采购师5

null采购信息管理 采购信息管理 第五章第一节 采购管理信息系统规划第一节 采购管理信息系统规划相关知识相关知识根据采购管理理念的演进以及信息技术的发展阶段，可以将企业采购管理信息化的进程划分为四个时段。 第一个时段是在20世纪50年代以前，采购活动大多停留在货物的“买”的意义上，企业采购信息的采集、传输主要依靠普通信函、电话、手工记录，采购信息管理处于简单粗放阶段。 第二个时段是在20世纪50年代初到中期，企业采购信息管理主要围绕交易和库存进行，极少数的先进企业开始使用计算机处理采购信息，但由于采购管理理念及计算机技术的限制，企业采购信息化仍处于较低水平。相关知识相关知识第三个时段是从20世纪50年代中期到80年代中期，企业开始注重采购与物流管理的系统化和整体化，物料需求计划(MRP)、制造资源计划(MRPII)概念被企业提出，企业的信息管理流程逐步向规范化、化迈进，各种先进的信息技术和信息管理模式用于采购管理当中，信息管理在采购管理中已逐步体现出中枢神经的作用。 第四个时段是从20世纪80年代中后期到现在，全面质量管理(TQM)、准时制工作法(JIT)、业务流程重组(BPR)、企业资源计划(ERP)、供应链管理(SCM)、客户关系管理(CRM)、电子商务(EC)的逐步提出和普遍采用，大大地丰富了采购管理和信息管理的概念。通讯技术的广泛应用、识别技术、数据仓库技术等的飞速发展，使采购与物流信息管理在真正意义上跃入了“高级”阶段。相关知识相关知识（1）单点应用 针对个别功能的各种软件工具和单点系统的建设。 （2）流程优化 是针对采购活动的个别业务流程或管理职能，实施部门级的信息系统建设。 （3）综合管理 是针对整个企业的综合管理，实施企业级的信息系统建设。 （4）公共平台 所要解决的问是整个采购与物流行业的信息化问题，如采购与物流信息的发布与共享，采购与物流行业与其他相关机构的信息交互。相关知识相关知识（1）积极利用公共采购与物流信息平台 公共采购与物流信息平台以其跨行业、跨地域、多学科交叉、技术密集、多方参与、系统扩展性强、开放性好的特点对现代物流的发展构成了有利支撑。公共采购与物流信息平台包含六大功能：保证货物运送的准时性；货物与车辆跟踪，提高交货的可靠性；提高对用户需求的响应性；提高政府行业管理部门工作的协同性；提高资源配置的合理化。企业直接使用公共采购与物流信息平台可以利用其庞大的资料库以及开放性的商务功能实现企业自身的信息交流、发布、业务交易、决策支持等的信息化管理，可以说使用公共采购与物流信息平台是企业信息化的捷径。相关知识相关知识（2）采购中心与物流节点的网络化 随着采购与物流活动的复杂化，企业采购中心和物流节点逐步增多，网络化已成为企业信息管理的关键点。以美国Amazon为例，为配合网上销售，Amazon公司在美国、欧洲和亚洲共建立了15个配送中心，并先后规划和实施了配送节点的网络化管理。完善的配送网络体系，使Amazon公司订货和配送中心作业处理大大加快，送货标准时间有效缩短。目前，其配送中心的规模及信息化水平足以与大型的传统零售公司的配送系统相媲美。相关知识相关知识（3）业务流程重组(BPR) 业务流程重组是通过重新思考、翻新作业流程，以便在成本、品质、服务和速度等方面获得“戏剧化”的改善。其核心是以顾客、流程为导向，根本性的重新思考与设计，辅助信息技术的运用，最终达到绩效改善。 业务流程重组一般包含三个方面：功能内的BPR，即对职能内部的流程进行重组；功能间的BPR，即在企业范围内跨越多个职能部门边界的业务流程重组；组织间的BFR，即发生在供应链中跨企业边界的企业之间的业务重组。相关知识相关知识（4）实施企业资源计划，通过电子商务达到信息集成化 ERP的核心管理思想是实现对整个供应链的有效管理。电子商务的主要特征，是利用互联网的优势，减少传统商务模式的中间环节。ERP与电子商务结合，可使采购、物流和生产有机结合，实现资源优化。Dell公司通过自身网站销售计算机，消费者在网上订货，Dell确认订货后，通过电脑将信息传输给内部生产ERP系统并完成定制生产。Dell公司运用的这种营销管理模式使其在真正意义上实现了“零库存”管理，有效地降低了物流成本，提高了用户的采购效率。相关知识相关知识（5）借助通讯技术、数据交换技术及其他物流技术 信息技术的发展与通讯、数据交换及其他应用技术密切相关，目前非对称数字用户环线(ADSL)、数字数据服务(DDN)、异步传输模式(ATM)、无线通信(NAP)、光纤光布式数据接口(FDDI)、电子数据交换(EDI)、有线电话／传真(CALL　CENTER)、智能技术、识别技术、条码技术、空间定位技术、地理信息技术、自动化控制技术等已在采购和物流业务活动中广泛应用，企业因地制宜合理地利用信息技术及其他交叉学科技术，有助于提升企业的采购与物流信息综合管理水平。 5.1.1 采购与供应系统的需求分析5.1.1 采购与供应系统的需求分析采购与供应信息系统的总体目标：适应当前基于Internet/Intranet的网络信息系统，以电子商务为发展的方向，根据现代采购供应的特点，借鉴发达国家企业采购供应的经验，开发出与客户紧密相连，并且具有决策支持功能的信息系统。 在总体目标的指导下还需要制定具体的目标： （1）实现对采购供应全过程的实时监控。在采购供应活动的发生地点实时采集信息和资料。 （2）库存统一控制。 （3）反映所有非正常业务的情况。 （4）将先进的信息系统与创新的管理理念、管理技术相结合。 （5）加强供应商客户关系管理。5.1.1 采购与供应系统的需求分析5.1.1 采购与供应系统的需求分析（1）功能需求 企业的采购过程一般包括以下几个方面的内容:采购计划、评定供应商、审定供应商、采购决策、订货接收。 （2）功能模块划分 采购管理信息系统涉及到采购人员、计划人员、合同人员、审计人员、监察人员、财务人员、质检人员、库管人员、信息操作员、系统管理员、企业领导等相关人员，根据各个职能部门及人员不同的信息需求和业务逻辑处理，将系统功能划分为10个子系统，如下页图表所示。5.1.1 采购与供应系统的需求分析5.1.1 采购与供应系统的需求分析5.1.1 采购与供应系统的需求分析5.1.1 采购与供应系统的需求分析（3）功能描述 基础管理子系统。该模块的功能主要为提供各项基础信息的设定和维护功能，包括:各项代码的定义，用户单位有关物资采购的组织结构的定义，根据企业实际选择本系统的工作流程等，并据此设定各终端用户的操作权限，可对不同级别的有审批权利的人员设定审核金额的上下限。 供应商管理子系统，该模块是本系统的最核心子系统。供应商选择是JIT采购得以有效实施的重要保证，供应商管理对采购管理乃至整个供应链管理都是至关重要的。 价格管理子系统。对于每一种物品，采用内部价格和外部价格管理，内部价格为考核价或计划价，外部价格是供应商的报价或市场价，对于内部价格的设定需要审核和监审。5.1.1 采购与供应系统的需求分析5.1.1 采购与供应系统的需求分析请购管理子系统。请购计划有两个来源:由客户订单驱动产生的物料需求计划；为库存采购而直接编辑产生的请购计划。请购计划经审核和监审生效后生成采购计划。 采购管理子系统。各部门提出的请购计划经采购资金预算、同项物资合并和选择供应商生成采购总计划。 合同管理子系统。它包括管理合同文档及合同的分批到货及分期付款信息，并对合同的执行进度进行跟踪监控。 招标管理子系统。招标管理适用于大宗物资采购。通过设定招标采购方式，可进入到招标管理中。5.1.1 采购与供应系统的需求分析5.1.1 采购与供应系统的需求分析库存管理子系统。它包括入库、仓库和出库管理。 辅助决策子系统。本模块主要通过从多方位、多角度反映采购管理中不同侧面的情况，使不同级别的企业领导者可以及时、准确地获取所需信息，从而为企业的采购决策提供科学有利的依据。 电子商务子系统。该子系统实际上是企业的电子商务网站，主要实现下列功能:公司最新动态、公司介绍、产品展示、客户和代理商管理、分支机构和职员管理、异地库管理、办公系统等；根据权限的不同，提供各种查询功能；基于权限的供应商部分基本信息维护功能；动态在Web上发布招标信息；利用基于权限的电子看板，向定点供应商传达采购计划；修正订货计划和协商合同明细。5.1.2 采购管理信息化目标制定5.1.2 采购管理信息化目标制定采购管理信息化的目标可以具体分为以下几点： 建立数据库对数据进行录入。 完成各种类型采购数据的查询、统计与分析。 具有设计条件的数据的输出功能。 具有数据的导入、导出与备份功能。 提供与其他信息系统的联机支持。 具有各种用户、各种权限的分配与控制。5.1.3 采购管理信息系统规划5.1.3 采购管理信息系统规划资料库是经过计算机处理的资料的集合，而一个标准的采购资料库需要许多标准化的组成要素。一般情况下，一个采购的循环必须由标准的订购规格、名称、订购单位、衡量单位以及采购物资的编码等。 采购信息的标准化对采购循环是必要的，因为其他采购功能的顺利进行必须要有与之相匹配的采购信息。有三种可以纳入采购信息资料库的内容，它们分别是物资名册、供应商名册以及为交货订单。现代企业采购管理信息系统规划主要由以下五部分组成：5.1.3 采购管理信息系统规划5.1.3 采购管理信息系统规划根据采购资料库规划的内容，收集管理上所要求的情报，分别为采购历史资料、物资价格变异分析、物资情报、订单分析、供应商采购金额、供应商运送记录、经济形势指标分析、采购档案、运送的准时性、全国性契约的有效性、特定供应商的退伙情况、采购人员的综合评比、预算、营业成本以及节省趋势表等。采购应用规划是用来提升众多采购功能的整合性系统，这一过程一般用在确认需求、发出订单、改变订单、追踪订单进度、催货以及供应商与商品记录的管理等方面。5.1.3 采购管理信息系统规划5.1.3 采购管理信息系统规划决策支持规划属于采购管理信息系统规划的高阶，各种采购信息可以在该系统下进行合并，采购经理可以根据其合并的信息做出决策。 典型的决策支持规划包括采购资料库以及各种决策工具，比如，模拟技术、线性规划等，并且对采购经理与决策支持系统进行有效的沟通设计了专门的程序语言。在网络处理规划中，电脑主机与位于其他位置的小型电脑相连接，小型电脑就成为电脑主机的分支。这一过程可以使使用者对于资料的输入以及文件的准备上有较大的自主控制，并且可以使电脑主机减轻一些工作负担。第二节 采购管理信息系统的利用与改进第二节 采购管理信息系统的利用与改进5.2.1 利用采购管理信息系统进行采购决策与管理5.2.1 利用采购管理信息系统进行采购决策与管理在建立采购管理信息系统或提升其功能时，采购管理在行动时必须清楚、完整地规定其目标、规划、调整及取得信息系统的基本步骤必须随着视不同的公司环境适当调整。具体的步骤如下：（1）分析现有的系统。 （2）定义系统的目的。 （3）建立专案团队及执行委员会。 （4）为初步的系统设计取得信息。 （5）开发概念性设计。 （6）说明设计的缘由。 （7）提出计划。5.2.1 利用采购管理信息系统进行采购决策与管理5.2.1 利用采购管理信息系统进行采购决策与管理（8）设计必要的系统。 （9）开发系统规格。 （10）为供应商的提案建立价格预测分析。 （11）要求厂商报价。 （12） 开发一个矩阵评估系统。 （13）选定商家最好的供应商。 （14） 决定最佳的供应商。 （15）排定时程表。 （16）系统建立时的必要工作。 （17）测试信息系统的成果。 （18）事后检视其成果。 5.2.1 利用采购管理信息系统进行采购决策与管理5.2.1 利用采购管理信息系统进行采购决策与管理（1）利用采购信息系统进行采购信息统计和分析 及时、准确和完整的采购信息统计与分析，是进行采购决策的基本条件。一般的采购信息系统都具有信息采集、分类、汇总、分析、查询、统计等各种处理功能，而且操作快捷方便，性能高效。采购经理人员可以通过采集采购过程中所产生的各种原始数据，简单录入供应商信息、货品信息、采购负责人信息，合同、采购、退货、付款信息，随时进行各种条件的查询统计和分析处理。 5.2.1 利用采购管理信息系统进行采购决策与管理5.2.1 利用采购管理信息系统进行采购决策与管理（2）利用采购信息系统进行内部控制 内部控制的作用在于促使企业有效率地达成经营目标，提供可靠的财务报表与信息，并确保一切程序符合相关的法律法规和企业各项规章制度。 经理人员可借助采购信息系统对采购活动进行实时有效的内部控制： ①采购管理系统可以帮助采购人员完成采购物料从采购计划的制订、采购申请、采购询价、采购订单、订单跟踪等采购业务的全部过程，每一业务都能有效控制； ②利用采购管理系统，实现采购监控与操作的分离，实现采购系统内部的有效牵制。5.2.1 利用采购管理信息系统进行采购决策与管理5.2.1 利用采购管理信息系统进行采购决策与管理（3）利用采购信息系统打造“阳光采购”平台 采购信息系统使企业采购“物资流”和“信息流”管理高度整合，为建立完善的预算执行体系和透明严谨的采购流程控制体系提供了良好的技术条件，企业可以借以打造“阳光采购”平台。 采购信息管理系统能够让采购团队内部与公司各部门共同（甚至同步）获得清晰和快速的信息，并让这些信息得到系统化管理和通畅地传递，而且高度透明。 采购管理系统让共享信息成为重要资源，让透明工作成为优质服务。 采购管理系统中不管是预算系统、合同系统，还是MIS系统，在应用中均可实现无缝集成。5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进根据MIS开发的周期，系统测试可以分成五个阶段： （1）单元测试。主要是以模块为单位进行测试。即测试已设计出的单个模块的正确性。单元测试的主要内容包括模块接口、数据结构、边界条件、覆盖条件、出错处理。 （2）组装测试。在每个模块完成单元测试后。需按照设计时做出的结构图，把它们连接起来，进行组装测试。组装测试的内容包括以下几个方面。 各个模块时候能够无错误地连接 能否保证数据有效地传输以及数据的完整性。 人机界面以及各种通信接口是否满足设计要求。 能否与硬件正常连接。5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进（3）确认测试。组装测试完成后，在各模块接口无错误并满足软件设计要求的基础上还需进行确认测试。确认测试的主要内容有以下几个方面。 功能方面应测试系统输入、处理、输出是否满足要求。 性能方面应测试系统的数据精确度、时间特性、适应性是否满足设计要求。 其他限制条件的测试，如可使用性、安全保密性、可维护性、可移植性、故障处理能力等。5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进（4）系统测试。在软件完成确认测试后，应对它与其他相关的部分或全部软硬件组成的系统进行综合测试。系统测试应包括： ① 恢复测试。恢复测试是要采取各种人工方法使软件出错，而不能正常工作，进而检验系统的恢复能力。 ② 安全测试需设置一些企图突破系统安全保密措施的测试用例，检验系统是否有安全保密漏洞。 ③ 强度测试。强度测试检验系统的极限能力。主要确认软件系统在超临界状态下性能降级是否是灾难性的。 ④ 性能测试检验安装在系统内的软件运行性能，这种测试需与强度测试结合起来进行。5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进（5）验收测试。 验收测试是为了确认已开发的软件能否达到验收标准，主要包括： ① 文档资料的审查验收。所有与测试有关的文档资料是否编写齐全，并得到分类编目。 ② 余量要求。必须实际考察计算机存储空间，输入、输出通道和批处理时间的使用情况，要保证它们都至少有20%-30%的余量。 ③ 功能验收测试。 必须根据系统实施中规定的功能对被验收的软件逐项进行测试。 ④ 性能验收测试。必须根据系统实施方案中规定的性能对被验收的软件逐项进行测试确认该软件的性能是否得到满足。 ⑤强化测试。强化测试必须按照GB8566软件开发规范中的强化测试条款进行。5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进(1)采购管理信息系统的质量评价指标 所谓质量的概念就是在特定的环境下，在一定的范围内区别某一事物的好与坏。质量评价的关键就是给出评价质量的指标以及标准。我们对采购管理信息系统的质量评价给出了一下指标。 用户对系统的满意程度。系统是否满足了用户和采购管理业务对信息系统的要求，对系统的可操作性和运行状况是否满意。 系统的开发过程是否规范。包括系统开发各个阶段的工作过程以及文档资料是否规范等。 系统功能的有效性、完整性以及先进性。这是衡量系统质量的关键。 系统的性能、成本、效益的对比是否合理。这是综合衡量系统质量的指标。它直接反映了系统质量的好与坏。5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进系统运行结果的有效性或可行性。它是考察系统运行结果对于解决预定的采购问题是否有效。 结果是否完整。处理结果是否全满满足参与采购的各个不同级别成员的要求。 采购信息资源的利用率。即考察系统是否最大限度地利用了现有的采购资源信息并帮助采购管理者做出正确的决定。 提供采购信息的质量是否符合要求。即考察系统是否所提供的采购信息或分析结果的准确度、精确度以及采购信息的有效性、实用性和准确性。 系统的实用程度。即考察系统对实际的采购管理工作的使用程度。5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进(2)采购管理信息系统的运行评价指标 采购管理信息系统在投入实际运行后，还要不断地对其运行的状况进行评价分析。这也为系统地维护、更新提供了帮助。其主要指标如下： 1）预设的系统开发目标的完成情况： 是否满足了具体采购管理的要求；各级采购人员是否满意。 为完成预设的采购任务，所付出的成本是否在预想的范围之内。 系统的开发过程是否规范，各阶段的文档是否齐备/ 功能与成本是否在预想的比例范围之内。 系统的可维护性、可扩展性、可兼容性是否符合要求。 系统内部各种资源的利用情况。5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进2）系统运行的实效性评价 系统运行是否稳定。 系统的安全保密性能如何。 对系统的操作、管理、运行状态是否满意。 系统的操作失误保护和故障恢复功能是否满足要求。 系统运行结果对采购的决策、执行以及采购过程的工作效率等的支持程度如何。 3）系统设备运行效率的评价。 系统设备运行效率如何。 数据的传输与加工处理的速度是否匹配。 系统各个设备资源的负荷是否平衡。 5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进(1)系统 一般包括：用户管理、权限管理、数据备份、系统备份、文档保管、双机备份。系统安全管理以一项技术性较强的工作，并不是高级采购经理人员需要直接从事的工作，但他们必须从管理和监督上做好采购管理信息系统安全的执行和落实工作。 高级采购经理人员需要掌握和观察影响采购信息系统安全的因素。常见的影响因素有数据的输入、输出、存取与备份，源程序及应用软件、数据库、操作系统等的漏洞或缺陷，硬件、通信部分的漏洞、缺陷或遗失，还有电磁辐射、环境保障系统、企业内部人的因素、计算机病毒、“黑客”、经济间谍等，详见下页表格。5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进 影响采购信息系统安全的因素 5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进（接上页） 影响采购信息系统安全的因素 5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进(2)系统维护 系统维护是指已完成系统开发工作，并交付使用后，对系统所进行的一些软件工程活动。 1）充分认识系统维护的必要性。 实践表明，在运行中仍然有必要对系统进行更改，原因是： 改正在运行中新发现的软件错误和设计上的缺陷。这些错误和缺陷在开发后期测试阶段并未发现。 改进设计，以增强软件的功能，并尽可能地提高软件的性能。 要求已运行的系统能适应特定的硬件、软件、外部设备、通信设备的工作环境或者是要求适应已变动的数据或文件。 为使运行的软件的应用广度得到必要的扩充。 使投入运行的软件与其他相关的程序有良好的接口，以利于协同工作。5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进2）系统维护的内容。一般情况下，系统维护工作包括以下三个方面： ①改正性维护。是指在系统运行中发生异常或故障时进行的维护。这些故障是由于系统开发过程中某个环节上的隐藏错误造成的。并且在开发系统的最后阶段所进行的测试中没有发现，带着这些隐形错误运行，只是在某些特定的环境下才暴露出来。 ② 适应性维护。是要使运行的系统能够适应外部环境的变动。由于硬件和操作系统的发展，建立在硬件和操作系统上的信息系统其使用年限常常不止三年，长者甚至超过十年。这就要求系统能跟得上发展的新趋势，使之不致于因不能适应新的外部环境而影响其正常的运行。 ③ 完善性维护。是为扩充系统的功能、提高原有系统性能而展开的系统工程活动。5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进3）系统维护工作中存在的问题。当前系统维护工作仍然存在着一些实际的问题，其中有些是认识上的，有些则是客观存在的。这些问题表现在下面几个方面： 许多系统地维护工作十分困难，原因在于这些系统的文档和源程序难于理解，难以修改。 系统维护的成本过高。 维护工作面广，维护工作量大。 维护力量薄弱，维护质量受到影响。5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进5.2.2 采购管理信息系统的维护与改进4）相关对策。 针对以上一些系统维护中所存在的问题，提出以下解决问题的对策：在系统开发的初始阶段就应建立维护的观念；把程序结构的复杂性降低到最小；系统开发中坚持按结构化方法进行设计；开发中努力提高系统的可靠性，减少改正性维护的工作量 ；系统开发时尽量去预测未来可能发生的变动，提高系统设计的可修改刑以及灵活性。相关知识相关知识(1)ERP是一个面向供应链管理的管理信息集成系统 其集成内容包括制造、供销、财务等功能，还涉及到支持物料流通体系的运输管理、仓库管理等功能。在线分析处理是该系统的主要特点。 (2)ERP采用了网络通信技术 ERP系统实现了多样化的平台交互操作，加强用户个性设置，适应不同行业用户的需求。 (3)ERP系统的实施必须与企业业务流程再造（BRP）结合使用 ERP系统应用程序使用的技术和操作必须能够随着企业业务流程的变化而相应地调整。 ERP系统与传统的信息系统最根本的区别在于它的“事前控制、事中监督、事后分析”的管理思想。相关知识相关知识(1)生产控制管理模块 生产控制管理是一个以计划为导向的先进的生产、管理技术。企业先确定总体生产计划，再经过系统的细分，传达到各个部门执行。 (2)物流控制管理模块 物流控制管理是以物料为对象的功能管理。 (3)人力资源管理模块 人力资源管理模块可以分为人力资源规划的辅助决策子模块，招聘管理子模块，工资核算子模块，与传统的人工管理人力资源有很大差别。 (4)财务管理模块 ERP软件的财务部分一般分为会计核算子模块和财务管理子模块，它与系统的其他模块有相应的接口，能够相互集成。Thank You!Thank You!本章结束