ALEPH500采访模块的应用与探讨

ALEPH500采访模块的应用与探讨 ()四川大学图馆 成都 610041 【摘要 】 通过对 AL EPH 500系统采访模块的应用描述和分析 ,对采访模块的功能和特点以及四川大学图 书馆本地化开发与应用情况进行概括 ,并对该系统采访模块目前存在的问题进行研究和讨论 。 【关键词 】 AL EPH 500 采访模块 图书馆自动化集成管理系统 【分类号 】 G250. 71 A pp l ica t ion an d D iscu ss ion of AL EPH 500 A cqu is it ion M odu le M a o Sh iron g ( )S ichuan U n iversity L ibra ry, C hengdu 610041, C h ina 【A b stra c t】 Th rough de sc rib ing and ana lyzing the app lica tion of the AL EPH 500, th is p ap e r give s an in troduc2 tion to its m a in func tion s and cha rac te ristic s a s we ll a s its loca liza tion deve lopm en t in Sichuan U n ive rsity L ib ra ry. In ad2 d ition, the p ap e r p rovide s p rofound re sea rch and d iscu ssion to its p re sen t existen t p rob lem s. 【Keyword s】 AL EPH 500 A cqu isition modu le L ib ra ry au tom a tion in tegra tion m anagem en t system AL EPH 500 系统是 EXL IBR IS 公司开发的一套图书 1. 2 订单处理 馆自动化集成管理系统 ,四川大学图书馆于 2005 年 8 月 系统提供两种模式创建订单 , 单订单模式和多订单 正式启用了 AL EPH 500 系统的采访 、编目 、流通和 W eb () 模式 注 :批量订购方式 。实现单一条件或多重条件针 O PAC 等模块 。该系统的使用 ,改变了传统业务的工作思 对单条记录或一批记录进行查重 , 在创建订单时可以自 路和工作模式 ,利用先进的系统功能加强和规范了业务 动提取书目记录中的订单号 、ISBN、价格 、货币以及书商 管理工作 。本文拟通过对 AL EPH 500 系统采访模块的应 信息等 。 用描述和分析 ,就采访模块的功能特点和存在的问题与 1. 3 催缺同行交流和探讨 ,以便更好地推进 AL EPH 500 各使用馆 采访人员在建书商信息时 , 只须在递送延迟字段设 [ 1 ] 的采访工作 。 定文献到馆的时间期限 , 系统根据订单的发订时间以及 书商送书所需时间自动计算订单的催缺时间 , 方便工作 [ 2 ]1 采访模块的功能及特点 人员及时了解到书情况 , 考察书商的供书能力 ; 另一 方 面 ,对长期未到的订单记录进行整理和删除 ,减少无用数 AL EPH 500 系统采访模块提供了书商管理 、货币管 据充斥于库 。 理 、预算管理 、订单管理 、发票管理和检索等功能 ,其流水 线式的工作 ,使文献订购 、发票 、记到 、催缺的过程更 1. 4 统计功能(加容易和高效 。采访模块广泛应用的 ED I 电子数据交 实现 利 用 任一 订 单 信 息 进行 单 一 或 组 合统 计 。比 )换 ,加快了采访工作订购 、发票 、催缺进程 , 并支持 如 ,按书商和订单发订日期 、按分馆和订单发订日期 、按 多层级的预算结构 ,预算范围和预算类型不受限制 ,具有 发票 、按订单状态或订单类型等统计订单的种数 、册数和 [ 3 ] 执行外汇对本地货币的转换等优点 。 金额 。 1. 1 数据接收与处理 可以按批次输出列格式的订单清单 、按条码或批 AL EPH 500 系统能接收 EXCEL 格式 、ISO2709 格式 次输出个别登录帐和总括登录帐等 。 的书目数据上载 , 并可对数据进行一些规范化处理 。还 1. 5 状态跟踪可接收货币汇率数据的上载 , 及时地更新系统里已有的 每种图书单册处理状态会随着工作流程的进行按系 货币汇率 。 统设定自动变化 , 在 O PAC 或客户端能清晰地了解单册 图书所处的状态 ,比如在订购中 、验收处理中 、编目中 、典 收稿日期 : 2006 - 12 - 31 行 p - acq - 24 时速度较慢 ; 为某个分馆采取批量订购 , 2 本地化开发与应用 如果选择“部分记录 ”进行订购 ,一次只能处理 18 - 20 条 记录 ,速度很慢 ;如果选择另一种方式“全部 ”进行订购 , 采访子系统业务流程较复杂 , 涉及到系统内外的链 书目数据不能超过 1000 条 , 否则订购时间超过 200 秒 , 接 、数据的输入输出 ;包含的数据类型较多 ,有书目数据 、 这批订单订购就失败或订购的订单只有 MARC 记录而没 财经数据 ;采访统计 、验收统计 、财经统计以及荐购和赠 有单册 ,在一定程度上给验收人员增添麻烦 。 送处理统计等 。本馆采访人员在一年多的使用中 ,发现问 3. 2 批量查重题后及时向系统管理员提出 ,系统管理员与系统开发商通 由于图书馆共有 4 个分馆 , 在藏书建设上以前是按 过二次开发 ,使系统更加适应本地需求 。同时根据系统流 各分馆所需要的图书采访 。因此 ,如运行 p - m anage - 36 程规范业务工作 ,使日常业务工作更加高效 、流畅 。 进行批量查重 ,还不能在各分馆层次上对书目记录进行 2. 1 按定制格式批量输出订单及其它报表输出( ) 批量查重 。如馆藏正式库 SCU01 有收藏 , 系统自动剔 通过开发的 XML 服务 ,实现了按定制格式输出订购 除重复记录 ,采访人员不知道与哪个分馆的书重复 ,重复 清单 、图书个别登录帐单 、图书总括登录帐单等 。可以输 的图书有几个复本 ,查重出来的数据不能同屏显示 ,不能 出 EXCEL 或文本格式文件 , 实现按指定项目排序 , 比如 提供与其它数据重复的情况 , 不直观 。而国内开发的一 订单号 、条码号或题名等 。在管理库建立简明书记录 ,便 些系统这点做得较好 , 批量查重后在当前窗口显示采访 于在输出报表中提取书目信息 ,并且可以根据需求 ,通过 人员需要的详细信息 , 如各分馆馆藏地 、订单号 、订购状 参数表定制所需要的书目信息 。 态 、书商 、复本等 ,以便采访人员确定是否订购 。 2. 2 订单索引中 ISBN 号检索能够忽略“ - ” 3. 3 单订单处理在订单索引 ISBN 检索时 ,可以实现忽略“ - ”检索 。 对每种书进行单订单处理时 ,效率比较低 。首先 ,需 ( ) 主要是通过索引的归档 F iling例程 ,在建立索引时将没 要完成书目数据的批量上载 ,选择将要订的数据推入编辑 有检索意义的符号去掉 ,在检索输入检索词时 ,无论是否 窗 /查重 /选择库 /保存记录 /推送采访 /增加订单 , 然后进 输入“ - ”,通过归档例程可以将“ - ”忽略 。 行相关订单信息的修改 ,比如选择馆藏地和订购数据量以 2. 3 图书验收时单册价格的修改及单价等 ,然后保存和发送订单 ,完成一种书的订购 。 由于图书到馆后很多图书价格与订购时的价格有变 3. 4 读者荐购功能化 ,因此 ,在 验 收 图书 时 , 很多 图 书 单 册 价 格 需 要 修 改 。 目前 ,读者荐购的文献到馆后 ,系统可用 E - m a il实 按系统流程 ,需要记到发票并且在系统里完成发票支付 现自动通知和对荐购文献的预约等 , 但还不能满足我馆 后 ,根据发票上的金额去自动更新图书单册的价格 。由 读者荐购需求 ,推荐信息还需要手工录入 。 于图书馆目前暂时还未启用发票管理功能 , 因此就需要 3. 5 统计功能在单册处理界面实现单册价格的修改 ,而系统目前不允许 在单册处理界面直接修改单册价格 。通过开发 ,我们将新 的单册价格著录在单册的“内部注释 ”字段 , 在记录存盘 时 ,系统会根据“内部注释 ”里的价格去更新单册价格 。 2. 4 验收人员工作量统计 AL EPH 500 采访子系统前台设有验收人员统计工作 ,在客户端还不能方便快速地进行采访工作量 、 目前 量的功能 ,所以 ,验收人员每月完成的工作量要系统管理 书商到书率 、按书商分类的订单种 、册及总金额等统计 。 员在 O rac le表里进行统计 ,很不方便 。通过 XML 服务开 并且不能输出各种统计结果图 。据悉 , 目前该系统已开 发 ,验收人员已实现在客户端按帐号和时间段统计验收 () 发完成了 ARC AL EPH R epo rt Cen te r, ARC 提供了一个 单册数量 。 基于 W eb方式 ,创建报表和进行查询统计分析的环境 ,能 支持更强大的查询和统计分析功能 。 3. 6 条码号的自动纠错 在图书记到 ,扫描录入的条码号有错 ; 在单册记录存 盘时 ,系统不能自动提示条码号错误 。希望系统能提供 条码号自动纠错功能 。 3. 7 发票管理与经费结算3 尚待解决的问题 目前 ,系统提供的发票管理与经费结算流程与国内 采访工作习惯有一些差异 。如果在系统里进行发票与经 3. 1 批量订购 目前 , AL EPH 500 采访模块对一校多馆的操作模式 ?88? 4 结 语 1 汪东波等. AL EPH 500 系统 16 版新功能及系统升级进程概述. 国 ( ) 家图书馆学刊 , 2004 3 : 3 - 29 综上所述 ,引进国外图书馆自动化集成管理系统后 王瑞玲. 图书馆集成管理系统采访模块的功能分析. 科技情报开发 2 普遍需要进行二次开发 , 由于国情不同 、思维方式不同 , ( ) 与经济 , 2006 , 16 7 : 7 - 9 在各项工作流程的设计上 、具体操作工序上造成系统开 3 AL EPH In tegra ted lib ra ry system. 主 要模块. 采访 /连 续出版 物. h t2 发的侧重点不同 , 引进国外软件的系统的实施过程实际 上就是对软件系统进行本地化配置和本地化应用与开发 () tp: / /www. exlib ris. com. cn /p roduc t / a lep h A ccessed O c t. 14 , 2006 ()作者 E - m a il: m sr@wcum s. edu. cn 的过程 。在此过程中 , 重要的是对软件体系结构以及功 能组合在业务实现上的整体把握 , 这是实现软件系统科 动 态 中国科学院国家科学图书馆隆重推出“e划通 ”桌面信息工具 为让广大科研人员更加方便快捷地获取文献信息和相关服务 ,中国科学院国家科学图书馆开发了“个人桌面信息 工具 ”,并于 2007 年 1 月 26 日举行了“冠名及应用推广会 ”。 ()“e划通 ”桌面信息工具 以下简称为“e划通 ”是为科学院用户提供的一种个人桌面信息工具 ,使用户在用个人计 算机浏览网页 、编辑文件 、讨论问题的过程中 ,一旦发现自己关心的问题 ,不用跳出自己的工作环境 ,不必中断自己的使 用过程 ,直接划选相关词句 ,自动检索国家科学图书馆的各种数据库 、服务系统 、或网络搜索引擎 ,自动获取相应信息 , 回到用户的当前使用环境 。“e划通 ”使得用户不必专门到国家科学图书馆网站就能方便 、快捷地获取信息 ,使本馆的 资源和服务直接嵌入和融会到用户个人的工作 、学习环境中 。 “e划通 ”的主要功能如下 : ( )() 1 划词搜索的功能 。用户可以在浏览网页 、编辑文件 W o rd、记事本 、写字板环境 或撰写电子邮件时通过鼠标划词的方 () 式 ,选择自己要查询的主题 , 自动即时查询图书馆 的馆藏图书及期刊目录 包括联合目录 、各个专 业数据库中的期刊 全 文 , Google Scho la r等搜索引擎以及学位论文 、会议文献 、科技报告 、辞典 、专利文献和标准文献等 ,获取自己所需要的信息 。查询结 果和用户直接登录到图书馆网站的查询效果完全相同 ; ( )2 方便清晰的检索渠道 。“e划通 ”按照用户使用目的 、使用习惯来组织查询服务 ,分为“查图书 ”、“查期刊文章 ”、“查期 () 刊 ”、“查网络资源 ”、“查专门资源 ”学位论文 、专利 、会等 ,不再是按照图书馆的分类习惯或者数据库名称等来罗列资 源 。而且 ,用户可以根据自己的专业兴趣和使用习惯 ,选择定制自己首选检索的数据库 ,例如物理研究所用户可将美国物理学 会期刊库设为“查期刊文章 ”的首选检索对象 ,而化学研究所用户则可将美国化学会期刊库选为“查期刊文章 ”的第一途径 ; ( )() 3 集成了“问图书馆员 ”的功能 。用户使用“e划通 ”过程中 或者在自己的工作学习中 ,如果遇到查找信息中的疑难问 题 ,可以利用“e划通 ”中“问图书馆员 ”功能 ,直接向图书馆员提出问题 ,获得实时回答 ,如果负责实时回答的图书馆员正在接待 其他用户 ,还可以将问题转为邮件给图书馆员 ; ( )4 “e划通 ”还将进一步集成其他实用信息的查询功能 ,使得用户不离开自己的工作环境就能查知天下事 。 为宣传推广“e划通 ”桌面信息搜索服务理念 ,使用户能更好地利用它便捷主动的文献信息服务 ,图书馆专门组织 推出了有奖冠名征集活动 ,得到了广大科研人员和研究生的热情关注 ,在短短半个月内即收到有效冠名近 3000 个 ,经 过评审委员会的认真评审 , 最后决定将个人桌面信息工具命名为“e 划通 ”。“e”字体现了数字化 、网络化 、信息化特 色 ,“划 ”字点明了本工具通过鼠标划词的方式即时获取信息的功能特点 。整个名字更表现出了开发者 ———国家科学 图书馆全心全意为科研用户和全体研究生竭诚服务的理念和诚意 。 ()本刊讯