城市建设档案著录规范

城市建设档案著录规范(GB/T50323—2001,建设部、国家质量技术监督局2001-03-05联合发布，2001-07-01实施)总则1.0.1为建立健全全国统一的城建档案检索体系，提高全国城建档案的管理水平，充分发挥城建档案在城市建设中的作用，制定本规范。1.0.2本规范适用于各类城建档案的著录工作，不适宜用作城建档案目录的组织。1.0.3城建档案著录除执行本规范外，尚应执行有关规范的规定。术语、符号术语城建档案(urbanconstructionarchive)在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的有价值的各种形成的历史。建设工程项目(8门513印0门project)具有任务书和总体设计，经济上实行独立核算，行政上具有独立组织形式的基本建设项目。一个建设项目可以有多个单项工程，也可以只有一个单项工程。单项工程(singleproject)在建设工程项目中，具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。工程档案(projectarchive)工程档案是在整个工程建设过程中，包括从立项、审批到竣工验收备案等一系列活动中直接形成的文字、图表、声像等各种形式的有价值的历史记录。案卷(file)由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。城建档案著录(descriptionofurbanconstructionarchive)编制城建档案目录时，为提取城建档案信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。城建档案著录项目(itemofdescriptionforurbanconstructionarchive)揭示城建档案内容和形式特征的记录事项，分大项、小项和单元。大项主要包括题名与责任者、稿本与文种、密级与保管期限、时间、载体与数量、专业记载、附注与提要、排检与编号等八项。各大项下又分若干小项，小项下又分若干单元。条目3叮)档案著录的结果，是反映工程(项目)、案卷、文件内容和形式特征的著录项目的组合。著录格式(descriptionformandformat)著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。档案目录(catalogueforarchives)按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。符号著录用符号为了区分、识别各著录大项、小项或表达著录内容，著录时，必须使用一些特定的符号，这些特定的符号就是著录用符号。著录用各种符号及用途详见下表：2.2.1著录用符号及用途符号用途.置于下列六大项之前：稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项，用于区分各大项;置于并列题名之前*:置于下列著录小项之前：文件编号、工程地址、文种、保管期限、数量及单位、规格，以及各专业记载项之间，用于区分各著录小项/置于第责任者之前;置于其他责任者之前，多个文件编号之间，用于区分同著录小项的各著录单元+置于每个附件之前口置于下列著录内容的两端：自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者略时的“等”字()置于有关责任者的说明文字的两端，如责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务或身份、外国责任者国别及姓名等置于不能确定的著录内容之前，般与口号配合使用用于下列内容之间：日期起止，档号、电子文档号、缩微号、存放地址号的各层次之间■■■用于节略内容□用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“口”表示著录用符号使用说明1．“．—”符号占两格，在回行时不应拆开。“[]”和“()”左右两半各占一格，其他符号均占一格，前后不再空格。2．如某个著录大项缺少第一个著录小项时，应将现在位于首位的小项原规定的著录符号改为“．—”。3．不著录的大项、小项或单元，其著录符号应连同该项目一并省略。基本规定著录级别与著录详简级次依据著录对象的不同，可将档案著录划分为工程（项目）级、案卷级、文件级三级。1．工程（项目）级著录是对一个工程（项目）的所有档案的内容及形式特征进行分析、记录。2．案卷级著录是一个案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录。3．文件级著录是对一份文件的内容和形式特征进行分析、记录。著录详简级次指著录的详简程度，分为简要级次和详细级次。1．条目仅著录必要项目的称简要级次。必要项目包括：正题名、文件编号、工程（项目）地址、第一责任者、时间、专业记载、档号、缩微号、存放地址号、主题词。2．条目除著录必要项目外，还著录部分或全部选择项目的称详细级次。选择项目包括：并列题名、副题名及说明题名文字、其他责任者、附件、稿本与文种、密级、保管期限、载体与数量、附注、提要、档案馆代号、电子文档号。著录文字要求著录用文字必须规范化。文件编号、时间项、载体与数量项、专业记载项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。其他语种文字档案著录时必须依照其语种文字书写规则。著录信息源著录信息来源于被著录的档案。单份文件著录时，主要依据文头、文尾。一个案卷著录时，主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。被著录的档案信息不足时，参考其他有关的档案、资料。4著录项目著录项目划分城建档案著录项目共分题名与责任者项、稿本项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项、排检与编号项等八大项，每大项又分若干小项。详见下表：表4.1.1城建档案著录项目划分序号著录项目名称大项小项1题名与责任者题名文件编号工程（项目）地址责任者附件2稿本与文种稿本文种3密级与保管期限密级保管期限4时间5载体与数量载体类型数量与单位规格6专业记载7附注与提要附注提要8排检与编号档号档案馆代号缩微号存放地址号电子文档号主题词著录小项下又可分为若干著录单元。如著录小项“题名”下，又可分为“正题名”与“并列题名”两个著录单元。著录项目细则题名与责任者项.题名题名又称标题、题目，是直接表达档案中心内容、形式特征的名称。1）题名正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目名称和案卷封面上的题目名称，工程（项目）级的题名指工程或项目的名称。正题名照原文著录。2）并列题名以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。必要时并列题名与正题名一并著录。其前加“=”号。3）副题名及说明题名文字副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录，正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的文字说明。副题名及说明题名文字前加“；”号。2.文件编号文件编号是文件制发机发、团体或个人编写的顺序号，包括发文字号、图号等，按照原文字和符号著录，其前加“：”号。对于一个工程来讲，其文件编号大致有以下几种：1）建设工程项目立项批准文件号建设工程项目立项批准文件号著录计划部门或主管部门批准该工程项目正式立项的文件编号。2）建设工程规划许可证号建设工程规划许或证号著录城市规划主管部门对该建设工程项目核发的建设工程规划许可证的编号。3）建设工程用地规划许可证号建设工程用地规划许可证号著录城市规划主管部门对该建设工程项目核发的建设工程用地规划许可证的编号。4）建设工程用地许可证号建设工程用地许可证号著录城市土地主管部门对该建设工程项目核发的土地使用证编号。5）工程设计（勘察）编号工程设计（勘察）编号著录建筑设计（勘察）部门对该建设工程项目进行设计（勘察）的编号。6）建设工程施工许可证号建设工程施工许可证号著录建设行政主管部门对该建设工程项目核发的施工许可证编号。7）建设工程竣工验收备案登记号建设工程竣工验收备案登记号是指建设工程竣工验收后，建设单位向建设行政主管部门报送备案材料时，建设行政主管部门赋予该工程的备案登记编号。8）工程所在地形图号指工程所在的1：500地形图的分幅号。3．工程（项目）地址工程（项目）地址指工程项目的建设地点或征地地址。本市工程著录区（县）、街道（乡、路）、门牌号（村、队）；外地工程著录省、市（县）、街道（路）名。其前加“：”号。案卷级和文件著录，不必著录此项。4．责任者责任者指文件材料的形成单位或个人。1）第一责任者第一责任者是指列于首位的责任者。著录时其前加“/”号。2）其他责任者其他责任者是指除第一责任者以外的责任者，其前加“；”号。3）工程（项目）级责任者著录顺序一般为：建设单位（立卷单位）、建设项目（或事由）批准单位、项目（或事由）申请或实施单位。如建设工程（项目）责任者著录顺序为：建设单位、立项批准单位、设计单位、施工单位、监理单位；建设工程（用地）规划管理档案项目级责任者著录顺序为：立卷单位、申请（用地）单位、批准单位（项目批准单位和用地批准单位）、设计单位（或被征地单位）。4）案卷级责任者一般只著编制单位。5．附件是指文件正文后的附加材料，各附件题名前均冠以“+”号。稿本与文种项稿本是指档案的文稿、文本和版本，依实际情况著录为正本、副本、草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、试行本、修订本、复印件等，其前加“．—”号。文种是指文件种类的名称，依实际情况著录为命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、协议书、任务书、施工图、竣工图、鉴定书等。文种前加“：”号。密级与保管期限项密级1）密级是指文件保密程度的等级，一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的。应著录新密级。密级前加“．—”号。2）密级按GB/T7156—1987第四章文献保管等级代码表划分为六个级别。名称与代码如下表：表4.2.3文献保密登记代码名称数字代码汉语拼音代码汉字代码公开级0GK公开国内级1GN国内内部级2NB内部秘密级3MM秘密机密级4JM机密绝密级5UM绝密3）密级为“公开级”、“国内级”、“内部级”时，一般不必著录。保管期限1）保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种。保管期限前加“：”。2）保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，对已更改的。应著录新的保管期限。时间项对文件级著录，时间项著录文件形成时间。一般文书（通知、报告、批复）的形成时间为发文时间；决议、决定、规定为通过时间或发布时间；合同、协议书为签署时间；报表计划为编制时间；报表计划为编制时间；工程设计图纸为设计时间；工程竣工图为编制完成时间，如图上没有签注编制完成时间，则以工程竣工时间代替。对案卷级著录，时间项著录案卷内文件起止时间。一般案卷起止时间为卷内文件形成最早、最晚时间。起止时间著录中间用“—”相连，如：“1987．07．03—1988．12．14”。3．对工程级著录，时间项录工程开、竣工时间或建设工程规划许可证及建设用地规划许可证的批准时间。4．著录时间时，年、月、日之间用“．”号相隔，如“1985年12月10日”著录为“1985．12．10”。时间项前加“．—”。载体类型载体类型载体类型项著录档案载体的物质形态特征。其前加“．—”。载体类型分为底图、缩微片、照片、底片、录音带、录像带、光盘、计算机磁盘、计算机磁带、电影胶片、唱片等。根据档案实际载体类型著录，除底图外，以纸为载体的档案一律不著录本项。2．数量及单位数量用阿拉伯数字，单位用档案物质形态的统计单位，如“页”、“张”、“卷”、“袋”、“册”、“盒”等。著录时其前加“：”号。规格规格指档案载体的尺寸及型号，著录时其前加“：”号，如“．—5页：16开”，“．—2张：A0”。专业记载项本项作为城建档案的专业特征记载项，著录于附注项前。根据著录对象不同分为房屋建筑工程专业记载项（含房屋建筑工程规划管理档案）、市政基础设施工程专业记载项（含市政基础设施规划管理档案）、城市管线工程专业记载项、建设工程用地规划管理专业记载项。本项对工程（项目）级档案是必要著录项目，案卷、文件级档案可不著录。各专业记载项之间加“：”。房屋建筑工程专业记载项著录下列内容：1）建筑面积，2）高度，3）层数，4）结构类型，5）开工时间，6）竣工时间，7）总用地面积，8）总建筑面积，9）幢数，10）工程预算，11）工程决算。市政基础设施工程专业记载项著录下列内容：1）长度，2）宽度，3）高度，4）跨径，5）结构类型，6）孔数，7）级别，8）荷载，9）净空，10）开工时间，11）竣工时间，12）总用地面积，13）总建筑面积，14）总长度，15）工程预算，16）工程决算。城市管线工程专业记载项著录下列内容：1）长度，2）规格，3）材质，4）荷载，5）起点，6）止点，7）总长度，8）开工时间，9）竣工时间，10）工程预算，11）工程决算。建设工程规划管理档案专业记载项著录下列内容：1）建筑面积，2）幢数，3）层数，4）长度，5）宽度，6）高度，7）跨度，8）荷载，9）规格，10）级别，11）净空，12）结构类型，13）工程造价。建设工程用地规划管理档案专业记载项著录下列内容：1）征拨分类，2）用地分类，3）原土地分类，4）用地面积。附注与提要项附注1）附注项著录各个项目中需要解释和补充的事项，依各项目的顺序著录，项目以外需要解释和补充的列在最后。2）每一条附注均以“．—”分隔。如每一条附注都分段著录时，可省略该著录符号。提要1）提要项是对档案内容的简介和评述，应力求反映其主题内容、重要数据（包括技术参数）。2）提要项在附注项之后另起一段空两个汉字位置著录，一般不超过200字。排检与编号项排检与编号项是目录排检和档案馆（室）业务注记项。档号档号是档案馆（室）在档案整理过程中对档案的编号。档号包括分类号、项目号、案卷号、件号或页号。档号置于条目左上角第一行。档号中各号之间用“—”号，占一个字节。1）工程（项目）级的档号由分类号、项目号组成。2）案卷级的档号由分类号、项目号、案卷号组成。即工程（项目）档号+案卷号。3）文件级的档号由分类号、项目号、案卷号、件号或页号组成。即案卷档号+件号或页号。件号或页号是指案卷内每一文件的顺序号或首页的编号。档案馆代号档案馆（室）代号按照国家统一规定填写。置于条目右上角第一行。尚无代号的，暂时不填，但应留出位置，以备将来填写。缩微号缩微号是档案馆（室）赋予档案缩微品的编号，著录于条目左上角第二行，与档案馆代码齐头。电子文档号电子文档号是档案馆、室管理电子文件的一组符号代码，著录于条目第二行的中间位置。5．存放地址号存放地址号著录档案存放处的编号。一般包括库号、列（排）号、节（柜）号、层号，著录于条目右上角第二行。6．主题词主题词是揭示档案内容的规范化的词或词组。1）主题词按照DA/T19—1999《档案主题标引规则》、《中国档案主题词表》、《城建档案主题词表》等进行标引。2）主题词著录于附注与提要项之后，另起一段齐头著录。3）各级著录，一般著录4至6个主题词。各词之间空一个汉字位置，一个词或词组不得分两行书写。5著录格式.1著录格式按照其表现形式可分为表格式和段落符号式。.2表格著录格式工程（项目）级条目表格著录格式按照不同著录对象，工程（项目）级档案表格著录格式分为房屋建筑工程、市政基础设施工程、城市管线工程、建设工程规划管理项目、建设用地规划管理项目、通用工程项目六种。1）房屋建筑工程项目级表格著录格式（示例见附录A）;2）市政基础设施工程项目级表格著录格式（示例见附录B）；3）城市管线工程项目级表格著录格式（示例见附录C）;4）建设工程规划管理档案项目级表格著录格式（示例见附录D）;5）建设用地规划管理档案项目级表格著录格式（示例附录E）；6）工程（项目）级通用表格著录格式（示例见附录F）。2.案卷级条目表格著录格式（示例见附录G）。文件级条目表格著录格式（示例见附录H）。5.0.3段落符号式著录格式段落符号式著录格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中档号、缩微号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、存放地址号分别置于右上角第一、二行，电子文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任者项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注项，回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词，各词之间空一格。工程（项目）级段落符号式条目著录格式档号缩微号电子文档号档案馆代号存放地址号题名=并列题名；副题名及说明题名文字：立项批准文号；工程规划许可证号；工程用地规划许可证号；工程用地许可证号；工程设计（勘察）编号；工程施工许可证号；竣工验收备案登记号；地形图号：工程地址/第一责任者；其它责任者．一密级；保管期限．—工程开竣工日期．—载体类型：数量及单位：规格．—专业记载．—附注提要主题词案卷级段落符号式条目著录格式档号缩微号电子文档号档案馆代号存放地址号正题名=并列题名；副题名及题名说明文字：工程（项目）地址/编制单位．—密级：保管期限．—案卷内文件起止时间．—载体类型：数量及单位：规格．—附注提要主题词文件级段落符号式条目著录格式档号缩微号电子文档号档案馆代号存放地址号正题名=并列题名；副题名及题名说明文字：工程（项目）地址/编制单位．—密级：保管期限．—案卷内文件起止时间载体类型：数量及单位：规格．—附注提要主题词5.0.4段落符号式著录条目的形式为卡式时，卡片尺寸一般为12.5cmX7.5cm,著录时卡片四周均应留1cm空隙，如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。附录A房屋建筑工程（项目）级著录单工程名称工程地点责任者建设单位文号项立项批准文号立项批准单位规划许可证号设计单位用地规划许可证号勘察单位用地许可证号监理单位施工许可证号专业记载单项工程名称施工单位建筑面积（m2）高度（m）层数结构类型开工时间竣工时间地下地上总用地面积总建筑面积幢数工程造价工程结算档案状况总卷数文字（卷）图纸卷底图（张）照片（张）底片（张）张录音带（盒）^像带（盒）光盘（盘）计.算机磁带（盘）缩微片盘其它磁盘（盘）张保管期限密级^馆日期移交单位排检与编号档号缩微号存放位置起始号附注附录B市政基础设施工程（项目）级著录单工程名称工程地点责任者建设单位文号项立项批准文号立项批准单位规划许可证号设计单位用地规划许可证号勘察单位用地许可证号监理单位施工许可证号专业记载单项工程名称施工单位结构类型长度（m）宽度（m高度（m）跨径孔数级别荷载净空总用地面积总建筑面积1总长度m）开工时间竣工时间工程造价工程结算档案状况总卷数文字倦）图纸卷底图（张）照片（张）底片（张）张录音带（盒）^像带（盒）光盘（盘）计算机磁带（^）缩微片盘其它磁盘（盘）张保管期限密级^馆日期移交单位排检与编号档号缩微号存放位置起始号附注附录C城市管线工程（项目）级著录单工程名称工程地点责任者建设单位文号项立项批准文号立项批准单位规划许可证号设计单位用地规划许可证号勘察单位用地许可证号监理单位施工许可证号专业记载单项工程名称施工单位地形图号长度（m）规格材质荷载起点止点总长度^）开工时间竣工时间工程造价工程结算档案状况总卷数文字（卷）图纸卷底图（张）照片（张）底片（张）张录音带（盒）^像带（盒）光盘（盘）计算机磁带（盘）缩微片盘其它磁盘（盘）张保管期限密级^馆日期移交单位排检与编号档号缩微号存放位置起始号附录0建设工程规划管理档案项目级著录单工程名称工程地点责任者建设单位文号项立项批准文号立项批准单位规划许可证号设计单位用地规划许可证号施工单位用地许可证号地形图号专业记载建筑面积幢数长度规格高度层数宽度级别跨度净空荷载申请时间工程造价批准时间结构类型档案状况文字（页）图纸（张）光盘磁盘保管期限密级进馆日期移交单位排检与编号档号缩微号存放位置起始号附注附录E建设用地规划管理档案项目级著录单用地项目名称征地位置责任者用地单位文号项立项批准文号立项批准单位规划许可证号被征单位用地规划许可证号规划批准单位用地许可证号地形图号专业记载用地分类征拨分类原土地分类批准时间用地面积档案状况文字（页）图纸（张）光盘磁盘保管期限密级进馆日期移交单位排检与编号档号缩微号存放位置起始号注附录F工程（项目）级通用著录单工程名称工程地点责任者文号项专业记载档案状况总卷数文字（卷）图纸卷_底图（张）照片（张）底片（张）张录音带（盒）^像带（盒）光盘（盘）计算机磁带（盘）缩微片盘其它磁盘（盘）张保管期限密级^馆日期移交单位排检与编号档号缩微号存放位置起始号附注档号缩微号存放地址库列节（柜层）案卷题名编制单位载体类型数量/单位规格卷内文件起始时间卷内文件终止时间保管期限密级主题词附注附录G工程（项目）案卷级通用著录单附录H文件级通用著录单档号缩微号存放处库列节（柜）层文件题名责任者文（图）号文本保管期限密级形成时间载体类型数量/单位规格提要主题词附注附录J本规范用词说明为便于在执行本规范条文时区别对待，对要求严格程度不同的用词，说明如下：1）表示很严格，非这样做不可的用词：正面词采用“必须”；反面词采用“严禁”。2）表示严格，在正常情况下均应这样做的用词：正面词采用“应”；反面词采用“不应”或“不得”。3）表示允许稍有选择，在条件许可时，首先应这样作的用词：正面词采用“宜”；反面词采用“不宜”。表示有选择，在一定条件下可以这样做的，采用“可”。条文中指定按其他有关标准、规范执行时，写法为：“应符合的规定”或“应按执行”。城市建设档案著录规范GB/T50323—2001条文说明总则1.0.1城建档案是城市建设的历史记录。城建档案管理是城市建设管理工作的重要组成部分。随着我国社会主义现代化建设事业的蓬勃发展和城市化水平的不断提高，城建档案的数量日益增加，其种类和载体形态日益丰富。对这些不断产生和纷繁复杂的档案资料的科学管理和有效利用，既是广大城建档案工作者的迫切愿望，也是社会主义现代化建设事业的迫切需要。近年来，各地城建档案部门在探索城建档案现代化管理方面作了大量努力，但由于缺乏全国统一的标准和规范，造成了大量低水平重复开发，严重影响了城建档案管理水平的提高。为了尽快规范城建档案管理工作，指导城建档案著录标引工作，提高城建档案现代化管理水平，建立健全全国统一的城建档案检索利用体系，真正实现资源共享，充分发挥城建档案在城市建设中的作用，特制定本规范。1.0.2本规范适用于各级各类城建档案管理部门对各个时期、各种载体的城建档案著录工作。本规范只规定了城建档案著录工作的内容、深度、范围等，不包含城建档案著录工作的组织方法，也不涉及城建档案的整理与分类要求。1.0.3城建档案著录除招待本规范外，尚应执行《档案主题标引规则》（DA/T19-1999）、《中国档案主题词表》、《城建档案主题词表》、《城建档案分类大纲》、《城建档案密级与保管期限表》等规范或文件的规定。术语、符号工程档案按照工程的建设过程，一个工程所形成的档案大致可分为四个方面：1）工程准备阶段所形成的档案，包括工程开工前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等阶段形成的档案；2）施工档案，指在工程施工过程中形成的档案；3）竣工图，是真实反映建设工程施工结果的图样；4）竣工验收档案，指在工程项目竣工验收活动中形成的档案。2.1.5案卷案卷是档案的基本保管单位，它是立卷工作的成果，形式上可以分为卷、册、袋、盒等。基本规定城建档案著录可以分为工程（项目）级、案卷级、文件级三级。其中，工程（项目级）著录是一个比较广泛的概念，它不仅指对一个建设工程档案的著录，还包括对围绕一个建设工程形成的规划管理档案、土地管理档案、建筑工程管理档案、工程勘测档案、工程设计档案等的著录，也包括对一个项目如：城建科研项目、环境保护项目档案的著录。总之，工程（项目）级著录是对一个工程或一个项目所形成的档案的著录，不管这个工程项目所形成的档案是一份、一卷，还是若干案卷。著录项目题名与责任者项题名工程档案一般只著录正题名。工程（项目）级著录中题名一般由建设单位+工程名称（或责任者+事由）构成；工程地质、水文地质、市政、公用工程名称（题名）一般由地址+工程（项目）名称构成，或由建设单位+工程（项目）名称构成，必要时增加时间项；测绘项目名称一般由年代+地址+等级+测量类型，或年代+地名+比例尺+测量类型构成。建设单位必须写全称或标准简称。一个工程项目的案卷的题名，其共性部分须保持统一性。同一工程项目的不同单项工程的题名，其共性部分也应统一。原题名含意不清或无题名的，应重新拟写题名后现时著录。并加“[]”号。单份文件的题名不能确切反映文件内容时，原题名照录，并根据文件内容另拟题名附后，加“[]”号。无题名的单份文件，依据内容拟写题名，并加“[]”号。文件编号案卷级著录不必著录文件编号。4、责任者团体责任者必须著录全称，并且应著其对外公开名称，如“南京新联机械厂”，而非此厂代号“九二四厂”。历代政权机关团体责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加“（）”号。如“（民国）总理陵园管理委员会”。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务，并加“（）”号。文件所署个人责任者为别名、笔名等时，均照原文著录，但应将其真实姓名附后，并加“（）”号。外国责任者，应著录各历史时期易于识别的国别简称、统一的中文姓氏译名、姓氏原文和名的缩写，一般采用名在前，姓在后的顺序。国别、姓氏的原文和名的缩写均加“（）”号。未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特自考证出的责任者，并加“[]”号。经考证仍无结果时，以三个“口”代之。著录为“口口口”。文件的责任有误，仍照原文著录，但应考证出真实责任者附后，并加“[]”号。经考证仍无结果时，以三个“口”代之。著录为“口口口”。5.附件文件正文后有多个附件时，应逐一著录各附件题名，各附件题名前均冠以“+”号。时间项著录时，年号应著录完整，如“1999年”，不应著录成“99”。个位数月、日前应加“0”，如“1999年1月1日”应著录为“1999．01．01”。历史档案应著录原纪年，将换算好的相应公元纪年附后，并加“（）”号。例如：清乾隆十年九月二十六日著录为“清乾隆10．09．26（1745．10．21）”，又如：“民国二十七年九月十八日”著录为“民国27．9．18．（1938．09．18）”。没有形成时间或形成时间不清的文件，应根据其内容、形式、载体特征等证出形成时间著录，并加“[]”号；或著录文件上的其他时间（收文时间、审核时间、印发时间等），并在附注项中说明。如考证无结果，且无其他时间，则以三个“口”代之，著录为“口口口”。专业记载项各专业记载项的含义如下：工程预算：由施工单位对该工程所作的预计造价。以万元为单位，保留小数点后二位。2．工程决算：经有关方面审核后的工程造价决算。以万元为单位，保留小数点后二位。3．建筑面积：指各层建筑面积的总和，各层面积按水平横截外墙周边计算。建设工程规划管理档案著录每个案件（项目）内核准的房屋建筑或市政设施总建筑面积。著录时以平方米为单位，取小数两位。4．幢数：按一个建设项目实有建筑物的幢数著录，或按一项建设工程规划管理档案中核准的建筑物幢数著录。5．层数：按建筑物的实际层数著录，以0．00为界，著录地上、地下层数。例：地上12层，地下1层著录为“：地上12地下1”。同一建筑物（项目）按最高层次著录。同一项目中包括层次不同的多幢建筑物时，按层数最低和最高的著录，其间加“—”号，例如：“：3—8层”。6．结构类型：建筑物的结构类型，指砖混结构、内框架结构、钢筋混凝土结构、钢筋混凝土剪力墙结构、简体结构、剪办墙结构、部分框支剪力墙结构、砌块结构等。构筑物的结构类型，指桥涵的结构形式，如横断面型式、河道护砌型式等。7．长度、宽度、高度均以米为单位，著录到小数点后二位。地下建筑的高度按下地设施最低层地板的项标高著录（负值）。9．跨径：指桥梁主跨的长度，以米为单位，著录到小数点后二位。10．荷载：指设计荷载，是桥梁、涵洞、管线等承载能力。规格：指桥梁、涵洞的孔洞数或指管线的直径和孔数等。直径以毫米为单位。多种规格可依次著录，规格之间用“；”号。级别：指道路的设计等级。净空：指常年水位或地面至桥底部的空间距离或梁底的标高。以米为单位，著录到小数点后二位。起点：著录管线工程的起始位置或地址。止点：著录管线工程的终止位置或地址。材质：著录管线材料类型。多种材质可依次著录。材质之间用“；”号。工程造价：指进行某项工程建设预期花费的各种费用，它由设备、工器具购置费、建筑安装工程费用和工程建设其它费用构成。征拨分类：分征用和拨用、拍卖、转让，按实际情况著录。用地分类：指征地用途分类。根据《城市用地分类与规划建设用地标准》（GBJ137—90）的规定，分居住、公共设施、工业、仓储、对外交通、道路广场、市政公用、绿地、特殊用地。原土地分类：指所征用土地原分类，根据《城市用地分类与规划建设用地标准》（GBJ137—90）分菜地、水田、耕地、山林、非耕地、水面、城镇、其他。20.用地面积：按批准用地面积，并以用地分类分别计。以平方米为单位，取两位小数。4.2.8排检与编号项6．主题词主题词对工程（项目）级著录为选择项。案卷级的主题词除沿用工程（项目）级的主题词外，应着重反映案卷的基本内容，增加反映案卷内容部分的主题词。同样，文件级的主题词除沿用案卷级的主题词外，应增加反映文件内容部分的主题词。5著录格式5.0.2表格式著录格式为机读目录的首选格式。工程（项目）级条目表格著录格式1）房屋建筑工程档案工程（项目）级表格式著录单，适用于各类房屋建筑工程档案的工程（项目）级著录。2）市政基础设施工程档案工程（项目）级表格式著录单，适用于道路、桥涵、堤坝、烟囱等构筑物工程档案的工程（项目）级著录。3）城市管线工程档案工程（项目）级表格式著录单，适用于地下给水、排水、供气、供电、供热、电信、工业管线等的工程（项目）级著录。著录单“专业记载”项中，“地形图号”按4.2.1题名与责任者项中“文件编号”的规定著录。4）建设工程规划管理档案项目级表格适用于工程规划管理档案的项目级著录。5）建设用地规划管理档案项目级表格适用于建设用地规划管理档案的项目级著录。6）工程（项目）级通用表格适用于城市规划、园林绿化、科学研究、环境保护等类，无法以建筑物工程、构筑特工程、城市管线工程、建设工程规划管理、建设用地规划管理的专业特征来著录的其他城建档案的著录。可根据各类专业档案的实际情况，确定不同的专业记载项。2．案卷级表格适用于各类案卷的著录，为通用格式。3．文件级表格，以单份文件为著录对象，为通用格式。