自行接受外单位劳务费、回扣，私设小钱柜。 第八十九条:公司财务人员要严于律己，对费用开支严格把关。对违反财务管理规定的，有权拒绝办理并给予以纠正，纠正后仍不改正的，应及时向公司财务部或公司领导反映进行处理。 第九十条:本办法与国家相关的政策法规有抵触及尚未提及的其他事项，按国家相关的政策、法规的规定执行。 18 广东物资集团汽车贸易公司 统一合同管理制度 为保证公司合同签订的合法、有效，降低合同纠纷风险，维护公司的利益，特制定本制度，对公司(含子公司，下同)与外部自然人、法人或其他组织之间签订的合同(或协议,劳动合同、贷款合同除外，下同)，实行统一管理。 一、订立合同的原则: 1、遵守国家法律、法规和公司有关规定，尊重社会公德。 2、任何时候都应让公司处于有利和主动地位。 3、谈判签约前必须对对方资信进行准确调查。 4、各部门不得以任何非独立法人的名义对外签订合同。 二、合同签订的权限 1、公司及各子公司的合同的签订权在汽贸公司法定代表人(以下称授权人)，授权人可以授权公司在职的其他人员签订。 2、重大购销合同，涉外合同，不动产、土地使用权的买卖或转让合同，重大工程建设合同，资本运营合同，对外担保合同，等为重要合同，必须由授权人亲自或逐笔授权签订。 3、统一格式的零售合同、服务合同、汽车租赁合同，标的不超过50万元的临时买卖合同，标的不超过10万元的临时运输合同，普通保管合同，等一般合同，经授权人授权，指定的受权人在受权范围内，可以不逐笔受权签订。 三、合同签订的授权 1、受委托人填写统一格式的《授权委托书》，经授权人签名后，由办公室盖章。受权人经授权后可以以代理人身份在《授权委托书》规定的范围内对外签订合同。 2、如有超越授权范围的事项，代理人应及时向授权人报告，经同意后方可签署。 3、不得将《授权委托书》转借、涂改、撕毁，如遗失要立刻向办公室报告。 四、合同审查程序 1、公司日常业务中经常重复使用的一般合同，由公司统一合同格式。其中国家有统一范本的合同，业务部门可直接向有关机构申领，其他由资源中心统一草拟，报总经理审核后制定并发给各部门。统一格式的合同经受权人审查后可签订。 19 广东物资集团汽车贸易公司 2、非公司统一格式的一般合同，由受权人在《合同审查报批表》(见附表)上签署意见,报资源中心审核后方可签订。签订后3天内交一份合同副本给资源中心备案，正本存经办部门。 3、重要合同由经办部门草拟后填报《合同审查报批表》，一并送资源中心审查，报总经理审批，办公室凭审批后的《合同审查报批表》方可盖章签订。如有必要，应送有关部门登记、公证、鉴证、见证。签订后，正本由经办部门及办公室各存一份，交副本一份资源中心备案。 五、合同审查的内容 1、业务部门主要从经营的角度对对方的主体资格、对方签约经办人签约资格、资信情况、履约能力及合同的可行性、效益性进行审查。 2、资源中心主要从法律的角度对合同的合法性和严密性进行审查。 六、合同印章管理 1、公司的所有合同印章由办公室统一管理。 2、各部门领取的合同印章，应报资源中心备案，保管部门应设专人保管，并建立印章使用登记簿，详细记录合同印章的使用情况。 3、公司各部门业务印章只作为执行合同交接单据确认使用，不得在任何合同上加盖。 4、未经授权人特别授权，任何人员不得持公司合同印章出外签订合同。 七、合同的监督 1、部门负责人对本部门经办签订的合同的合法性、可行性负责。 2、各部门应设合同管理人员1名，对合同的签订、履行进行跟踪，对本部门经办签订的合同原件妥善保管，并建立合同台帐。 3、每一份合同都要有相关编号，并根据合同的类型加以区分。 4、办公室对公司的重要合同原件进行妥善保管，并建立合同台帐。 5、资源中心负责对公司所有的合同实施管理、监督。 八、合同纠纷的处理 1、合同在履行过程中如出现争议，经办部门应及时知会主管领导及资源中心，不得隐瞒或拖延。若发生合同纠纷，经办部门应及时寻找有关证据，协助公司解决纠纷。 20 广东物资集团汽车贸易公司 2、合同争议处理过程中，未经公司领导或资源中心同意，任何单位、部门、个人不得对外提供与合同争议有关的证据、材料、文档。 3、我方参加诉讼、仲裁的代理人经总经理同意后由资源中心负责办理授权委托手续。 九、奖惩制度 1、各部门对合同的管理和履行情况将作为公司考核部门业绩的一项重要内容。 2、由于合同纠纷给公司造成损失的，将追究当事人及部门负责人的责任。 21 广东物资集团汽车贸易公司 网点周转车额度管理制度 为规范经营管理，防范经营风险，保证公司各网点资金高效运转，特制定网点周转车额度管理制度。 一、申请周转车额度应遵循以下原则: 1、申请周转车额度的网点必须是公司核准的可以以部分保证金抵押的经销网点(见《核定网点一览表》); 2、网点周转车额度必须与该网点的销售能力、回款能力、支付能力挂钩; 3、紧俏资源不可作为周转车; 4、按周转车额度，应由网点交纳10%,30%以上的保证金作抵押; 5、每个月考核一次，三个月没销售业绩停止供货。 二、申请周转车额度的网点单位，交付规定的保证金后，根据不同的品种，可选择以下结算方式: 1、按7天、10天、15天、30天的期限(最长不超过一个月)结算，不管周转车是否已销售，到期即开票结算; 2、销车后即时开票结算，结算后可补充周转车。 三、针对上述不同的结算方式与结算期限，各部门要考虑资金占用利息、销售批量大小等因素确定不同的结算价格。 四、周转车额度的审批程序 1、由供车业务部门填制《网点周转车额度审批表》，内容包括周转车的数量、折合周转车金额、合格证的保管、保证金金额、结算方式、结算价格等; 2、资源配置管理中心对网点及周转车的供应情况进行审核，提出意见; 3、报总经理审批。 五、从9月份起各业务部门重新报批周转车额度，经总经理审批后执行。没有报批周转车额度或没有交担保保证金的网点，各部门不得以任何形式提供周转车。向网点调拨周转车，必须由调拨部门填制调拨表，经资源中心审核，在周转车额度内调拨，不得突破。特殊情况需突破的，须报总经理审批。 22 广东物资集团汽车贸易公司 六、网点结算。网点结算货款，业务部门须向财务出纳处说明，由财务出纳处每天填报《网点资金回笼日报表》统计各网点的收款结算情况，收远期支票的，要在表上注明送行日期。日报表一份交资源中心，作为审核网点周转车调拨的依据。结算款项未达帐的，业务部门不能开出增值税发票。 八、 周转车额度的审批程序日常工作由资源配置管理中心与财务部 共同执行。 23 广东物资集团汽车贸易公司 商品车出入市场管理制度 为切实加强商品车的管理，堵塞漏洞，特制定商品车出入市场管理制度: 一、 车辆进入市场 所有进入市场的商品车(含代销车)，须由门卫在验收单上盖章签日期认可后留下其中一联，每天资源配置管理中心派人取单复印送回业务部门。 二、车辆调出市场 1、所有商品车调出市场(包括富利全运送的商品车)必须凭公司统一的放行条(须盖有广东汽车市场车辆出场章)或商品车临时出场登记卡(须盖有资源配置管理中心印章)才能放行，其他任何部门的出库单及放行条不能放行。 2、正常销售并已全部收齐货款的车辆，凭发票或已收齐货款的预收货款通知单到维修中心汽车放行固封点办理放行;其他商品车调出市场经资源配置管理中心盖章后到汽车放行固封点办理放行。对未付清车款的商品车财务收款人员不得在发票上盖章或预收货款通知单上盖发货确认章。 3、各部门需临时外出的车辆，须填制统一的商品车临时出场登记卡(一式三联)，到资源配置管理中心办理登记手续，出门时第二联交门卫处;回车时由门卫核验并在第三联盖章确认，业务部门将第三联交回资源配置管理中心注销。 4、市场内驻外单位进入市场的商品车，由公司门卫登记并交维修中心备案;外单位临时进入市场的商品车，由门卫登记暂扣有效证件(出门时退回)。 24 广东物资集团汽车贸易公司 电子计算机使用管理制度 一、 管理部门和职责 1、 电脑管理部是全公司电子计算机(含附属设备和打字机等 所有可使用外插软盘、激光盘的设备，下同)的综合管理部门。 2、 电脑管理部负责全公司电子计算机的总体规划、使用安排 以及项目论证、软硬件开发、维护、应用和操作人员培训等工 作。 3、 负责收集总结电子计算机运行情况和开发项目应用效果， 配合公司经营管理工作，提出整改措施，不断提高全公司电子 计算机使用水平和效率。 4、 负责建立电子计算机软硬件档案、使用维修档案、操作人 员培训考核档案。 5、 负责做好重要数据、资料的备份、分析和保存工作 6、 电脑管理部将根据具体情况不定期组织对各部门电子计算 机使用管理情况进行检查指导并进行病毒检测 7、 各部门需新购置电子计算机时，由电脑管理部作出计划报 公司办公室，由办公室会同财务部上报公司领导批准后方可采 购。 二、 使用管理 1、 配有电子计算机的部门应当遵守国家有关法律和行政法 规，加强保密观念，重视管理工作。电子计算机和载有涉密信 息的文件、资料、软盘、光盘由部门经理指定专人负责管理。 涉密的文件、数据不准常储硬盘。任何人不得随意泄漏或在没 有保密措施的情况下在网络中传递国家机密和本单位商业秘 密以及其它保密内容。 2、 电子计算机本部门内允许一机多人使用。操作者应经培训 考试合格方可上机。未经培训者不得上机，未经同意不得让外 单位人员上机。严禁非法阅读、增删、修改、复制、打印、传 送机内资料。 3、 为防止病毒感染、维护数据安全，所有电子计算机严禁使 用外来软件、软盘，严禁交叉使用软盘，未经许可不得占用其 它部门的机器。因工作需要持本单位软盘到外单位使用的，该 软盘须经病毒检测证实安全后才能再次使用。确需使用外来软 件软盘的，要事先征得电脑管理部同意。如发现电子计算机感 染病毒，应立即停止使用，迅速报告情况。 三、 设备管理 25 广东物资集团汽车贸易公司 1、 电子计算机的日常保管、保养和维护由使用者负责。各部 门要确保机器处于安全、良好的工作环境和工作状态中。 2、 严禁任何人在电子计算机上玩游戏或进行与工作无关的操 作。 3、 爱护机器设备，搞好清洁卫生。机器不能放在潮湿的地方 (遇潮湿天气要打开空调机抽湿)，周围不得堆放杂物、零食、 饮料。严禁在机旁抽烟和使用明火。未经同意不得擅自拆开机 器。 4、 必须按正确程序开启关闭机器。开关过程中不得进行搬移、 连接、断开、拆卸等作业。关机后不再开机应散热五分钟再盖 上机罩，如需再次开机，应距关机最少10秒后方可再开。应 尽量避免频繁开关机器。 5、 开机后遇到外接电源被切断，应迅速在UPS支持下结束当 前操作，按正常程序退出运行软件直至操作系统状态后关机。 如UPS失效，则按正常关机程序关机。 6、 遇到打印机、键盘、显示器等外部设备故障，则先关闭打 印机或显示器，然后通知维修人员。 7、 最后离开房间的人员要仔细检查电子计算机是否已关机， 并负责切断总电源。 8、 各部门不能自行拆换电子计算机及各项附属设备。如需进 行调整更换，请书面报告电脑管理部，在征得电脑管理部同意 后，由电脑管理部开出《调拨单》，方可进行调整更换。 9、 各部门需要进行系统开发项目，可从电脑管理部领取和填 写《系统开发计划书》后，交回电脑管理部，由电脑管理部负 责该项目的实施。 四、 软件和数据管理 1、 每天上午9:00—9:15是主机房整理复制数据时间，在此 时间内，各部门不要上网，以免令数据整理和复制受影响。 2、 每天下班前一定要下网，然后关机，必须切断电子计算机 各设备的电源，以确保安全，避免丢失数据及损坏计算机。 3、 超过下班时间仍需上网操作者，请在下班前通知电脑管理 部。 4、 当天的经营数据的输入规定: ? 在市场内发生:交易数据(含批发和零售)，必须当天在 网络上输入。采购、转库原则上当天输入。 ? 在市场外发生:采购、交易(含批发和零售)、转库数据 26 广东物资集团汽车贸易公司 能在当天输入的，则当天输入;不能当天输入的，在发 生后的三天内输入。 5、 必须严格按照计算机《营销管理系统》的每项输入要求进 行操作，不能漏输、少输数据。 6、 公司应用的各种软件资料禁止外借或私人收藏，各种软件 及数据不能随意外流。 7、 计算机工作人员应备有工作手册，用于记录有关软件维护 或数据修改、删除、备份等详细情况，便于查考。 8、 在运行各种软件过程中，应严格按照相应软件的要求进行 操作。关机前应先退出各种正常运行的应用软件，直至操作系 统状态，方可关机。 遇到软件运行故障，要尽量保护故障现场，并立即通知电脑管理部。 27 广东物资集团汽车贸易公司 文件、档案、保密管理制度 根据广东省关于执行《中华人民共和国档案法》和《国营企业管 理暂行规定》实施办法的通知，为进一步做好我公司文件、档案、保 密管理工作，结合我公司的实际情况，特制定如下规定: 一、 文件管理的范围: 1、 含有保密内容的各种文件、资料、会议记录; 2、 行政、人事、保卫、劳资、财务、清欠、基建管理等材料、 档案、手稿; 3、 党、政、工、团等方面的文件、资料; 4、 上级及有关本公司经营、管理策略和活动的文件资料; 5、 经销销售情况、统计数字、、总结、分析、调查 报告等资料; 6、 本公司及公司各部门对外签订的合同、协议文书等资料; 7、 计算机软件、重要的电报、传真件、会议记录; 8、 记录公司重大活动的图片、照片及底片、幻灯片、录音带、 录像带、激光盘等。 二、 文件材料的立卷归档 1、 文件材料立卷归档的重点是上级和本公司各种具有保存价 值的文件资料和经营活动中的合同、协议等。 2、 建立发文目录和收发文登记簿。保密员和承办文件的人员 有责任对文件材料进行收集、清点，把办理完毕属于归档范围 的文件材料及时收集齐全。由保密室将收集回来的文件材料整 理分类组卷、立卷归档。 3、 分年度、上级、下级、平级部门，同一问题的来文和复文， 请示和批复。本公司的正文在前，手稿和附件在后，按文件所 反映的情况先后排列。 4、 文件材料要去掉金属物，使用统一的案卷封皮，采用三孔 一线装订办法，右上角编号，编写卷内文件目录。 5、 案卷封面所写标题，要简明扼要的反映出该卷内容的基本 特征，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。 6、 编制档案目录。每年立卷完毕后，要编制档案目录，由立 卷说明、案卷目录、卷内文件目录组成。 28 广东物资集团汽车贸易公司 三、 秘密文件管理 1、 保密人员在运转秘密文件时，必须进行登记、编号，在呈 阅秘密文件时必须履行登记、清退手续。 2、 接阅秘密文件的领导干部，必须妥善保管，不得将具有保 密性质的文件带离办公室，阅后要及时清退。一时不能阅读完 的必须放入保密柜妥为保管，当天不能阅完的文件必须退交保 密室。 3、 原则上秘密文件不能复印，需要复印或借用的必须经总经 理或办公室主任审批，在登记本上签字同意后才能复印或借 阅。，秘密文件不能交普通邮局投寄，必须由保密室人员办理。 4、 不得携带密件外出，如确因工作需要须经领导同意并由保 密员做好登记。如有丢失立即报告，迅速查找。 5、 储存有秘密内容的计算机软件按相应的密级管理。 6、 公司所有文件、资料、数据未经公司领导同意不得擅自向 外提供。 7、 保密室、打字室、电脑室、复印机、传真机工作人员要遵 守保密守则，不得将自己在工作中所接触到的秘密向他人泄 漏。 8、 秘密文件的清退销毁必须按要求照册登记。 9、 严禁使用普通电话、移动电话、传真机、对讲机等谈论、 传送秘密事项，不得在无保密措施的情况下在计算机网络中传 递保密内容。 10、严禁任何人私自留存他人档案或利用档案材料营私舞弊。 10、 因违反保密规定造成失密、泄密者，由其本人承担法律责 任，并根据规定视情节轻重给予处分。 四、 档案的借阅 1、 借阅档案应按规定办理借阅手续，借阅时间原则上不超过 一个星期。 2、 外单位借阅档案材料，需持单位介绍信及个人身份证并经 办公室领导同意。 3、 借阅档案的人员对借出的档案材料应负安全保密之责，不 得转借他人，不得擅自拆卷、翻印、影印，不得随意涂改、批 注，如造成损失或发生泄密事故者，按照国家《档案法》和国 家《保密法》的有关规定处理。 29 广东物资集团汽车贸易公司 五、 档案库的管理 1、 档案库房的，贯彻“以防为主”、“防治结合”的 方针，做好防火、防潮、防盗、防虫、防尘、防光、防鼠等工 作。 2、 入库查找档案必须由档案人员进行，不能把库房锁匙借给 他人自行进库查找档案。 3、 档案材料一般在每年归档完毕后入库，对库房保存的档案 要定期检查、清点、做好记录。发现问题要及时采取措施，并 向主管领导报告。 4、 保持库房整洁、通风、无关人员不能进入库房，库房内严 禁烟火。 5、 人离库房，切实关好门窗及用电设备，避免发生意外。 6、 档案人员调动工作，必须办理交接手续。 六、 专职档案保密员的职责: 1、 依据国家的法律、法规和《档案法》规定，制定档案工作 的规章制度，并组织实施。 2、 负责文件资料的收集、整理、分类、立卷、统计，确定保 管期限，装订入库。 3、 公司保密员应经常指导各部门文件资料管理工作，加强督 促，共同搞好档案工作。 4、 编排卷内目录和案卷目录，拟写案卷标题、案卷说明等检 索工具。 5、 工作调动时，必须将自己经管的档案资料全部移交给接管 工作的同志，双方履行签字手续。 七、 兼职档案保密员职责: 1、 各分公司、商场、部门都要有一位兼职保密员负责档案工 作。 2、 认真执行档案工作的有关法律，法令和规章制度，做好本 科室档案材料的收集、整理、分类、立卷、保管工作。 3、 收文后按编号分类建立起文件盒，以方便查找及归档，原 则上分类编号不再重复。 4、 拟文统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、红 色笔、铅笔及复写纸书写。 5、 及时把当年协议、合同书、重要秘密文件资料移交公司保 密室归档立卷存放。 30 广东物资集团汽车贸易公司 八、 文件档案的销毁 1、 对超过保管期限又无保存价值的档案材料在征求有关部门 同意后，造册送主管领导(签名)批准后销毁，并在案卷目录 上注销。 2、 销毁档案材料时，要由两人在销毁清册上签名以示负责， 并监督烧毁或押送纸厂处理。 31