如何使公函写得既有深度又有新意[资料]

如何使公函写得既有深度又有新意[资料] 怎样使公文写得既有深度又有新意 公文质量的高低，价值的大小，作用的强弱，主要看它的 主正确与否、深刻不深刻、指导作用大不大。因此，如何深刻 地提炼和表现主题是非常重要的。在这方面，需要注意克服两 种通病:一是肤浅，内容不深刻;二是陈旧，俗套没有新意。下 面结合实际谈谈这两种通病的表现、原因及如何克服的。 (1)公文主题不深刻，主要表现为:或撰写“红头”文件，贯 彻上级的部署，照抄照搬，没有结合本地区、本部门的实际情 况制订出切实可行的措施，怎样贯彻执行，使下级无所适从; 或向上级情况，空表态，讲过程，无特点，认识一般化，提 不出什么问题;或总结经验，搞个，一个观点加上一 个例子，没有中肯的，说明不了什么问题。诸如此类，都是 有些公文主题不深刻的主要表现。现就简报、总结、情况报告、 工作安排等文种，主题得不到深刻表现的几种情况综述如下: 一种是泛泛议论。有些情况报告反映提高认识方面的情 况，总是习惯于以空道理替代人们思想认识的提高，至于思想 认识问题是怎样表现的，思想“扣子”是怎样解开的，认识是怎 样提高的，这些需要着重反映的情况却得不到反映。因而，读 了报告后，不能给人以深刻的印象，只能使人感到空而乏味。 讲到“工作体会”，既无事例，又无分析，泛泛议论。而空议论不 等于“体会”。工作体会，即通过总结实践经验得出理性认识， 要以事论理，从理论和实践的结合上说明问题。通常采用夹叙 夹议的写法，通过对事物的分析，从中得出结论(体会)。否则， 空议论，既无助于表现主题，也不符合公文写作的要求。 第二种是光摆成绩。有些工作情况报告，成绩摆得充分， 但对取得成绩的原因，有些什么经验教训，没有进行总结，有 的甚至只讲成绩，不讲别的。有份工作总结报告，从粮食丰收、 副食品生产全面增长、乡镇企业持续发展、进一步搞活流通、 城镇建设有了新发展、科技促进了经济发展等方面，通篇是摆 成绩。成绩自然要讲，但对取得成绩的原因不作分析，仅仅停 留在摆成绩上，必然显得肤浅了。 第三种是面面俱到。有些情况报告，把所做的工作基本上 都讲到了，但蜻蜒点水，点而不透。譬如，讲“深化企业改革”， 就把管理体制改革、承包责任制、厂长(经理)负责制、干部聘 任制、优化劳动组合等都列上了，但有哪些值得总结的经验， 哪些需要加以完善等情况却没有反映，干篇一律，没有什么参 考价值。 。 第四种是只讲过程。如有的工作总结只反映了“干什么” 的问题，至于干得怎么样便很少提及了。举个反映“加强精神 文明建设”的例子: 年初各单位进一步贯彻党的十三大和市委六届 会议精神，举办学习班，反复学习文件，提高对党的 基本路线的认识。第四季度，传达贯彻党的十三届三 中全会和市委六届四次会议精神，举办领导干部学 习班，在职工中开展了形势教育，将干部职工的思想 统一到治理经济环境、整顿经济秩序、全面深化改革 方面来。为落实市政府提出的任务，拟定了贯彻落实 的措施。各单位还进行了民主与法制教育，并结合全 市物价调整工作，加强了思想教育，提高了透明度和 凝聚力。 (类似上述例子比较多，讲到贯彻落实上级部署，总是局限 在“开会、发文、办班”等工作过程上，究竟落实得怎么样，解决 了哪些问题，则一概免之。这样的内容显然是不可能深刻表现 主题的。 一般地说，情况报告、调查报告等主题不深刻的主要原因 大体有以下几个方面: 第二，从认识方面说，对事物缺乏深刻的、完整的、内部规 律性的认识，只知其一，不知其二，不能深刻地了解客观事物， 就不可能深刻地反映客观事物，表现的主题也就不可能是深 刻的。所以“对于任何事物，必要观察准确，透切，才好下笔”， 鲁迅先生这句名言的道理就在于此。 第二，从撰写的角度来说，对不同文种表现主题的不同特 点掌握不够。一般地讲，概念化的东西是不可能深化主题的， 若是总结工作，不能以启迪;反馈情况，没有什么参考作用;部 署工作，无助于解决问题。从不同文种来说，如何深刻表现主 题又有不同特点:工作部署性公文，着重点在于指导思想正 确，任务、要求明确，政策、措旋得力，切实可行。工作总结性公 文，着重点在于对以往工作突出的经验和问题进行分析、概 括、集中、提炼，并把它提升到理论高度加以认识，作为今后工 作的借鉴。因此，既要防止泛泛议论，又要避免现象罗列，包罗 万象。情况报告性的公文，一般分作两类:一类是报告已经做 的工作情况，另一类是报告工作安排情况。前一类报告，深刻 表现主题的着重点与工作总结大体相似;后一类报告的着重 点在于把工作思路讲清楚，需要解决哪些问题，采取哪些行之 有效的措施，重点抓哪些环节等。之所以需要侧重反映上述方 面的内容，是因为上级不仅要了解下级在“干什么”，任务有多 大，而且要知道“怎么干”。从上级了解情况的角度来说，反映 “干什么，，的问题不是主要的，因为任何工作任务，一般都是由 上级下达的，这方面的内容略写即可;上级关心的是下达的工 作任务，下级怎样贯彻落实好。所以，向上报告工作安排，切忌 一大堆指标数字，有些工作安排的报告，正是被过多的指标性 东西冲淡了主题。 第三，从行文关系说，经常遇到下行文替代上行文的情 况，这是造成情况报告主题不深刻的又一个原因。譬如，某些 部门领导同志向下属单位作的报告、讲话，原封不动地作为情 况报告向上报送，“一当两用”。这样做的弊病，姑且不说它不 符合行文规范要求，就其表现主题来说，多有不适之处:对下 作报告、作部署，要传达贯彻上级的指示精神，往往要引用上 级领导同志的讲话、文件中的指示、观点提法等，这就难免把 本来都是上级的精神又搬回到上级那里;对下布置工作任务， 一般总要涉及到各个部门，照顾到方方面面，各行各业不可偏 废，而向上报告，就不必面面俱到;有些特点性的东西，如某区 县、某部门本身做的许多工作，有些是不便对下讲的，这恰恰 是上级需要了解的，下行文就替代不了。总之，由于对下对上 对象不同，内容侧重点也应有所不同。比方说，对下布置十项 八项工作，不一定全部向上报告，要择其有特点的内容反映给 上级。所谓有特点的内容，就不是一般化的东西，而是对上级 酱示或决策的贯彻落实有独到的地方，包括工作的深度、明显 的效果等。当然，也应当反映贯彻过程中遇到了什么新情况、 新问题，提出解决新问题的建议、办法，这样才有利于主题得( 到深刻的表现。 (2)公文主题没有新意，观点陈旧，在一些工作报告、调查 报告等文稿中还不是个别的。下面一篇简报是个比较典型的 例子。 ××区委召开“为人民服务 对人民负责”讨论经验交流会 1 ××区委于x月×日召开了“为人民服务，对人 民负责”讨论经验交流会。…… 在总结前一段开展讨论情况之后，区委对今后 如何把讨论深入持久开展下去提出了如下要求: 第一，要抓好思想政治工作，克服各种错误倾 向。 第二，要把开展。为人民服务，对人民负责”的讨 论和学习《决议)结合起来。 …… 第三，各级党委要把开展“为人民服务，对人民 负责”的讨论作为一项重要工作列入党委议事日程， 切实加强领导。 …… 第四，各级党组织都要结合自己的工作性质和 特点，制订各种切实可行、行之有效的规章制度。 第五，要认真总结经验，抓好典型，以点带面，推 动一般;要把一般号召与分类指导相结合。 第六，要正确处理这场讨论同开展“五讲四美” 学雷锋等活动的关系。 …… 这份简报，反映的是某区在一次经验交流会上，对该工作 进一步作部署。文中所提出的“六点要求”，是人所共知、人云 亦云的一般号召，只有共性，而无特点，几乎可以通甩。这项工 作可以提这样的要求，其他工作同样可以提这样的要求;这个 地区、这个部门适用，其他地区、其他部门同样适用。这倒劳不 是说不能提这样的要求，而是说应当从本地区的实际情况，出 发，针对存在的问题，提出解决问题的具体措施。从这份简报 的整体来说，既然已是开展“为人民服务，对人民负责”讨论的 经验交流了，那就不是该项工作的首次布置了，因此，再次提 出要求，就必须根据工作进展过程中发生的新情况、新问题提 出新要求，而不能总是停留在“列入党委议事日程”、“抓典型， ，以点带面”等一般号召上面。 为什么会停留在一般号召上?这里有两条原因:一是没有 或忽视了对新问题的研究，在表述方面，没有突出新问题，任 何事物都在发展中，只有不断研究事物的发展变化，发现新闻 题，分析新问题，把它用书面形式反映出来，主题自然会有新 意。就以所举例文来说，有些方面是完全可以对新问题作一番 剖析的。例如，第一点要求中“克服各种错误倾向”，这么提就 不具体，不鲜明。如果把它剖析一下，针对性、战斗性就强了。 又如，最后一段讲到工作中的问题，又是笼而统之，“问题不 少”却没有具体指出来。至于“发展还不平衡”，是可说可不说 的，因为不平衡是绝对的。二是没有提出新办法;新措施。譬 如，要求各单位都要建立规章制度(“已建立各种制度的要不 断巩固和完善;没有建立的要抓紧建立”。这里不要这样作一 般的号召，因为早已号召过了，各行各业确。已建立各种制 度”，在这种情况下，就需要在现有工作的基础上，分析有章不 循、无章可循等原因，针对薄弱环节，提出解决不落实问题的 有效措施。否则。切实可行，行之有效”的制度就难以建立起 来，也不易落到实处，那么所提的要求往往会成为一句空话。 (3)公文中主题不深刻、无新意的毛病是必须防止和克服 的，否则，对于交流情况、指导工作、解决问题是非常不利的， 会使公文失去应有的效用。那么，如何防止和避免公文主题中 的这些问题呢?下面谈几点看法: 一要细观察。文章是观念形态的东西，行文是用以交流情 况、指导工作的一种手段。一篇公文质量如何，主要看它对工 作的指导作用如何，而指导作用的大小，又取决于主题的深刻 与否。所谓主题深刻，就是揭示了事物规律性的东西，主要在 于对问题的透彻分析，对经验的科学总结，对解决问题提出切 实可行的政策、措施。而事物是复杂的，要从复杂的客观事物 中认识并掌握规律性的东西，没有仔细的观察、认真的研究是 做不到的。因此，要由表及里，通过现象抓住事物的本质;由点 到面，认识和把握事物的整体;由始到末，掌握事物的来龙去 一脉;由正面到侧面，从不同角度看问题，认识其不同特点。要锻 炼观察事物的思路和方法，才有助于提高观察事物的能力，从 而表现好文章的主题。总之，走马观花，凭一知半解的材料，写 出的东西是不可能深刻的。毛泽东同志指出:“文章是客观事 物的反映，而事物是曲折复杂的，必须反复研究，才能反映恰 当，在这里，粗心大意，就是不懂得做文章的起码知识。” ’ 二要勤思考。唐代伟大作家韩愈在他的《进学解》一文中 说:“行成于思，毁于随”。意思是说，做事成功由于思考，失败 由于不思考。做文章也是如此。对同一事物，你这么看，他也 这么看，大家都这么看，这么想，在文章里反映出来的就是老 套套了。其实，同一事物，从不同角度去思考、分析，就能提炼 出与众不同的新颖主题，“横看成岭侧成峰”嘛。这就需要反复 思考，做到深思熟虑。古人说得好:“凡作文发意，第一番来者， 陈言也，扫去不用;第二番来者，正语也，停止不可用;第三番 来者，精语也，方可用之。”(元?陈绎曾《文说》，引戴师初语) 意思是说，首先想到的意思，也是大家容易想到的意思，多是 “陈言”，即一般化、老一套的东西，没有新思想、新发现，应该 “扫去不用”;“第二番”想到的意思，虽是正确，但不能满足于 仅仅是“正语”，因而仍“停止不可用”;经过进一步思考，“第三 番”想到的意思才是独到的、深刻的“精语”，“方可用之”。这三 番意思，就是反复思考，主题渐次深刻的一个思维过程，这是 符合写作的通常规律的。 三要防空谈。公文是机关用它来传达党和国家的方针、政 策、法令，指导、商洽工作，汇报情况，处理问题的，这就决定了 公文的写作特点，无论是讲道理，还是谈体会，都不作大段理 论性的阐述，更不要空泛地议论。即使要论，也要提纲挈领，要 同本地区、本部门的实际紧密结合，从中得出科学的结论，切 忌空洞议论，以免受文单位无所适从。 四要严把关。向上级报告工作，反映情况，对下级发个文 件，布置工作或出份简报交流情况，都要注重研究公文的效 甩。如果一篇文稿写出来后，疏于把关，草率发出，就不利于铲 平“文山”，还会造成浪费，贻误工作。因此，协助领导同志严格 把好公文质量关是很重要的。这对党政机关办公厅(室)搞文 字工作的秘书工作人员来说是责无旁贷的。如何把关?我们 体会有两条:一是该改的改。这里说的改，不光是指文字的修 改、观点的推敲，更主要的是指内容方面的修改，该补充的补 充、该改写的改写。前面所举的工作报告、简报等例子，如果充 实了具体内容，改换了表现主题的角度，重新组织材料，就可 以写成主题突出、质量不错的材料。二是该卡的卡。我们觉得 有下列问题的简报、报告、文件不发为好:内容空间、没有参考 价值的;人云亦云，没有本地区、本部门、本单位特点的;提不 出问题，对问题不作分析的;不能根据新情况、新问题提出解 决问题的办法的。对于各种材料特别是党政机关“红头文件” 的代拟稿，必须一丝不苟地把好关，这是提高公文质量的重要 环节，决不可忽视把关的作用。