固定资产控制规范

1．目的 为了规范固定资产管理，确保公司固定资产安全、完整，提升公司总资产盈利能力，明确管理与监督责任，特制定本规范。 2．范围 2．1本规范控制对象为所有权属于公司的固定资产及在建工程。 2．2本规范所称固定资产，指的是使用期限超过1年以上，单位价值在2000元（含2000元）以上的房屋、建筑物、生产性及非生产性设备、器具、工具等；固定资产按使用性质划分为生产性固定资产、非生产性固定资产。其中生产性固定资产包括与生产经营相关的机器设备、器具、工具等，非生产性固定资产包括车辆、办公设备、后勤设备。注：单位价值在2000元以下的办公设备（传真机、打印机等）由人力资源部做资产管理台账，财务部不定期对人力资源部台账进行检查。 2．3本规范所称在建工程，指的是基建工程、安装工程等。 2．4本规范涉及申购部门和公司各资产使用部门。 3．部门控制职责 3．1财务部控制职责 3.1.1负责公司固定资产相关制度的拟定、修订。 3.1.2负责固定资产新购、调拨、清理等相关账务处理。 3.1.3负责固定资产盘点的组织和监督工作，收齐公司各部门所有固定资产盘点结果后汇总并出具盘点报告报总经理、董事长。 3.1.4负责不定期对固定资产账实进行抽查。 3.1.5负责固定资产折旧核算，确保随时提供固定资产明细数量及净值，定期对固定资产账实进行核对。 3．2生产部控制职责 3.2.1负责生产性机器、机械、设备、器具、工具的申购审核、管理、调拨和维护。 3.2.2负责与使用部门一道验收外购生产性机器、机械、设备、器具、工具。 3.2.3负责安装工程、大修理工程的实施，并与使用部门一道验收。 3.2.4负责生产性机器、机械、设备、器具、工具采购的过程监督。 3.2.5负责生产性机器、机械、设备、器具、工具质量鉴定，并提出处置意见。 3.2.6负责设备利用状况分析，实现设备的充分利用，降低制造成本。 3.2.7负责生产性设备明细台账的登记、调入、调出，并登记个人资产管理台账。 3.2.8负责将生产性设备的购入、调拨、清理等环节的凭据及时传递至财务部。 3.2.9负责办理设备入库手续。 3．3 采购供应部控制职责 3.3.1负责固定资产的询价。 3.3.2负责固定资产的合同签订。 3.3.3负责固定资产的采购。 3．4人力资源部部控制职责 3.4.1负责非生产性设备申购审核、验收、管理、调拨和维护； 3.4.2负责非生产性设备质量鉴定，并提出处置意见； 3.4.3负责非生产性设备明细台账的登记明细记录，登记个人资产管理台账； 3.4.4负责将非生产性设备的调拨、清理等环节的凭据及时传递至财务部； 3.4.5负责因设备更新换代或使用人辞职后暂时闲置的非生产性设备的保管，由使用部门提出申请，交人力资源部验收合格后，将非生产性设备退回库房管理。 3.5固定资产使用部门控制职责 3.5.1负责与生产部一道验收本部门使用的生产性固定资产； 3.5.2负责对本部门使用过程中的生产性固定资产质量提出意见，并报生产部主管； 3.5.3对所使用的固定资产发生的人为损坏进行责任界定，坚持谁使用谁负责的原则，对遗失资产按性质负赔偿责任； 3.5.4负责员工离职、调动时办理相关固定资产交接手续； 3.5.5对其使用的固定资产建立相应台账管理。 4．财务控制基本 4.1计划控制 4.1.1生产部根据生产实际需求负责每月制定固定资产采购计划，并负责制定报废计划； 4.1.2人力资源部负责每月制订非生产性固定资产采购（建造）、报废等计划，并制定月度资金计划报分管领导审批后传财务部编制资金预算； 4.1.3人力资源部负责每月制定基建维修计划，并制定月度资金计划报分管领导审批后传财控中心编制资金预算； 4.1.4计划外采购或建造，须经总经理、董事长特批后方可执行。 4．2合同控制 4.2.1生产性固定资产采购一律实行合同控制，所签订的采购合同需提交一份原件留财务部备查； 4.2.2非生产性固定资产采购合同控制范围包括：单位价值2000元及其以上的固定资产采购（零星采购电脑等办公设备，且一次性付款、具备完善的保修维护及询价手续的可视情况不签合同）； 4.2.3基建项目一律实行合同控制，基建维修根据需要实行合同控制及监控保修期； 4.2.4符合公司合同签订制度的合同在签订后方能生效。 4.3业务流程控制 4.3.1该措施是通过职能分工，相互监督，从而实现管理和控制； 4.3.2申请。 外购生产性固定资产申请程序：需求部门提出申请→需求部门主管审核→生产部负责人审核→生产部分管领导审核→总经理或董事长审批； 外购非生产性固定资产申请程序：需求部门提出申请→需求部门负责人审核→人力资源部审核→人力资源部分管领导审核→总经理或董事长审批 4.3.3询价、采购。 采购部通过对市场供应商价格调查，在同等供货条件下，选择售价最低且能保证质量的供应商；经采购部分管领导审批确认后，进行采购，采购合同由财务部对其付款程序进行监督审核； 4.3.4验收。 新购生产性固定资产到达时，生产部作好台账登记备查；试用合格后由生产部主管和使用部门共同验收，填写设备验收报告（设备验收报告的设备名称、型号须与对应合同或实物名称、型号保持一致），并由生产部负责人审核、交财务部存档； 外购非生产性固定资产由人力资源部或使用部门验收，并办理入库手续及填写验收报告； 对试用不合格的设备由采购部门负责办理退货事宜，已办理《入库单》的需填制“入库单”（红字）交由财务部作账务处理依据； 4.3.5付款。 财务部收到申请报告、入库单结算联、验收报告和进货发票、送货单，并与合同核对无误后，按程序办理付款。生产性固定资产属先付全款（或只留质保金）后发货的情况，则由采购部门负责办理冲账手续，否则追究相关人员责任；属多次付款的情况，则在余保证金外的最后一次付款时需具备设备购买合同、设备验收单、发票等。质保金根据合同办理支付。 4.3.6记账。 对于非人为原因造成的生产性固定资产的维修费的账务处理：1、维修后只能恢复设备原来功能的材料等费用都纳入管理费用进行核算。维修费在3万元以内（含3万元）的当月一次性摊销，费用在3万元以上5万元以内（含5万元）的分3个月进行摊销，费用在5万元以上10万元以内（含10万元）的分6个月进行摊销，费用在10万元以上的分12个月进行摊销。2、维修能提高设备的性能增加产量或达到节能降耗目的所产生的费用则予以资本化增加生产性固定资产净值按月计提折旧。3、人为原因造成的维修费用一次性计入当期费用并按公司有关规定追究相关人员责任。 4.3.7调拨。 固定资产调拨按该固定资产净值计价，财务部需跟踪调拨资产是否到达调入单位，并对此调拨动作完成后的账务及时处理。 4.3.8维修。 维修申请流程：需求部门填写维修申请→需求部门主管→设备主管部门第一时间现场检验并确定维修方案​​​​​​​​​​​​​​（确定自行修理还是外包修理，需领用的备件等）： 设备主管部门自行修理流程：生产部门自行修理→维修经办人库房领取维修备件（凭维修申请单）→登记维修申请单（1、申请人维修结果签字2、主管部门经办人填写固定资产编号3、主管部门经办人注明是否在保修期内）→财务部入账。 外包修理流程：外包修理→采购部门组织维修费用谈判，生产部参与→主管部门组织验收→主管部门登记维修申请单（1、填写固定资产编号2、注明是否在保修期内，若在保修期内，由采购部门直接通知厂商进行免费保修）→采购部门负责维修费请款（附维修费用记录、验收报告、维修申请单）→财务审核付款→财务入账； 非生产性固定资产的维修：电脑和服务器的维修，由使用部门提出申请由人力资源部判断属于保修期以内的则通知厂商进行免费保修；属于保修期外的人力资源部对故障情况作界定，再由使用部门填写请购单由人力资源部签署意见，交由人力资源部采购零配件进行换件维修或外包维修； 强调：主管部门经办人必须在维修申请单上填写固定资产卡片编号(如暂没有卡片编号者可填购置合同号)和注明是否在保修期内。若在保修期内由设备管理部门提供在保修期内的证明材料，由采购部门通知厂商进行保修；若在保修期内而未注明的，由此而造成的损失由主管部门负责人和经办人承担并由财务部追究相应的责任。若不在保修期内则按照维修程序进行维修； 维修申请单一式三联，维修需求部门第一联，维修主管部门第二联，财务第三联。 4.3.9编码。 使用单位必须严格按照编码规则（详见固定资产编码规则）进行固定资产台账的登记，购置资产在完善相关审批手续后，传送到财务部统一编制固定资产编码。 4.3.10清理。 公司成立专门的固定资产清理小组，小组成员：财务部、使用部门、采购部门（采购供应部和人力资源部）、生产部。生产性固定资产的清理程序：使用部门填写清理申请（部门主管签字）→生产部审核→财务提供净值并审核，总经理、董事长审批→固定资产清理小组进行实物清理→财务进行账务处理； 非生产性固定资产的清理程序：使用部门填写清理申请（部门主管签字）→人力资源部鉴定设备损坏原因→财务提供资产净值→财务部、人力资源部、设备使用部共同签署报废批准→总经理、董事长审批→固定资产清理小组进行实物清理→财务进行账务处理； 4.4账簿体系控制 4.4.1固定资产账簿体系包括财务部总账及明细账，生产部固定资产台账（或实物账簿）、人力资源部固定资产台账（或实物账簿）； 4.4.2生产部、人力资源部负责定期、不定期核对台账（或实物账）与实物，并及时查明差异原因，落实责任； 4.4.3财务部定期进行固定资产账实核对，并检查管理部门管理情况、使用部门使用情况。 4.5实物盘点控制 4.5.1生产部及人力资源部至少每半年进行一次固定资产盘点，财务部门参与监盘，无论实物存放于何处，所有权属于公司的固定资产均纳入盘点范围； 4.5.2盘点出现差异不得自行调账，须由管理部门作出原因说明后由财务部主管初审，报总经理或董事长审批后进行账务处理。 5．财务控制关键环节 5.1资金计划环节 5.1.1固定资产采购、建造、维修一律实行资金计划管理，按照“资金、费用管理控制办法”执行，无计划，或者超计划而不追加，一律不予付款； 5.1.2总经理、董事长直接安排的固定资产采购、建造视同总经理、董事长特批资金计划，由归口部门负责追加计划，该追加行为不予处罚。 5.2付款审批环节 付款审批环节为财务对固定资产控制的重要环节之一，根据不同固定资产，付款审批要素不同，财务部须逐项审查方能办理付款。 6．奖惩 6.1固定资产盘点结果实行“长收短赔”原则，即盘盈作调账处理，人为责任亏损由保管人员赔偿； 6.2赔偿豁免权属董事长，其余人员无豁免审批权； 6.3财务人员监督固定资产盘点，与盘点人员共同承担盘点准确性责任，但不承担盘亏的赔偿责任，由设备保管部门根据具体情况承担赔偿责任； 6.4对外购固定资产，如存在质量问题或其他原因无法使用，由采购部门负责办理退货，若因人为因素导致无法退货，由责任人承担相应的经济责任。 7．相关说明 7.1本规范由财务部负责解释与修订； 7.2本规范从公布之日实行，同时前期相关制度作废。 8．附表： 8.1《维修申请单》 8.2《固定资产报废申请》 8.3《设备购买申请》 8.4《设备验收报告》 8.5《固定资产个人管理台账》 8.6《资产调拨单》 附表一： 维修申请单 NO.: 申请单位： 主管： 申请人： 申请日期： 年 月 日 固定资产 名 称 卡片编号 维修原因 维修方案 是 否 在 保修期内 备注 维修经办人： 维修经办部门主管： 申请人结果确认： 附表二； 固定资产报废申请 NO.: 申 请 单 位： 申 请 人： 申 请 日 期： 年 月 日 固定资产名称 规格 卡片编号 报废原因 已使用 年 限 公司规定 使用年限 维修次数 备注 使用部门负责人： 生产部负责人： 财务部门负责人： 附表三： 设备购买申请 申请部门 　 申请人 申请日期 设备名称 　 规格型号 　 型号 　 生产厂家 　 购置数量 　 要求到货日期 　 设备用途、申请原因（可附页）： 设备购买质量要求及特殊要求： 生产部（人力资源部）意见： 签字： 日期： 总经理意见： 签字： 日期： 董事长意见： 签字： 日期： 附表四： 设备验收报告 固定资产编码 　 合同号（合同订购） 或供应商（零星采购） 设备名称 　 规格型号 　 生产厂家 　 使用部门 　 安装地点 　 验收日期 　 设备开箱验收（配件、资料、软件等） 使用部门： 日期： 设备加工性能（使用性能）、生产产品质量验收： 使用部门： 日期： 生产部意见： 生产部： 日期： 附表五： 固定资产个人使用台账 部门 主管 设备保管人 设备名称 型号 购进日期 数量 备注 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 附表六： 资产调拨单 调出部门： 调拨日期： 资产名称 规格 数量 备注 调 拨 原 因 调出人签字 调入人签字 领导审核 固定资产编码规则 代表码6 + 固定资产一级分类编码 + 4位流水码 6为固定资产代表码，在ERP编码体系中代表固定资产编码。 1. 固定资产一级分类采用两位流水号编码，分类及对应编码如： 分类编码 一级分类名称 折旧年限 01 房屋及建筑物类 20 02 机械设备类 10万元以上的5年 10万元以下的3年 03 电子办公设备类 2 04 运输设备类 5 05 其他类 3 2. 编码结构示意图 代表码6 一级类别 4位流水码 A B C 3. 编码规则表 项目 区段 代码范围 说明 固定资产代表码 A 6 在编码体系中以6开头的编码都为固定资产编码 一级分类编码 B 01-05 两位流水码，从01开始 流水码 C 0001-9999 四位流水码，从0001开始 5.示例： 新购进一台笔记本电脑编号为：6030001 2 3 4 5 6 7 1 PAGE 1