初始化

专二、商务软件的系统初始化 1、 系统初始化的意义 管理软件和一般软件最大的不同在于使用前要对软件的账套做好初始化工作，我们又叫建账工作。建账工作的好坏直接影响以后的使用效果，所以我们对这项工作一定要认真对待，对每个数据都必须要搞清楚，搞准确，以达到最好的使用效果。 建账工作切记速度要慢，要细，要按照一定的步骤来进行。一般来说，济胜商务的建账工作主要有以下几步：第一、新建账套；第二、设置账套参数；第三、输入静态的基础资料（如物品资料、往来单位资料等）；第四、输入期初业务数据；第五、核对并开启账套。本专题分别详细介绍这几步的操作和注意事项，以减少大家在初始化中碰到的问题。 2、 新建账套 1. 一般济胜商务安装后，默认有两个账套，其中名字为“swgl”的为空数据账套，客户可以直接把自己的帐做在这个账套中，从而不需要再建新的账套。Swgl Demo是方便代理商演示和研究软件使用的。这两个账套在安装包中就有，在软件安装过程中，自动添加的安装目录中，并且安装好软件后，就可以进入使用的。 2. 如果需要新建其他的账套，可以在账套选择界面点击新增按钮，输入软件所在的服务器地址、账套数据库和账套名称。软件根据新建账套的一些特点，选择合适的参数，就可以自动新建账套了。 3. 为了方便实施，在新建账套的时候，可以选择相应的行业账套，行业账套是指一些行业属性已经配置好的账套，如服装账套、建材账套等，以方便快速实施，减少配置量。 3、 济胜商务的两种初始化模式 根据实施的经验，我们总结出两种初始化模式： 一种是账套建立后，期初数据都为零时，就直接在软件中开帐。这种模式对于一些小企业、个体用户还是比较实际的。因为这类客户往往没有完整的期初数据，即使有也不大完整，而且他们使用软件管理的要素不多，主要还是统计开单信息、查看库存信息等，所以直接开帐后，虽然期初的数据不大准确，他们也是可以直接做业务单据。在实际做业务的时候，根据情况不断的补充期初数据，如某些库存的物品已经盘点出来，那么在软件的盘盈盘亏中把目前软件中的库存调成实际库存数据，保证账实相符。利用同样的原理，我们也可以对供应商应付账款、客户应收账款等进行实时调整，保证数据真实。 这种模式也用于一些虽然规模比较大，但是用济胜软件主要是管理进销存这块的客户，一般操作的方式是在输入完基础静态资料后，对软件进行开帐，然后在做进销存业务前，把期初的库存、应收应付、资金帐户的期初余额盘点或者调整到软件中。保证正式使用软件时，仓库、资金、应收应付的余额都正确。 另一种是在点开帐之前，在软件的“资料”——“期初建账”中，按照步骤，完成建账的完整操作。这类方法适合于一些管理比较规范的公司，在应用软件之前每月末都会有一系列的经营统计报表。步骤如下： 1. 设置会计期间：只要点开后，点击确定即可； 2. 期初库存商品： 用于设置相应商品的期初库存，包括数量、成本价。 3. 期初应收应付： 用于设置各供应商、客户的期初应收、应付。 4. 期初资金： 用于设置各资金账户的期初资金。 5. 期初实收资本： 用于设置公司的实收资本。 6. 期初资产负债表：在经过上述设置后，系统将自动产生“期初资产负债表”，如图 其中绿色的格式为人工直接输入，而白色方格为自动统计。 7. 期初损益表：根据公司本年度经营情况，输入『期初损益表』。如图所示。 “期初损益表”的净利润会自动统计到“期初资产负债表”中。 8. 开账 如果期初数据输入完成后，我们就可以开账了。开账时，会将期初数据和已在做的目前业务的结余进行合并。 在开账时，必须满足开账条件： · 开账的日期不能大于今天； · 资产负债表必须平衡。 （1）《济胜商务》的特点是，无论是否已开账，均可以直接制作各种业务单据。只是如果没有开账，不能进行应收、应付，资金账户余额调整。所以在安装好系统后，如果想正常使用软件，一般都要进行系统“开账”处理。 （2）在系统开账时，如果以前存在业务，系统会自动结合以前的业务生成期初开账数据。 4、 系统参数设置 为了保证正常使用，往往需要根据客户的一些管理需求，在软件的“个性化”——“系统特征设置”中对一些参数进行设置。具体关于每个参数的使用，根据需要参看《帮助手册》相关章节。 5、 基础资料输入 基础资料管理都是在“资料”主菜单下，根据需要，填写相应的基础资料，如物品资料、往来单位、员工等。对于资料较多的物品资料和往来单位资料，可以先在Excel表中按照一定的规范整理好，然后统一导入软件。具体的方法在基础资料界面的“功能”菜单下，先导出样式，填入相应的资料，然后通过“导入数据”命令，把相关的基础数据导入到软件中。其他基础资料，一般都需要进行手工输入，输入时点击左上角的新增按钮，在的下方填入相应的字段，并保存，一般一次可以新增多条，新增完成后，点击结束新增。对于未被业务单据（如采购单、销售单等）使用过的基础资料，可以修改和删除，已经被使用过的资料，请不要修改和删除，以免引起错误。 1. 在基础资料整理中，必须要注意的几个问题： 2. 公司基本信息一般建议用户要填入，因为后续的很多单据都会用到这个信息，而且单据打印出来把公司的抬头放在单据上，也是一种广告。 3. 如果没有启动多仓库管理功能（可以在系统特征设置下进行选择），那么软件中就仅有一个仓库，因为只有一个仓库，所以在初始化的时候不需要建仓库信息。 4. 付款方式中的“挂账”和“欠款”没有本质上的意义，可以通用，在实施的时候，建议客户认准一种，以免以后引起误解。 5. 操作员的种类有两种，一种是工作人员（需要为其赋予权限的），一种是经理级别的（它包含软件所有的操作权限，不需要再授权），对于一般的操作人员建议使用工作人员权限。 6. 往来单位的类型和类别是两个不同的概念。类别是系统默认设定好的，有供应商、客户、供应商和客户、运输单位、安装单位等几类，用户是无法编辑的。类型是为了更好的对供应商进行管理，而增加的一种自定义的分类方式，在实施的时候，可以灵活把握，作为一个工具使用，如客户要按照业务员分类往来单位，那么类型就可以定义成业务员，通过类型的定义，软件可以把不同的往来单位授予不同的操作员管理。 7. 物品类别类同于往来单位类型，是对物品资料进行的树状分类，一般进销存软件实施时，建议对物品进行合理的分类，以利于以后的分类统计。 8. 物品资料中的“最近进价”是指物品的成本进价，在软件实际使用中，每次的进价都会填入这个字段。在初始化时，我们建议把物品的成本价填入这个字段，以方便后续的盘盈盘亏处理。 9. 如果需要管理两个以上的计量单位，可以使用软件中的多计量单位管理。济胜软件的多计量单位设置符合这样的逻辑，即设置时保证以主计量单位的数量表示的量和以辅助计量单位数量表示的量相等。如主单位是公斤，辅助单位是箱，那么表示成1箱=30公斤，1表示为辅助计量单位箱的数量。使用多计量单位后，每次做业务时，软件就会提示本次业务所使用的计量单位。如果要启用多计量单位，必须先在“系统特征设置”中，启用“对有些物品使用多计量单位”的选项。 10. 仓库物品设置是济胜商务的一个独特概念，这里可以设定这个物品在哪几个仓库中出现。这里设置的结果，就直接体现在业务窗体的上表格信息中。在仓库物品设置中，我们还可以调整物品的平均进价等信息。 11. BOM单设定，济胜软件的BOM单设定的界面是这样操作的，左边的区域是显示的物品资料信息，如果该物品有BOM，那么选到这个物品后，后边显示出该物品的BOM清单。如果要增加新的物品或者调整相关的数量关系，只要点击右边表格下方的增加按钮或者修改按钮即可。这里还要注意母物品的数量和子物品的数量。我们可以设定例如这样的关系，3个母件要用1个子件组成，那么我们在母件中输入3，在子件中输入1即可，避免有些软件中出现的很难输入1/3的问题。 12. 科目设置，这里的科目设置千万不要把他理解为会计中的科目，济胜软件的科目主要是用于其他收支、其他应收应付方面的管理而设定的，所以在科目中有一个类别，主要是上面所述的四种，其他收入、其他支出、其他应收、其他应付。这样在相关的业务中，就可以使用科目来对业务进行分类了。常见的使用如，管理广告费用，管理返利等。 6、 输入期初数据 第一种模式：开帐后输入期初业务数据： 1、 物品库存输入：进入“物品管理”——“库存盘盈盘亏”界面 注意：1）、选择要盘点的仓库；2）选择盘点的方式“目前库存数量”；3）、这里的业务日期是无法修改的，这里是指当前的盘点库存情况。 2、 往来单位余额调整 进入“资料”——“往来单位”界面，在“功能”下的“新增和调整应收或者预收（针对客户）”和“新增和调整应付和预付（针对供应商）， 在“调整为”中输入调整的金额，注意这里可以设定调整的指定日期，适用于已经做了一些业务，要重新调整到这些业务做之前的情况。 3、 资金余额调整 进入“资料”——“店面仓库帐户等设置”选到帐户页签， 在帐户余额调整中对帐户的余额进行调整，方法类似于往来单位的余额调整。 这些调整数据完成后，软件就可以正常使用了。 在开张前输入期初数据的方式，见第三部分初始化的两种模式。