严谨高效之会议管理

严谨高效会议管理会议准备工作核对单 1、了解会议的目的3、确定会议的形式5、决定会议的时间7、决定会议的地点9、确定出席人数11、是否准备会议名签13、是否安排与会者住宿15、确定视听教材17、准备会场周边位置图19、确定自己人的相关资料 2、是否一定要开会4、安排会议的议程6、确定会议的主持人8、研究会场如何布置10、安排出席者座位12、是否安排交通工具14、是否发出了会议16、确定辅助教材18、是否要求与会者准备资料20、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知2012-12-18352012-12-183会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？3整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！2012-12-184富兰克林说：“珍惜一切时间，用于有益之事，不搞无谓之举”2012-12-185课程当今会议面面观1会议效率不高的原因及解决方案2成功会议的策略3会议规范的种类42012-12-186第一讲当今会议面面观我们到底为了什么而开会？62012-12-187会议的意义会议显示一个组织或一个部门的存在会议是一个集思广益的渠道会议是一种群体沟通的方式123有没有觉得好像很多的新主意，好多高水准的创意，就是因为开会期间大家聚集在一块互相碰撞，互相冲突得出来的这些创意呀有没有见过哪个公司哪个部门它是从来不开会的，好像如果不开会是不是属于管理呀，这个经理在干什么事呀，所以会议作为一个组织正常存在的理由因为开会很少是一对一的沟通，它是群体的，我们说现在沟通手段很多种，比如通过EMAIL，通过多媒体，通过很多很多面的报告，这都算沟通，但是群体的沟通，这种开会，是任何其他电子方式无法替代的，因为人们最直接，最直观的是习惯于面对面，大家围坐在一块的沟通7集思广益图2012-12-188会议的目的开展有效的沟通传达资讯——年终总结大会监督员工、协调矛盾——工作例会达成与解决问题——工作矛盾化解会议决策、资源共享开发创意激励士气——动员大会巩固经理人地位——领导上任召开会议2012-12-189比如说一个员工特别优秀，那我们在会上可以表扬要什么时候上市了，传达相关部门的咨询每周每月一次部门的常规会议在会上我们会点名问题的所在，第二个是发现问题和寻找解决办法，第三个我们会在会上看这个问题的轻重缓急，第四个我们会引导众人集思广益，发掘解决问题的新点子，第五排除团队上的异议，争取大家都同意这个新点子，第六个还要分清解决的步骤，以及这个责任由谁来负，事后怎么采取行动计划，对吗，这是我们说的，开会一个重要的目的。是达成协议与解决工作问题。很多会议不是以解决问题为目的，大家来沟通，聊天，大家共有什么资源，互相帮助，这也是会议的一个目的之一。这个在广告公司，媒体公司，开会时证明这个新点子的可行性把大家围坐在一起，给大家鼓劲，一起往这个方向努力，一般在年底或年初进行。9会议的种类 按人数分类 按开会方式分类 按开会目的分类 1.团队会议2.一对一会议 1.面对面会议2.电话会议3.视频会议 1.固定的部门会议2.临时处理突发事件的会议3.宣布人事安排、讲解政策的会议4.当众表扬或批评别人的会议5.集思广益的会议2012-12-18103.当企业效益不太好，我们要宣布裁员的时候4.我们在讲员工激励时，有一种最有效的激励手段，就是让这个人上台来披红戴花，领导给他发奖杯，发奖状，当众表扬他，有时候我们刻意为了表扬某个人10会议的频率2012-12-1811建议频率：至少每月一次固定的部门会议注意事项：不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动112012-12-1812建议频率：至少每年一次全体会议注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会给公司造成沉重的负担建议每半年一次是指中等规模以上的，比如说100人，200人以上的，我们不能负担得起每个月开一次员工大会，没有这个必要，所以我们建议每年在一年的年尾或者年头的时候，有一次固定的会议，跟大家通报一些政策，第二年的策略122012-12-1813建议频率：随时处理突发事件的会议注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地会对公司缺乏信心，会觉得公司很没条理，为什么这么多突发事件在出现。132012-12-1814建议频率：按需要一对一会议注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过1小时叫绩效管理。但作为一个经理人，你可以天天和员工开一个短暂的会议。因为超过一个小时，会变成什么？会变成体力上的较量，两个人在一个办公室里，互相这样冲突，探讨，沟通，超过一个小时，一定是那个特别有耐心的，特别有体力的，年轻的，撑得住的，他最后赢。而经理，如果你有很多琐事缠身，或者是体力不佳，你往往在这场会议中，你是那个输的人。因为他要失去耐心了142012-12-1815会议成本的计算第二讲会议效率不高的原因 项次 原因 具体表现 （1） 时间 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘无心开会 （2） 地点 会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行 （3） 开会对象的选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者 （4） 主持人的技能 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图 （5） 参会者的技能 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败 （6） 会议的准备工作 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效 （7） 开会的原因、目的和结果 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败2012-12-1816员工为了应付突如其来的会议，我们做过统计，平均得打5通电话，就是突如其来的说开会了，员工就忙着打5个电话，和其他人协调，调整其他开会的时间，还有业务时间，还有跟家里人汇报说，要开会了，我要晚下班，世界各地的经理人，问过做过排行榜，请你列出在你管理生涯中最花时间的企业活动，排行第一的是开会，其次才是见客户，谈判，16 会议 效率不高的原因 预防性管理 时 间 会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在繁忙时段 地 点 地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行 开会对象的选择 事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类 主持人的技能 选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职 参会者的技能 参会者一定要具有倾听能力 会议的准备工作 一定要提前做好具体的准备工作 开会的原因、目的和结果 在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者2012-12-1817缩小心里障碍，方桌是见棱见角的17第三讲成功会议的策略2012-12-1818策略1谁参加非要参加的那种人，就非讲话不可1不需要参加的人，听着就可以了2在这方面，高效能公司发会议通知的时候，上面一般会特别写上两行，其中一行写明哪些人员是必须参加的，另一行写上哪些人员随意参加即可。这中间有什么区别？必须参加的人不到，领导者要追究其责；随意参加的人高兴就进去听，不高兴就可以不进去，对不进会场听的，会后把会议记录复印一份给他即可。为什么呢？因为有的人只想听会议里面的其中一个部分，比如说今天会议谈到一个物流的议题，那么仓储的人就过来听听，谈完他就走了，因为下面是财务的议题，跟他没有关系18会议改善图2012-12-1819主席导言人观察者必须随意形状并不重要，重要的是在开会时要区分两种人：一种人是必须参加的，坐在里面那一圈，不但要到而且一定要发言，不然你来干什么呢？另一种人可随意参加，坐在后边座位上，可以听也可以发言。再强调一点，要先把会议的各个议程表发下去，这样有利于随意参加的人掌控时间，他一看：“嗯，这个议题我有兴趣。”那么他就在那个时间进来，这一议题完了，他就出去了。所以，为什么一开会，就是统统都要参加呢？结果耽误了很多事情。不要动不动就将总经理的名字写到会议通知上去。很多公司有这样一个毛病，认为开会没有总经理就不像个会，结果总经理那天没来，因为有一个客人；下次总经理又没有来，因为他要到北京去；再下次总经理又没有来，因为他出国；最后那个月末会他又没有来，因为他生病在家……这样的后果是，会议通知单一发下去，上面写着总经理要参会，大家就会说：“他不会来了，他不会来了。”所以一开会，大家就抱着汽水、瓜子、花生米统统进去了，文山会海，一天到晚在那边开会，除了每个月吃掉六斤瓜子以外，什么事都没有干，这种会开与不开有什么区别呢？192012-12-1820策略2谁主持第一种人是主席，可定位为副总1第二种人是导言人，可定位为经理23第三种人是观察员，可定位为总经理2012-12-1821策略3谁控制主席是控制秩序的导言人是控制时间的总经理是控制全场的比如说今天下午公司开会，从两点半开到四点，也就是90分钟。那么就可以给每个人20分钟，四个议程，一共80分钟，另外10分钟给主席，或者给观察员作结论，大致上这样子分配，这是什么意思？这就表示你的时间是20分钟，而且议程排得很清楚，中间有一个是物料部门，他也有20分钟，结果与他有关的仓储部门想要来听，只需听２０分钟即可。结果物料部门在议程里面给我排到第三，几点到几点，几分到几分，好了，发生个有趣的事情，什么？还在讲财务问题啊。财务问题是第一个议程，那么你叫人家随意参加，人家怎么随意参加呢，所以我们公司规定，控制时间是导言人，时间一到下去，你的话讲不完，等一下再讲，全部的会开完以后，你留着慢慢讲，所以时间一到就下去，这个叫做控制时间？因为你20分钟嘛，所以要训练导言人对20分钟的议程要掌握的很好，不要讲一些乱七八糟的话，跟你没有关系的事情你不要讲，控制你的时间，真的是讲不完就留在人家统统讲完了，你在讲，但是我们开会的情况是一个财务么要讲掉一个钟头，全部的人都在那里等，结果这个会议讲是讲一个半小时，一开就是三个钟头，我很少看到有人把会准时开完的，就是因为那个的话是乱七八糟的，就是因为事先，就是有也是假的，可以设置一个小铃铛，吭，就准备要下去了，总经理可以控制全场，什么事情都与他有关，什么事情都与他无关，可是我沉默。212012-12-1822策略4谁先发言“由下而上”和“由外而内”可以鼓励意见开会的时候谁先发言？总经理说现在是秋季市场战略会议，然后就坐下来没有声音了，然后副总经理就说来现在市场部经理发言，然后他就马上站上去导言，这叫做上面的人后讲，底下的人先讲，这叫做由下而上。有的公司还有很多门店，你说谁先发言？外野兵团先发言。看过解放军开会吗？解放军开会是师部旅部先发言，接下来就是军长发言，接下来是军区司令发言，接下来是参谋本部先发言，最后是参谋总长做结论，这叫做由外而内，因为野战兵团尤其是师部和旅部，最接近敌人，最接近敌人的人，应该是最了解敌情最了解战场，他们应该先发言，所以解放军开会不是参谋本部讲话以后交给野战师去操作，是野战兵团把意见统统反映给参谋本部，由参谋本部下决策，所以开会是由外而内，由下而上，但是很多公司不是这样，是由上而下，由内而外，这样子没有人会讲话，只有由下而上和由外而内才可以鼓励意见，所以开会的时候应该要多叫各地分公司的经理和各地的门店，让他们先发言，大本营集中的参谋本部后发言，而且是主任，副主任，总经理，副总经理，厂长副厂长最后发言，否则就叫宣达政令就好了，所以像我们中国很多公司开会很安静，其实这个不叫做开会，就叫做政令宣达，其实一点意义没有。222012-12-1823策略5谁负责和谁跟踪这两件事散会前如果没有答案，就是“召集人”的事每次会议结束后门一打开，嗡，就跑掉了，你知道为什么吗？因为这个会不是我负责的，我开会的时候有个规定，两个规定，第一个规定，门打开以前，要告诉我今天的会议谁负责，这个结果，谁追踪，没有负责和追踪的人，今天不准散会，非把这个人找出来不可，为什么？因为我要盯，我是总经理，我该做所有的事情吗？大家都以为总经理就应该要做全部的事情，错了，总经理只负责决策，其他的人才是做事情的人，但是好像就是每次会议就是总经理召开的，一开完会一个鬼都不见的跑掉了，其实追踪和负责人的名字要写在会议记录上面，我下次就问这个人，不然就不要开，谁召集会议谁负责，除非把负责人找出来，这两件事情散会之前没有答案，就是召集人的事。232012-12-1824策略6谁在浪费时间资料应在开会前发给并阅读，一进到会场就是直接讨论或表决难怪我们开会一开就开二三个钟头，原来是有人在浪费时间，我都知道很多公司开会的时候，都写的很好，今天早上开会，9:30会议室集合，但是从来没有人写几点钟散会，就是写了也是假的，你知道问题出在哪里吗？那就是资料不应该在会场阅读，资料应该在开会前发给并阅读，一到会场就得直接讨论和表决，所以开会就是为了马上把结果做出来，结果发生了个有趣的事情，各位，今天我们开会，手上是很厚的调查报告，那我们就研究一下，你猜会发生什么事情？每个都在那里看，今天是开会还是阅读资料，他既然没有看，那他怎么能够讲他的意见呢？资料要先发，不准当场发资料，有一次开一个会，我看到一个小郑在那里看资料，那个动作一看就知道，是前面没有读过资料的，叫他出去把资料读完再进来。大家资料都看完了吧，现在开始表决，第一个问题进行表决，第二个问题进行复议，第三个问题现在决定做还是不做，20分钟我们的会就开完了，出去的时候那个小郑还是看资料，140页的资料他才看到第20页，老总说这是第一次，也是最后一次，所以以后没有人敢在会议上看资料的，先把会议资料全部发下去，昨天，前天就发下去了，你给我阅读，一开始就进入议程，表决。这个会很快就开完了。所以大家就在会议当中不断地翻资料，其实是一种浪费，这个时间就是在那里不断的浪费，想到为什么会不能准时开完。还有一种办法，总经理带个闹钟进去，比如11点钟散会，开始不要提醒，到了11点钟，就散会，下面的人说会才开了一半，总经理说散会，明天重开，到了第二天又带了一个闹钟，所有的人都看着闹钟，会议10点50就开完了。所以各位什么东西就是要求，真的一直要求就做到了，第一个讲一大堆废话，第二个乱七八糟发言，第三个主席不晓得在干什么，第四个没有人控制时间，不好的会议有很多问题，242012-12-1825策略7：谁结论没有更好的方法，就用“主持人”的方法（导言人—主席—观察员）开会的时候要有第二个要求，回想一下我刚才所讲的，第一个要求是什么，没有负责和追踪的人，门不准打开，第二个，没有解决的方法，门不准打开，开会开了半天没有答案的，那开这个会干嘛？一个会议如果没有答案，连总经理都没有答案，这个会这个月不准开第二次，这叫做无能，我开会的时候，我怎么可能会没有答案呢。但是我永远不会先把我的答案讲出来，提醒各位一件事情，我们不要低估了我们手下的脑子，其实人跟人是一样的聪明，我们只是运气好，坐在这个主管的位置，底下的人他的脑子不差，问题是你要逼迫他，但是我又不能让这个会开的没有结果，所以我在开会的前一天，我把我的答案，就把它收在我的口袋里，但开会的时候我不会拿出来，第一个我要激励他们，第二个我要要求他们，第三个我要利用他们，所以我的答案是摆在口袋里面，结果真的没有答案，我就站起来说了，各位，我们公司的规定是，没有答案不准开门，要开会要开一个有结果，那么刚才好像各位都没有什么答案，在没有答案之前，我的答案就是最好的答案，一直到你们有更好的答案开始，好吧，还好这一招我很少用，你以为他们真的那么笨啊，我有的时候我的纸还没有掏出来，听他们在讲答案，我就开始流汗了，他们的答案比我的还好，还好我的没有掏出来，但是我做这个动作就是实在没有答案就把我的答案掏出来，可是我的答案进去的时候，绝对不掏出来的，是摆在口袋里的，所以我给大家一个良心的建议，你那个馊主意不要一动就掏出来，底下的人在讲，说这个烂点子也讲得出来，人家会笑，我们当个总经理就是要盯着他们，去利用他们，不是我们在这里替他想方法，所以各位这叫做开会的逻辑，先要尊重主持人，先问导言人有没有方法，你是部门主管没有方法，再问主席有没有方法，副总也没有方法，那么我这个观察员总经理就站起来讲方法，我告诉你，我的副总如果让我掏我的口袋，他就要痛苦了，还好意思叫副总，其实我跟你讲我开一年的会，我从我口袋掏答案出来的没有几次，绝大多数都是他们先讲的，因为他们发现我愿意用他们的方法时候，他们的动作特别快，我给各位一个建议，会议通知单上如果写了你的名字，你就一定参加，如果不能参加就告诉他们筵席，延到今天下午或者延到明天上午，我们公司的会议通知单上面，上面如果写着一个余总，他们就知道余总一定会到，他如果不到这个会会延期的，你知道我为什么这样做吗，就表示余总到了，这个会非常重要所以有我的名字，挂在上头的会都是非常重要的，而且我亲自参加他们也非常的认真，而且前天晚上都把那个报告统统读完了，资料全部读完了，他们说明天余总会到，你小心点，所以只要会议单子上面有我的名字，我就一定参加。如果我出国，我要去哪里出差，那我就告诉他上面写副总，就表示我不会参加，说要参加就参加，说不参加就不参加，不要一天到晚把你的大名挂在上面，一天到晚都没有看到你，这样子有什么意义呢。还有的总经理，我给你一个良心的建议，不要上面写着你的名字，进去六到五分钟就又走了，各位我有事上面有领导要来，那就不要写你今天当主席嘛，所以我不喜欢做这样子的事情，给人家的感觉到你不重视这个会议，所以大家也就不重视，难怪文山会海一天到晚在那边开，喝掉了三斤茶什么事都没干，你说这种会开了有什么意义吗。难怪我们中央，一天到晚骂我们说文山会海，跟着全国就是在那里文山会海，也不晓得谁要负起责任，其实就是一个领导，这是一个公司的总经理要负起责任，因为以上我所讲的这七点，如果领导有勇气改善这个会议，是不可能不改善的，其实会议就是个非常重要的沟通，结果这个会却没有开好，这是个非常遗憾的事情。25高效会议的八大特征1.只有必要时才召集2.好好筹划过3.拟订和分发了议程表4.遵守时间5.一切按部就班6.请了最有经验的和有才能的人出席7.作出了评论和归纳8.记录了所有决定、建议和分配了每项工作负责人建议在正式召开会议之前，将高效会议的八大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议2012-12-1826MUSTNEED会议是高效的会议今天会议到这，散会262012-12-1827第四讲会议规范种类1时间安排方面的规范2固定的会议流程规范3会议本身要遵守的规则时间安排方面的规范2012-12-1828AM8—9、PM2—3点不宜发言AM9—10点适合1vs1会谈AM10—12PM3—5点适合集思广益刚上班时不宜开始开会8AM-9AM或2-3发言的欲望没被唤醒，不宜让与会者对提议有太多回应或进行业务分析。9—10邮件处理完了，适合1对1会谈，也是进行业务会谈的最佳时机10—12或3—5适合集思广益5点之前急着下班，往往得不到好结果28固定的会议规范流程主要包括一个中心、两个基本点2012-12-182929会议本身要遵守的规则（一）1.参会者要将工作安排交给会议主席2.超过1小时的会议要有书面的通知3.所有参会者都要有准备发言的心态4.会议要能准时开始、准时结束5.负责人对决议能否达成负主要责任2012-12-1830会议本身要遵守的规则（二）6.在会上要维护别人的尊严7.要有人提出不同的意见8.会后要能拿到书面的记录9.参会者要履行反馈职责10.要请第三方监控会议质量2012-12-1831无需开会的五个如果2012-12-1832必需开会的五个如果2012-12-18332012-12-18345W1H准备工作核对单主持人的准备工作是否要开会准备工作的作用开会前的准备工作34