《秘书文档管理》思考题和案例分析参考答案

《秘书文档管理》思考和案例分析参考答案第一章文书和档案1.试从历史和现实两个角度谈谈文书和档案之间的关系。答：文书和档案之间有着密切的关系，概括地说，文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。具体而言，包括以下两层意思：第一，文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。第二，文书有条件地转化为档案。从历史上看，文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。我国从商周时期就出现了文书，相应地，出现了文书工作和档案工作，那时的文书和档案之间、文书工作和档案工作之间没有明确界限，文书部门和文书工作者同时也是档案部门和档案工作者。这种状况一直持续了3000年，其间虽有唐宋时期并不十分明显的分工，但文书、档案工作一直在总体上处于合一状态。民国时期，为了提高行政效率，出现了文书档案连锁法，也就是文书和档案统一分类，统一登记、统一编号。新中国成立以后的1956年，国务院发布的《关于加强国家档案工作的决定》指出，要在1956年内全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档。至此，新中国的文书工作和档案工作各自成为独立的系统。进入20世纪80年代，“档案与文件管理一体化”的趋势日趋明显，随着办公自动化的不断普及，政府机构、大型企业和事业单位利用内部网络和“文档一体化”软件，将文书的制作、办理等文书程序和归档、检索、提供利用等档案工作程序整合起来，同步完成或连续完成，大大推进了文书工作和档案工作一体化的进程。通过上面的回顾，可知在历史上，文书工作和档案工作合多分少，将文书工作和档案工作统一管理是当前和今后文件管理的基本趋势之一。文书和档案之间有密切的关系，也有明显的差别：第一，二者在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值重点不同。第二，不是所有文书都可以成为档案，只有一部分文书可以变成档案。档案只是文书的主要归宿，而不是唯一的归宿。第三，档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分。2.文书和档案各有哪些种类？它们有什么作用？答：文书的种类：文书按其使用者的身份，可以分为私人文书和公务文书。私人文书有书信、日记、自传、遗嘱、家谱、著作手稿、房契、地契等。公务文书即公文的种类很多，可以从不同的角度进行分类。第一，按作用可以将公文分为通用公文和专用公文两类。第二，按行文方向可以将公文分为下行文、平行文和上行文三类。第三，按来源和使用范围可以将公文分为外发文件（发文）、收来文件（收文）和内部文件三类。第四，按功能性质可以将公文分为法规性公文、指挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文。第五，按时限要求可以将公文分为紧急公文和普通公文。第六，按机密程度可以将公文分为机密公文和普通公文。档案的种类：档案也有很多种类，可以依据不同的标准从不同角度进行分类：第一，根据档案形成的历史时期，可以将档案分为古代档案、近代档案和现代档案三类。第二，根据档案内容，可以划分为文书档案、科技档案、专门档案和人物档案四大类。第三，按档案的载体形式分，有甲骨、金文、石刻、贝叶档案，竹简木牍、缣帛、纸质、胶片、磁带档案等，国外还有纸草、羊皮档案等。第四，按档案的所有者分，有国有档案、集体档案和个人档案。第五，按档案的内容体式分，有公文、图纸、账簿、家谱、日记、电稿、照片、磁带、胶片、光盘档案等。文书和档案的作用有以下几方面：一是作用，二是指导作用，三是联络作用，四是凭证作用，五是参考作用，六是教育作用。案例分析：运用本章所学知识分析以下案例。据《扬子晚报》2010年9月17日报道：传为李白后人的李均泰，一百多年前从安徽来到南京，于清同治三年在今下关区热河路103巷置下一片房产。因面临拆迁，围绕拆迁补偿款分配问题，李均泰的后人走上法庭。下关法院经过几个月的艰苦工作，梳理出了继承人范围内总计130人的李家5支6代族谱，其中在世的70人。后下关法院召开了两次听证会，召集家族中各支代表核对族谱，并根据部分当事人提供的新线索，奔赴湖南、湖北、河南等地，查实了另外5名继承人。经依法追加，最终继承人范围由诉讼时的37人扩大到75人。为确定继承标的的具体面积，下关法院通过查考民国时期、1956年土地改革时期的老档案，结合落实政策发还通知，最终确定了面积。（注：引用时略有改动。）答：（1）该例说明了档案的凭证作用；（2）证明了档案工作的重要性；（3）档案工作者增强历史责任感的重要性。第二章文书工作和档案工作1．请分别阐述文书工作和档案工作的含义。答：文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理，为组织工作服务的工作。广义的档案工作是指档案事业工作，包括社会组织档案工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科研工作和档案宣传出版工作等。狭义的档案工作是指档案业务工作，就是用科学的原则和管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。2．文书工作和档案工作的原则分别是什么？答：文书工作的原则可以概括为“及时”、“准确”、“安全”、“精简”八个字。档案工作的基本原则如下。（1）集中统一地管理国家全部档案。国家全部档案由档案机构分别集中管理。全国档案工作由党和国家设立的各级档案事业管理机关统一地分级、分专业负责地进行指导和监督。实行党政档案和党政档案工作统一管理。（2）维护档案的完整与安全。维护档案完整有两方面的含义。一方面，从数量上要保证档案的齐全，应该集中和已经保存的档案不能残缺不全；另一方面，从质量上要维护档案的有机联系和历史真迹，不能人为地割裂分散，或者零乱堆砌，更不能涂改勾划，使档案失真。这两方面是互相联系、相辅相成的。档案材料数量齐全，才能保证档案系统完整；只有保持档案的有机联系，才能使档案数量齐全有科学依据，促使人们自觉地维护它。维护档案的安全也有两方面的含义。一方面，从物质上力求档案不遭受损害，尽量延长档案的寿命。随着时间的推移，档案受自然和人为因素的影响，一直处在不断损坏和毁灭的渐进性过程中，档案永远不受损坏是很难办到的，但使之“益寿延年”却是可能的。另一方面，要保证档案的政治安全，档案机密不被盗窃、不丢失、不泄密。（3）便于社会各方面的利用。3．试述文书工作和档案工作的关系。答：（1）文书工作与档案工作的联系如下：第一，文书工作和档案工作的对象有交叉。第二，文书工作和档案工作前后相继。第三，文书工作和档案工作互相影响。第四，文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。（2）文书工作与档案工作的区别如下：第一，工作对象不同。一是文书，一是档案。第二，工作任务不同。文书工作的任务是制作、办理和管理公文，档案工作的任务是对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等。第三，服务对象和工作目的不同。第四，工作机构不同。文书工作是社会组织工作的一部分，档案工作部门除社会组织档案部门依附于社会组织工作外，档案馆和档案事业管理机关都是独立的机构。案例分析：试用本章所学知识分析下述案例。（1）某年，教育部分配给某医科大学成人大专班招生名额30人，但上线的考生达170人之多。校方起草了一个追加名额的请示交校办公室处理。本来由主管成人教育的校领导审签，即可上报教委，但这份请示则在校办公室被放了一个星期后才上报。等请示批复下来时，招生工作已基本结束。（2）某地信访局编印的《信访情况》（内部刊物），摘要刊载了一封人民来信，该信反映：某单位“在举办厂庆活动中，铺张浪费，共花费5万元，建议上级派人查处”。核稿时，改为“花费了5万元”。打印时被打成“花费35万元”。加上校对马虎，错误未被发现并更正。因而引起有关单位的不满。事后调查，该单位花5万元搞厂庆活动属实。但简报却报道成35万元。引起了该厂对写信人和主编单位的不满。为了澄清事实，编刊单位不得不在另一期简报上作了更正。答：（１）文书工作的原则为“及时”、“准确”、“安全”、“精简”八个字。（２）本案例事例一违背了“及时”原则。（３）事例二违背了“准确”原则。（４）坚持文书工作原则的必要性。第三章文书制作1．试以文件生命周期理论说明文书制作的意义。答：文档管理过程，包括制作文书、处理文书、保管文书等一系列文书工作程序以及对文书档案的收集、整理、鉴定、统计、保管和利用等档案工作，在这一过程中，文书制作处于始端。从文件生命周期的角度说，文书制作处于文件生命周期的最前端，是文件生命诞生的最重要时期，文件生命存在的意义和价值，首先通过文件制作得以体现；同时，一份文件的诞生，既衍生出文件的后续生命周期，也使文书工作和档案管理活动有了共同的物质基础和管理对象。可见，文书制作是文书与档案管理的前提与基础，是文档管理工作的基本内容之一。2．文书制作有哪些基本环节？每个环节有哪些要求？答：文书制作包括文书写作与文书印制两个方面，在文书处理程序中也分别称作“制文阶段”和“制发阶段”。制文阶段主要包括交拟、拟稿、核稿、签发、复核五个环节。交拟是组织的领导人将拟稿任务交给起草人员的办文环节，是文件制作的起点。拟稿人起草的文件必须完整、准确地表达组织负责人的立场、观点、态度，符合制发文件的意图。拟稿是拟稿人根据组织负责人意图，在发文稿纸上起草文件，是文书处理工作的基础。拟稿要符合党和国家的方针政策，正确体现发文机关的意图，准确反映客观实际，合乎文件体式。核稿是指公文送负责人签发前，由办公厅（室）负责人进行审核的过程。核稿一看是否需要行文，二看文稿内容，三看文稿的文字表达，四看公文体式。签发是组织负责人对呈批的文稿进行审定后签署意见的过程。签发是制文阶段的关键环节，签发人只能签发自己职权范围内的文件，不得越权签发；联合发文，须经所有联署组织的负责人会签。签发人对签发的文件负有完全的责任，要对拟签的文件做全面审定，并在“发文稿纸”或“发文审批单”的“签发”栏目内进行签发。复核是秘书机构在文件正式印制前，对已签发的定稿进行全面检查的过程。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，文种选择是否准确，格式是否统一、规范。制发阶段主要包括了打字排版、校对、印制、用印四个环节。打字排版是打字员将领导签发后的文件定稿，按照文种选择文件格式进行打字排版的过程。打字排版要注意打字排版以签发的定稿为依据，忠实于原稿；版面设计要美观大方，严格按照文件格式进行排版；打印排版要建立相应的登记制度。校对是以负责人签发的定稿为基准，对打印出来的样本进行核对的过程。校对是对文件制发质量的最后把关，要做到认真负责，严格细致，杜绝差错；以定稿为依据，忠实于原稿；要使用国家统一规定的校对符号，并用鲜艳的色笔进行改动；可根据具体情况，选用不同的校对方法印制是指按照文件印刷要求和印制份数对文件进行印制的过程。文件印制应使用符合存档要求的书写材料，做到准确、及时、规范、安全、保密。用印是指在缮印好的文件落款处加盖发文组织印章的过程。文件用印须以组织负责人签发为准；与文件制发组织相一致；盖印端正、清晰并做到上不压正文，下骑年盖月。3.试述文件核稿环节的主要内容。答：核稿是指公文送负责人签发前，由办公厅（室）负责人进行审核的过程。核稿的目的是为了加强对机关发文的管理与控制，保证公文质量，节省负责人审核签发的时间。核稿主要从以下几方面着手：一看是否需要行文。核稿时首先应该考虑该文件该不该发，该以谁的名义发，是否需要提交一定的会议讨论或经过上级及有关机关批准，是否需要会签，报批程序是否符合规定等。二看文稿内容。审核发文意图是否准确，是否符合党和国家的方针政策及有关法律法规，是否与上级机关及本机关的有关规定一致，所提出的意见、措施和办法等是否符合实际，是否切实可行，其界限是否明确、交代是否清楚，涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见等。三看文稿的文字表达。审核文字表述是否概念准确、条理清楚、简明通顺，是否符合语法逻辑，人名、地名、时间、数字、引文和文字表述是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法是否符合规定等。四看公文体式。审核公文使用的文种是否恰当，行文的语气是否得体，是否符合标准公文格式要求，是否分清主送、抄送机关，密级、印发传达范围、主题词等的确定是否准确，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。经过审核，对不符合条件的文稿要及时处理。不需要制发的文件，退回承办部门；文稿如需作较大修改，应当与原起草部门协商或请其修改，或组织专门人员修改；对于文字表达及格式上的错漏，由核稿人直接进行修改。4．文书体式与文书格式是何关系？文书格式对文书制作有何意义？答：文书体式，简单地说就是文书的文体与格式。文书的文体是应行政工作、公共事务的需要形成的语文体式，是一种兼有议论文、说明文、记叙文一般特点的应用文体。文书格式是指文书的各个组成部分按一定要求、规格置排的整体结构形式，包括文书的文体要求、内容结构、要素标记和格式安排等几个方面。公文体式包括公文文体与格式两个方面，前者为对公文写作的要求，后者为对公文印制的要求，但两者并非各自独立、毫不相干，而是紧密联系、相互影响的两个方面。公文是应用文体，是为解决问题、交流信息、处理公务而发挥作用，是公务活动的工具，为实现其工具性功能，必须采用相对固定的规范程式，在文种选用、结构安排、格式体例乃至办文过程中体现一定的规则。比如，上行文种必须采用上行文格式，平行文种应该采用信函式格式（按照国办规定，下行文种有时也可以使用信函式格式），这种格式要求体现了公文作为应用文体的独特性，也表明不同格式公文具有不同的应用功能。公务文书有体式要求，不仅显示出其与其他文字材料的不同，而且更好地保证了公文的独立性、完整性、准确性和有效性，既为公文处理工作提供方便，也为提高社会组织工作效率服务。公文格式是公文程式规范化的形式，是为维护公文权威性、发挥公文实际效用、提高公文处理效率而制定的统一标准。党政机关在《中国共产党机关公文处理条例》）和《国家行政机关公文处理办法》中都提出了公文格式的规范要求，行政机关的公文更以国家标准确定了统一的形式。公务文书制作必须符合规范的文体、格式要求，不可随心所欲，更不能标新立异，否则必使公文管理出现混乱，达不到行文目的。5．说明行政机关公文格式与其他公文格式的主要区别。答：行政机关公文格式是执行国家标准《国家行政机关公文格式》。使用少数民族文字印制的公文，也可参照标准按有关规定执行，其他国家机关、企事业单位、社会团体可以结合自身实际，参照该国家标准实施。行政机关公文的基本格式有两种：一种是下行文格式，一种是上行文格式。此外还有三种特殊格式，即信函式格式、命令格式和会议纪要格式。党的机关公文格式与行政机关公文格式相比，区别主要表现在版头上。按照《中国共产党机关公文处理条例》的规定，党的各级机关公文版头的形式主要有四种。各级行政职能机关和专业管理职能部门在管理工作中制发的各种专用公文由于行业与专业领域的不同，文本格式不同，形成了诸如外交文书、司法文书、财会文书、专利文书、税务文书、医药文书等多种门类的专用文书格式。专用公文的文本格式有的由国家有关部门统一制定，如合同文书、会计文书等；有的由专业部门提供，如司法文书、科技文书等；还有的是在长期的工作实践中逐步形成的、有相对固定格式的文书，如简报、会议记录之类的管理性文书。6．公文有哪些稿本？分别有何作用？答：稿本是文稿与文本的合称。随着文件草拟、审核、签发、印制、分发以及传阅、存档等各项工作流程的展开，相应地产生了不同的稿本。这些稿本因产生的背景不同，便有不同的名称与涵义，也有着不同的形式与作用。文稿包括草稿和定稿，文本主要包括正本、副本、存本。草稿是按法定作者的意图和要求起草撰写的文稿，主要供讨论、修改、审核、签发。在领导人签发以前，不具有法律和行政效力，不具备正式文件的效用，因此一般不需要存档。定稿是经签发文件的领导人审阅并签署确认的文稿，或是经会议讨论正式通过的最终完成稿，它是印制正式文件的标准和依据，具有法定效力，意味着该份文件由法定作者制作并颁发。正本一般指有规范格式和生效标识的正式文件，是根据定稿印制或缮写、具有标准格式、有负责人签署或盖有社会组织印章的文本，是发文的社会组织向外发出的、收文者开展工作或办事的依据，具有法定的实际效用。副本是再现正本内容和形式特征的复制本，主要用于传阅、参考或存档备查。存本是发文机关对重要的、有保存价值的文件留档备查的文本。发文机关从制成的正本中预留几份，与定稿一起存档而形成存本。把文件正本与定稿一起存放，目的是便于将正本与定稿作对照，以便核查内容与发文各环节相关人员的责任。7．运用本章知识对下列文件格式作出正误辨析。0000001机密★一年特急宏泉集团文件宏发（2009）第23号宏泉集团关于举行“宏泉杯”业务知识竞赛活动的通知各分公司经理：今年年初的集团党政联席会议指出，集团公司要在今年上一个台阶，全面提高工作质量和管理水平，首要任务是提高每一个员工的业务素质与工作技能。会上，集团党委提出了造就“知识型企业，学习型员工”的工作目标，号召全体员工学知识、比技能，掀起比学赶帮的热潮。为更好地贯彻集团党委的精神，在全集团形成学习业务、钻研技术、全面提高各项工作技能的良好氛围，集团党政办公室、人力资源部决定联合举行“宏泉杯”业务知识竞赛活动，现将活动要求通知如下：1．…………2．…………3．…………附件一、“宏泉杯”业务知识竞赛规则附件二、“宏泉杯”业务知识竞赛安排二○○九年六月二十二日(…………)主题词:业务，竞赛，通知。抄送:………,………,………。宏泉集团党政办公室二00九年六月二十二日答：根据文件基本内容，此此文应该为下行公文，其主要错误如下：一、眉首部分1.份号不需要用到全部7位数。2.不需要用密级、保密期限和紧急程度标识。3.发文字号结构错误，应该是“宏发〔2009〕23号“。二、正文部分4.主送机关不能为个人，应该为：各分公司：5.正文部分的层次结构序号应该为：一、二、三、……。6.附件的写法应该如下：附件：1.“宏泉杯”业务知识竞赛规则2.“宏泉杯”业务知识竞赛安排7.从内容看，此文为两个部门的联合发文，故印章应该为两个，居中且以中套方式出现。8.附注应该不用。三、版记部分9.主题词词目之间应该空一个字，不用标点符号。10.印制日期的写法应该为：2009年6月22日。第四章文书办理1.行文方式主要有哪些？答：（1）逐级行文。逐级行文是指直接向所属的上一级组织或下一级组织行文，或者说是按层次一级级行文的方式。（2）多级行文。多级行文是指上级领导组织直接将文件发到基层组织，或同时直接和更基层的下级组织行文的方式。（3）直达行文。直达行文是指上级领导组织直接将文件发到基层组织，或直接向公众传达的行文方式。（4）越级行文。越级行文是指下级组织在非常必要的时候，越过自己的直接上级领导机关向更高层的上级组织直至中央行文的方式。（5）直接行文。平行行文是同级或没有隶属关系的组织之间的行文。（6）联合行文。在实际行文时，多数文件为一个组织的独立行文，但也有一些文件是两个或两个以上的组织联合行文。2.什么情况下可以越级行文？答：（1）由于情况紧急，逐级上报会延误时机、造成损失的问题，如战争、严重的自然灾害、公共卫生安全等。（2）经过多次请示直接上级，长期未能得到解决的问题。（3）与直接上级组织有争议，而无法解决的问题。（4）上级组织交办的，并指定越级上报的问题。（5）对直接上级机关进行检举揭发的问题。（6）与直接上级组织无关，需要越级咨询和联系的一般性问题。3.请复述收文办理与发文办理的流程图。答：见教材本章第三节、第四节文件收文和发文流程图。4.在拟办环节，秘书应注意哪些问题？答：做好拟办工作，必须符合以下几点要求：（1）熟悉与本单位业务相关的法律法规及党和国家的政策规定，熟悉本单位的组织、人员及业务方面的基本情况，在“吃透两头”的前提下，提出科学的拟办意见。（2）认真阅读文件，掌握文件的内容、性质和具体意图，以便有针对性地提出拟办意见。对一些需要批复、回复上报或批转、转发的文件，拟办人还可以将来文与回复、批办的草稿一并送领导批阅。（3）由于拟办意见是秘书机构负责人给组织领导提出的初步参考意见，并非最后决定，因此拟办意见要简明扼要、科学合理、切实可行。（4）拟办内容要清楚、端正地写在《文件处理单》的“拟办意见”栏目内，以便于组织负责人阅读。案例分析：请结合文书办理的相关理论与要求，分析下述案例。小王的困惑小王任职于某国企办公室的秘书机构，上岗前，他对文书制作与管理的知识掌握得十分熟练，因此入职半年以来没有发生任何失误。10月末的一天，小王收到来自于基层企业的一封请示，要求总公司就相关业务事项给予批示，可不巧的是，主管业务工作的经理因公外出一周，短时间不能返回。因此小王做好文件前期的登记、拟办之后，将文件放到主管经理办公区等待主管经理批示。但由于耽搁时间过长，基层单位因无权处理相关业务，导致一份大合同谈判失败。经理知道此事后，非常生气，批评小王为什么不找其他相关负责人代批，或与自己联系。此后半个月，小王又收到一份同样的请示，这次小王没敢耽搁，第一时间呈送给主管经理批办，但主管经理由于有事紧急外出，只在文件办理单上潦潦草草写了几句话，小王看都没看就传送给承办组织办理。由于经理的字迹潦草，很多重要词汇承办单位只能意会，因此在承办过程中出现了多次失误，给公司造成了很大的影响。主管经理怪小王没有核对一遍批示内容就发给承办组织，而承办组织抱怨秘书的工作不认真，马马虎虎，这给小王的职业生涯造成了巨大的危机。小王觉得自己学了那么多文书办理知识，怎么每次处理收文都会出错，这使他陷入了困惑之中。答：本案例主要运用文件收文程序中的文件拟办、批办、承办的相关原理进行解释。本案例中，第一次小王没能及时将重要的文件交予相关领导批示，导致了文件没能及时得到处理，出现了失误。在文件批办过程中，遇到相关领导不在单位或出差的情况，如文件不是特别紧急，应该等领导回单位后给予批示；如文件特别紧急，秘书应当及时与领导取得联系，或者电话进行批示，或者由其他领导批示，切忌一味等待领导批示，延误了文件的处理时间。第二次小王没能细心对领导的批示进行检查，导致承办单位的误读。在批办和承办过程中，遇到字迹模糊或批示不明之处，秘书要及时请示领导，以求明示，切忌一知半解、胡乱猜测，影响文件的办理与执行，同时要及时监督文件的承办情况，如遇到与文件批示不相符的情况，应当及时纠正，避免出现文件批示与承办相悖的情况发生。案例分析：请结合内部文件管理的相关理论，分析下述案例。美国拾荒妇女拾获官员内部文件，揭开市长工资远超总统的黑幕今年53岁的简•艾丽斯是美国洛杉矶辖内贝尔市的一位贫民，她的丈夫在很早以前就去世了，多年来她一直靠拾荒度日。2010年7月初的一天，艾丽斯在拾荒时途经贝尔市政府门口，里面一位清理工叫住了她，指着一大堆由办公室整理出来的废纸，要求其搬走。艾丽斯满载而归，在整理那些废弃文件的时候，她发现了一张贝尔市官员们的工资明细文件，只见上面清楚地写着包括市长赫尔南德兹、警察局局长兰迪•亚当斯、助理执政官安吉拉•斯帕希等人的年薪记录。艾丽斯看到这份工资明细文件之后，感到无比愤怒和厌恶，她怎么想也不明白，当贝尔市有许多人都像她一样苦苦挣扎求生之时，那些政府官员怎么能心安理得地拿着那么高的薪水！艾丽斯走上了街头，以演讲的方式宣传这件事：“美国总统都比贝尔市的那些官员要挣得少，我认为这足以表明贝尔市官员的薪水高得太过分，我们的贝尔市议会已经彻底背弃了对纳税人的责任！”艾丽斯的举动引起了《洛杉矶时报》的关注，他们很快联合洛杉矶地方检察官对此进行调查，并确认了艾丽斯提供的信息准确，并随之报道了这件事。结果，引发洛杉矶乃至全美的高度关注，群情愤慨。迫于民意，贝尔市政厅的官员和议员们在7月26日召开了“反省会议”。在这次会议上，政府审查组织的行政长官和助理行政长官、警察局局长等4名高薪官员宣布辞职。同时，迫于压力的议员们全票通过决议：包括市长赫尔南德兹在内的所有政府高薪官员和议员，都自减薪水90%！（摘自《羊城晚报》2010年8月17日，略有删改）答：本案例应当运用机构内部文件管理的相关理论进行解释。案例中，被女保洁员发现的是一张贝尔市官员们的工资明细文件，这份文件涉及机构内部报酬分配这种十分敏感的问题，作为内部文件，其应当得到严密的保存。首先，不论贝尔市政府的这种做法是否合法，其市政府对内部文件保管的态度和方式是错误的。对于涉及机构机密和相关责任人利益的文件，应当与其他内部文件分别保管，避免出现因为文件整理不利而造成文件的失密泄密情况发生。其次，对于没有保存价值的文件，秘书应当及时销毁，这种文件销毁工作不能交由外人处理，或把其当作废品变卖，而应当利用碎纸机销毁后，再运到指定地点处理，不能将内部文件当作其他类型的废纸一样处理。最后，对于应该对外公开的内部文件，秘书应当报请相关领导批准公开，以此保证机构运转的廉政和透明。第五章　文书管理1.试述文书管理的含义和意义。答：文书管理是指通过严格规范的制度和科学有效的方法对文书的数量、质量和运作过程进行的监控和掌管。文书管理有广义和狭义两种理解。广义的文书管理也称全面管理，指对文书从生成到变成档案或销毁的整个生命周期的所有工作环节的全程管理，包括文件数量控制、文件拟写制作管理、文书运转办理管理、文书传递管理、文书整理归档管理、文书保密管理、文书清退和销毁管理、文书工作制订、印信管理等内容，广义的文书管理由组织内一切与文书发生关系的个人和机构共同分工负责。狭义的文书管理主要指对文书的保管、利用和清退等方面的管理，狭义的文书管理主要由组织内专门从事文书工作的人员和部门承担。文书管理有利于提高文书工作的质量和效率，有利于保证文书的安全，为档案工作奠定坚实基础。2.简述文书管理的原则。答：第一，统一管理原则。第二，分类管理原则。第三，安全保密原则。第四，方便利用原则。3.文书管理包含哪些主要内容？答：包括文书的保管，文书的借用和阅读，文书的翻印、转发和汇编，文书的保密，文书的清退和清理。4.文书管理应该建立和健全哪些制度？答：文书借阅制度、阅览室阅文制度、文书翻印复印制度、文书保密制度、文书的清退清理制度等。案例分析：利用本章所学知识，对下面的《××大学党委办公室机要文件管理规定》的得失做出评析。××大学党委办公室机要文件管理规定一、文件的领取1.负责领取文件的工作人员应严格执行保密纪律,不该看的不看,不该问的不问，不该说的不说。2.工作人员应及时到省委机要文件交换中心和校收发室领取文件,核对无误后取回。一般情况每周最少领取一次,特殊情况随叫随到。3.为保证文件的安全,工作人员取文后应直接回到办公室,不得办理与文件无关的事宜或携文到其它公共场所。4.所取文件应及时分发到有关人员手中,并做好交接登记,不得延误。二、文件的传阅1.文件应按严格规定的范围传阅,不得擅自扩大或缩小范围。2.校领导阅文由机要人员直接呈送到校领导办公室,阅后应及时锁入保密柜；其他人阅文必须到阅文室或机要室。3.传阅文件必须使用专用文件夹,绝密件、地师级文件、密码电报随传随收,并做好签收记录。三、文件的翻印绝密文件和发文机关规定不准翻印的文件，一律不得擅自翻印。上级机关制发的“机密”、“秘密”级文件,确需翻印的,必须经党办主任批准,由机要人员亲自复印,复印件上加盖复印章,并做好登记,限期归还。翻印后的文件与原文件同等管理。四、文件的清退、归档和销毁1.凡是上级要求清退的密件,必须由专人专车及时清退。确因工作需要留存的密件,必须报本单位主管领导批准,并做好登记手续。2.文件的归档和销毁,均应先清理登记造册,列出拟归档和销毁的文件清单,报单位主管领导审批后,分别送到校档案馆归档和上级指定的文件销毁站销毁。归档和销毁都要做好交接手续。答：该学校的机要文件管理规定，符合国家有关法规精神，符合文书管理的相关规定，依照文书收进处理的程序，制定了一系列保密措施，程序简明，操作性强，整体看是相当不错的。该规定有两个主要不足：一是只关注收进文件的保密，没有注意外发文件在拟写、制作、传递、归档等方面的保密管理，管理上有漏洞；二是只规定了正确的做法，没有制定违反规定后的处罚条款，使得该文件的执行力度大打折扣。第六章文书工作与档案工作的衔接1.试述文档终结处理与档案收集、鉴定的关系。答：文书的终结处理包含确定归档范围、划分保管期限、按件或按卷整理文件、归档等内容。按照国家相关规定，文书立卷归档、归档文件整理由组织的文书部门而非档案部门承担。从社会组织内部的工作实际看，其中的确定归档范围、归档与档案的收集工作重叠，划分保管期限与档案价值鉴定工作重叠，整理和立卷又和档案整理工作相重叠。可见，从社会组织的角度看，文书的终结处理和档案的收集、鉴定基本上是一回事，只是人们从不同角度的不同指称方法而已：从文书工作角度称文书终结处理，从档案工作角度称收集和鉴定。需要指明的是，我们称文书的终结处理与档案工作中的收集、价值鉴定工作基本是一回事，是从社会组织的工作层面看的。如果超越了社会组织的范围，就整个社会的档案工作看，二者是不等同的。档案工作中的收集除包含组织内部的文书归档之外，还包括面向社会征集历史档案、档案馆之间互相交接档案等内容；档案的价值鉴定除包含文书归档之前的存毁鉴定、保管期限鉴定外，还包含档案的真伪甄别、期满鉴定和开放鉴定等内容。2.如何确定归档范围？答：（1）要了解确定归档范围的法规依据。确定文件材料的归档范围，应以《中华人民共和国档案法》为依据，以国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》为指导，按照辩证唯物主义和历史唯物主义的观点和方法，从本机关形成文件材料的实际情况出发，实事求是地对文件材料进行鉴定和取舍。根据这一指导思想，凡是反映本机关工作活动、办理完毕、具有查考利用价值的文件材料均应归档。（2）要掌握归档和不归档文件的种类应归档的文件材料：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。不归档的文件材料：上级机关的文件材料中，普发性的、不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。3.如何正确地判断档案的保存价值？答：（1）坚持价值鉴定的原则我国现阶段档案鉴定的总体原则是：从国家和人民的利益出发，用全面的、历史的、辩证的观点来判定和预测档案的价值。（2）使用正确的鉴定方法档案价值鉴定最基本的方法是直接鉴定法，即直接、具体地审查档案，要求档案鉴定人员逐件审查档案材料，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面，全面考查分析确定其价值，不能只根据文件题名、名称、文件目录等确定档案价值。（3）掌握正确的鉴定程序我国现行社会组织的档案鉴定工作一般按以下三个阶段进行：第一，各组织档案室根据国家档案局的原则精神和本单位的具体情况确定本单位的《归档文件范围》和《档案保管期限表》等文件，剔除没有保存价值的文件，即“不归档文件”，由文书处理部门或业务部门保存一两年后加以销毁，或作为参考资料使用。第二，根据《档案保管期限表》确定文件的保管期限。第三，档案价值复审。4.请将下列文件立为四卷，立档单位为A市人民政府，并说明所使用的立卷特征。（1）A市B区社会经济发展的调查报告（2）合作开发红星湾问题的意向书（3）A市二○○○年灾情通报（4）A市二○○○年五一劳动模范评定办法（5）A市B区经济总体运行态势的预测报告（6）A市关于表彰二○○○年先进单位、先进个人的决定（7）A市人民政府关于表彰抗洪抢险先进单位、先进个人的决定（8）C市关于合作开发红星湾问题给A市的复函（9）A市二○○○年先进单位、先进个人选送程序（10）A市人民政府关于发放救灾物资的办公会议纪要（11）A市B区财政状况分析报告（12）A市关于合作开发红星湾问题给C市的函答：第一卷：（1）（5）（11），责任者特征；第二卷：（2）（8）（12），问题特征；第三卷：（3）（10），问题特征；第四卷：（4）（6）（7）（9），问题特征。5.试比较文书立卷方法与归档文件整理方法的异同。答：共同点：第一，两种文件整理方法都是针对纸质文件进行整理、装订，编制文件目录、备考表并装入卷盒。第二，在文书整理原则和质量要求上，两种方式也是一致的。第三，文书立卷所遵循的国家标准《文书档案案卷格式》与归档文件整理所遵循的行业标准《归档文件整理规则》也有许多共通之处，如档号章与归档章、卷内文件目录与归档文件目录、卷内备考表与备考表等的样式、填制方法和要求均大同小异。较之传统的立卷方法，归档文件整理方法的不同主要在于：第一，对文档实行文件级管理，不需要将文件立为案卷，免除了组卷不合理、案卷题名不规范、一人一个标准的繁琐、复杂的文件组卷过程。第二，文件整理一般以一份文件为单位，界定“件”的概念时，将文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发件与被转发件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。第三，分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）3种，允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。第四，装订也同样以“件”为单位，装订材料只要符合档案保护要求，不做统一规定，装订方法也不限于传统的“三孔一线”要求。第五，文件排列方法强调按事由排列，结合时间、重要程度等参考因素，并可根据实际情况选用。第六，归档章的位置不限于首页右上角，只要在首页上端空白处皆可；归档章项目只保留检索必备内容。第七，取消案卷和卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。第八，不要求编页号，只需在归档文件目录中填写“页数”。第九，归档文件直接装档案盒内保管。第十，不再填写案卷题名和案卷封面，只需填写档案盒盒脊项目；档案盒的项目设置有了较大变化，封面取消了原案卷封面的各个项目，只设“全宗名称”项；盒脊取消原案卷卷脊的“目录号、案卷号”项，保留“全宗号、年度”项，增设“保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号”项。6.归档文件整理过程包含哪些环节？答：归档文件的整理过程主要包括：收集、鉴定、装订、分类、排列、编号、编目、装盒这些基本环节。案例分析：请根据下述情况，运用本章的相关知识，分析这位秘书工作失败的原因和问题所在。某机关办公室一年工作结束之际形成了一批当年的文件，办公室主任将这批文件的整理归档工作交由新来的秘书去做。秘书花了一周的时间将所有文件按文书整理立卷的基本方式整理成了一批案卷，并赶在年底前将案卷送到机关档案室准备移交。但送去的所有案卷均被档案部门退了回来，理由是不符合档案整理与归档的要求。答：该秘书工作失败原因是不了解归档制度的相关内容，没有按照归档制度的要求整理和归档文件。问题至少有以下两个方面：一是程序不当。机关在平时工作中形成的文件材料，在办理完毕后，应该随时放入事先编制好的类目内，也即平时归卷，而不应该年终集中立卷。二是归档时间不当。根据归档制度的要求，一般应在次年上半年对上一年的文件整理归档，而不是当年年底。案例分析：请运用本章知识，分析下面案例中该单位的做法有何意义？请考察一家单位的文件整理工作，说说他们的经验和做法。某单位做归档文件整理工作时，总结以往的工作经验，改变了过去先编件号，后编制归档文件目录的做法，采取了分类、装订、排列、盖章、装盒、编目、检查、修改、编号、移交的工作步骤，其做法是“先打目录，后编件号”，把归档文件整理工作中大量的修改工作交由电脑完成，充分利用电脑的剪贴、自动编号功能，减轻了整理人手工修改件号的无效劳动，也减少了使用涂改液、透明胶条等工具改件号时留下的痕迹，大大提高工作效率和档案质量。——改编自李淑香《按“件”编号有窍门》答：首先，该单位能理论结合实际，没有教条地理解归档文件整理规则的内容和方法，把整理工作步骤加以调整和整合，使文档整理工作与计算机的方便快捷的优势充分结合，大幅度地减轻了文档人员的工作量，满足了简化手工劳动的要求，在保证归档文件整理工作质量的同时，减少人力占用，节省财力物力，缩短工作时间，提高了工作效率。其次，该单位的做法表明，随着各种先进技术手段广泛应用于文档工作，特别是办公自动化进程的加快，计算机技术越来越多地应用于文档管理，其高效、快捷、灵活的管理方式，对促进文档管理一体化，推动档案工作现代化也有着积极意义。归档文件整理方法借助计算机进行辅助管理，可以调整归档文件整理工作流程，使归档工件更贴近工作实际，充分发挥计算机技术的优势，做到一次输入，多次利用。归档文件整理方法简单、高效，与电子文件的整理目的、原则有诸多共同之处，其整理的成果还可以进入网络，实现更大范围的档案信息资源共享。第七章档案的整理与保管1.如何判定立档单位？答：构成立档单位的主要条件是：这个组织可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；这个组织是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；这个组织设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。2.影响档案寿命的因素有哪些？答：影响档案寿命的因素包括内部原因和外部原因两个方面。内部原因来源于档案本身，主要是指档案制成材料的质量，包括载体材料和记录材料，如纸张、胶片、磁带、墨水、油墨材料等，这些因素直接影响档案的寿命。外部原因有很多种，可以概括为人为因素和自然因素两种情况。人为因素主要表现在以下三方面：一是由于政治斗争、战争及其他各种原因，某些档案文件遭到有计划有意识的破坏，导致该历史时期或事件无法被完整或真实地记录下来；二是由于档案工作人员或利用档案、接触档案的有关人员麻痹大意，或玩忽职守，或不遵守规章，或缺乏档案管理知识等，导致管理或使用不当，造成档案的丢失、损坏或档案系统的混乱；三是在档案日常管理和利用过程中，难以避免地发生档案材料的老化和磨损现象。自然因素主要包括两个方面：一是档案制成材料本身。如纸张、胶片、磁带等载体材料，墨水、油墨等书写、印刷材料，这些制成材料的运动变化耐久性因素等直接影响档案的寿命。二是档案所处的环境和保管档案的库房条件。这些因素主要包括：温度、湿度、有害气体、光线、自然灾害、霉菌、有害生物、灰尘、磁场。3.领导来视察，要调阅上一年给本单位的购买设备的批复，想看一下文件中具体批了多少。文书人员找了半天，只找到了当时的请示，批复怎么也找不到，据有关人员回忆，当时就没有看到批复，可能是在哪个领导手上，没有交给文书人员。请问：这件事主要问题出在哪里？答：主要因为立卷归档时，没有及时收集，没有把请示和批复收齐了归档。4.新星公司在成立之初，意识到企业档案工作具有保密性质。于是，公司常务委员会一致决定把档案库房设在办公楼最顶层最里面的几个房间里。这几个档案库房虽然地处偏僻，但是光线很好，每天有6个小时可以直接接触到阳光，工作人员工作环境也很清静。可是好景不长，由于档案库房阳光太充足，而且也没有温湿度控制设备，所藏企业纸质档案开始发黄变脆，严重影响了档案的利用。新星公司的档案为什么会受损？应当采取怎样的措施才能有效保护档案？答：档案库房应该尽量防光，把阳光充足的房间作为档案库房是不科学的，因为阳光会造成档案的脆化。库房应尽量无窗，如果有窗，也应尽可能少而小，采用遮阳板，并在窗内侧挂窗帘，安装磨砂玻璃、带花纹的或有色的玻璃，还可以在玻璃上涂刷紫外线吸收剂，照明灯具应为白炽灯，因为日光灯中紫外线含量非常高，会损坏档案。另外，最顶层的房间也不适合作为档案库房，因为最顶层的房间除了阳光充足会对档案造成损害外，还有可能漏水，如果雨季漏水，后果不堪设想。该档案库房应该调整到其他避光的非顶层房间内，最好应用一些恒温恒湿设备，保持室内温湿度恒定，才能够最有效地保护档案。第八章档案的检索与利用1.试述档案检索在档案管理中的地位与作用。答：可以从这五方面来理解：档案检索是档案管理中重要的环节和内容，档案检索是提高档案管理水平的重要手段，档案检索推动档案管理的科学发展，档案检索促进了档案及其信息的有效利用，档案检索促进档案人员业务素质的不断提高。2.档案著录与标引的依据有哪些？答：档案著录的依据主要是《档案著录规则》（GB/T18—1999）；而档案标引的依据不仅有档案检索语言，而且还有标引规则，档案检索语言有《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》，档案标引规则有《档案分类标引规则》和《档案主题标引规则》两种。3.为什么要形成档案检索工具体系？答：档案检索工具可以从各个角度分为不同的种类，这些检索工具的功能多是单一的，只有个别的同时具备两种或更多的作用，因此，为了满足利用者和管理者多方面的需求，档案部门需要编制多种在功能上相互联系、互相补充的检索工具，这些检索工具就组成了该机构的档案检索工具体系。一个档案机构的检索工具体系标志着该机构可能提供的全部检索途径，并直接影响系统的检索效率，也是决定该机构整体检索功能的关键因素之一。4.档案利用工作有什么要求？答：档案馆（室）应当为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便，主动开展档案的利用活动，及时掌握档案利用的效果。5.档案部门提供利用的方式有哪些？答：档案提供利用的方式可以分为两大方面：直接的提供利用和间接的提供利用。其中，直接的提供利用方式包括七大方面：阅览服务，外借服务，展览与陈列服务，复本制发服务，制发证明服务，目录信息服务，咨询服务。案例分析：运用本章所学知识分析以下案例。近日，保定市档案馆收到一封感谢信，写信人周女士说，“收到了期盼的结婚登记材料，心里真是百感交集。万分感谢保定市档案馆的工作人员，感谢这些热心为群众解决实际困难，全心全意为人民群众着想的工作人员”。原来，周女士是重庆市的退休工人，于1978年在保定市与当时正在服役的丈夫结婚。其夫于1991年退役回到重庆，进入重庆市委党校工作，并在2007年迁入党校新居。由于搬家时的粗心大意，他们的结婚证遗失了。今年，党校办理新居房产证，实行夫妻实名制，必须得有结婚证明才行，如果丢失，由办证机关出具的登记证明材料才有效。这下周女士发了慌，保定这么远，时间又这么久，能查到当年的登记材料吗？抱着试一试的心情，她打电话到保定市档案局保管利用处。该处工作人员接到周女士的查档电话后，抽出专人积极查找。因其提供的登记地点不详，他们翻阅了馆内的婚姻登记档案未果，又主动请新市区、北市区档案馆的同行协助，终于在新市区档案馆查到。他们马上电告周女士，在办理了查档相关手续后，将周女士的《结婚申请书》和《新市区档案馆婚姻证明信》以挂号信形式给其寄去，解决了周女士千里之外往返查档的不便，为她解决了一个不小的难题。（来源于保定晚报：http://news.inhe.net/baoding/bdxw/201009/t20100917_780107.htm，发布时间2010年9月17日10:16:32，访问时间2010年12月20日10:38）答：从这个案例可以知道，周女士要获得结婚证明，需要检索利用当年的档案才能办理。而查阅当年的婚姻登记档案，首先要进行检索。这个时候，周女士没有提供有效的登记地点，实际上是检索策略出了问题，没有完整地表达出利用需求，结果档案馆工作人员只能手工翻阅，极大地影响了检索效率。幸亏档案馆工作人员积极协调同行帮助，在其他档案机构查到了她的婚姻登记档案，最终满足了周女士的查档需要。另外，这也反映出保定市档案馆的检索工具种类不够繁多，检索工具体系没有完全建立。如果有婚姻登记人名目录之类的检索工具，检索起来就会更加高效，也不用一一去翻阅那些档案了。第九章档案的编研与统计1.秘书如何做好档案的编研工作？答：（1）合适的选题档案编研成果质量的好坏直接取决于是否具有合适的选题。档案编研成果的选题合适与否，关键在于档案编研人员是否拥有足够的、能够充分反映编研目标的档案材料，及是否能够把握机构对档案的利用需求。（2）恰当地选用档案确定了档案编研选题之后，编研人员要恰当地限定所选档案汇编的范围，尽量选用与编研主题相关的档案材料。这是因为档案编研是一种具有针对性、主题性较强的档案材料汇编，因此只有将符合编研选题的档案汇集在一起，才能发挥出档案的群体优势，如果出现大量与编研选题无关的档案文件，不但会使编研成果的质量下降，同时也会因为主题混乱而使编研成果变得毫无用处。（3）实事求是的编研态度档案编研工作具有极强的研究性，是对编研人员学识水平、编研能力、治学态度的考验，编研人员只有本着实事求是的编研态度，深入分析档案信息的内容，正确揭示其价值、准确确定编研主题，才能编辑出内容充实可靠、体例规范、具有较高利用价值和学术水平的高质量的档案编研成果。（4）注重效率与效益的提高档案编研工作的目的在于方便社会组织各个职能部门对相关档案信息的利用，满足他们对不同类别档案信息的需求，进而使其逐渐提升日常办公的效率。同时编研成果可以用作重要活动、实践和决策的参考依据，增加决策的科学性，间接提高机构的效益。2.大事记主要包括哪些结构项目？答：（1）题名：包括大事记的总标题、记述事件的上下年限、编者。（2）前言：说明编写目的、大事记的性质和范围、材料来源。（3）目录：凡划分几个阶段或若干专题编写的大事记，阶段或专题名称即为目录。一般大事记可不设目录。（4）正文：包括大事记时间和大事记述两个部分。正文的编排可以分为三类：其一，将大事按照时间的顺序进行排列，先排有确切日期的大事，后排准确日期，日子不清的大事排于当月末，月份不清的大事排于当年末，年份不清的一般不予记录；其二，先分若干时期，每一时期的大事可以归纳到几个不同的主题下；其三，先分若干大主题，在每个主题下按照日期进行划分和记录。（5）附注：重要机关、重要专业、专题的大事记，篇幅较大，年限较长，内容丰富，需正式出版或供专门人员研究用的，应设置附注。如注释、主题索引、人名索引等。3.试述档案统计的基本程序。答：（1）档案统计调查。档案统计是从统