现金及银行存款支付业务流程

现金及银行存款支付业务流程 经历表 业务名称 部品及货款支付流程 文件编号:BMDG-F-003 页码:1/5 制定部门 财务会计部门 文件版本号:01 经 历 表 文件版本号 日期 页数 改订理由 改订内容 承认 确认 作成 01 2008.03.02 5 新增流程 陈维 周忠威 BMHK-QE0902-F1A 业务机能记述1 业务名称 现金及银行存款支付业务流程 文件编号:BMDG-F-001 页码:2/5 业务机能记述书 目的 规范、明确现金银行存款支付业务流程。 责任部门 财务会计部门 前提条件 这里所指付款是指公司在生产经营过程中发生的各种资金支出，包括现金支出和银行支出。每一项 /定义 付款的发生必须填写相应的支付申请单(现金/银行/借款)。 目 录 业务机能 /业务手顺 1. 财务出纳付款控 制―――――――――――――――――――――――――――――――――3 2. 差旅费用支付报 销―――――――――――――――――――――――――――――――――3 3. 经费品的付款 —————————————――――――――――――――――――――――3 4. 外购固定资产的支 付――――――――――――――――――――――――――――――――4 5. 工资发 放―――――――――――――――――――――――――――――――――――――4 6. 暂支款处 理――――――――――――――――――――――――――――――――――――4 7. 部品及原材料的货款支 付――――――――――――――――――――――――――――――5 8. 付款政策及其他事 项――――――――――――――――――――――――――――――――5 BMDG-QE0902-F2A 业务机能记述书2 业务名称 现金及银行存款支付业务流程 文件编号:BMDG-F-001 页码:3/5 业务机能记述书 1. 财务出纳付款控制 1.1 所有支出凭证均应由出纳严格审核其内容与金额是否与原始凭证相符合，以及付款内容是否符合公 司付款制度，领款人姓名与签章是否相符，如有疑问应先查询后按规定支付。 1.2 除用现金支付和差旅费外，凡一次支出未超出1000元的款项可由现金支付,其余一律以转帐方式支 付，特殊情况下，经总经理或财务部长批准的除外。 1.3 出纳人员对各项货款及费用的支付，应将票据或现金交付给受款人或厂商，本公司员工不得代领。 如有特殊原因必须代领时，需经总经理或财务部长核准，并有代领人签字。 1.4 凡公司的一切支付，均应以合乎付款程序、规定的凭证为依据，任何要求先行支付后补手续者， 均应予以拒绝。 1.5 支付款项应由领款人在凭证上签字(或盖章，支付给个人的款项一律以签字为准),支付后应加盖 付讫章和私章。 业务机能 /业务手顺 1.6 为了确保安全，公司向银行提取或存入现金，应当配备两名人员同行;提取大量现金时，还应采取 相应的安全措施。对保险箱的密码要绝对保密，钥匙要妥善保管不得丢失，不得随意交给他人。不 得将现金出纳工作随意交他人代管，如确因故需要离开岗位时，须由会计主管指派他人代管，但应 办理交接手续。 1.7 银行预留印鉴应分开保管，财务会计部门经理保留公司财务专用章，财务部高级经理保管私章。 如因故需离开岗位时，应办理书面交接手续。 1.8 各项报销支付申请所要求的添附资料,请参阅本流程后所附的附件.审批权限参照裁决基准。 2. 差旅费用支付、报销办法 2.1 公出人员出差前经所在部门和相关领导按规定权限、程序批准，经财务部审核后,可领取一定数额 的暂支款。 2.2 公出人员返回后，填制报销单据，报销人必须按规定填写出差费用明细表，并粘贴原始凭证，出差 出差费用明细表未按规定填写或原始凭证末按规定粘帖的，财务部应向当事人说明正确处理方法并 督请当事人改正，当事人不予改正的，财务部有权拒绝报销。 2.3 报销单据的审核，报销人填写完单据后，应先由本部门签字认可后，再交由财务审核其单据的合理 性、合法性后，依据差旅费标准和实际发生费用按审批权限核准后予以报销。 3. 经费品采购及支付 3.1 各有权采购单位具体负责采购业务的办理。采购业务的付款必须要在采购物品验收入库或工程验收 合格后后才能办理。原则上公司不预付款项，如预付需经本部高级经理批准同意。 BMDG-QE0902-F2A 业务机能记述书3 业务名称 部品及原材料货款支付流程 文件编号: BMDG-F-001 页码:4/5 业务机能记述书 3.2 货物购进后，货物/工程接收人员必须核对供应商送来的送货单中/完工单的物料/项目，品名规格， 单位数量。清点核实无误后，在送货回单上签收，各部门的签收人员应指定该货物的保管人员，且 不能与采购人员为同一人。需要以明细帐管理的物品，由仓库管理人员依据送货单开具入库单。 3.3 收货完毕后，各部门按入库清单填写品名规格，单位数量明细账，货物保管人员须对明细帐的结存 数量负责。收货/验收完成后应将送货单/验收单送交相关采购员。 3.4 采购员收到已经由指定人员签收的送货单后，附上相应的采购订单，报价单等添附资料后，按规定 的程序报本部门经理，高级经理批准后，向财务部申请付款。对于月结的厂商，各部门的请款人员 应该在每月的28日前以电子文档发方式把当月的应付费用清单报财务部入帐。 3.5 各部门请款人员在准备应付费用清单时，请务必取得供方的对帐单，并应进行核对，以确保其准确 性。在准备应付费用清单时，各部门须列出费用相应的会计科目及成本中心。 4. 外购固定资产 4.1 所有外购固定资产超过RMB10000元的，必须经过总经理室审批。对于固定资产项目超过2000元但 业务机能 末达10000元的，比照经费品采购的审批权限进行批准。但须按照固定资产管理的流程进行固定资 产管理。 /业务手顺 4.2 固定资产价值超过10000的，必须由使用部门填写禀议书，经设备管理部门认可后，报经总经理审批。 4.3 申请部门应将禀议书分交财务部、设备管理部门各一联。 4.4 财务部根据购货和付款(小额现金报销单，银行转帐申请单)付款。 5. 工资发放 5.1 严格保密制度，凡接触到他人工资的人员，严禁对他人传播。 5.2 发放方式:公司员工工资主要以转帐存入银行卡的方式发放。 5.3 工资的支付，根据人事部门制定，经总经理室批准的工资单支付员工工资，工资单应于发放 工资日的二日前送交财务部门。 5.4 工资的查询，员工可直接向人事部门查询其本人工资明细，但不得查询其他人员工资。 6. 暂支款处理 6.1 公司原则不因私借款。对于确实有需要借款的，借款人要提出清楚的还款并经部门经理批准。 因公暂支的，暂支人发生报销事项时，应全额还清暂支款。无论是何种借款均需要在R/3里作记录。 凭小额现金借款单作借款的会计分录，凭小额现金报销单作为冲销的依据。 6.2 还款:暂支人发生报销，若报销金额大于或等于借款金额，就以小额现金报销单作为借款结算的 BMDG-QE0902-F2A 业务机能记述书4 业务名称 现金及银行存款支付业务流程 文件编号:BMDG-F-001 页码:5/5 业务机能记述书 依据，会计并据此入帐。若报销金额小于借款金额，出纳还需要收回多借款金额的，出纳需要出具收款 收据收 回报销人交回的现金，收据需要与报销单一起作为记帐的依据。 6.3 报销:报销时暂支人需要凭合规凭据报销，并复印附上借款单到会计室办理报销。 6.4 收支款项:出纳依报销金额与借款金额，计算实际应付金额，结清借款。 6.5 非特殊原因，报销时应同时还清暂支款;不能还清的，应向财务部说明原因，并经财务部认可。 7. 部品及原材料的货款支付 7.1 部品及原材料的所有处理均须在R/3系统里进行。 7.2 发票处理由采购部门负责进行，发票处理的规定单据分别为:国内采购凭中国增值税专用发票， 转厂进口的凭供应的形式发票进行，但在正式付款前供应商必须提供税局的出口专用发票。 关联企业在收到货时由系统自动作发票处理。 业务机能 7.3 凡是付外币货款，请款人还应提供进口报关单付汇联，合同，发票，供应商的出口报关单复印件; /业务手顺 属国内转厂的还需要提供对方的加工装配合同复印件(三来一补企业)或对方的出口收汇核销单 复印件(三资企业)及收款委托书原件(三来一补企业由外方出具，三资企业由其自己出具)。 7.4 请款资料的准备及对帐由采购部门进行，付款资料的审核及货款的支付由财务会计部门进行处理。 7.5 关联公司是指同属于柯尼卡美能达集团下的公司，如BMWX，BMHK等。 8. 付款政策及其他事项 8.1 公司与外部供应商的结算，都应按月结的方式进行。 8.2 公司的付款帐期为月结60天，月结的月度为上月26日至当月25日，供应商应于27日报给我公司对 帐单，29日各请款部门应把应付费用清单报财务会计部门入帐，并同时附上各公司的对帐单。财 务会计部门依据应付费用清单入当月帐。 8.3 各部门的应在收到供应商对帐单后尽快完成完成对帐工作，并分别不同的供应商整理好所有添附 资料并提出付款申请，依次报部门经理，部门高级经理，在次月的30日前须把以上付款资料报财 务部门，同时还应报出与上月应付费用清单有差异的部分。财务部门对其中有差异的部分进行调 帐，并按审批流程审批后，安排付款。 8.4 公司对月结厂商的付款日统一安排在每月的21日至25日。对逾期本报提供对帐单的供应商，以及 逾期末来公司取款的，公司将顺延一个月支付货款，因此请各供应商做好以上对帐及取款的工作。 BMDG-QE0902-F2A 现金流程图 柯尼卡美能达商用科技(东莞)有限公司 确认 承认 作成 周忠威 现金付款流程 ver.01 各部门 财务部经理课 总经理室 受付 NG 取得发票时，作成报销申请单(银行转帐单、小额现金报销单或外币转帐申请单)，并将应付费用清单COPY件及发票添附在后面 应付费用清单，以上添附资料。并保证金额正确. 送货单(记帐联)、PO，供应商对帐单。 NG ?税务发票或报关单?送货单(请款联);?模具验收; ?供应商对帐单?PO原件?应付费用清单;?禀议书(需要时)?报销申请单(银行转帐单、小额现金报销单)， 部门经理、高级经理确认 须参照《石龙工场共同项目决裁基准》进行最终决裁层级判断。 财务R3入帐 OK 禀议书取得参照禀议书处理,并参照费用报销流程. NG OK OK NG NG OK NG OK 须参照《石龙工场共同项目决裁基准》进行最终决裁层级判断。 须参照《石龙工场共同项目决裁基准》进行最终决裁层级判断。 财务R3入账 管理会计做BT资产帐务管理(备查帐管理). Device做BT资产实物管理. 出具发票 R/3 发票处理 对帐及请款资料 对帐,付款申请,添附资料(对帐单,付款申请书,发票/报关单,R/3应付清单), 经理审核 对帐 NG OK OK NG OK OK OK NG OK OK OK 财务经理审核 总经理批准 OK NG 出纳付款 OK NG 总经理审核 现金银行 支付需求 经办人按规定填写 各付款请求单 1000以内 部门经理签字 随附所有 原始凭据 高经经理审批 总经理批准 会计复核 财务经理复核 财务部高经经理审批 出纳核对付款 每周五通知各部门报销担当 领款人凭ど锨??凭证交财务部出纳 出纳在凭证上盖讫章和私章 YES NO NO YES 银行转帐 支付方式 NO 必须付现金的除外 针对交际费申请或按裁决基准需要时 YES NO 总经理审核 现金 支付需求 经办人按规定填写 付款申请单 1000以内 部门经理签字 随附所有 原始凭据 高经经理审批 总经理批准 会计复核 经理复核复核 高级经理审批 出纳核对付款 出纳通知各部门报销担当 领款人凭证上签字 凭证交财务部出纳 出纳在凭证上盖讫章和私章 YES NO NO YES 银行转帐 支付方式 NO 规定必须付现金的除外 针对交际费申请 YES NO 会计R/3处理 银行存款支付流程 柯尼卡美能达商用科技(东莞)有限公司 确认 承认 作成 周忠威 银行付款流程 ver.01 各部门 财务部经理课 总经理室 总经理审核 银行 支付需求 经办人按规定填写 付款申请单 部门经理签字 随附所有 原始凭据 高经经理审批 总经理批准 会计复核 经理复核复核 高级经理审批 出纳核对付款 YES NO NO 针对交际费申请或按裁决基准需要时 YES NO 会计R/3处理 按裁决基准需要时 依裁决基准需要时 添附资料 费用申报添附资料基准 序号 申报内容 必要添附资料 其他相关资料 1 经费品购买 发票/报关单、求购单或订单、送货单 报价单、明细表、禀议书等 2 维修、工程 发票、工作协作依赖书(外委维修单等)、外部委托制作申请书、验收报告书、报价单(采用的分供方) 其他报价单、比价表、禀议书等 3 固定资产 发票、禀议书、送货单、验收报告、合同书、固定资产编号 报价单、明细表等 4 工资 辞工(或解雇、请假、解除合同通知等)单、加班证明、物品回收单、膳食预定表 委托领取时附委托书 5 医疗费 医院专用收据、转诊单 医药费清单、医院病历等(若是工伤，添附工伤保险单或工伤报告书) 6 因公出差 交通、住宿等取得的发票、出差费用明细表、出差申请书(出差一天以上) 行程路线 7 交际费 发票、写明原因、时间、地点、人员 就餐清单或购物清单 8 因私借款 借款单上必须填写的内容:担保人签名、写明原因、还款计划书 9 因公借款 借款单上写明借款原因、金额计算依据等 求购单或其他证明资料 10 分期付款 根据以上相应资料要求 合同上要求的相关资料 11 部品及原材料(vendor) 发票/报关单、PO或对帐单(一次性客户提供PO，月结客户提供对帐单)。 说明: 1 必要添附资料必须为原件，其他相关资料可以为复印件; 2 以上7、8项的必要添附资料在费用申请单上写明即可; 3 一般要求开具发票，特殊情况时可开收据，但需事先征得会计人员的同意; 4 外币转帐时必须提供外方地址，外方银行地址及SWIFT号码; 5 外币转帐付货款时，还需要提供以下资料:1)进口报关单，2)供应商出口报关单复印件，3)供应商相应的加工装配合同复印件(三来一补企业)或供应商相应的出口收汇核销单复印件(三资企业提供)，4)合同，5)发票; 6 以上若是由BMHK代为采购的，还必须是供应商出具收款委托书(三来一补企业由外方出具，三资企业由自己出具即可)，款项将直接付给BMHK; 7 以上都需要填写相应的小额现金报销单或银行转帐申请单。 小额现金报销单 柯尼卡美能达(BMDG) 小额现金报销単 NO: 小口现金清算书 填单部门 填单人姓名 电话 申请日: 精算日: * 费用发生完后的10个工作日内请务必提交费用申请单。 * 手工填写报销单或签字时，请使用签字笔或蓝黑水笔(若是打印，则不受此限制)，并注意字迹清晰，不涂改。 * 交际费使用全部需総経理承认。 * 借款清算时请将借款单复印件附后。 依赖部门 费用发生内容说明: 有无予算: ?有 ? 无 (以下费用填写) NO. 部门代码 科目代码 内容摘要 金额 票据张数 备注 借款金额: 币种 ?人民币(RMB) ?港币(HK$) ?日元(円) ?其他: (若无，则无需填写) 合计金额 予算担当 経理确认 高级経理承认 会计审核 财务经理 财务部高级经理 总经理 出纳 会计室 清算: 仮払金额 支払金额 清算额 - = 大写: 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 *确认权限请参考企画管理部门的《关于共通业务项目的决裁基准》. BMDG-J011-C 会计室填写 一般情况下填写分机号即可 即填单日 会计室填写 当费用涉及多个部门时，可不用签名 费用应计入部门的成本中心代码 序号 预算费用科目(若无预算，请按内容计入相应的会计科目) 因上栏需详述，所以这里只需简明扼要说明费用内容 填写金额时，请保留 两位小数点，若金额出现千元以上，请使用千位分隔符。如:1,250.00 票据无时,写"0"即可 由会计室填写 即填单日 一般情况下填写分机号即可 由会计室填写 序号 费用计入相应部门的成本中心代码 预算费用科目(若无预算，请按内容计入相应的会计科目) 因上栏需详述，所以这里只需简明扼要说明费用内容 填写金额时，请保留两位小数点，若金额出现千元以上，请使用千位分隔符。如:1,250.00 无票据时,填写"0"即可 当费用涉及多个部门时，可不用签名 银行转帐申请单(外币) 柯尼卡美能达(BMDG) 银行转帐申请单(外币) 银 行 电信送金申请书 申请日: 付款币别: 精算日: 使用目的: 対方単位: 帐戸名称: 地址: 银行名: 使用月分: 帐 号: SWIFT CODE 地址: 使用部门: 添附资料: 部门代码 科目代码 摘要 金额 票据(张数) ?求购単 ?报価単 ?禀议书 ?票据 ?送货及収领単 ?工事検収书 ?関连部署费用明细表 ?他 备注: 若需要付外币时,需要填写收款人地址, 及SWIFT CODE;不人民币则不用填写. 有无予算: 有? 无? 合计金额: 経理确认 部高级経理承认 (小写) (大写) 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 财务确认 财务経理确认 财务高级経理确认 総経理承认 出纳担当 *参考各级别确认権限 BMDG-J013-B 部门 姓名 NO. 银行转帐申请单 柯尼卡美能达(BMDG) 银行转帐申请单 银 行 电信送金申请书 申请日: 精算日: 使用目的: 部门代码 科目代码 摘要 金额 票据(张数) 使用月分: 使用部门: 添附资料: ?求购単 ?报価単 ?禀议书 ?票据 ?送货及収领単 ?工事検収书 ?関连部署费用明细表 ?他 対方単位: 帐戸名: 地址: 帐 号: 银行名: 有无予算: 有? 无? 备注: 合计金额: 経理确认 部高级経理承认 (小写) (大写) 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 财务确认 财务経理确认 财务高级経理确认 総経理承认 出纳担当 *参考各级别确认権限 BMDG-J013-B 部门 姓名 NO. 现金借款单 柯尼卡美能达(BMDG) 小额现金借款単 NO: 小口现金仮払申请书 申请日期 申请部门 申请人 资格 电话 借款说明: 清算计画: 有无予算 ?有 ?无 部门代码: (会计科目:236000) 希望纳期 借款金额(人民币) (小写):, (大写): 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 * 参考(大写用字):壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾 経理确认 高级経理承认 総経理承认 会计审査 财务经理 财务部高级经理 受领人/日付 备注: * 确认权限请参考企画管理部门的《关于共通业务项目的决裁基准》。 * 若申请借款，请至少提前两天将签完字的申请单提交会计室。 * 除部分特批借款外，其他借款若是当月取得(25日之前)但未用，请务必在28日之前退回会计室。 * 费用发生完后的10个工作日内请务必办理清算手续;清算时请使用小额现金报销单，并将此单复印件附后。 * 交际费借款时不论金额大小全需総経理承认。 * 手工填写或签字时，请使用签字笔或蓝黑水笔(若是打印，则不受此限制)，并注意字迹清晰，不涂改。 BMDG-J087-A 会计室填写 一般情况下填入分机号即可 此款项何时用完、何时核销或归还等方面的计划 费用部门的成本中心代码 1.靠近","写 2.保留两位小数点 3.千元以上请使用分隔符. 如: 12,300.00 R/3