公文主题词

关于标引公文主词的通知 各职能处室、各学院、各附属单位: 为适应办公自动化的要求,便于计算机检索和管理公文,特将行政公文标引公文主题词一事通知如下: 一、公文主题词的概念及其标引特点: 主题词是用于揭示公文内容,便于公文检索查询的规范化的词和词组。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。标引规则在标引数目、顺序、选词等方面有特殊的要求。标引的每个主题词,必须从公文主题词表中选用最专指、最恰当的词或词组,不得采用主题词表以外的词或词组。 二、体系结构: 《安徽省人民政府公文主题词表》和《教育部公文主题词表》均分为主表和附表两大部分。其中,《安徽省人民政府公文主题词表》分为三个层次:第一层是对主题词区域的分类,如“综合经济”、“财政、金融”类等;第二层是类别词,即对主题词的具体分类,如“科、教、文、卫、体”类中的“科技”、“教育”、“文化”、“卫生”和“体育”等;第三层是类属词,如“学校”、“教师”、“招生”等。第二层和第三层统称为主题词,用于文体的标引。《教育部公文主题词表》和《合肥工业大学行政公文主题词》虽未按类别词和类属词排序,但使用时可依据此原则,按表中划分的大类进行标注。 三、标引方法 (一)一份公文主题词的标引,最多不超过7个主题词,上报公文除类别词外最多不超过5个。 (二)标引顺序是先标类别词,再标类属词。在标类属词时,先标反映公文内容的词,最后标反映公文种类的词。如《关于编制2001年预算的通知》,先标类别词“财政”,再标类属词“预算”,最后标上文种“通知”。 (三)一份公文如有两个以上的主题内容,先集中对一个主题内容进行标引,再对第二个主题内容进行标引。如《关于清理整顿城市公共客运交通实施意见的通知》先标反映第一个主题内容的 类别词“城乡建设”,再标类属词“城市”;然后标反映第二个主题内容的类别词“交通”,再标类属词(组配)“整顿”;最后标文种“通知”。 (四)根据需要,可将不同类的主题词进行组配标引。如《教育部卫生部关于举办高等医学教育的若干意见》,可标“高等教育、医科、办学、意见”。科技部教育部《关于充分发挥高等学校科技创新作用的若干意见》,可标“教育学校科技意见”。 (五)应选用切合公文主题词内容的最专指、最恰当的主题词。标引的每个主题词,必须从词表中选用,不得采用词表以外的词。 (六)当某一公文的主题在词表中没有单独的专指主题词可供表达时,则应选用词表中最直接、最关联的两个以上的主题词进行组配。 (七)公文中涉及到出访团组一次出访多个国家、地区时,按出访第一站的国家、地区标引主题词。 (八)当词表中找不出准确反映公文主题内容的类属词时,可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映公文内容的词标在类属词的位置,并在该词的后面加“△”以示区别。 (九)附表中的主题词与主表中的主题词具有同等效力,标引方法相同。不同的是,如果附表中所列的国家、地区的实际 名称发生了变化,使用本表的各单位可按照变化后的标准名称标引。 四、公文主题词表的使用范围 1、上报教育部文件一般使用《教育部公文主题词表》和《国务院公文主题词表》。 2、上报省政府、教育厅和省内其它政府机构文件一般使用《安徽省人民政府公文主题词表》。 3、校发文件一般使用《合肥工业大学行政公文主题词》。 4、其它上行文的主题词按上级有关部门要求标引。 五、公文主题词的标引要求: 每份公文的主题词由拟稿人负责标引,学校各处级单位发文由各单位办公室文秘人员负责核定,学校发文由校办文秘人员负责核定。 六、使用范例 1、教育部办公厅关于做好奖学金评定工作的通知 主题词:高校奖学金评定意见通知 2、教育部关于进一步加强学校学生公寓管理的若干意见 主题词:高校学生后勤管理意见 3、教育部关于做好2002年普通高等学校招生考试管理和执法监察工作的通知 主题词:高校招生考试管理监察通知 4、印发合肥工业大学关于加强本科教学工作提高教学质量的若干意见的通知 主题词:教学工作本科教学要求意见通知 5、合肥工业大学关于举办国际工业测量与计量技术研讨会的函 主题词:外事学校国际会议函 6、关于成立合肥工业大学佛山研究院的通知 主题词:机构科研通知 7、关于某某同志退休的通知 主题词:人事干部(工人)退休通知 8、关于举办行政办公系统应用培训班的通知 主题词:文秘工作培训通知 9、印发《合肥工业大学招标管理施行办法》的通知 主题词:经济管理监察办法通知 9、合肥工业大学关于报送财务决算的函 主题词:直属高校财务决算报送函 10、合肥工业大学关于报送安徽省高等学校人文社会科学重点研究基地建设计划项目申报材料的函 主题词:教育科研基地△ 计划函 校长办公室 二00二年十一月八日 -------------------------------------------------------------------------------- 合肥工业大学校长办公室