邮件合并功能

邮件合并功能 第01节 邮件合并功能 邮件合并功能 使用“邮件合并”功能，可以使用同样格式的文档发送批量的信件。 首先把信件发送的地址单独建立一个数据文件，设置好要发送的信件的样子，把开始的称呼等有变化的地方先空出来;然后打开“工具”菜单，单击“邮件合并”命令，打开“邮件合并帮助器”对话框，共有三步要走: 第一步，创建主文档:单击“创建”按钮，从打开的菜单中选择“套用信函”命令，弹出一个对话框，选择活动窗口或再新建一个主文档，这里邮件主文档已经建立好了，单击“活动窗口”按钮(如图,)。 图, 单击“获取数据”按钮，从弹出的菜单中选择“打开数据源”命令，从弹出的对话框中选择以前建立好的地址簿，单击“打开”按钮，将其作为数据源引入进来。 单击“编辑主文档”按钮，回到主文档的编辑状态，现在界面中就多了一个“邮件合并”工具栏，把光标定位在要插入名称的地方，单击工具栏上的“插入合并域”按钮(如图2)，从下拉菜单中选择“姓名”项，然后单击“查看合并数据”按钮，我们看现在的内容就符合要求了，单击“合并至新文档”按钮，Word自动新建一个文档存放我们建立好的信件，就可以把它打印出来了。 图2 使用邮件合并功能合并为不同类型的文档:使用邮件合并功能 不仅可以建立信函，还可以直接建立信封，邮件标签、分类等;单 击“邮件合并帮助器”对话框的“创建”按钮，从弹出的菜单中选择相应的命令就可以了;如果想取消主文档的设置，就从这个菜单中选择“还原为普通WORD文档”命令。 在Word中发送电子邮件方法很简单，打开“文件”菜单，选择“发送”项，单击“邮件收件人(以附件形式)”命令(如图3)，就会出现新邮件的编辑窗口(如图4)，填好相应的条目，就可以发送电子邮件了。 图3 图4 合并为电子邮件:在主文档中单击“邮件合并”工具栏上的“合并选项”按钮，可以打开“合并选项”对话框，从“合并到”下拉列表框中选择“电子邮件”，单击“设置”按钮，打开“合并设置”对话框，从“含邮件/传真地址的数据域”下拉列表框中选择电子邮件地址所在的域，单击“确定”按钮，回到“合并”对话框，单击“合并”按钮，就可以使用Outlook把当前的文档作为电子邮件发送出去了。 第02节 数据资源格式 使用邮件合并功能用到的数据源是有一定的格式的，对于非数据库的数据源，要求第一行是域名行，在这一行中显示的是插入到主文档的域显示出来的样子，也可以看作是表格的标题行;数据库的数据源Word会自动取其字段名为域名。邮件合并的数据源可以是Microsoft Word表格、Excel工作表、Access数据库、Dbase数据库等等。 在“邮件合并帮助器”中单击“获取数据”按钮，选择“打开数据源”或“使用通讯簿”都可以使用建立好的通讯数据(如图,)。 图, 选择“建立数据源”命令，可以打开“创建数据源”对话框，在“域名行中的域名”列表中显示出了系统默认的一些域名，我们可以选择列表中用不到的将其删除，也可以在“域名”输入框中输入要添加的域名，单击“添加域名”按钮将其添加到域名列表中;单击“确定”按钮确定域名的设置，会弹出“另存为”对话框，要求将数据源保存为单独的一个文件，输入文件名称，选择保存的文件类型，将数据源文件保存好，就可以开始编辑数据源文件了;编辑完成后切换到主文档中就可以同前面的一样进行合并了(如图,)。 图, 第03节 文档的切换 主文档和数据源文档的切换:实际在进行邮件合并时经常会临时对通讯地址进行一些改动，也就是要编辑数据源，这时就要切换到数据源文件中，我们可以从任务栏中切换主文档和数据源，在主文档的“邮件合并”工具栏上单击“编辑数据源”按钮(如图,)，出现编辑窗口，单击“查看数据源”按钮可以切换到数据源文档中，同样，如果数据源是Word文档，在数据源文档中单击“数据库”工具栏上的“邮件合并主文档”按钮可以切换回主文档中。 图, 主文档的建立和引用:作为邮件合并使用的主文档，可以在使用合并之前建立好，也可以在使用这个功能再进行建立，在一个空文档中打开“合并文档帮助器”，单击“创建”按钮，选取要创建的主文档类型，在弹出的对话框中选择“新建主文档”按钮，就可以建立一个新文档作为邮件合并的主文档;单击“编辑”按钮，选择刚才建立的文档，就可以编辑了。 直接合并到打印机:在设置好了主文档的合并域之后，在主文档中直接单击“邮件合并”工具栏上的“合并到打印机”按钮，就可以把合并后的结果输出到打印机上;效果同先合并到新文档再把新文档打印出来是完全相同的。 第04节 域的简介 域在Word中很有用，使用它可以实现数据的自动更新和文档自动化，还可以制作一些特殊的效果，如前面我们插入的一个可以自动更新的日期就是域。 打开“插入”菜单，单击“域”命令，就可以打开“域”对话框，前面曾经用这种方法插入了一个日期，现在用它来插入文档的字数:从“类别”列表中选择“文档信息”，从“域名”列表中选择“NumChars”，下面的提示显示是“文档字符数”，单击“确定”按钮，文档中就插入了这个统计文档字符数的域(如图,)。 图, 其实域可以表示的东西还有很多，像我们在表格部分中用的公式也是一个域，等等。 第05节 样式的管理 域在Word中很有用，使用它可以实现数据的自动更新和文档自动化，还可以制作一些特殊的效果，如前面我们插入的一个可以自动更新的日期就是域。 打开“插入”菜单，单击“域”命令，就可以打开“域”对话框，前面曾经用这种方法插入了一个日期，现在用它来插入文档的字数:从“类别”列表中选择“文档信息”，从“域名”列表中选择“NumChars”，下面的提示显示是“文档字符数”，单击“确定”按钮，文档中就插入了这个统计文档字符数的域(如图,)。 图, 其实域可以表示的东西还有很多，像我们在表格部分中用的公式也是一个域，等等。 第05节 样式的管理 有时在编辑文档时建立了一个样式，然后希望在其它类似的文档中也可以使用这个样式，一是可以把编辑的文档保存为一个模板，以后用这个模板来建立新文档，另外一个就是把建立的样式复制到模板中，再建立的新文档也就可以使用这些样式了。 打开“格式”菜单，单击“样式”命令，打开“样式”对话框，单击“管理器”按钮，打开“管理器”对话框，现在我们把“正文小标题”样式复制到刚才新建的模板中去:单击右边的“关闭文件”按钮，将当前的模板文件关闭，按钮就变成了“打开文件”按钮了，单击“打开文件”按钮，从打开对话框中选择我们新建的模板，单击“打开”按钮;现在选中左边样式列表中的“正文小标题”项，单击“复制”按钮，把样式复制到模板中，单击“关闭”按钮返回编辑状态，用我们的模板新建一个文件，单击“样式”下拉列表框，可以看到“正文小标题”样式就出现在了里面。 图, 第06节 插入文件 把某个文档中的全部内容插入到另外一个文档中的情况。将两个文档都打开，全选要插入的文档，进行复制，然后在另一个文档中，将光标定位在要插入文档的 地方，进行粘贴，很快就完成了。 更简单的办法:把光标定位到要插入其它文档的地方，打开“插入”菜单，单击“文件”命令，从打开的对话框中选择要插入的文件，单击“插入”按钮就可以了。 其实在Word中，不但可以插入Word文件，也可以插入文本文件、Excel文件等，如果设置了书签还可以设置插入的范围。 选择插入文件的范围:如果在要插入的文档中设置了书签，就可以在插入文件时设置插入文档的开始位置:在“插入文件”对话框中单击“范围”对话框，输入要开始位置的标签名称，单击“确定”按钮，然后单击“插入”按钮，在文档中插入的就是标签以后的内容了。 图10 第07节 选择性粘贴 经常会遇到这种情况:希望把某些文字复制过来，但是不希望它们有格式，可是通常的粘贴都是有格式的，在这种情况下可以使用选择性粘贴来做:首先将文字复制，然后把光标定位到要复制文字的地方，打开“编辑”菜单，选择“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，从“形式”列表中选择“无格式文本”，单击“确定”按钮，复制的文字的格式也就没有了，而且它们的格式和插入点的格式是相同的(如图11)。 图11 使用选择性粘贴我们还可以把剪贴板中文字粘贴为图片、文档对象等:打开“选择性粘贴”对话框，从“形式”列表中选择“图片”，单击“确定”按钮，我们复制的部分就作为一个图片插入到了文档中;同样，从“形式”列表中选择“文档对象”，可以把复制的部分作为一个文档对象插入到文档中。 第08节 脚注和尾注 文言文的排版:这是用Word的脚注和尾注功能来设置的，首先把光标定位到要插入注的地方，打开“插入”菜单，单击“脚注和尾注”命令，打开“脚注和尾注”对话框，选择“脚注”，编号方式选择“自动编号”，单击“选项”按钮，弹出“注释选项”对话框，在“所有脚注”选项卡的“编号格式”下拉列表框中选择编号格式为带圈的字符，选择“编号方式”为“每页重新编号”，单击“确定”按钮，设置好编号的选项，单击“确定”按钮，在文档中插入一个脚注，Word自动把光标定位到页面的底部，输入注释的内容就可以了。下次再加时，利用上面的方法，可以在文档的各处插入脚注，而不用考虑脚注的序号，而且排过版后，每页的脚注会自动重新编号。 图12 图13 在有脚注的文档中选择“视图”菜单中的“脚注”命令，可以快速将光标定位到文档中的脚注区，可以直接编辑和修改脚注。如果不想要其中一个的脚注，可以在文档中选中脚注符，按一下Delete键，脚注就被删除了，这时所有的脚注序号及脚注区中的注释都会自动进行调整。在脚注区进行删除脚注的操作，往往不能同时删除文档中的脚注符。 刚才的这些操作是在页面视图中进行的，如果是在普通视图中插入的脚注，插入方法上有一点差异，而且要看到脚注的效果，也要切换到页面视图中来。尾注的插入和脚注是大同小异。 第09节 文档的保护 有时编辑的文档不希望别人进行修改，这时可以给文档设置一个口令，把文档保护起来:打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“保存”选项卡，在“修改权限密码”文本框中输入一个密码(如图14)，单击“确定”按钮，此时会出现一个“确认密码”对话框，再一次输入密码，单击“确定”按钮，密码就设置好了，关闭并保存文档，再打开它，就会出现一个“密码”对话框，要求我们输入一个密码，否则就只能以只读方式打开文档。 如果你不希望别人看到文档的内容，还可以设置一个“打开权限 密码”，打开“选项”对话框，在“常规”选项卡的“打开权限密 码”正文框中输入密码(如图14)，单击“确定”按钮，弹出“确 认密码”对话框，再次输入密码，单击“确定”按钮，同样保存退出， 再打开文档时会弹出一个“密码”对话框，现在如果不输入密码就不能打开文档了。要是不想要密码了，打开“选项”对话框，在两个密码的正文框里把密码清除就可以了。 图14 要是把密码忘了，你最好和微软的人联系，让他们帮你来解决这个问题。 在Word中还可以对文档的一部分内容设置修改口令，防止别人修改，方法是打开“工具”菜单，单击“保护文档”命令，在“保护文档”对话框中选择要保护的内容，比如批注、修订等，输入密码，单击“确定”按钮，同样会出现一个“确认密码”对话框，确认一下密码就可以了。(如图15) 图15 第10节 存为Web页面 把一个文档保存成一个网页:打开“文件”菜单，单击“另存为Web页”命令，打开“另存为”对话框，选择保存的文件夹，输入文件名，单击“保存”按钮，就可以保存出一个Web页来。 不过在保存时会丢失一部分格式的设置，因为在页面视图中的某些格式在浏览器中是无法实现的，单击“继续”按钮，Word自动转到了Web版式视图中，在这里设置的格式就可以在浏览器中完全显示了。 打开“文件”菜单，单击“Web页预览”按钮，就可以直接用浏览器来查看所做网页的实际效果了。在Word 2000中可以直接从打开对话框中打开并编辑Web文件夹中的文档，也可以直接把文档保存到Web文件夹中。 在IE5中单击“编辑”按钮的下拉箭头，选择“使用Microsoft Word for windows进行编辑”，可以启动Word对网页进行编辑。 Web文件夹是Office 2000中增加的一个功能，它允许你将Office文档直接保存到Web服务器上，以方便文档的更新。 设置Web文件夹:打开“我的电脑”，双击“Web文件夹”图标，打开“Web文件夹”，双击“添加Web文件夹”图标，打开“添加Web文件夹”对话框，在“请键入要添加的位置”输入框中输入放置Web文件夹的URL，单击“下一步”按钮，输入这个Web文件夹的名称，单击“完成”按钮，一个Web文件夹就建立好了。 使用Web文件夹:在Word的打开和保存对话框的左边有一个Web文件夹按钮，单击这个按钮，双击文档要打开或保存的文件夹，选择文档打开或输入名称保存就可以了。 第11节 自定义界面 经常会用到双删除线，但又不希望打开一个“其它格式”工具栏，可以这样做:打开“工具”菜单，单击“自定义”命令，打开“自定义”对话框，在当前的“命令”选项卡中可以找到所有的命令;从左边的“类别”列表中选择“格式”，从“命令”列表中找到双删除线，用鼠标拖动这个命令到工具栏上，工具栏中出现了这样的一条黑色竖线，松开左键，这里就多了一个“双删除线”按钮。按住Alt键拖动这个按钮到编辑区中，鼠标上出现了一个叉的形状，松开左键，这个按钮就被删除了(如图16)。 图16 把命令放到菜单中:打开“自定义”对话框，把“新建”命令放到“帮助”菜单中:拖动“新建”命令到菜单栏的“帮助”项上，“帮助”菜单就打开了，向下拖动鼠标，选择命令放置的位置，松开左键，命令就放到菜单中了。 为一个命令定义一个快捷键:打开“自定义”对话框，单击“键盘”按钮，我们给“插入符号”命令设置一个快捷键:从“类别”列表框中选择“插入”，“命令”列表框中选择“InsertSymbol”，注意下面的提示是“插入特殊字 请按新快捷键”输入框中单击，把光标定位到这里，按Alt+Z键，单符”，在“ 击“指定”按钮把快捷键指定到这个命令上，单击“关闭”按钮回到“自定义”对话框，单击“关闭”按钮，现在按Alt+Z键，“符号”对话框就出现了。 第12节 文档属性的设置 预览文档时发现有的文档可以预览，而有的就不行，这是文档属性的设置，打开“文件”菜单，单击“属性”命令，打开“属性”对话框，默认的是“摘要信息”选项卡，在这里有一个“保存预览图片”的复选框，默认是不选中的，一般的文档无法预览就是由于这个原因，选中这个复选框，单击“确定”按钮，把文档保存一下就可以了。 打开文档的属性对话框，在这里可以设置文档的作者、单位、标题等信息，单击“常规”选项卡，可以看到文档的大小、位置、创建时间等信息;单击“统计信息”选项卡，可以看到文档的一些时间信息和文档的段落、字数等信息; 使用其它的两个选项卡还可以查看文档的大致内容和自定义属性(如图17)。 图17 在修改和审阅文档时，无论是批注还是修订都会自动加上用户的信息，打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“用户信息”选项卡，这里重新输入用户信息就可以了(如图18)。 图18 第13节 使用帮助 在帮助里有最权威、最全面的资料，现在的Word 2000提供了帮助助手，它可以根据我们当前做的操作给出我们想要的帮助:单击工具栏上的小问号，也就是帮助按钮，就可以把“助手”调出来了。 在输入框中输入想要知道的内容主题，单击“搜索”按钮，它就会把有关这个主题的条目显示出来，如果这一屏上没有，单击“请看下一页”可以看更多的东西，然后在要看的条目上单击，就可以看到帮助了。 还可以选择使用其它的不同助手，单击“选项”按钮，打开“Office 助手”对话框，单击“助手之家”选项卡，使用“上一位”“下一位”按钮就可以选择助手了。 我们还可以选择不使用助手，单击“选项”按钮，去掉“使用Office 助手”前面的复选框，单击“确定”按钮就可以不使用助手了;使用目录，就像我们查阅文档一样在主题中找;使用索引就用关键字来找(如图19)。 图19 打开帮助，可以使用“帮助”菜单中的“Microsoft Word帮助”命令或按F1键来进行。 选择“帮助”菜单中的“这是什么”命令或按快捷键Shift+F1，可以使鼠标变成一个带有问号的箭头，此时用鼠标单击界面中相应的位置，就可以获得相应的帮助。 第14节 模板的建立和使用 在实际工作中会遇到类似信函这种经常使用的文档，它们在格式的设置上都大同小异，在这种情况下把文档保存为一个模板可以使工作更方便:打开“文件”菜 单，单击“另存为”命令，打开“另存为”对话框，选择文件类型为“文档模板(*.doc)”，Word就自动转到了模板的保存文件夹，输入模板的名字，单击“保存”按钮。 我们可以基于模板建立新的文档，打开“文件”菜单，单击“新建”命令，在“新建”对话框中就出现了刚才建立的模板，选择它，单击“确定”按钮，建立的新文档就包含了原来模板中的内容，只需要做少许的改动就可以出稿了。其实所有建立的新文档都使用了模板，只是Word默认使用“空白文档”模板。 除了将文档保存为模板外，还可以直接建立一个新的模板:打开“文件”菜单，单击“新建”命令，在打开的对话框的“新建”选择区中选择“模板”，单击“确定”按钮，就可以新建一个模板了。 也可以对已建立的模板进行修改，只要在打开文档时选择文档类型为“文档 模板”并打开相应的模板就可以了。 在管理器中不仅可以进行样式的复制，还可以进行自动图文集词条、宏、工具栏等的复制。其它的复制都和样式的复制基本一样。