行政规章制度

行政规章制度 空中网行政规章制度 北京空中信使信息技术有限公司 二零零五年 - - 1 - - 空中网行政规章制度 目 录 一、资产 ...................................................................................................................... - 4 - 1、1物品分类 ..................................................................................................................... - 4 - 1、2物品采购 ..................................................................................................................... - 4 - 1、3物品领用 ..................................................................................................................... - 5 - 1、4物品使用 ..................................................................................................................... - 5 - 地方、分公司资产管理 1、5各 二、办公管理制度 ...................................................................................................................... - 6 - 2、1 公共环境 .................................................................................................................... - 6 - 2、2 个人环境 .................................................................................................................... - 7 - 2、3 网络环境 .................................................................................................................... - 7 - 三、测试卡管理制度 .................................................................................................................. - 8 - 3、1 日常测试 ............................................................................................................................ - 8 - 3、2 无线上网卡 ................................................................................................................ - 8 - 3、3大额测试 ..................................................................................................................... - 9 - 四、差旅管理 .............................................................................................................................. - 9 - 五、印章管理 ............................................................................................................................ - 10 - 六、市内快递、EMS及邮寄................................................................................................... - 11 - 七、安全管理制度 .................................................................................................................... - 12 - 八、节约原则 ............................................................................................................................ - 12 - 8(1节约分类 ................................................................................................................... - 13 - - - 2 - - 空中网行政规章制度 8(1(1办公费用 ..................................................................................................... - 13 - 8(1(2生活费用 ..................................................................................................... - 13 - 8(2可行性建议 ............................................................................................................... - 13 - - - 3 - - 空中网行政规章制度 一、资产管理制度 为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为行政部。 1、1物品分类 公司物品分为易耗品、办公用品、固定物品、报刊杂志类 易耗品:打印机耗材(纸、墨)、光盘等 办公用品:笔、文件夹、本、计算器等 固定物品:个人使用保管的三百元以上并涉及今后费用开销的物品，如:计算机、笔记 本、手机等。和物品单价达到三百元以上，如:打印机、空调、复印机等。 报刊杂志:定制的一些关于工作方面帮助的书刊、杂志 1、2物品采购 公司物品采购，由行政部统一申请购买，属部门特殊物品必须经由行政部同意，方可自行购买。 公司物品采购由行政部指定专人负责。下属子公司和办事处须先申请由公司总部批复后 方可购买。 易耗品和办公用品每月定点、适量进行物品购买。 固定物品根据申请单的需求动态调整。 - - 4 - - 空中网行政规章制度 1、3物品领用 易耗品和办公用品可直接向行政部物品保管员签字领用。 公司每位员工必须根据实际工作需求，并以合理的理由填写《物品申请单》。经由上级 经理、部门负责人、行政部统一确认后方可领取。(规定职务用机的标准配置，无须再 申请添加。技术人员配置:SY2.1 512M 40G 产品人员:SY2.1 256M 40G 美工、铃声 技术人员:SY2.1 512M 120G 其他员工:SY2.1 256M 40G 笔记本电脑:BD和其他人 IBM 系列笔记本 总监级以上:DELL X30 系列笔记本) 员: 公司部门负责人根据本部门的工作需求，合理的审批、分配各种资产，提高物品的使用 率。 为方便、提高各部门的工作效率，在短期内有需要某种物品完成工作任务的可填写物品 借用单，经部门经理确认后在行政部借用该物品。 人员的部门产生变化时，物品转移、归还、保留的填写物品转移单。一定要在行政部门 备案，严禁自行更换。否则后果自负。 新员工入职时，根据入职表附件向行政部相关负责人领用物品并签字确认;离职人员必 须和本部门经理助理一块向行政部办理公司物品归还手续，签字确认，未经行政部确认 其他部门不得为其办理离职手续。 1、4物品使用 个人保管的固定物品在使用过程中，首先要以正确的方法使用该物品，避免错误操作。 使用人有义务和职责看管好公司固定物品，避免损坏和丢失等情况。 物品保管人不允许私自将公司物品借与公司以外人员使用;员工之间不得私自更换物 - - 5 - - 空中网行政规章制度 品。一经查出，取消申请物品资格，情况严重者将给予罚款处罚。 在使用过程中出现损坏、丢失的，由财务部提供物品参考价值，使用人必须照价赔偿。 在正确的使用方法下，无重大错误操作、磕碰、进水等原因，该物品损坏所产生的修理 费用或更换部件费用，经部门负责人、行政部、财务部、相关权威部门鉴定后由公司负 责进行维修或者更换。 ?1.5 各地方、分公司资产管理 二、办公管理制度 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求规范行为，创造良好的企业文化氛围。 2、1 公共环境 工作时间内不应无故离岗、不得闲聊、在办公区内闲逛、用餐、吃零食、大声喧哗确保 公司办公环境的安静有序。 不应再办公家具和公共设施上写字、刻画、张贴。发布信息使用公司统一的内部论坛。 公共办公区域、各总经理室和各会议室由行政部统一安排专人定期做清洁保养工作。请 大家保持清洁。 员工之间工作交流应在规定的区域内进行(接待室、会议室、总经理室)或通过网络和 内线电话联系。 会议室使用:根据参会人数，提前用内部会议系统预定相应的会议室。如有临时取消的， - - 6 - - 空中网行政规章制度 请及时取消会议系统上的预定，以方便其他同事;会议结束后，应注意保持会场整洁。 由参会人员负责将会议室桌椅摆放整齐，杯中剩水倒入指定地点，以便为其他同事使用 创造良好环境。 发现办公设备(包括空调、电话、照明、打印机、复印机等)损坏或发生故障时，员工 应立即向行政部或者内保报修，以便及时解决问题。 遵守写字楼物业规定，爱护公物，节约水电。 2、2 个人环境 礼仪规范:公司员工仪表要整洁，大方;任何场合应用语规范、语气温和、禁止大声喧 哗。遇有客人进入办公产地应礼貌劝阻，上班时间(包括午餐时间)前台应保证有人接 待。接听电话应及时，一般铃响不超过三声，如受话人不能接听，附近同事应主动接听， 做好接听记录并及时转告。通话应言简意骇，时间不宜过长。 任何时间员工不得用公司电话打私人电话。 保持个人公位的整洁、物品摆放整齐。 2、3 网络环境 保持公司网络环境的畅通，及时更新杀毒软件，定期查毒。 技术部人员必须妥善保管好自己的用户名和密码，防止窃取、丢失而导致泄密。 每层机房属于网络核心，一般人员未经允许不得私自进入做任何改动。 严禁在公司内部使用黑客工具扫描、尝试攻击服务器或个人电脑，一经发现，后果自负。 请公司员工尽量不要收发附件在2M以上的邮件,特别要注意的是，千万不能给邮件组成 员群发大邮件，这样会造成网络严重拥堵; 现有网络软件，发现有超流量的使用，将断开对应端口，以保证整个公司的网络正常运 - - 7 - - 空中网行政规章制度 行，对于长期的流量使用大户，根据月统计数据，加以限制。 严禁任何时间段在线收听音乐和看电影。 严禁在9:15---18:15之间使用多线程下载工具在internet上下载东西，无论是否公 事。 三、测试卡管理制度 3、1 日常测试 申请测试卡必须严格按照测试卡申请流程办理，否则不与办理。 申请测试卡必须根据工作需要提前提出申请。 申请到测试卡的人员要及时准确的给管理员测试卡人员当前测试卡的具体信息。 日常测试卡最大充值额度为500元。 测试卡是供个部门人员测试公司业务的，不得产生通话记录。特殊情况(IVR)的除外。 不允许接打私人电话。查出测试卡私用者，停止该组申请测试卡1月，提出通报批评。 情况严重者将处以罚款。 3、2 无线上网卡 员工对所申请的无线上网卡(GPRS、CDMA)设备，有责任和义务保证设备的完好～ 员工在使用期间，所产生的无线上网费用自行解决，公司对申请无线网卡的员工只提供 无线上网的设备(PCMCIA卡)。此费用不能作为手机和测试卡的费用报销。 员工在使用期间，因个人员因造成的PCMCIA卡损坏丢失的，照价赔偿。 - - 8 - - 空中网行政规章制度 3、3大额测试 产品人员根据工作需要先提出申请，经部门负责人、财务部、CEO确认后，由产品人员 自行申请款项。 行政部监督其购卡、充值、测试等全过程。 四、差旅管理 公司员工因公出差所发生的一切事务性工作由行政部统一负责(包括机票预定、酒店住宿)，出差员工需要认真填写《出差》，现对表格填写做如下说明: 准确填写基本信息，包括:申请人、联系方式(分机、MSN、手机、邮件等任选其一)、 申请日期、出差目的地、出差目的及日程安排 关于酒店需求，请提供入住的时间及位置要求或明确某一酒店，公司对出差员工住宿标准为300元以下/天，行政部以此为依据为员工安排入住酒店。 关于机票需求，请提供单程或往返的时间段，行政部以为公司节约成本为原则选择相同时间段内价格最低的机票，员工无权利提出其它特殊需求。(特别批准需要乘坐商务舱、头等舱或固定航班的除外) 关于预计费用，员工需要粗略估算此次出差所需要各项费用 关于相关人员签字审批，为了便于统一管理，由申请人将表格递交部门助理，由助理负责流程的根近(包括递交部门总经理及行政部审批) 关于出差相关事务的最终确认，由前台负责与申请人确认机票及酒店预订情况。 特别注意事项 - - 9 - - 空中网行政规章制度 , 行政部以《出差申请表》为依据进行相关预定工作，未经相关人员审批的表格将不予接 收; , 未经同意，自行定购机票的员工将不予报销其费用(; , 出差员工确认一切事项后，需将《出差申请表》取回，做为差旅报销依据; , 员工出差所产生的一切费用，由行政部总经理审批后方可报销。 五、印章管理 公司所有印章由行政部统一管理，关于印章管理相关说明如下: 关于公章使用 所有需要加盖企业公章的文件需由申请人填写《公章使用申请表》并经相关负责人签字 审批后，由行政部统一盖章 所有加盖公章文件均需在行政部登记并留存备份文档 无特殊原因，不允许任何员工将公章带出使用。 关于合同章使用 因公司业务需要，对外签定的所有合同文件，需按类别填写《合同用章申请表》并由相 关负责人审批签字后，由行政部统一盖章 关合同用章申请表格先分为三类 1、《合同用章申请表-运营商类》:指与各运营商签定的合作，包括移动、联通、网通等 2、《合同用章申请表-合作类》:指与各CP或其它合作伙伴签定的合作互利型合同 3、《合同用章申请表-其它类》:指以上类别之外的其它类型合同，包括保密协议、采购合同等 - - 10 - - 空中网行政规章制度 对于合同用章将严格以法律部颁布的《关于合同审查的几点意见》为依据，不符合要求 的文件，将不予接收 所有往来合同需要在行政部记录并留备份文档 无特殊原因，合同章不允许带出使用 六、市内快递、EMS及邮寄 因工作需要对外发放文件或物品的员工，直接向前台索取相关表单，并仔细填写具体信息，现对相关事项予以说明 行政部负责联系相应的服务商，为公司提供快捷高效的服务 现文件及物品传送分以下方式 市内快递:北京市区内的同城服务(一般三小时内送达目的地) EMS:不同地区的快递服务(一般两天到达异地) 邮寄:不限地区的普通邮政服务(无确定时间，视地区而定，重要文件不推荐此种方式) 员工因公对外发送文件的，需在前台做详细记录，如为私人事务同样可以享受公司的优 惠价格，但需要发件同时结算费用。 如对外发送贵重物品或易碎品等，请在表单上注明，以免带来不必要的损失，需要保价 的请注意保价金额。 需要查询发送文件签收情况的员工，可直接联系前台查询。 , 特别注意事项 1、请勿以工作需要为由，发送私人物品。 - - 11 - - 空中网行政规章制度 2、特殊物品请说明后，由前台负责询问最佳投递方式。 七、安全管理制度 公司任何员工不得在没有公司首席执行官批准的情况下，私自对外披露信息、以公司员 工身份接见记者或进行其他方式的宣传活动。 每位员工有维护公司财产的责任和义务。 公司各部门、子公司和办事处的业务数据列入保密范围，应由专人专管，定期做好备份 和管理;未经许可，严禁相关人员私自复制。 严禁公司员工私自向公司以外人员泄露公司技术及商业秘密 作废了的载有公司秘密的文件、纸张及盖有公司公章、合同章、法人章、财务章及有总 经理、副总经理签字的纸章均应用碎纸机粉碎;打印机、复印机和传真机附近不得留存 文档。 员工在放假、下班离开时应将有关公司秘密文件和工作重要文件妥善保存好;保管好文 件柜钥匙。在出差和放假期间出行时，注意出行安全，保管好自身财务。 每位员工在上班时间必须配戴胸卡。 放假期间各层保安做好流动人员记录工作。 员工应时刻保持安全意识，如消防安全，交通安全，防盗安全 公司监控系统:提高公司办公区安全系数，保证公司安全。未经许可，任何人不得擅自 查阅监视器。 八、节约原则 - - 12 - - 空中网行政规章制度 公司每位员工应有成本意识和节约观念。 8(1节约分类 公司节约运营成本大致分为:办公费用、日常费用两大类。 8(1(1办公费用 内部复印和打印，请使用双面复印、打印。(除保密文件、合同) 在下班时请关闭电脑电源和相应区域内的灯。 严禁电脑在非办公情况下开机过夜。 在公司打长途时请加拨17991，以便节省话费。 测试卡在测试完毕后退订一切产品。严禁私自订阅、参与和发送非测试产品。 8(1(2生活费用 没层卫生间已配备垃圾桶，进行分类回收。禁止向马桶里倒生活垃圾。 严禁用饮用水涮洗茶杯。 适量使用抽纸，避免浪费。严禁将公司抽纸带回家使用。 饮水机在工作时间只开至热、非工作时间严禁开启。 尽量不适用公司配备的一次性纸杯。 手机费用节约办法:1、加入公司通讯圈2、手机拨打长途加拨17951+区号+号码3、北 京用户办理套餐业务4、GPRS手机包月5测试产品月末退订。 8(2可行性建议 1、平时公司内部通话比较多，在公司可以使用固话，在外面只能通过手机了。解决办 - - 13 - - 空中网行政规章制度 法:加入公司内部通讯圈，这样通话费用会节省很多，老员工都基本加入，许多新员工还未加入。 2、与各地销售业务交流基本都是电话，公司固话有17991，手机怎么办,解决办法:拨打17951，区号，手机或者固话 3、北京移动有许多话费套餐服务。解决办法:比如本地通话99元、199、299、399、499、599套餐服务。 4、北京移动最新推出WAP上网GPRS流量包月服务。解决办法:20元包月，当月无限WAP上网。 5、测试业务，体验其他公司业务。解决办法:当月测试，当月使用，当月取消，避免下个月被收费。如果定的是本公司业务，可以加入免费队列。以上只针对移动用户，具体联通网通用户还需根据具体情况待定。 空中网在北京移动、北京联通、北京网通均做了彩铃接入，公司既然给大家免费报销彩铃月功能费和下载费，我们强烈建议:所有公司员工务必使用空中网彩铃，特别是我们有葛优这样好的资源，为什么不口口相传呢,每个月至少定制一首空中网彩铃，为公司业绩做贡献，鼓励周围的朋友同学也下载空中网彩铃。---BD 钱成 ) 行政部门提供给大家随时办理全球通优惠业务，具体优惠种类可以向行政部门咨询，可 以为大家和公司节约话费。 各地方办公环境装饰需要总部审批，风格要和总部统一。～ 各地方办公条件的租赁和装饰、办公家具设备的采购都是必需总部审批，风格要和总部 统一。总的装修申报，风格，装修费用，都是总部审核的范围。 各部门对办公场所提出的可信性装饰方案都必须由行政部门统一规划执行，未经同意不 得擅自改动现有办公装饰。建设性建议及时和行政部门沟通，商讨行使方案。 - - 14 - - 空中网行政规章制度 申请物品是以部门为单位申请，具体操作过程是:各部门申请人员提出申请汇总到部门 总经理助理处，部门审批以后，由各部门助理统一提交给行政部门办理。各部门助理需 要详细了解本部门人员使用物品情况和物品去向，统筹安排。物品申请每周只能提交一 次，各部门申请人员一定要做好计划，即使向部门提出申请，出现延误自行承担后果。 - - 15 - -