总经理秘书

POSITION DESCRIPTION 职 位说明书 \\\\\\\\ AREAS OF RESPONSIBILITY 责 任 范 围 Header 名称 Definition 定义 IN ORDER TO，what results 该职责所要达到的结果/目标 LEVEL OF RESPONSIBILITIES 级 别 Full 全 部 Partial 部 分 Supporting 协 助 MEASUREMENT CRITERIA 衡 量 标 准 Quantitative 数 量 Qualitative 质 量 1、总经理及副总的日程安排 负责总经理和2位副总经理的日常事务的安排； 按总经理、副总经理的要求发布会议通知，安排会议场所及所需资源，通知有关人员 全责 及时 准确 2、总经理办公室的电话值守 为了保证公司内外与总办联系的及时性，在总班主任的安排下，按时在总办值班，值守公司对外电话68578619,负责电话的接听、及转告。 部分 及时接听 准确记录 3、会议纪要 负责总经理及副总经理参加的（或提出要求的）重要会议的记录及拟写会议纪要 部分 记录准确完整 归档及时 4、文件处理 根据总经理及部门经理要求，负责交办的中英文文稿撰写、校对和处理工作； 负责公司各部门、附属公司日常上报总经理、副总经理文件的接收、呈报、转发及归档工作； 负责公司公文制作、收发、登记、呈批、转送、催办、传阅 公司传真的接收 全责 文字准确 无差错 处理及时 满足需求 处理及时 无误差 5、行政事务 处理总经理、副总经理日常电话、传真、信件、邮递函件等； 协助处理总经理、副总经理所需日常行政事务，包括但不限于：办公环境保持、办公条件提供、费用报销管理、出差日程、住宿、交通安排、出国签证办理； 负责总经理、副总经理日常来访客人的接待安排； 接受部门经理交给的其它工作任务 全责 接收呈报转发归档及时 过程监督 安排恰当 接待周到得体 文字准确 发放转送归档及时 事后监督 及时发放 IDENTITY 确立 DATE 日期：2002年8月 ORGANIZATION . UNIT: 机构： 总经理办公室 POSITION : PERSON APPROVAL 职位：总经理秘书 任职者： 接受 SUPERVISOR’S POSITION SUPERVISOR APPROVAL 主管职位： 主管名称： 核准 PURPOSE (Why the position exists, within what limits and according to what objectives) 目的 （职位存在的理由，限制和目标） 为了保障总经理日常工作的顺利进行，合理安排、处理总经理和副总经理的日常事务以及其他总办文秘 工作 规模 Personnel Authorization Non financial 非经济 下属总人数： 财务 直接下属： 机构规模 间接下属： 类别： 经理： 专业人员： 其他： OPERATING NETWORK 工作网络 INTERNAL 内部 EXTERNAL 外部 EXTERNAL 外部 总经理、副总经理、总办主任、各部门、项目经理 政府主管部门 秘书 各部门、项目经理 MINIMUM REQUIREMENTS 最低要求 EDUCATION 教育程度 大学英语专业或相关专业本科 Experience 经验 有一年以上相关工作经验，具备处理紧急情况的能力 SPECIFIC KNOWLEDGE 特殊知识 中英文语言文字能力、法律常识，基本的办公软件 Competencies 技能 沟通协调能力，人际处理能力，商务礼仪，文字处理能力，条理性 POSITION 职位 PERSON 任职者 DATE 日期: 2002年8月 秘书 该岗位可以影响的 外部职位/机构 可以影响该岗位的 外部职位/机构