电子办公设备管理办法

电子办公设备管理办法 公司电子办公设备管理办法 第一章 总 则 第一条 为了进一步明晰公司电子设备管理程序和～提高办事效率～公司参照局电子设备管理办法和公司行政管理用资产管理办法～制定此办法。 第二条 总经理办公室是电子办公设备的日常采购、管理机构～负责公司电子办公设备的维修、调配及其它技术服务。 第三条 本办法适用于公司总部各部门及司属各单位～合作项目不执行本办法。 第二章 电子办公设备购置、配置原则 第四条 公司员工统一配置笔记本计算机。 第五条 企业为员工配备的工作用计算机已经到达报废年限,自购买之日起4年,和尚未配置工作用计算机的员工可申请配置新计算机,员工现有配置工作用计算机,包括台式计算机,没有达到报废年限,自购买之日起4年,～不允许购买新的计算机。 1 第六条 领导班子成员工作用计算机不在此范围内～可 根据需要统一配置。 第七条 原则上每个员工只配置一台计算机。 第八条 新购置的计算机～公司不以任何方式回收。 第三章 电子办公设备配备标准 第九条 购置的笔记本计算机总价不得低于7000元,不含附属设备,且必须购买厂家提供的三年硬件质保服务。 第十条 在岗人数在10人以内的部门的打印机配置不得超过两台。 第四章 电子办公设备配置的技术参数 第十一条 计算机配置参数由总经理办公室根据当时的信息技术特点和业务情况更新相应配置。 第十二条 当前员工计算机基本配置参数:CPU不低于双核2.0GHz,内存不低于2G,硬盘不低于320G。 第五章 电子办公设备申请、审批及验收程序 第十三条 各部门应于当年年底前向总经理办公室提 2 交本部门下一年度的电子办公设备购置～总经理办公室进行汇总～按照行政用资产管理采购办法执行～并据以编制年度预算。 第十四条 各部门在按计划配置计算机时应填写《行政管理用,固定,资产购置申请单》,见附表1,～分别经申请部门、总经理办公室、总会计师、总经理、董事长签署意见后～由人实施购置。 第十五条 需要配置刻录机、扫描仪、录音笔等其它种类的电子办公设备的部门～应填写《行政管理用,固定,资产购置申请单》,见附表1,～分别经申请部门、总经理办公室、总会计师、总经理、董事长签署意见后～由总经理办公室实施购置。 第十六条 员工凭购置发票完整填写《计算机验收单》,见附表5,～验收且符合技术配置要求后～办理报销手续。其中发票原件附报销单交财务资金部～复印件自己留存作保修凭据。 第十七条 设备购置后～购置金额达到固定资产要求的～由总经理办公室填写《固定资产验收单》,没有达到固定资产要求的～由设备使用者填写《北京中建地产有限责任公司行政管理用资产盘点表》。 第六章 补助办法 3 第十八条 经过有关部门审批通过后新购置的笔记本计算机～且已通过相关验收手续的～自验收完成之日起一月内～凭购机发票由公司一次性报销5000元。 自计算机购置之日起满3年后～计算机所有第十九条 权归员工本人～4年内公司不再另为其提供工作用计算机。 第二十条 自计算机购置之日起3年内～该员工无论何种原因离开公司～在向财务资金部交纳{【笔记本计算机:5000元-139 元×,实际使用的自然月,】 【台式计算机:购买金额-购买金额?36×,实际使用的自然月,】}补偿金后～凭借财务资金部出具的收据到总经理办公室办理计算机所有权交接个人的手续。 第二十一条 计算机自购置之日起4年期满～可按本办法再行申请购置程序。 对正在使用公司计算机的员工～在计算机第二十二条 4年期满～可按本办法申请新计算机～公司计算机归使用人所有～公司将不再回收。 第七章 电子办公设备的安装、调试及管理责任 第二十三条 计算机的安装、调试工作由个人负责,其它公司购买的电子办公设备的安装、调试工作由总经理办公室负责。 4 第二十四条 各部门电子办公设备的日常管理由具体员工负责～员工对自己使用的电子办公设备有日常清洁、管理、维护的责任。电子办公设备被人为损坏时～使用人员应承担赔偿责任。 第二十五条 总经理办公室建立电子办公设备的个人使用管理台账。 第八章 计算机软件产品的购置管理程序 第二十六条 部门需要购买应用软件时～应将待购买软件的费用提前列入部门年度预算计划。 第二十七条 使用部门应对待购软件及软件商进行详细的了解～形成一份本软件的功能概要说明书。 第二十八条 部门提出购买软件的申请计划～填写《软件采购申请单》,见附表2,～与软件的功能概要说明书一并交总经理办公室。 第二十九条 总经理办公室对待引进的软件进行评估～考察软件的功能和软件的实用程度～通过评估后方可由总经理办公室和使用部门联合购买。 第三十条 对公司已经使用的软件～总经理办公室应定期了解和收集这些软件的使用情况～应用程度等信息～并进一步对软件做出评估～以便协助对软件进行升级换代。 5 第三十一条 软件所有权归公司～管理权归总经理办公室～使用权归部门。使用部门应有专人负责软件的保管、升级工作。 第三十二条 如果使用部门撤并或其保管使用人员调动～应先将软件移交本部门负责人或上交总经理办公室保管。 第九章 电子办公设备的调配 第三十三条 电子办公设备的调配权归总经理办公室～任何部门和个人不得随意处置。 第三十四条 公司人员在总部各部门之间调换工作岗位时～原则上物随人走～并填写《行政管理用,固定,资产内部调拨单》,见附表3,。 第三十五条 总部人员调离总部去所属项目工作或项目员工调回总部或调往其他项目工作时～如需带走所使用的电子办公设备～则填写《行政管理用,固定,资产转让/报废申请单》,见附表4,～由领导审批。 第三十六条 用于联网的计算机工作站在未经总经理办公室同意的情况下～任何人不得随意改变机器的技术配置。 第三十七条 电子办公设备调配后～总经理办公室应对 6 登记台账进行变更记录。 第十章 电子办公设备的更新与报废 第三十八条 电子办公设备的更新时间为4年。相关设备使用年限满4年的～如需更换可由部门申请～由领导审批。 第三十九条 电子办公设备的报废～除执行固定资产管理的有关规定期限外～主要依据具体设备在特定时间仍然可能存在的使用价值～尽量延长设备的使用寿命～节约固定资产投资。 第四十条 各部门确认电子办公设备已到报废期限且已无使用价值后～可向总经理办公室提出报废申请～填写《行政管理用,固定,资产转让/报废申请单》,见附表4,～总经理办公室核实后～到财务资金部办理有关报废手续～然后集中处理。 第十一章 附 则 第四十一条 公司计算机及个人购买、公司报销的计算机的升级及维护工作由个人负责。 第四十二条 按行政用资产管理办法要求～每年十二月底总经理办公室负责进行一次计算机及相关设备清点、统 7 计、汇总～向相关职能部门及领导提供统计数据。 第四十三条 本办法由总经理办公室负责制定、修改并 解释。 第四十四条 本办法自印发之日起施行。 附件:1. 行政管理用,固定,资产购置申请单 2. 软件采购申请单 3. 行政管理用,固定,资产内部调拨单 4. 行政管理用,固定,资产转让/报废申请单 5. 计算机验收单 二〇一一年四月二十五日 8 附表1: 行政管理用,固定,资产购置申请单 时间: 年 月 日 申请部门,单位, 申请购置的,资产, 资产名称 购置后负责人 申请理由: 申请部门,单位,负责人意见: 所购资产的功能要求: 审批意见 型号 金额 元 资产主管部门意见: 预付款: ?无 ?有 元,大写, 总会计师意见: 总经理意见: 9 董事长意见: 注:型号和金额由资产主管部门填写 附表2: 软件采购申请单 申请人 申请部门 申请时间 软件名称 软件版本 软件开发商 购买软件目的 软件功能概要 预算价格 软件运行环境及配置 其他要求 所在部门领导意见 办公室意见 10 总会计师意见 总经理意见 董事长意见 附表3: 行政管理用,固定,资产内部调拨单 调出部门 调入部门 名 称 型号规格 数量 资产原负责人 资产现负责人 调拨 原因 财务资金部意见: 调出部门意见: 调入部门意见: 办公室意见: 11 总会计师意见: 总经理意见: 董事长意见: 调拨时间: : 附表4 行政管理用,固定,资产转让/报废申请单 现使用单位,部门, 原使用单位,部门, 固定资产状况 资产名称 购置时间 原值 资产编号 使用年限 使用性能 现 值 原负责人 现负责人 ?转让 ?报废 申请理由: 审批、处理意见 财务资金部意见: 时间: 申请部门意见: 办公室意见: 时间: 时间: 12 总会计师意见: 总经理意见: 时间: 时间: 董事长意见: 时间: 附表5 计算机验收单 购置人 购置日期 价格 办公室验收情况如下 设备类型 配件名称 详细规格 备注 CPU 内存 硬盘 主板 显卡 光驱 网卡 声卡 注册码 13 办公室管理员签字: 日期: 报销金额:5000 签字: 日期: 财务 审批 发票原件 ?有 ?无 其他 备注:1.此表格是财务部报销的依据, 2.购置人需将发票原件交于财务部后～方可领取补助, 3.该表格一式三份～购置人、总经理办公室、财务资金部各留存一份。 14