MIS系统开发中的优质项目管理

MIS系统开发中项目管理计算机管理信息系统(简称MIS系统)开发是一项复杂系统工程。从70年代开始,大家逐步认识到,为了确保MIS系统开发成功,必需采取工程化系统开发方法,并研究出部分符合工程化标准开发方法。这些方法意在指导开发者进行工程化系统开发,从而加紧MIS系统开发速度、确保质量、以及降低开发成本。工程化系统开发方法确实在开发实践中取得了一定效果。那么,是不是采取了工程化系统开发方法便一定能确保MIS系统开发成功呢？答案是否定。有很多失败MIS系统例子,其开发也是采取了工程化方法,或声称采取了这种方法。但结果在投入了大量资金后,系统却不能达成预期目标、满足用户需求,以致用户方怀疑是否应进行该项目开发,或者开发所选择硬件、软件以及开发工具是否适当。到底问题出在哪里呢？笔者经过对部分失败MIS系统分析,发觉问题并没有出在开发方法本身,以及硬软件选择上,而是出在了开发方法实施过程中,也就是说关键出在开发项目管理上。任何一个开发方法最终是要由人来实施,大家在开发工作实施过程中不可避免地要碰到很多项目管理方面问题,怎样正确对待、处理这些问题,直接关系到MIS系统开发成败。现在计算机界虽有很多相关MIS系统开发中项目管理方面问题讨论,但大多局限于针对理想开发环境中理想开发模型讨论。而实际开发环境和开发模型却各不相同,它受到多种客观原因影响,忽略这些原因,或者回避、不处理存在问题,必将造成开发工作不完善、甚至于失败。本文就是要经过讨论怎样处理实际MIS系统开发中部分关键原因之间关系,分析项目管理中存在矛盾,来揭示其中存在问题并探讨处理。什么是MIS系统开发项目管理MIS系统开发项目管理是依据管理科学理论,联络MIS系统开发实际,确保工程化系统开发方法顺利实施管理实践。它包含MIS系统开发中项目评定及可行性分析、人员管理、进度管理及成本控制等方面。项目开发中角色及其一个MIS系统开发需要用户方与开发方共同协作。在一个MIS系统开发中,开发方人员和用户方人员各自饰演着不一样角色。关键角色有:用户方项目管理人员:她是开发项目组织者,负有开发项目、系统阶段验收及对系统整体进度监控、经费使用、与开发方项目管理人职员作协调、用户方使用人员组织与培训等职责。用户方业务人员:MIS系统需求提出者,也是MIS系统最终用户。她们是对应用系统开发成功是否最终评判者。用户方决议层:MIS系统开发最终决议机构,决议层要对MIS系统开发项目上马、经费预算以及系统所要达成总目标等作出决议。其决议直接关系到MIS系统开发成功与顺利实施。开发方项目管理人员:负责项目计划、开发人员组织与调度、开发进度检验、以及与用户方项目管理人职员作协调。开发方软件编程人员:依据用户方需求、根据项目计划及进度进行系统开发。项目管理中多种问题及多种关系处理1、用户方与开发方关系用户方与开发方是对立统一体,双方均期望将开发项目做好。但用户方可能对计算机系统工程,如工程组织,缺乏全方面了解;而开发方对用户方需求、细节了解不充足等原因,使得用户方与开发方对工程了解从一开始就存在着差异。而这种认识上差异与了解不一样往往在开发早期并没有表现出来,当系统开发结束时,双方才发觉这种差异使开发出系统与实际需求偏差甚远。所以,MIS系统开发项目管理关键目标便是建立一个便于开发方与用户方之间进行交流环境。在系统需求分析阶段,开发方与用户方深入交流是项目取得成功关键。但这种交流却常常因为多种双方误解而难以沟通。在需求分析阶段,开发方分析人员总是先把精力集中在整个系统总需求上,而不会对具体细节作过多考查。当用户方提出部分细节要求时,开发方往往说:"这些问题留待后面讨论",而糟糕是以后却可能永远不会再谈及这个问题。当用户方认为已经向开发方提出这些需求时,开发方却根本未予考虑。所以,开发早期,用户方项目管理人员应该把这些"留待后面讨论"需求单独统计整理,在开发方做完系统整体需求分析后,项目管理人员应立刻提出对系统进行深入、更深入、细致、具体需求分析,以处理那些开发方要"留待后面讨论"问题。在一些需求还未确定时,用户方项目管理人员往往会说:"这部分需求我们还要考虑,不过你们能够先按现在模式做。"遗憾是,开发方常常就会把现在工作模式作为未来、确定需求去设计开发系统,而把用户方在此需求上未确定原因抛在脑后。当以后用户方要求其改变时,开发方便陷入了窘境。所以,用户方管理人员应尽可能将需求陈说清楚,对不能确定原因,应提出多个可能实施方案供开发方参考,以确保开发方系统设计时,将不确定原因设计成灵活可变功效。开发方说:"用户方已经认可了需求分析汇报,这表明我们已经根本了解了用户方要求。"用户方说:"尽管我不太明白需求分析汇报中部分技术术语,但她们能写出这个汇报,一定是对我们需求了解得很深入了。"其实,需求分析汇报是对系统需求书面表示形式。因为需求分析汇报是采取软件设计术语编写,所以常常令计算机背景知识较少用户方难以了解,也就极难发觉需求汇报中与实际需求不符之处,更难提出建设性。尤其是那些编写得较差需求分析汇报,用户方更是不知所云。所以,用户方项目管理人员一定要要求开发方对需求分析汇报进行深入更具体解释,方便用户方正确地了解需求分析汇报内容,能及早地发觉需求与实际偏差。这也是对需求分析与确定。用户方说:"计算机应该能实现这个功效,为何会作不到？"用户方往往轻易过高地估量计算机软件开发工具能力,总认为它一定能实现任何所需功效,期望值过高,所以常常会对所设计软件大失所望。其实任何技术都有其一定不足,计算机系统也不例外,系统开发最终止果只能达成有限目标。所以,双方应具体制订系统最终实现目标,切不可用部分简单术语来笼统概括需求,比如:"实现办公自动化"、"建立现代化MIS系统"这种抽象术语只能将用户对MIS系统了解引入误区。总而言之,用户方与开发方关系是项目管理所要处理最关键关系之一,增加沟通和降低误解是处理好这个关系关键。所以项目管理人员要有效地安排开发方软件人员与需求方使用人员交流,确保有通畅交流渠道。在交流中用户方要尽可能避免含糊不清需求,而开发方要杜绝敷衍了事、得过且过行为。2、用户方项目管理人员与使用人员(业务人员)及决议层关系用户方项目管理人员与系统使用人员关系是十分微妙。首先,MIS系统使使用人员减轻工作强度、提升工作效率;而其次,MIS系统改变了现行工作管理模式,使使用人员失去了一定灵活性和随意性。不过MIS系统成功是否有赖于使用人员检验。再好系统,假如使用人员不愿意用,也不能说取得了成功。尤其是在MIS系统试运行阶段,使用人员对MIS系统使用实际上是对系统深入测试,她们将发觉很多在软件测试时疏漏程序错误,从而有利于帮助开发方深入完善软件功效,提升软件实用性、稳定性及可靠性。所以,怎样激励使用人员使用MIS系统,帮助她们克服对新工作模式为难情绪,也成为项目管理任务之一。用户方决议人士是用户方项目管理人员领导,因为行政手段是推行MIS系统使用有力手段之一,她对项目支持是使MIS系统开发成功关键与顺利实施确保。所以用户方项目管理人员应随时与决议层沟通,取得其鼎力支持,这也是确保软件开发、使用成功一个致关关键原因。任何一个新工作方法,均肯定有其适应及完善过程,用户方项目管理人员、决议层及使用人员必需充足认识到这一点。当出现问题时,用户方项目管理人员应快速分析问题,正确判定哪些问题属于不适应新工作模式引发,哪些问题属于操作不妥引发,哪些问题属于MIS系统本身不完善引发。对于那些因为不适应新工作模式引发问题,项目管理人员应引导使用人员快速适应新工作模式,必需时也要说服用户方决议层采取行政手段推进实施;对于那些因为操作方法不妥引发问题,项目管理人员应培训使用人员正确操作系统;而对于那些因为MIS系统本身不完善引发问题,项目管理人员应快速与开发方协调,立刻排除系统中错误。在系统试运行早期,使用人员常埋怨说:"这个界面不方便,不好用"在软件界面设计方面,用户方管理人员应注意提醒开发方重视其实用性、简便性、易操作性,要注意现行工作模式特点,照料使用人职员作习惯,方便降低系统使用难度。这将有利于新系统顺利实施,有利于工作方法顺利过渡。总而言之,项目管理人员时刻注意取得决议层了解与支持;要帮助使用人员立刻地适应新工作方法,帮助她们处理使用中碰到问题;并使系统在使用中不停地得以完善。3、项目管理人员与软件编程人员关系项目管理人员与软件编程人员关系处理得怎样将直接影响软件编程人员主动性。在MIS项目开发中,项目管理人员常常处于两面夹攻地位。一面是使用人员,而另一面是软件编程人员。当使用人员对系统提出问题,并要求改动时,除了最简单界面修改外,软件编程人员往往总是找出多种理由(如影响进度、系统结构会打乱、性能会受影响等)给予否定。而这正是引发开发方与用户方矛盾最常常原因。常常能够听到软件编程人员埋怨:"用户需求老是变,我开发进度又延误了""无法增加这个功效了,因为需求分析汇报中没有""这个错误我们过几天统一作修改。"作为项目管理人员,既要满足用户方需求改变,又要充足调动开发人员主动性。因为系统分析不够正确,用户方业务需求改变等很多原因,均会造成要求开发方修改程序。作为项目管理人员应及早提醒开发方程序修改肯定性,在实际运作过程中用户方管理人员应尽早介入开发工作,立刻发觉问题,处理问题。在系统试运行阶段,将用户方不停提出需求改动加以归纳整理,集中问题与开发方一起讨论处理方案。这么既满足了用户方对系统改动需求,又不会不规则地时常打断开发人员正常开发工作,使开发人员处于不停修改状态而失去耐心。4、硬件与软件关系MIS系统硬件与软件都是组成MIS系统关键部分。但现在在MIS系统建设中,却常常出现重硬轻软情况。总能听到用户方:"设备要最好、最优异、一步到位""软件开发费怎么会这么贵"据统计,现在中国用户在硬件（包含网络）方面投资占总投资额78％,而软件投资只占22％。确实,优异设备、优良技术性能有利于提升MIS系统性能。而MIS系统建设是否应追求高、新、尖、一步到位,却是值得商榷。在计算机技术飞速发展今天,计算机厂商不停地推出新产品,其性能价格比均极大地优于旧产品。就拿硬盘技术来举例:1994年1个GB硬盘价格与1997年9个GB硬盘价格相当,可见一步到位想法是不切合实际。同时,系统性能过多地超出应用需求实际上是一个浪费。好比杀鸡用宰牛刀。所以,依据业务需求"统一计划、分步实施"是项目管理人员应注意掌握标准。在计划时认真考虑业务发展、技术进步,在实施方面,时刻要将硬件配置关键放在设备稳定、性能可靠及可扩充可升级方面。假如说在硬件设备方面存在不惜投入、追求一步到位现象,那么在软件开发方面,用户方却往往太苛刻了一点。殊不知,一个好、高质量MIS系统,是要靠软件编程人员来开发。这里高质量是指软件可用性、使用方便性以及可维护性、可升级性诸方面,这是软件得以推广必需条件。假如投入资金过少,必造成开发人员不能全身心地投入到某一个项目开发工作中,当开发方认为她们投入已与用户方付出相当初,便不愿意继续投入精力,从而造成开发工作虎头蛇尾。MIS系统达不到预期效果,再好硬件也难能发挥其作用。当然,因为用户方对工程组织、工程量计算、技术含量分析等诸方面开发原因估价困难,极难正确计算出合理软件开发价格。用户方项目管理人员能够聘用相关教授、或参考同行业中国外开发情况加以核定。在开发费控制方面,用户方应合理利用价格这个有力武器,付款方法及付款条件要严格与开发进度、软件质量以及软件维护服务质量挂钩,使其成为督促及约束开发方手段。5、性能与灵活关系性能与灵活是系统设计中一对矛盾,似乎是系统设计人员而不是项目管理人员应该考虑问题。但实际上,因为中国很多MIS系统失败都与这个矛盾处理得不妥相关,所以,我们认为应该在项目管理中充足考虑性能与灵活关系,随时提醒系统设计人员处理好这个矛盾。性能是系统可用性关键原因,极难想象一个响应速度很慢系统能得到最终用户认可。而灵活性是系统适应改变能力关键原因,一个无法适应工作模式改变系统也是难以推行。然而,依据传统MIS系统理论,增加灵活性将增加系统复杂性,降低系统性能。那么,应该怎样对待这对矛盾呢？在现在情况下,相对系统性能来说,灵活性是矛盾关键方面,其原因有以下两点:（1）因为现在大部分单位管理模式都处于探索阶段,可能引发变动原因很多,所以依据现行管理模式设计出MIS系统将面临使用单位管理模式改变考验。所以现在MIS系统在设计时要充足考虑这些不确定原因,灵活才能适应这些改变。（2）因为计算机技术发展,计算机硬件速度飞速提升,系统性能极大地提升,从而增加灵活性所引发系统性能下降并不显著。当听到软件编程人员说:"为了提升运行速度,我们假设某个参数是不变"、"假如想加一个查询方法,可能要改动表结构"时,项目管理人员应引发足够重视。提醒软件编程人员要充足考虑到用户方需求灵活性,在软件设计中,要尽可能避免用牺牲系统灵活性来换取系统性能提升。而是应在程序设计方面经过优化程序结构来提升系统性能。MIS系统开发方面已经有比较成熟工程化方法。不过工程化开发方法仍然不能确保其一定开发成功,还需要有完善项目管理方法来确保。每个项目开发环境及实施环境各不相同。所以,在项目管理方面所面临问题均不尽相同。不过在项目管理中所要处理关系却基础相同。怎样处理好这些关系是项目管理人员关键任务。本文对项目管理中所要处理关系及常常碰到问题进行了讨论,期望能对项目管理人员及系统开发人员有所帮助。笔者相信伴随项目管理方法不停完善,必将为MIS开发成功提供深入确保。