账务处理

会计档案归档与整理 账务处理 ——乡财局朱元彬 第一章 一、会计等式 资产＝权益 资产＝债权人权益+所有者权益 资产+收入＝债权人权益+所有者权益+支出 1）资产=负债=所有者权益，该等式可以理解为资产是怎么来的，其实资产的最终都是源于所有者的投入和从债权人借入的资金以及其在生产经营活动中所产生的效益，所以企业有多少的资产就等于有多少负债与所有者权益（之和）。 2）收入—费用=利润，一个企业在取得收入的同时也会发生相应的费用，通过两者的比较我们就能确定其实现的利润总额。最简单的来说，比如你去异地采购一批衣服会发生的乘车费交通费啊运输费啊这些就确认为费用，然后再把货品卖出去时收到钱之后要计算你的实际盈利就要减去之前采购货品时所发生的费用了。 二、收支分类 政府收支分类，就是对政府收入和支出进行类别和层次划分，以全面、准确、清晰地反映政府收支活动。政府收支分类科目是编制政府预决算、组织预算执行以及预算单位进行会计明细核算的重要依据。 收入和支出按使用部门分类可分类收支功能科目，按使用的用途分类为支出经济分类。 三、账务处理程序 账务处理程序也称会计核算组织程序，是指对会计数据的、归类、汇总、陈报的步骤和。即从原始凭证的整理、汇总，记账凭证的填制、汇总，日记账、明细分类账的登记，到会计报表的编制的步骤和方法。账务处理程序的基本模式可以概括为：原始凭证——记账凭证——会计账簿——会计报表。 常用的账务处理程序主要有记账凭证账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序、多栏式日记账务处理程序和日记总账账务处理程序。(区别：登记总帐的依据不同) 　记账凭证账务处理程序是指对发生的经济业务事项，都要根据原始凭证或汇总原始凭证编制记账凭证，然后直接根据记账凭证逐笔登记总分类账的一种账务处理程序。它是基本的账务处理程序，其一般程序是： 　　①根据原始凭证编制汇总原始凭证； 　　②根据原始凭证或汇总原始凭证，编制记账凭证；（会计） 　　③根据收款凭证、付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账； 　　④根据原始凭证、汇总原始凭证和记账凭证，登记各种明细分类账； ⑤根据记账凭证逐笔登记总分类账； ⑥期末，现金日记账、银行存款日记账和明细分类账的余额同有关总分类账的余额核对相符； 　　⑦期末，根据总分类账和明细分类账的记录，编制会计报表。 简单流程即：原始凭证——记账凭证——会计账簿——会计报表——会计档案 四、报账程序 经办人（用途、经办人）——财政所长（所长审核）——乡镇分管领导（领导审核）——乡镇主管领导（领导审批）－出纳（报账）——会计（记账、报表）——档案部门（归档） 五、资金拨款程序简介 国库（非税等）——乡镇财政结算专户（支付凭证、其他拨款凭证）——乡镇支出专户（基本支出专户、村级账户） 乡镇自筹资金——乡镇财政结算专户（支付凭证、其他拨款凭证）——乡镇支出专户（基本支出专户、村级账户） 第二章 一、账务处理（演示） （一）、初始化录入 从相应账套进入账务处理系统，在“账务——初始建账数据——期初余额装入”，选择科目范围时直接“确定”。 系统左边会列出所有已设好的会计科目，在右边分别录入“年初余额”和“第一会计期间发生额”。如果是1月份启用，则只需要在“年初余额”输入年初数；如果是年中启用，则需要输入年初数和以前月份的累计发生数，假如是8月份启用，则需要在“年初余额”输入年初数，在“第一会计期间发生额”栏录入各科目1-8月借、贷方累计发生额，8月底余额不用录入，系统自动算出，在“账表输出——总账余额表”中可查看8月底余额。 有下级明细科目的科目不用输入数据，系统会根据下级科目的数据自动汇总。如果有辅助核算的会计科目，如“暂付款”科目分单位往来核算，录入数据时需要双击数据栏，系统会自动弹出一个辅助余额录入窗口，点增加录入各辅助项的年初余额和1-8月份累计发生额。 所有数据全部录入完成后，点上排按钮“保存”，再点“试算”，试算“年初余额”和“第一会计期间”是否平衡，平衡后再点“检查”，查看是否全部通过，如果有红色记录则表示数据有录入数据，检查修改后再保存；没有红色记录则表示检查通过。数据全部录入正确后，点上排按钮“封账”。元月份启用的不用封账。 （二）、日常处理 流程：录入凭证――审核凭证――记账——结账。 1、凭证录入 账务——凭证管理——编制凭证，输入凭证的各项信息点击“保存”。包括凭证号、凭证日期、附件张数、摘要、科目、金额等。凭证号一般采用自动编号，科目可直接输入科目编码或点 或按F2进行选择。会计科目、辅助信息等都要求输入最明细一级，提示要输入部门、往来单位资料、预算科目等信息的，要求输入相应的信息。不能直接关掉窗口。 在输完一个科目后，按F6可以查看该科目对应的余额。在编制凭证的窗口，在“查询”菜单里可以查看输入科目的各种信息，如明细账、辅助明细账等；在“编辑”菜单里有一些相应的菜单可以操作，如插入分录行、删除分录行等；在“编辑”菜单里的“凭证选项”里可以把“连续编制新凭证”和“保存时自动删除无效行”打上勾，其他的可以自己选择。 常用凭证：对于每月或经常会发生的科目基本相同的会计凭证，可在输入一次后存成常用凭证，下次只需调用，修改金额即可。具体操作是：在录入凭证保存后，点“文件”菜单的“保存到自动分录库”，输入不重复的任一一个分录号，凭证即保存成常用凭证。下次要调用时，先点“新增凭证”，点“编辑”菜单的“自动凭证”，选择相应的分录号，即生成一张没有金额的凭证，录入金额，保存即可。 凭证修改：凭证在未审核的状态下可以修改，包括附件张数、摘要、科目、金额、凭证日等。但凭证类型、凭证年月不能修改。需要修改凭证的辅助核算信息时，双击对应的分录行，即会弹出辅助核算信息的窗口，录入正确的辅助信息，保存即可。调账的会计凭证，收入类会计科目不能从借方进行调增调减，必须从贷方用负数进行增减，资产类和支出类调账，不能从贷方进行调增调减，只能从贷方用负数进行增减，收入类科目只能在年终结转时出现借方发生数，支出类科目只能在年终结转时出现贷方发生数。 凭证作废：双击打开一张未审核的凭证，点菜单“文件――凭证作废”。凭证作废后，还在“文件”菜单下可以点“凭证还原”，即恢复成没有作废的状态。凭证作废后还是占用相应的凭证号，只是凭证内容不再参与登账和出报表。 删除凭证：只有已作废的凭证可以删除，具体操作是：在“凭证处理”里找到“已作废”页签，再找到相应的已作废的凭证，不要打开，只要选中，点“文件”菜单下的“删除作废凭证”即可。删除凭证必须是最大号凭证，即当有12号凭证时，11号和以前的凭证就算作废了也不能删除。当一定要删除非最大号凭证时，先要做一下“凭证号重新排序”，具体操作是：先做一下激活“反记账”菜单的操作，在“凭证处理”里“文件”菜单下有“凭证号重新排序”，点一下后凭证号会重新排序，这时系统会调换凭证号码，自动把已作废的凭证号排到最大号，这样就可以删除已作废的凭证了。 注意：凭证的内容基本都是可以修改的，所以建议尽量做凭证修改，不要作废凭证，即使需要作废凭证，也可以让他一直处在“已作废”状态，而不一定要删除。当是最大号凭证时就可以删除。“凭证号重新排序”应尽量少用。 2、凭证审核 账务——凭证管理——凭证处理，凭证范围的起止日期可以选择要显示的凭证范围，凭证状态分为“所有凭证”“未审核”“已审核”“已记账”“已作废”和“错误凭证”六种。点到“未审核”页签，可以显示范围内未审核的所有凭证，点“审核”按钮可对凭证进行审核。可以点到一张凭证进行审核，或按住Ctrl键选多张凭证审核，或点“审核”选择审核全部凭证。 3、记账（手工上的“登帐”） 已审核的凭证可以进行“记账”处理，具体操作是：账务——凭证管理——凭证处理，点到“已审核”页签，点“记账”，操作与凭证审核相似。 结账（手工上的“封账”） 账务——期末处理——结账向导，下一步，直至完成。要求以结账当月的日期登陆软件，并且当月业务全部处理完毕，当月所有凭证全部记账完毕。 反操作流程 已审核状态：当凭证已经审核后，凭证即不能修改。需要修改时可以在“凭证处理”里的“已审核”页签里在“文件”菜单里点“销审”，可以对一张或多张或全部凭证进行凭证销审。销审后就变成“未审核状态”，就可以修改了。 已记账状态：当凭证已经记账后，凭证也不能直接修改，但是可以做“冲销凭证”，包括以前月份凭证的修改也是一样。具体操作是：在“凭证处理”里找到相应的已记账凭证，双击点开，在“编辑”菜单里点“冲销凭证”，系统会自动生成一张红字冲销凭证，凭证日期默认是软件的登陆日期，这时凭证内容可以修改，然后保存。自动生成的冲销凭证跟手工录入的凭证是一样的，需要审核、记账。 已结账状态：当月一经结账，不能再做任何修改操作，包括增加凭证等，发现错误一般只能在下个月进行红字冲销及改正。 无痕迹反操作：与日常业务处理流程相反，当凭证已经审核或记账或结账后，再因特殊原因需要修改原凭证时，操作流程是：反结账——反记账——销审——修改。修改后保存，同样需再次审核记账结账。 反结账：平时菜单隐藏。进入软件后，不要打开任何窗口，点菜单“帮助——关于”，按住Ctrl键不动，鼠标左键单击账务图标，系统会提示“反结账和反记账等相关功能已开启”，退出。这时在“功能”菜单的“期末处理”里会出现“反结账”菜单，同样要求以反结账当月的日期登陆软件。点一下“反结账”，下一步，直至完成即可。 反记账：平时菜单隐藏。当反结账菜单出现时，反记账菜单会被同时调出，在“账务——凭证管理——凭证处理”点到“已记账”页签，在“文件”菜单下的“凭证反记账”，可以对一张或多张或全部或全月四种范围的凭证进行反记账。“全月凭证反记账”要求以要反记账凭证的当月登录。一般结账时对账不平的情况下，可以采用“全月凭证反记账”，消掉所有的记账数据，重新记账，一般就可以解决对账不平的问。反记账后凭证就可以进行消审了。 查账 科目账查询：账务——“账表输出”，可以查询各种科目账表。 双击打开一张账表后，如总账余额表，选择科目处是空白的，点“增加”按钮选择需查询的科目，Ctrl＋A表示全部选中。Ctrl、Shift键可以多选择。“清空、删除”按钮可删除以前选过的项，便于重新选择。下方的各种选项可以根据需要自己选择，然后点击“打开”即可。 辅助账的查询：往来单位账、部门账、预算科目账等都在“账务——辅助核算”里查询。辅助账查询时，请注意选择查询条件时，至少有两个条件需要选择，例如查“单位往来余额表”时需要选择科目和往来单位，才能打开账表，打开后在“选项”按钮可以选择“按科目”查询还是“按单位”查询。对于每月要出的“往来单位明细表”不在报表系统出数据，统一在账务系统查询“单位往来余额表”进行查询打印。还可以选择按部门科目往来单位查询。操作相似，选择条件时需要选择科目、部门、往来单位三个条件。 （三）、打印 1、记账凭证 单张打印：双击打开一张凭证，在菜单“文件――打印预览”下，在“打印设置”页下“套打”前打上小勾，选择套打格式“用友政务凭证套打纸”。“打印机走纸偏移量”的水平方向和垂直方向请根据不同的打印机进行调整，值可以为负数。水平方向越大，凭证越往右，垂直方向越大，凭证越往下。确定。在“套打设置”里可进行各明细项的打印设置。 在菜单“文件――其他打印选项”中，可以选择套打时是否打印科目代码等。单击后前面会有一小勾，表示选中。 连续打印：在“凭证处理”中选中需要打印的凭证，在菜单“文件――凭证打印”里可选择打印范围及套打选项，点击“打印设置”，选择套打及套打，调整水平及垂直方向操作与单张打印一致，确定。 2、账簿打印 总账的打印：登陆账务系统之后，单击账务——账表输出——明细账，选择会计期间为1-12月，增加所有的一级会计科目，打上“总分类式”前面的勾，打开。单击文件——打印预览，选择打印机为EpsonLQ-1600k,范围：全部，勾上“套打”前的勾，套打格式选择“明细账”（总账、明细账和往来明细账均使用“明细账”套打格式。单击套打设置可调整内部设置选项，一般情况下由县局统一设置初始值，乡镇无需调整）。“打印机进纸偏移量”的水平方向和垂直方向请根据不同的打印机进行调整，值可以为负数。水平方向越大，凭证越往右，垂直方向越大，凭证越往下。确定，然后退了预览，这时已设置好了套打的相关设置。再连续打印：文件——账表连续打印输出，单击“打印输出连续编号”“连续打印完后输出账簿目录”，再单击连续打印输出，在扩展打印输出中，去掉“打印输出到文件”前的勾，将“打印目录”“打印分页码”“打印总页码”前的勾选上，点打印。即可连续输出。 二级账和明细账的打印：登陆账务系统之后，单击账务——账表输出——明细账，选择会计期间为1-12月，增加所有需打印的二级会计科目或明细会计科目，去掉“总分类式”前面的勾，打开。后面的步骤与总分类账相同。 往来明细账的打印（以项目核算为例）：登陆账务系统之后，单击账务——辅助核算——项目辅助核算（如果是单位往来，如民政账，则选择单位辅助核算）——项目明细账——项目明细账，选择期间，增加所有项目，增加相应科目，再点打开，后面的步骤与总分类账相同。 二、实务练习 要求：澧源镇财政所2011年六月份发生了以下经济业务，具体见练习图片，为了方便练习，所有业务发生时间均假设为2011年6月28日，假设所有的收支业务均属于澧源镇政府，除工资以外，其收支科目均为政府办公厅事务下的行政运行。请根据图片内容和本练习规定的日期完成会计分录的手工编制，出纳系统的录入、审核、记账、对账、结账、查询。完成账务处理程序。 三、根据操作练习结果进行简答 1、账务处理基本流程是什么（按操作员身份进行简述）？ 反处理操作流程是什么？ 向乡财局报告----开启反处理功能---（反结帐）---反记账---消审----修改 2、现金日记账与现金日报表有哪些方面的区别？ 会计期间的不同。 在同一会计账套同一单位相同的日期之中，什么情况下查询到的现金余额不相同，为什么？ 可能是已审核但未记帐。 3、如何在账务系统中进行冲销凭证？ 在凭证处理中点已记帐项目，再在编辑菜单里点冲销凭证。 4、依据现有的情况，我县乡镇账簿打印与记账凭证打印在打印设置时最大的区别是什么? 5、年底如何连续打印所有一级会计科目总分类账？如何连续打印所有二级会计科目明细账？ 6、总会计账套中往来明细项目在哪里增加？ 项目资料下。 政府会计和民政所会计中的往来明细项目又分别在哪里增加？ 政府：项目资料下。 民政所：往来资料下。 7、查询瑞塔铺第二个村第三个组第五个户2008-2010年所有已发放的补贴，并统计报告。 8、将自己作为一个农户增加在澧源镇最后一个村最后一个组中，银行账号自己编，但不能与系统重复。