物资采购及管理手册(第二版)324

内部资料注意保存物资采购及（第二版）中建七局安装工程有限公司ChinaConstructionSeventhENGRGBureauInstallationENGRGCo.,Ltd2013年3月 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订前言公司管理模式转型后，物资管理能力相对薄弱。为加强公司物资管理水平，规范物资采购行为，充分发挥集中采购优势，提高集采综合效益，保证工程质量和施工进度，更好地的服务于公司各项目的生产运营，公司于2012年5月编制下发了《物资采购及管理手册》。通过近一年的贯彻执行，各单位和项目部对《手册》的理解和运用得到不断强化，有力地推动了公司物资采购及管理的规范化、标准化和信息化进程。在《手册》执行过程中，确实也发现了不少有待解决的实际问题，对此，公司领导和基层广大管理人员提出了许多有益的改进建议和。结合公司实际情况，我们对《手册》各章节内容重新进行了认真梳理和修订，以“机构设置”、“权限界定”、“计划管理”、“采购管理”“现场管理”及“信息化和资料管理”六大管理板块为主线，将原来的十三章内容重新排列为十二章，新增了26张管理表格，力争使各层级物资管理人员及相关管理人员能够通过《手册》了解、掌握物资设备采购及管理全过程要点，真正起到指导作用。受时间和编写水平所限，修订后的《手册》肯定仍会存在不少疏漏和错误，希望各单位、项目部在执行过程中继续积极提出改进意见和建议，及时反馈到公司材料设备部，以便不断修正加以完善。《物资采购及管理手册》编委会二○一三年三月二十五日 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订目录第1章物资系统组织机构设置……………………………………………………3第2章物资设备采购权限划分……………………………………………………6第3章物资设备采购计划管理……………………………………………………7第4章供应商的分级考核管理……………………………………………………9第5章物资设备采购管理流程……………………………………………………11第6章物资设备采购管理……………………………………………………15第7章物资设备进场验收管理……………………………………………………17第8章物资货款的支付与核销……………………………………………………25第9章物资设备盘点核算管理……………………………………………………26第10章物资设备循环利用管理……………………………………………………27第11章业主供应物资设备管理……………………………………………………32第12章信息化及内业资料管理……………………………………………………33附表：物资设备管理常用表格……………………………………………………34-89附录：物资（设备）采购流程图…………………………………………………90-92 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订第一章物资系统组织机构设置1核心内容1.1公司设置物资设备管理三级机构。公司总部设材料设备部；事业部设置材料设备管理岗位，归口工程部管理；项目部设材料设备部。1.2公司材料设备部配备5-6人，事业部工程部配备材料设备管理岗位1-2人（可兼职），项目部根据体量大小配备材料设备人员，至少不得低于2人。1.3事业部、项目部的材料设备管理人员由公司材料设备部实行垂直管理，岗位配备时应征求公司材料设备部意见，上岗前应进行本手册及相关管理流程的培训。对责任心不强、不胜任本岗位的人员，公司材料设备部有权提出岗位调离。2管理职责2.1公司材料设备部2.1.1了解掌握并贯彻执行国家和地方政府、行业和股份公司以及工程局有关要素采购管理工作的方针、政策、法规、条例、制度，制定本企业物资，检查、落实制度执行情况，收集各事业部、项目部对制度在执行过程中存在问题的反馈信息，不断加以完善。2.1.2负责组织制定物资设备集中采购工作的年度目标和主要工作计划，对事业部、项目部材料设备管理情况进行检查，提出整改意见，并督促整改。2.1.3负责制定供应商管理制度，统一供应商准入、考核标准，对战略供应商进行考核评价。负责合格供应商的档案管理，汇总下发公司《合格供应商名册》，发布供应商“黑名单”。2.1.4做好集采名录中A类物资设备和B类物资设备的采购，组织公司层面大宗物资设备战略框架协议的谈判和签订，督导下属单位完成授权范围内的物资设备采购工作。负责在公司办公平台上及时公布公司、项目部物资采购的情况。2.1.5负责组织对公司所属各单位上报的物资设备采购合同按照企业《分包分供合同管理办法》进行初审，提交主管领导审批。指导各单位建立物资设备采购合同台账，并对采购合同执行情况进行动态监督。 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订2.1.6与工程管理、商务、财务资金等部门密切协作，检查各项目材料消耗管理、成本控制和材料帐务处理情况，对各项目成本控制情况提出奖惩意见。2.1.7负责公司各项目间的剩余物资调剂，达到物资的循环再利用。2.1.8督促项目、各单位按时向材料设备部提交各类报表，完成部门内各类统计报表、资料的整理归档工作。2.1.9负责《中国建筑集采交易平台》及《综合项目管理系统》物资采购及管理业务板块的录入管理工作，监督指导项目部及时录入数据。2.2事业部工程部2.2.1贯彻执行上级主管部门制订的各项方针政策、制度和法规，执行物资管理制度，检查、落实制度执行情况，收集各项目对制度在执行过程中存在问题，及时反馈至公司材料设备部。2.2.2参与项目施工检查，对所属各项目计划管理、合同管理、物资收发存管理等提出整改意见和措施。2.2.3参与项目材料市场询价，协助做好项目物资的采购招标，全面做好物资流通过程中的价格监督。2.2.4负责搜集项目部材料管理中的各类报表统计，及时整理汇总统一上报公司材料设备部。2.2.5负责《中国建筑集采交易平台》及《综合项目管理系统》的录入管理，监督指导项目部及时录入数据，做好本业务范围内的的录入工作。2.3项目材料设备部2.3.1严格贯彻执行公司材料管理的各项规章制度。2.3.2按时、按质、按量地做好项目材料设备采购和各种材料设备进场的验收工作，并搞好材料设备计划管理工作，保证项目材料设备供应。2.3.3全面负责监督进场材料设备的日常管理工作。2.3.4负责现场材料管理，材料仓储管理，搞好现场材料的堆码、标识工作。2.3.5掌握现场材料实际消耗动态，真实盘点材料的库存数量。牵头负责租赁设备及周转料具的现场管理，协助项目商务部门和财务部做到月清月结，搞好工程计量和经济活动分析。 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订2.3.6及时收集整理相关文件及资料，按时向材料设备部上报各类报表。2.3.7根据《中国建筑集采交易平台》及《综合项目管理系统》的录入要求，及时准确录入信息。2.4物资系统组织架构设置公司领导分管领导公司材料设备部事业部工程部直管项目材料设备部项目材料设备部劳务公司材料部门施工作业班组劳务公司材料部门2.5项目材料人员定岗定编标 编制类型岗位 特大型 大型 中型 小型 管理岗位 2 2 1 1 非管理岗位 4 3 2 1（兼） 合计 6 5 3 2以上标准为正常施工生产下的人员编制，若项目处于非处于主要材料大量进退场阶段，或处于停工、半停工状态以及进场初期和收尾阶段，项目部可根据实际情况对人员编制进行调整。此外，也可根据不同项目类型进行适当调整。 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订第二章物资设备采购权限划分1核心内容1.1根据物资设备的采购模式、区域市场资源分布、专业化经营等特点，将集中采购项目划分为A、B二类。A类属于战略集中采购项目，由工程局层面（或授权公司）及公司层面组织实施战略集中采购；B类为控制性采购项目，由公司（或授权单位）组织区域集中采购；A、B类之外的零星物资（C类）由项目经理部报公司材料设备部备案后自行组织采购。（详见公司年度《集中采购名录》）1.2必须在工程局和公司层面集中采购的物资（A类）：钢材（钢筋、管材、型材、板材等）、电线电缆、大宗电气主材（灯具、母线桥架、电气仪表、智能化材料等）、水暖消防主材（阀门、大型管件、大型管件、散热器、大宗卫生洁具、消防材料等）、装饰主材（各类外装饰用石材石料及制品、原木及木制品等）、大宗油漆化工材料、门窗、建筑设备（塔吊、升降机等）工程设备（如电气成套设备、泵、空调机组）等。1.3公司集中采购或授权采购的物资（B类）：1.3.1水泥、商砼、橡胶支座、钢绞线、伸缩缝、沥青等建筑、市政材料。1.3.2白灰、瓷砖、吊顶龙骨、幕墙铝型材、涂料等建筑装饰材料。1.3.3项目所用模板、方木、脚手架钢管、扣件、可调底座、可调顶托等周转料具（采购和租赁）。1.3.4A类之外的电气、水暖保温防腐材料，合同额大于100万元的其它材料。1.4采购授权规定1.4.1原则上，B类物资设备可根据采购金额进行授权采购。基本前提是：同类物资不可分割采购。1.4.2河南区域：同类物资采购额小于10万元（含），由项目部报公司备案后组织洽谈订购；10万元>采购额<50万元，由公司授权在事业部督导下采购；采购金额在50万元（含）以上，除特殊紧急情况外，应由公司材料设备部组织集中采购。 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订1.4.3其它区域：同类物资采购额小于20万元，由项目部报公司备案后组织洽谈订购；20万元>采购额<60万元，由公司授权在事业部督导下采购；采购金额在60万元（含）以上，除特殊紧急情况外，应由公司材料设备部组织集中采购。1.5暂不纳入集中采购的物资砂、碎石等地材，由项目部在事业部的管控下自行采购，必要时公司材料设备部派人参与招（议）标。2具体操作2.1对纳入集采管理范围的物资设备，项目部需提前上报需求计划，根据额度大小、物资类别和项目属地，公司材料设备部决定采购方式，报分管领导同意后进行采购授权。严禁事业部和项目部未经授权自作主张洽谈签订分供合同。2.2项目部可以提前对当地市场进行考察、询价，推荐的供应商与需求计划一并上报。3.根据项目体量及资金和回款情况，可在项目实施“点集采”。（详见第五章第4条）第三章物资设备采购计划管理1核心内容1.1计划管理是一项系统工作，需要项目各部门共同协作才能保证前瞻性、准确性、和计划性，才能实现计划管理的效益目标。1.2物资采购的依据是《项目物资设备需求总计划》、《月度物资设备需求计划》。1.3采购前采购部门需编制《物资（设备）采购计划表》。1.4特殊物资及设备应提前1-2个月提报计划，充分考虑生产周期。1.5已签订合同内的物资需分段进场时，需提前7天报进场计划（《批次采购计划表》。2具体操作2.1项目物资需求总计划与机械设备需求总计划项目开工后1个月内应通过事业部工程部向公司材料设备部上报《项目物资需求总计划》(公司直营项目部直接上报)。《项目物资需求总计划》由项目经理主持，商务经理具体负责，各部门密切协作，共同完成。根据《项目实施计划书》、《施 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订工组织设计》《专项施工方案》等要求，按分部、分项工程分类编制。《项目物资需求总计划》应包括业主提供物资进场计划。机械设备需求总计划应单独进行编制。总需求计划应与项目实施计划书同步编制。2.2月度物资设备需求计划项目实施过程中，根据《月度施工计划》，由项目工程部会同商务部，于上月20日前分类汇总编制次月《月度物资（设备）需求计划》，项目生产经理（总工）审核，项目经理批准后，由项目材料设备部及时汇总递交至事业部审核后，报公司材料设备部进行审批授权。2.3采购计划2.3.1采购计划是具体的实施计划，按照施工计划及需求计划确定的进场时间节点要求，根据月度需求计划审批确定的采购权限：1）公司层面集采供应的物资设备由公司材料设备部与项目部共同编制采购计划，公司材料设备部负责人和分管领导批准后实施；2）授权采购由项目材料设备部编制连续编号的采购计划，项目材料设备部负责人审核，项目经理审批，提前上报事业部和公司建立采购任务（审批）后实施；3）项目自行采购的物资，由项目材料设备部编制采购计划，项目材料设备部负责人审核，项目经理批准后实施。2.3.2采购计划应明确：1）需用单位名称；2）计划编制时间；3）物资名称；4）规格型号；5）计量单位；6）需用数量；7）产品质量标准和技术要求；8）对生产厂家的要求；9）进场时间；10）采购方式；11）候选分供商名单等。候选分供商应从合格供应商名册中选择，若为新增分供商，则需经过资格预审。2.3.3采购计划应于采购实施前提前报送主管部门审批，一般至少提前7个工作日；采用公开招标方式采购的物资，至少应提前20日填报采购计划。2.3.4对于安装材料、设备、技术性较强的物资，必须有相关的图纸和技术交底，并确定项目技术协调人。2.3.5采购计划提交后，如采购量变更，一个工作日内以书面或传真形式补办调整计划手续，计划调整报告必须说明调整原因，并由项目经理签字确认。 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订2.3.6各类计划均应按类别进行统一编号，存档管理。计划编号办法：项目汉语简称-某年某月-专业计划编号〔如：蓝宝石-201211-土（安）X（C）001，意为蓝宝石项目2012年11月土建（安装）第001号需求（采购）计划〕。2.3.7各事业部、项目部需指定专人，以传真或网络形式上报各类计划。表单格式见附表1－附表5，附表39。第四章供应商的分级考核管理1核心内容1.1供应商管理按照分级分类的原则进行，即：A、B类采购项目的供应商由公司层面统一管理；C类采购项目供应商由项目部负责管理，名册及相关资料报事业部和公司材料设备部备案。1.2按照属性，供应商可分为：不合格供应商、备选合格供应商、合格供应商、优秀供应商、战略供应商五个层级，其中战略供应商仅适用于公司和工程局层面。1.2.1不合格供应商：已有合作业务，但未通过阶段性考核评价的供应商（纳入“黑名单”）。1.2.2备选合格供应商：已通过考察获得准入但尚未发生合作业务的供应商。1.2.3合格供应商：已有合作业务，且已通过阶段性考核评价的供应商。1.2.4优秀供应商：能长期稳定合作且连续三年被评价为合格的供应商。1.2.5战略供应商：企业战略发展所必须的，可稳定、持续、跨区域的提供供应的供应商。1.3公司所有的物资供应商，必须是合法成立，具备履行合同、承担民事责任的能力，主体资格须经审查合格。1.4对评价合格的供应商，由公司材料设备部审核批准后，进入公司材料设备部编制的《合格供应商名册》。名册内的供应商可优先选择。2管理流程2.1分级 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订2.1.1公司材料设备部负责负责建立本单位供应商管理体系，负责对本单位供应商进行全面管理：1）负责公司层面A、B类采购项目供应商或和获得工程局授权管理的A类采购项目供应商的资格初审、考察、评定；2）负责对本单位在册供应商的履约情况进行考核评价；3）负责建立、发布本单位的《合格供应商名册》，并提交上级主管部门备案；4）建立本单位供应商“黑名单”，报上级主管部门备案。2.1.2项目部负责本项目C类采购项目供应商的初审、考察、评定，对本项目所使用的供应商履约情况进行阶段性评价，按供应商管理权限向公司提交评价结果；负责建立、发布项目部C类《合格供应商名册》，并提交公司材料设备部备案。2.2准入供应商的准入依次按照供方资格初审、考察、评定、名册建立四个环节进行。2.2.1初审供应商应提供：加盖公章的营业执照、资质证书、组织机构代码证、生产许可证、安全生产许可证及市场准入证书复印件；加盖公章的产品质量证明书、环保及强制性认证证书复印件；最近三年的经营业绩情况（获得荣誉或业绩情况说明，应有证明材料或联系电话等）。2.3考察2.3.1各级物资设备管理部门组织工程、安全环境、技术质量、法务合约、财务资金等部门对通过资格初审的供应商进行实地考察，验证相关资料，考察仓储及物流的配套设置情况、服务措施、资金实力、有无不良记录等，并根据考察情况编制考察报告，提出建议，经材料设备部负责人审核、主管领导审批通过后列为备选合格供应商。2.3.2通过考察评定的供应商作为备选合格供应商进入《合格供应商名册》。2.4评价2.4.1对供应商的评价按照“谁使用、谁评价”原则进行。对供应商的评价由物资设备管理部门负责组织发起。2.4.2项目部负责对已合作供应商每季度进行一次全面评价，并将评价结果依照对供应商的管理权限及时上报。 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订2.4.3公司材料设备部根据项目部提交的供应商评价资料，每半年组织对供应商进行一次复评，年底组织对在册的供应商进行一次全面的评价。2.5使用2.5.1供应商选择必须是在公司认可的《合格供应商名册》内，当首次选用的新供应商不在名册中，相关方负责登记和资格预审，经考评合格后，纳入合格供应商名册中，每季度末在公司办公平台公布，并对《合格供应商名册》进行及时更新。2.5.2在《合格供应商名册》内的供方，若一年未进行合作，再次采购前应重新评价。2.5.3项目部对项目实施过程中所使用物资的供应商建立数据库，以满足物资管理及工程保修的要求。3.供应商管理相关记录表单格式见附表6－附表11。第五章物资设备采购管理流程1核心内容1.1企业的采购活动必须遵循“法人采购”的原则，以“集中采购”或“授权集中采购”的方式开展。1.2采购管理的主要工作内容包括：采购工作机制建立、采购任务管理、供应商选择及管理、采购招标管理、合同评审管理、验收管理、结算办理等环节。通过规范物资采购行为，实现材料设备管理工作标准化、规范化、信息化。1.3建立分级采购工作机制1.3.1公司设置物资采购管理领导小组、物资采购工作小组和物资采购监督工作组。1）物资采购管理领导小组：由公司总经理任组长、公司分管领导任副组长，成员由材料设备部、法务合约部、工程部/基础设施部、商务管理部、技术质量部、财务资金部、纪检监察部等部门负责人组成。2）物资采购工作小组：公司分管领导任组长、材料设备部经理任副组长、财务资金部、法务合约部门负责人、材料设备部材料人员组成，办公室设在材料设备部。3）物资采购监督工作组：由纪委书记任组长、成员由纪检监察部、法务合约部负责人组成，办公室设在纪检监察部。 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订1.3.2事业部成立物资采购评审工作小组工作组成员：事业部经理任组长，书记任副组长，成员由总会、总经、事业部工程部、商务部、技术质量部等部门负责人组成。1.3.3项目部成立物资采购评审工作小组工作组成员：由项目经理任组长，商务经理或生产副经理任副组长，成员由项目材料设备部、工程部、法务商务部、技术质量部、财务部部门负责人组成。1.4建立集中采购招标评审专家库专家库由工程、技术质量、法务商务、安全环境、财务资金、人力资源、物资管理等方面的专业人员组成。每次招标前，至少抽取3－5名专家库成员与公司相关代表组织成立评标委员会（评标小组），进行开标、评标，推荐中标候选人。2流程描述2.1建立采购任务每月初，通过对各项目上报的物资需求计划进行汇总审核，建立分级的采购任务。已建立的采购任务按照已审批确定的权限，由公司层面和事业部主导项目部层面分别组织集中采购。2.2明确采购方式采购管理部门在采购计划审批中要明确采购方式。采购方式一般可采用招标采购（公开招标和邀请招标）、议标采购（竞争性谈判、单一来源采购）、框架协议执行采购、紧急采购、零星采购等。2.3采购前进行市场调查2.3.1直接到专业材料销售市场调查，了解市场价格，供求关系，物资设备品牌，供货渠道，产品质量等。2.3.2到生产厂家考察，了解供应商信誉、产地来源、生产工艺、生产供应能力、质量保证能力、价格组成、付款方式、售后服务等。2.3.3查询专业性网站和商业网站。一般大型企业都有网页或相关宣传报道，能迅速及时与厂家取得联系。大型专业商业网站信息也比较及时准确。2.4供应商选择 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订根据已建立采购任务类别，在《合格供应商名册》中按照供应商层级从最高层级开始选择供应商，只有上一层级的供应商不满足要求时，才能够在下一层级中选择。拟选供应商若为初次合作，需对其进行资格初审、考察、评定，符合要求并纳入《合格供应商名册》（见本手册第四章）。2.5实施采购2.5.1一般情况下，邀请的投标供应商必须是经过局、公司采购管理部门预审通过的或已在局《合格供应商名册》中的供应商，且数量在3家以上。2.5.2采购开标时，可以采用使用单位提供的该项目责任成本为参考标的，如开标结果高于该参考标的或达不到预期采购目标，可选择性进行询标。2.5.3原则上采购额度大于50万元的物资，实行公开招标。结合实际情况，也可以采取邀请招标、议标和谈判的方式。2.5.4特殊情况下，只能从唯一供应商处采购，或发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购，或必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额30%时，可进行单一来源采购（具体流程见附录）3.具体操作3.1招标采购3.1.1物资设备采购管理部门根据已批准的采购申请，组织编制招标文件，法务合约部组织对招标文件进行评审，经主管领导审批通过后方能开展招标活动。发布招标公告或投标邀请书均需以公司主管部门或事业部名义进行。3.1.2物资设备采购管理部门负责对取得投标资格的供应商发放招标文件，并对标书发放及回标情况进行统计。3.1.3在规定的开标时间，采购管理部门组织开标，评标小组成员（评委）分别对供应商投标情况进行评价，采购管理部门对评委评标结果进行汇总。根据评标情况，直接推荐中标供应商，或在开标后2日内对综合评分前三名的供应商进行二次询标，询标结果由采购管理部门公示3天后推荐中标单位；在满足招标文件各项要求的前提下，经询标后的合理低价即为中标推荐价。 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订3.1.4采购管理部门在开标结束后2日内，编写评标报告，推荐中标供应商，报公司领导审批，并对通过审批的供应商发放中标通知书。3.1.53.1.6招标结束后10日内，完成合同的洽谈、评审及组织签订。3.1.7为保证招标过程的公平、公正及顺利进行，可以收取适当的投标保证金。招标结束后，未中标单位退还其投标保证金，中标单位的投标保证金可转为履约保证金。3.1.8招标文件备案、保管和检查1）公司组织的招标活动形成的所有文件和有关资料由公司材料设备部妥善保管。2）项目部招标过程中形成的所有文件和有关资料随合同评审表报公司材料设备部备案。3.2议标采购3.2.1参与议标的供应商必须在《合格供应商名册》，原则上不得少于3家。3.2.2议标方式有竞争性谈判、询价采购和单一来源采购等。采购管理部门对特定的在册供应商发出报价邀请，并组织评审工作组成员对供应商密封递交的报价单进行开封评审，进行一轮或多轮的报价、磋商，最终按照合理报价选择推荐供应商。议标选定的供应商也应进行公示。3.2.3与供应商谈判人员（谈判小组）必须在5人以上，与供应商有利益关系的不能参加。3.3战略协议执行采购3.3.1公司采购管理部门通过组织招标活动，与供应商签订《战略采购协议》，约定要素采购项目的质量标准、价格计算方式、采购款项的支付方式、支付周期等主要内容。3.3.2使用单位根据实际需求，引用《战略采购协议》相关内容，与供应商签订《战略执行专项合同》。《战略执行专项合同》的内容不能超出引用的《战略采购协议》相关条款约定。3.4紧急采购 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订3.4.1紧急采购只适用于特定的、紧急的采购任务。3.4.2采购管理部门负责组织选择符合要求的供应商先行组织供货，满足紧急需求。3.4.3采购管理部门对供应商提出需求时，应简要说明对要素采购项目的相关要求，并大致约定采购价格、支付方式等主要内容，在满足供货要求的同时对约定双方签订备忘录。3.4.4已开始执行的紧急采购，需对采购相关事项进行协商，并记录协商内容。3.4.5紧急采购需签订正式的采购合同。3.5零星采购3.5.1零星采购适用于项目部零散要素采购项目的采购任务。3.5.2零星采购在采购时应比质比价。3.5.3零星采购任务需项目经理审批，由项目部采购管理部门执行采购。4.项目实施“点集采”的管理4.1“点集采”即材料采购现款支付，降低采购成本，实现创效共享。适用于工程体量较大的项目及工程款回收较好的项目。4.2实施“点集采”需公司采购工作小组推荐，由拟实施项目部提出申请，公司总经理办公会研究确定。4.3大宗材料采购计划报材料设备部审核，项目部主导采购洽谈和招（议）标，采购价格经材料设备部审批后，项目拟定采购合同。4.4采购额大于50万的采购招标活动，招标计划提前报公司采购工作小组审定，必要时材料设备部派人参加。4.5货款支付执行公司财务相关规定。5.相关记录表单格式见附表12－附表21。第六章物资设备采购合同管理1核心内容1.1A、B类物资、质量要求较高、大宗物资的采购和机械设备、周转料具的租赁，必须签订合同，严禁先采购后签采购合同的行为。 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订1.2合同文本按公司的要求，统一采用已规定的物资采购、设备租赁合同示范文本。1.3项目日常零星材料，在当地商店的采购，采购额小于5万元，可以不签订采购合同。1.4严禁以项目部名义签订各类采购和租赁合同。1.5各单位应建立规范的物资设备采购合同台账。2签订物资采购合同的注意事项2.1对公司统一推行使用的合同文本，文本中的重要条款不可删减，需增加质量技术要求时，在相应的条款上可以增加补充。2.2违约条款必须按合同文本的要求，增加违约条款，首先与公司法务合约部沟通商定。2.3供应商主体应当合格，具备营业执照、税务登记证和组织机构代码证，且合同标的不能超出其营业执照上登记的营业范围。2.4设备订购有特殊要求的，例如：设备基础尺寸、技术参数等，合同条款中不易描述的部分，可附加订购说明，作为合同的附件。3报送采购合同必备的资料3.1供应商提供的资料：企业法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品生产许可证、相关的资质等。3.2供应商登记表、供应商考察报告、比价会审表、供应商的报价单、采购合同评审表、招标、议价的记录资料等。4合同签章、评审流程管理4.1项目部主办的采购合同评审规定4.1.1首先由项目部采购领导小组在《比价会审表》上会签意见，《分供合同评审记录表》由项目经理签署项目初评意见，报事业部工程部登记、事业部主管领导审核签字，公司进行合同评审会签（后附表格格式）。4.1.2采购合同额小于10万元，公司分管领导可授权材料设备部经理审批后，报法务合约部签章。评审流程：项目部比价会签→事业部→公司评审→法务合约部签章 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订4.1.3采购额大于10万元，由公司材料设备部、财务资金部、商务管理部和法务合约部评审，报送公司分管领导批准后，由法务合约部签章。评审流程：项目部比价会签→事业部→公司评审→分管领导→法务盖章4.2公司材料设备部主办的分供合同评审规定4.2.1采购额小于200万元的合同，公司材料设备部组织评审会签后，由分管领导批准，报法务合约部签章。公司评审→分管领导审批→法务合约部签章4.2.2采购大于200万元的合同，公司材料设备部组织评审会签，分管领导审核，公司总经理批准后，报法务合约部签章。公司评审→分管领导审核→总经理批准→法务合约部签章4.3合同用印审批，执行公司法务合约部用印的相关规定。5合同的执行5.1分供合同由采购主办人向项目经理部及相关部门的适当权限人员进行合同交底，以规避分供商合同条款潜在风险。5.2使用单位负责采购合同的具体执行，并及时向材料设备部反馈执行过程中发生的问题。5.3财务资金部负责按合同规定支付货款，并监督货款的支付。6合同资料的保管6.1项目上报公司评审的分供合同，相关资料首先留存复印件一份，公司评审后，公司材料设备部合同管理员负责将公司评审记录与合同一起返回项目部。6.2合同签订后原件及相关资料：评审会签记录、招议标记录、附件资料由材料设备部整理，公司备案留存。项目留存复印件备查。7相关记录表单格式见附表22。第七章物资设备进场验收管理1核心内容 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订1.1物资设备进场验收实行多人验收制度，并填写《材料（设备）进场验收记录》。1.2收、发料单采用公司统一印制的单据，签字项不可空缺。1.3质量验收包括外观质量和内在质量，保证进场物资的质量满足国家规定的验收标准。1.4数量验收核对与供方《送货单》的数量是否一致，核对所供物资数量与物资计划数量是否相符。1.5单据验收查看是否有国家强制性产品认证书、材质证明、装箱单、发货单、合格证等。1.6经有关单位和部门确认后封存的样品或样本。1.7环保安全卫生验收查看是否达到合同约定的的环境、职业健康安全要求。1.8设备进场应先由材料设备管理部门组织进行进场验收，填写相关记录。然后由材料设备管理部门会同工程、技术、安全等部门对进场设备进行全面验收，检验合格后方可使用。1.9机械设备进场验收合格投入使用前，应编制维修保养计划；在日常使用中应按计划进行维护保养并保存相关记录。详见公司《机械设备管理办法》及《机械设备保养规程》。2具体操作2.1项目材料部门负责所有进场物资设备的验收、统计报表等工作，包括：公司集采、业主提供、劳务自购物资设备的质量、安全和环保监督。2.2物资进场验收实行多人验收制度，验收最少不低于2人，严禁1人进行材料验收。材料、设备进场验收，材料设备部、工程部、技术质量部等相关责任人负责，并保存相关记录。一般应从以下几方面进行验收：2.2.1质量验收：包括外观质量和内在质量，保证进场物资的质量满足国家规定的验收标准，必要时可与经有关单位和部门确认后封存的样品或样本进行比对验收；2.2.2数量验收：核对与供方《送货单》的数量是否一致，核对所供物资数量与物资计划数量是否相符；2.2.3单据验收：查看是否有国家强制性产品认证书、材质证明、装箱单、发货单、合格证等； 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订2.2．4环保安全卫生验收：查看是否达到合同约定的的环境、职业健康安全要求。2.3验收合格物资，材料设备部填写收料单据，验收入库，库管员按物资按品种、规格、材质进行分类摆放储存，做好标识，并做好台帐登记。特殊物资需单独隔离存放（如油漆、涂料、氧气、乙炔等），配备满足需要的消防灭火器材，并组织相关人员进行应急安全消防演练，做好防火、防盗、防洪、防爆、防毒工作，确保安全。室外储存的物资，场地要进行硬化，支撑马镫，做好防雨措施。2.4直接进入施工现场的材料，依计划需求量、质量验收标准，由材料主管、保管员、材料使用负责人进行现场验收，及时办理出、入库手续，凭据有材料主管、经办人、保管员、项目经理签字确认。2.5直发劳务施工队的材料，必须由劳务材料负责人参加检尺、过磅、认可签收。公司统一采购和租赁的周转料具及机械设备，应与现场劳务施工队签订书面协议（可在劳务合同中予以明确），严格现场管理，防止过耗和损坏。2.6技术要求严，验收标准高的物资设备，必要时约请项目专业工程师、业主、监理参加对物资设备的验收。材料设备部门填写开箱记录、验收记录，参加人员签字认可。2.7在设备验收时应注意查看设备的说明书、合格证、生产许可证、安全生产许可证等重要证件，应详细查看附件及配件的完整性和完好性，设备、附件、配件的包装是否完整、装箱情况是否符合采购要求、设备是否出现破损或损坏.2.8对于用于特殊过程的材料、成品、半成品，项目材料部门和实验室、负责联系有资质的检验和试验机构，对该材料、成品、半成品进行检验和试验，试验结果作为质量记录存档。3材料验收入库、出库发放管理流程3.1验收：物资进场→清点交接→质检→验收签字→入库登记→仓储管理3.2出库：出库制单→领导审核→出库签字→保管发放→出库登记4物资仓储管理4.1仓库类型设置 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订4.1.1根据物资特性可设置：原料仓、半成品仓、成品仓、危险品仓、其它仓等。4.1.2根据区域位置分：总部仓库、分部仓库、项目仓库等。4.1.3根据工程项目需要可设置：封闭式零星材料分为、露天式周转料具仓库、大宗物资堆场、地材堆场等。4.2仓库位置设置4.2.1库房设置选择通风性和自然光线好，地理位置适当，地势较高，地质较好，不受潮湿、腐蚀、高温和汛期影响的地方。4.2.2便于统一集中管理，相对安全性高，交通便利，运输条件良好，适应货物的合理流向，方便现场交通转运工具的操作。4.2.3节约用地，优先利用现有库址进行改建扩建，建址相对固定的地方。4.3储存方式设置4.3.1垫板式：适用于体积偏大，质量偏重的物资；4.3.2货架式：适用于零星材料，电器电料等物资摆放；4.3.3储柜式：适用于劳保用品及小型工具类储存；4.3.4其它方式因地制宜。4.3.5堆放方法：1）交错式；2）阶梯式；3）三角式；4）装箱式；5）挂钩式；6）五五堆放；7）十十堆放式。4.4管理要求4.4.1库内外场地保持清洁，干燥通风，物资存放布局合理，堆垛牢固整齐，按规定正确摆放，作业道畅通。4.4.2库用机具设备放置适当有效，保持良好的技术状态。作业人员要遵守操作规程，不准乱动库内物品设备。4.4.3仓库保管员对入库物资按品种、规格、材质进行分类摆放储存，物资摆放整齐，井然有序。油漆、涂料、氧气、乙炔等易然、易爆危险品应隔离存放。4.4.4仓库保管员用标签或标牌对验收合格入库的物资进行标识。标签或标牌内容包括：材料名称、规格型号、材质、进货时间及质量状态。标牌规格为350MM×200MM，白底红字，白铁皮材质，支高0.8米。 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订4.4.5建立健全岗位责任制、加强火源、电源管理，做好防火、防爆、防毒、防汛、防盗、防潮、防虫、防变形等防护措施。建立出入库房人员登记制度，严禁携带私人物品和携带任何易燃易爆危险品进入库房，严禁外来人员进入仓库。4.4.6定期盘点，核查帐、卡、物是否相符；定期检查物资质量和数量是否损坏或遗失，以便及时处理。4.5物资出库管理以先进先出为原则，防止物资过期变质失效，对变质失效物资及时清理并隔离存放，同时采取措施，禁止将无合格证的物资发放到施工生产现场。5不合格物资的识别、标识、隔离5.1一般不合格指产品验收负公差近似于国家规定的验收标准或在标准范围底线的物资，例如：钢板、管材、型材的厚度检测、圆钢、螺纹钢直径检测等不合格的物资。5.2严重不合格物资、指低于国家验收标准，外观有缺陷、对结构安全、使用功能和下道工序造成较大隐患的物资。5.3项目材料设备部对发现的不合格物资及时单独堆放或隔离，并对不合格物资做出明显的“不合格”标识。5.4当物资在使用过程中怀疑其不合格时，施工员及时将该批物资隔离或撤出操作现场，做好标识并通知材料员，由试验员重新取样试验。5.5对不合格物资，项目材料设备部在《不合格物资台帐》中做好记录，内容包括：不合格物资的厂家、供应单位、规格、品种、型号、批号及不合格的性质。6不合格物资的评审处置6.1一般不合格物资，由项目技术负责人组织有关人员评审，材料员填写《不合格品评审处置记录》，项目经理审批后，由项目材料组负责处置。若物资是公司材料设备部提供的，则项目经理部应及时将不合格情况通报公司材料设备部处置。6.2严重不合格物资，由材料员直接拒收或退货，并在《物资进场台帐》中记录。6.3对于按降级使用、让步接收或改作他用进行处置的物资，必要时经业主代表（监理），设计方书面批准后方可实施，并记录其使用部位。 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订6.4业主提供的物资经验证不合格，项目经理部及时将情况通知业主，由业主作出处置。部分现场材料外观质量检验内容 序号 名称 外观质量检验的内容 1 螺纹钢 裂纹、结疤、折叠、油污、弯曲、锈蚀、偏差值等 2 盘圆 裂纹、结疤、折叠、油污、锈蚀、偏差值等 3 预应力混凝土用钢丝 裂纹、结疤、折叠、油污、锈蚀、偏差值等 4 预应力混凝土用钢绞线 裂纹、结疤、折叠、油污、弯曲、锈蚀、偏差值等 5 各类型钢 弯曲、扭转、锈蚀、偏差值等 6 薄钢板 分层、气泡、结疤、拉裂、裂纹、折叠、偏差值等 7 厚钢板 夹渣及压入的氧化铁皮、锈蚀、偏差值等 8 焊管 折叠、裂缝、分层、搭焊等 9 镀锌焊管 脱皮、气泡、锈渍等 10 无缝钢管 裂缝、折叠、轧折、离层、发纹、结疤等 11 螺旋钢管 折叠、搭焊、裂缝、分层等 12 镀锌铁皮 脱皮、气泡、锈渍、变形等 13 不锈钢板 凹凸、变形、光滑、平整度等 14 钢丝绳 毛刺、锈蚀、捻向等 15 木枋 节子、腐朽、裂纹、夹皮、虫害、钝棱、弯曲、斜纹等 16 胶合板 翘曲度、节子、夹皮、裂缝、虫孔、拼接缝、变色、腐朽、分层、补丁、鼓泡等 17 木质活动地板 鼓泡、开胶、边角缺损等 18 装饰层压板 干湿度、污斑、压划痕、色泽、光泽、分层、鼓泡、开胶等 19 刨花板 裂缝、局部松软、夹渣、边角缺损、压痕等 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订 20 细木工板 节子、夹皮、补片、变色、裂缝、虫孔、腐朽 21 袋装水泥 时效、结块、破损等 22 白水泥 白度、结块、破损等 23 外加剂 受潮、变质 24 生石灰粉 受潮、细度、破损等 25 消石灰粉 细度、杂质、破损等 26 砂 含泥量、泥块、粒度、云母量、坚固性等 27 石子 含泥量、粒度、针片状颗粒含量等 28 加气制品 缺棱掉角、弯曲、裂纹、疏松、层裂等 29 红砖 弯曲、凸起、缺棱掉角、火候、偏差值等 30 水泥空心砖 缺棱掉角、裂纹、疏松、强度、偏差值等 31 轻骨料空心砖 缺棱掉角、裂纹、疏松、强度、偏差值等 32 烧结空心砖 缺棱掉角、弯曲、裂纹、欠火候等 33 天然大理石 翘曲、裂纹、砂岩、凹限、色斑、污点、缺棱掉角等 34 天然花岗石 色线、坑窝、色斑、裂纹、缺棱掉角等 35 水磨石制品 光泽度、出渣率、返浆、气孔、剥落、划痕、缺棱掉角 36 陶粒 粒度、火候、密度等 37 釉面砖 釉裂、变形、颜色、波纹、缺棱掉角等 38 陶瓷锦砖 釉裂、变形、颜色、波纹、缺棱掉角等 39 混凝土路面砖 裂纹、掉角、分层、色差、平面度 40 琉璃制品 粘疤、缺釉、裂纹、杂质、变形、釉泡、掉边角 41 卷材地板 裂纹、分层、褶皱、气泡、污染、图案变形等 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订 42 塑料地板 缺口、龟裂、平面、光泽、色差、污染、伤痕 43 平板玻璃 气泡、波筋、划伤、砂粒、疙瘩、线道 44 钢化玻璃 爆边、划伤、缺角、结石、气泡、波筋等 45 夹层玻璃 气泡、杂质、裂痕、爆边、叠差、磨伤、脱胶 46 中空玻璃 污迹、露点、密封等 47 浮法玻璃 气泡、夹渣、划伤、雾斑等 48 玻璃马赛克 变形、缺边角、疵点、裂纹、皱纹、气泡 49 卫生陶瓷 斑点、缺釉、棕眼、坑包、裂纹、凹凸、烟熏等 50 防水剂 时效、破损、渗漏等 51 建筑涂料 色差、稠度、渗漏等 52 岩棉、矿棉及制品 潮湿、破损、变质等 53 钢制防火门 平整度、焊缝、涂层、凹痕、损伤、变形等 54 铝合金门窗 划痕、色差、污迹、毛刺、胶外溢等 55 卷帘门窗 色差、流挂、剥落、锈蚀、拉毛、压痕等 56 混凝土排水管 光洁平整度、蜂窝、露筋、空鼓等 57 PVC管及管件 光滑平整度、气泡、痕纹、凹陷、色差等 58 电焊条 受潮、脱皮等 59 安全网 重量、原材、资质等 60 安全帽 光滑度、资质等 61 聚苯板 麻面、脱落、缺损等 62 水泥聚苯板 强度、缺棱掉角等7本章相关记录表单格式见附表23－附表28，附表40。 中建七局安装工程有限公司 物资采购及管理手册 文件编号 CSCEC7BF－QB－WZ 文件修订 第1次修订第八章物资设备货款支付核销1核心内容1.1公司为材料设备部提供2000万元资金额度，资金循环使用。1.2材料设备部采购以综合效益最大化原则，实行交易。1.3集采资金纳入借款核算，第一个月不计息，第二个月按照2.5%/月计息。1.4械设备及周转架料租赁费用中间支付及最终结算时应以项目商务部门出具的结算书为依据。此项工作应由商务、工程、材料、质检、安全、财务等部门协同负责。1.5集采货款统一由公司资金部审核后实行终端支付。2管理流程2.1项目部→事业部→材料设备部→资金部→总会计师→总经理→董事长。2.2审批权限单笔支付金额：小于100万元由公司总会计师审批支付；100万元至500万元由总经理审批支付；500万元至1000万元董事长审批；1000万元以上由董事会