办公室礼仪教学PPT课件

办公室礼仪 主讲教师：张周印 一、接待礼仪 二、拜访礼仪 三、办公室礼仪 四、名片使用礼仪 五、电话使用礼仪 六、手机使用礼仪 一、接待礼仪 （一）接待前的准备 1、了解基本情况制定接待 　●第一、 根据来客通知，了解必要情况，确定接待规格 　 ●第二、组织接待班子，抽调精干人员，各负其责 　 ●第三、安排洽谈，参观，活动 　 ●第四、做好交通安排，准备好往返安排 　 ●第五、制定接待计划，上报批准 一、接待礼仪（续） ２、接待准备礼仪要周到细致 　●第一、欢迎海报，标语要安排妥当 　 ●第二、鲜花摆放合乎要求 　 ●第三、准备名片，茶点，水果，吸烟器具等 ●第四、活动地点灯光，温度 一、接待礼仪（续） （二）迎接宾客礼仪 ● １、确定迎接规格及迎接人员 ● ２、注意接待人员个人礼仪要求 ● ３、提前到达接待地点 ● ４、迎接场地的介绍礼仪 ● ５、乘车礼仪 ● ６、乘车途中的话题 ● ７、陪同人员的行进礼仪要求 ● ８、会谈前后的接待礼仪要求 ● ９、端茶续水礼仪要求 一、接待礼仪（续） （三）招持访客礼仪 ●１、接见前的工作： 　　　★客人到达后先请至会客室休息； 　　　★接待人员将基本资料和特征 　　　★接待方有事要推迟时间，让客人选择等候，回去 　　　　或另约时间　　 　　　★ 给客人一杯茶，并让他看报刊杂志 一、接待礼仪（续） ●２、对有预约的客人： 　　　★向客人问好，让客人稍微休息，立即 　　 ★然后说：“您好！我们领导正等着您。”并在前 面带路 ★客人早到了，应请示可否提前见面，不能提 前，告诉他：“请稍候领导马上就来。” 　　　★客人迟到了，不可指责，应表示关心和谅解 一、接待礼仪（续） ●３、对未事先有约的客人： 　　　★ 先请客人休息，通报领导办公室 　　　★无论谁接电话，要说：“领导办公室吗？”说明 有客人来访，领导是否在？ 　　　★ 领导不愿见则表示领导不在，留名片，并告之 会转告领导，不可说领导会回电　 （三）招待访客礼仪 ●４、会见客人：★客人到达后，主人起身，微笑，握手， 　　　　　　　　　问候，一起入座 　　　　　　　　★ 指示客人衣帽挂在何处，坐在何处 　　　　　　　　★准备茶水 　　　　　　　　★不宜随意进出接电话，拿资料 ●５、结束会谈：★双方同时站起，握手道别 　　　　　　　　★主人说：“非常感谢您的到来，让我送你 　　　　　　　　　出门，我会立即和你联系．” 　 　　　　　 一、接待礼仪（续） （四）送客礼仪： ●1、握手致意，亲切相送 ●2、莫让客人遗留物品 ●3、告诉访客返回路线 ● 4、送客真诚，远离视线 一、接待礼仪（续） 二、拜访礼仪 ●拜访分为事务性拜访，礼节性拜访和私人拜访三种 ●拜访需提前预约，突然造访是不礼貌的行为 ●预约的方式有当面提出，电话预约，电邮预约，书信预约等 １、 做好当客人的准备 　 ★清楚拜访的类型，目的，准备好相关及必备物 品，注意自己个人礼仪要求 　 ★了解对方单位及所拜访人的基本情况，选择确定拜访 时间，进行预约　 二、拜访礼仪（续） 　　★比预约时间提前５一１０分钟到达 　 ★对接待人告诉你的姓名，单位，你要拜访谁，是否有约 　 ★耐心等待进见，若与约定超过２０分钟，可问接待人员： “您能否告诉我，某人是否有空？” 　 ★若无法见面，留下一张名片，内折左角，请求转交 　 ★先敲门，才能进，自我介绍，握手，递名片，说明目的 　 ★初次见面，寒喧几句，然后进入正题 　 ★遵守喝茶，吸烟礼仪 　 ★按礼仪摆放物品，下雨天注意形象 　 ★结束后，进行告别礼，然后离开 ２、家访的礼仪 ★尽量不进行家访，在方便时家访，确定家访时间 ★家访时要轻敲门，清楚说明自己单位，姓名，职务 ★进门要问是否要脱鞋，不要强调冷热，要解围巾， 脱帽 ★不要打听主人家不认识的人 ★熟悉离开信号，及时离开 二、拜访礼仪（续） 三、名片使用礼仪 （一）名片的由来：名片源于中国，起源于秦代，距今二千多年 的历史，于唐代流传于世界 （二）名片的作用，内容和分类： ★ 名片是一个人的另一个面孔，是你结交朋友，开展社 交的钥匙，代表了一个人的形象 ★名片主要内容有：单位，姓名，职务，头衔，地址，联 系电话等 ★名片按用途分类：商务名片，公务名片，私人社交名 片，中外文名片 按材质分：纸质名片，不锈钢名片，塑料名片，树脂名片，黄 金名片，嵌花名片，树香名片 三、名片使用礼仪（续） （三）名片换礼节 　　 １、名片从名片夹中抽出，名片夹放在上衣内侧左口 袋中； 　　 ２、交换时双方站立，双手持片，面带微笑，身体前 倾，将名片上的姓名正方向朝向对方，一边自我 介绍，一边递过名片，一般情况下，地位低者向 地位高者先递名片，两人同时交换名片，自己从 对方稍下方递过去，以左手接过对方名片； ３、接过名片，先读一遍，记住姓名，职务，会谈场 合，不立刻收起，也不可用物体压住； 　　 三、名片使用礼仪（续） ４、拒绝别人索要名片，可说：“对不起，我的名片 用完了”，想得到别人的名片，可以说：“如果没 什么不方便，是否请给我一张名片？” 　 ５、想要女士一张名片，可以说：“以后怎么和您联 系比较方便？”女士不给，可以说：“您那么忙， 还是您联系我吧！” 　　 ６、加强了名片管理，收到名片不可乱丢； 三、名片使用礼仪（续） （四）递送名片禁忌： ★拜访时未留下名片 ★ 递出破损，弄脏，有划痕的名片 　　　★交换名片时，你未找到名片，对方等着 　　　★初次见面，忘了带名片　 四、办公室礼仪 （一）保持办公室个人空间的良好形象 　　１、保持整洁不序： 各类文件，资料整齐摆放，井然有 序，私人物品应放在自己柜子里，每天做好桌面及办 公室设备的清洁工 作。 　　２、办公室用餐礼仪要求：避免在室内吃早餐，不在午餐 时忙工作或边吃边工作，同事午餐时不要打扰，午餐 后注意清理卫生，不吃强烈刺激食物。　　　　　　　　　　　　　　　　 四、办公室礼仪（续） ３、使用办公设备礼仪： ●使用会议室要预约，保持干净 ●正确使用电脑，定时保养，杀毒，注意文件保 密，工作时间不玩游戏 　　●复印机使用遵守先来后到原则，不复印私人资料 （二）与同事相处的礼仪 　　 ●１、一般不要谈薪金问题 　　 ●２、不要谈私人生活和你个人不愉快的消极话题 　　 ●３、不要评论别人，不要抱怨别人 　　 ●４、谈论的话题要注意别人的反应 　　 ●５、男女同事相处要相互尊重把握度 　　 ●６、同事不是知心朋友 　　 ●７、借人物品有借有还 　　 ●８、对谣言不传播，不附会 四、办公室礼仪（续） （三）办公室一般礼仪要求 　　　●１、早晚上下班见面问候，称呼恰当 　　　●２、有事离开需要请假，打招呼，向上司报告 　　　●３、对上司礼貌周到，来到身边要站起来打招呼 　　　●４、常用“请”“谢谢”“对不起”“麻烦你” 　　　●５、要守时，按时上下班，不要抱怨加班 　　　●６、不诿过，不揽错 　　　●７、不要随便打扰别人 　　　●８、爱惜公共物品，不浪费，不拿回家 　　　●９、中午午睡要关门 　　　●１０、穿着得体，修饰得当 　　　●１１、男女平等，不讲女士优先的原则 　　　●１２、不要把你的男（女）朋友带到办公室 四、办公室礼仪（续） （四）与上司相处的礼仪 　　　 ●１、正确领会上司意图，理解命令，莫机械行事，出错 　了，忌说：“是你叫我这么做的。” 　　　 ●２、不要在上司面前逞强逞能 　　　 ●３、把握与上司独处时机 　　　 ●４、上司拔打、接听电话尽量回避 　　　 ●５、上司生病，去探望时的礼仪 　　　 ●６、遇到问题不可越级报告 　　　 ●７、遇到上司，近则打招呼，远则巧妙避开 　　　 ●８、无论关系怎么近都要尊敬 　　　 ●９、替上司保密隐私 　　　 ●１０、对上司表示感谢 　　　 ●１１、异性上司对你另眼相看，要学会拒绝 　　　 四、办公室礼仪（续） （五）老板与秘书之间的礼仪 　　 ●１、老板与秘书的关系： 　　　　　　　第一，两者从事工作相同，只是角色不同，承担责 　　　　　　　　　　任不一样 　　　　　　　第二，两者是伙伴关系，他们互相依靠，互相协 　　　　　　　　　　助，了解很深 　　　　　　　第三，老板是主导，秘书是协助 　　　　　　　第四，秘书了解老板的底细 　　 ●２、处理老板和秘书关系原则： 　　　　　　　第一，相互尊重，互相了解 　　　　　　　第二，多为对方考虑 　　　 四、办公室礼仪（续） 　　●３、老板必须避免的： 　　　　　　　第一，时刻监视对方 　　第二，时刻以为秘书在注意自己 第三，突然打断对方 第四，推御责任 第五，忽视对方 第六，冷嘲热讽 第七，故意和对方过不去　　　　　　　 四、办公室礼仪（续） 四、办公室礼仪（续） ●４、秘书应该注意的： 　　　　　　　第一，对老板交付的工作忌不懂装懂 　　　　　　　第二，秘书爱好服从老板需要 　　　　　　　第三，谨守分寸，礼貌对待老板 　　　　　　　第四，维护老板诚信 　　　　　　　第五，秘书不可恃宠而骄　 （六）杜绝办公室的失礼行为 　　　１、不和同事分享你的好处 　　　２、用单位电话打私人电话 　　　３、嫉妒，中伤比你升得快的人 　　　４、将别人功劳据为已有，过分炫耀自己功绩 　　　５、不信守诺言，泄露他人隐私 　　　６、造成损失不承担责任 　　　７、借他人财物不及时归还 　　　８、著与办公室环境不协调的服饰 四、办公室礼仪（续） 五、电话礼仪 电话形象在通话过程中语言，声调，内容表情，态度，时间感的集合；电话礼仪要求拔打、接听电话都须以礼待人，克己敬人，讲究礼貌。 （一）拔打电话的礼仪 　　 ●１、准备工作：第一，确定打电话的目的； 第二，选择打电话时间； 第三，准备打电话内容遵循三分钟 原则　　 　　　　　　　　　　　　　 五、电话礼仪（续） ●２、声音与动作： 第一，声音要求清晰，吐字准确，句子简洁语速 适中，语气亲切，和谐，自然； 　　　 第二，动作要求，左手持握话筒，嘴部与话筒 ３ｃｍ左右距离，避免话音忽高忽低； 第三，拔打电话第一句话应说：您好！我是某某 单位某某某，请问某某某在吗？ 五、电话礼仪（续） ● ３、转接与代接，电话转接，代接，应使用“您好”“劳 驾”“请”“麻烦”，如果要找的人不在，可请他帮助 叫一下。 ● ４、结束通话，别忘了说“再见”，先由通话双方之中 地位较高的一方挂断， 应双手轻放。 （二）接听电话礼仪：专心致志，彬彬有礼 　 ●１、姿态与动作：第一，按铃响三遍“原则”，即铃 响不超过三遍拿起电话 　　　　　　　　 　 第二，殷勤，恭谦地走近电话， 左手拿起电话，以站姿面 带微笑与对方友好地通话　 　 五、电话礼仪（续） 五、电话礼仪（续） ●２、语言与语气： ★拿起听筒，第一句话构成： ①正式场合：问候语＋单位，部门名称＋ 个人姓名； ②一般场合：问候语＋单位，部门名称 ③个人交际 场合：问候语＋本人姓名 　　　★语气亲切，和谐，自然，始终如一　 五、电话礼仪（续） ●３、来电一视同仁：接听电话无论尊卑贵贱，一视同仁 ●４、代接电话： ①如果被找之人在旁边，应说：请稍候 立即转交电话 　　　　　　　　　 ②如果被找之人尚在别处，应说：“请 稍候”，迅速去找 　　　　　　　　 ③如果被找之人不在，表示可以代为转 告，“需要效劳请吩咐”。 六、手机使用礼仪 一、置放到位：手机随身携带的最佳位置有：公文包（或钱包）里，穿 套装、套裙时，放在上衣内侧的口袋里。 二、遵守公共秩序：１、在公共场合，职业人士尽量不要使用手机，开 机时处于静音状态 或震动状态。需要与他人通 话，应寻无人处，在宴会，舞台，音乐会，法 院，图书馆，展览会要切记。 　　　　　　　　　２、在办公室里，手机处于震动状态，不要用手机 打私人电话。 　　　　　　　　　３、开会，会客，上课，谈判，签约，出席仪式， 手机要关机，将手机放在面前桌子上是不合礼 仪的。 　　　　　　　　　４、切勿乱发短信骚扰别人。 六、手机使用礼仪（续） 三、确保畅通：１、手机号码告诉交往对象在准确无误，换了号 码要及时通报； 　　　　　　　２、接到他人打的熟悉号码后，要及时通 话，或回拔； 　　　　　　　３、不可将手机借于他人使用，不要停机关 机，欠费； 四、注意安全：１、楼梯，电梯，路口，马路上，开车时忌打 手机； 　　　　　　　２、病房，手术室外，加油站里，飞机上要关 机。