老外验厂技巧

美国老板过来看工厂，虽然我们觉得他们在很多的太TUFF， 对工厂的要求很“过分”， 但是， 对于国内的工厂而言， 有很多值得学习和改进的地方。 比如：   A． 客户一般而言， 会从你工厂周围的环境、工厂本身的建筑、设备、管理、服务等要评论一个工厂的实力， 从而来确认是否有合作的可能性。比如， 这次去到的一个苏州的台湾工厂， 当时是一个西装革履的小伙子到喜来登酒店接我们（注， 一般情况下，如果客人随行人员一共3－4个的话， 最好用商务车）。接到他们的工厂后， 在车停下的那一瞬间， 发现办公楼门口有穿着厂服的整齐的两队人列队在那里，大家微笑着聚焦在我们这里， 还有几个人手捧鲜花。。。。。。。   车刚停稳， 就有人过来帮我们打开车门， 工厂的老总迎过来，握手， 后面的人把鲜花送上――――我们受宠若惊， 很是惊喜。。接过鲜花，走到门口的时候， 看到旁边立了一块红牌“WELCOME THF…….”   一大早受到这种礼遇， 心情大好。。。。   当然， 接下来的MEETING , 老板非常的满意。立马就有开发项目给他们。   相比很明显的是KING 的工厂， KING 作为是一个刚刚从工厂出来做贸易的人，在我无数次的电话提醒一定要准备充分以后， 居然还是将我们带到了一个小作坊。 我们的老板在这个狭小的作坊忍耐了半个小时以后，匆匆结束了MEETING 。   客人的拜访， 尤其是第一次的拜访， 不能有侥幸的心理， 认为这次不行还会有下一次。 第一次如果感觉很糟糕的话， 不好意思， 不会有下一次的机会了。。。   B， 讲一些服务方面的事情， 因为在很早之前， 当老板还是我的客户的时候， 他就跟我讲――作为国际贸易毕业的学生， 学习的第一课就是怎么样做好客户的服务工作。比如：   第一．    老外在他们国内享受习惯了， 又是怕热又是怕冷， 这就要求我们工厂在客人到达的20分钟之前把AIR CONDITIONER 或者HEATER 打开， 迎接客人来MEETING 。   第二， 老外一般都比较讲究效率， 对浪费时间的事情很反感， 这种反感会影响他们的MEETING 情绪， 从而关系到工厂是否能拿到订单。所以， 在客户说要来MEETING 的时候， 一定要先把最近跟客户那边在进行的项目准备好， 该做样的一定要赶做出来。在客户到达工厂之前， 一定要把所有的样品和原样摆在样品间的桌上――――这将是MEETING 的一个很好的开始。我们工厂一直以为随时可以到车间去拿， 但是正是这种随意， 很有可能磨尽客人的忍耐心。。   第三， 这是很多的供应商现在已经能够做到的， 就是在客户到达之前要把水啊饮料 啊之类的准备好。 以前在杭州工厂工作的时候， 老板在这方面考虑的还是很仔细， 在样品间放一台冰箱专门来放置供客人喝的饮料。 有的客人喜欢咖啡， 有的喜欢可乐，但是大部分的客人还是喜欢喝纯净水。 如果是纯净水的话， 可以买那种小瓶的， 每人喝一瓶，喝不完也不会太浪费，也可以方便的拿走。 现在有很多的工厂都考虑不到这一点，有的工厂就是准备一大瓶的水， 喝不了也拿不走，很浪费。当然， 有些有条件的工厂会有一个小型的CAFF， 那里甚至可以提供STARBARKS,很是令老外有种亲切感，能够在一种轻松的氛围中建立业务和友谊关系。   C． 另外一点是我自己的感想。 因为是我自己的老板到访， 日程的安排是根据美国那边给我的大致的指示做处理的。他们告诉我要参加哪些工厂， 然后我来根据要去的工厂来定每天的会议细程，并定酒店。分别说几点：   定酒店：   为了让行程合理并且兼顾老外喜欢舒适NICE 的连锁 酒店，在节约行程的基础上我尽量给他们定SHERATON 或者HILTON。 再者，必须考虑到他们都是要行政间，而且有一人要吸烟一人要无烟的。对于老外来将， RMB 价格的一点差异对他们来讲不算什么， 但是酒店的好坏直接影响到他们的住宿情绪， 所以要以酒店的好坏作为第一个标准去找酒店。（当然， 这个标准是以我们的老板为前提的， 不同的客户有不同的标准， 我们在定之前要弄清楚客人的标准。）另外， 要弄清楚所定 的酒店的地址和联系电话，以及与工厂之间的距离， 有利于合理安排行程。   定排详细行程：   每个工厂的地址和方位要弄清楚， 即使是你所不熟悉的城市， 也要把大致的方位弄清楚， 方便来安排每一天的几个工厂中哪个先去那个后去， 节省旅行时间。这一次，我在行程开始之前打了很多的电话来询问路程的情况， 在旅行的过程中没有发生临时紧急的事情， 一切都基本上按照我的安排来做的。 但是我的华南的同事安排的华南地区的行程就出现了很多的问题。 每天都在行程上要打电话问这个啊问那个啊。 甚至有一次，因为弄错了高速公路的名字，让我们整整迟到1个小时。   安排交通工具   现在一般的工厂都会派车来接送客人， 作为我， 要事先跟工厂联络把交通工具准备好。 一般的客人来中国都会呆一个礼拜左右，所以他们带的行礼也比较多， 像我们的老板， 每次都是每人至少3个箱子。如果有两个人的话， 至少6件， 一个普通的CAR 是没有这个容量的。一般来讲， 有条件的工厂都应该有一辆商务车， 方便接送客户。这次感受比较深的就是， 华南的工厂基本上每家工厂都有商务车，但是大部分的华东工厂还只是有老板自己的小车。有一件有趣 的事情： 我们来要去一家宁波的工厂之前， 我打电话给工厂，我们一共有8个箱子，4个人， 并问他是什么车来接（我的意思是来的是商务车还是普通小车），没想到他误解我的意思颤巍巍的说 ：“新奔驰车， 可以么？＂　――――我无可奈何！！！   以上的后部分是在深圳机场回上海之前整理完成的。现在暂时只能整理出这一些的思绪，马上要登机了。。。。。。   今年美国同事来了3次, 每次的感觉都不一样. 第一次感觉陌生, 第二次感觉像亲人, 第三次才感觉到了他们对我们的信任感.   对于他们的中国之行, 我没有做什么特别的技巧上的准备. 做的只是常规的行程方面的准备,以及会议上的准备.   说句实在话, 我现在一听说要拟行程就有点头痛, 尤其是给美国老板拟行程. 他们的思想太多变, 会议时间地点,以及酒店各方面都面临随时会变更. 所以. 想要做好的唯一的方法就是在他们到来之前,多了解工厂的地理位置,酒店的条件, 会议的内容,航班的信息等等各方面的内容, 而且要把这些信息全部给美国,有时候也要做几个OPTIONS 供他们选择. 还好我已经习惯了各种旅行, 所以做起这方面的事情来比较细心. 这方面也得到了老板多次的赞扬. 嘿嘿, 开心一下. 会议方面, 因为经历了好多次跟美国同事一起与供应商开会, 也比较习惯了这些美国同事的行为方式.他们有时候很认真, 有时候却显得不耐烦, 有的时候高傲, 有时候又很友好. 很多供应商很多时候都会被他们的高傲据至于千里之外. 现在就我们的美国同事的做事方式, 在这里谈谈MEETING 或者TRIP 中的体会.     1. 不知道这只是我们美国同事的判断方法还是是所有美国生意人的判断方法: 他们对一个业务员或者一个业务经理的判断,是否乐意开展生意, 取决的因素有:     A. 这个业务员的反应是不是快, 主要的方面有:     语言是不是流利, 或者翻译 和业务之间的沟通是不是快     对产品各方面的了解是不是多, 能否很快回答他们的疑惑     是否能在产品技术方面给更多的建议     是否能独立决定价格,交期,等各方面     B.  工厂在MEETING 方面是否做的专业, 比如在会议开始之前要把所有会议会涉及到的样品, 等全部准备好放在会议室, 还要与之相关的文件,邮件等.     我曾经跟他们一起参加一些与香港,台湾上市公司的会议, 他们做的很PROFESSIONAL. 虽然那些会议中更多的是像老朋友一样的聊天, 但是他们把资料都准备的很齐全, 大家在会议桌上就是谈论该谈论的问题, 不会这里找找样品, 那里找找资料.  还有台湾的一些小的外贸公司, 也做的很好. 把我们所有要打的样品或者已经打好的样品全部摆在桌上, 一个一个GO THROUGH.     C. 对于像我们公司这样, 老外有很多技术都不是很懂的情况下, 他们更多的是希望工厂能解释自己的生产工序, 如果工厂在某些工艺上能提供RECOMENDATION, 那是最能显示工厂PROFESSIONAL  的了.     总结起来, 就是要达到一个字, 老外才乐意与你开展生意: PROFESSIONAL.     2. 在会议中一定要多做比较, 拍照片等. 很多时候, 在会议中的时候我都是精神高度集中的,思维跟着他们很快的转动, 而且也坚信自己能够把那么多的内容记下来. 而, 实际的情况是, 第一家的会议结束, 在进行第二家的会议的时候, 前面的会议内容就忘记的一干二净了. 所以整个TRIP 下来, 回到自己的办公室, 留下的就是笔记本中的那些内容了. 这一点可能对于我这个健忘的人尤其重要.    记笔记也有很多的技巧. 什么要记, 什么要简单的记, 什么不用记, 都要把握好. 这方面我还需要提高.    记的过程中不要忘记问问题, 尽量把一些细节弄清楚.    回到办公室后, 要把笔记的内容进行梳理,并且记忆笔记的内容.     3. 如果自己的产品的生产或者打样有什么特殊的或者临时的困难, 一定要在会议中提出来, 不要大家见面的时候不讲, 事后又在邮件中提出来. 如果会议中把难题提出来, 大家可以一起想办法解决, 很多情况可以互相之间就了解了, 但是如果把事情先捂着, 到最后事到临头再讲, 显得自己很狡猾, 不够坦白.     4. 什么机缘下才适合与老外一起进餐?     中国人的待客习俗就是邀请客人一同进餐. 一般情况下, 我们的行程很紧, 中午都没有时间吃午饭的, 老外都是早餐吃的很好, 中餐免掉, 晚餐再看情况. 而我们却不行,早餐吃不多, 中餐不能少, 晚餐也要合适的吃一点. 所以, 只好自带饼干救急. 但是, 再行程比较松的情况下, 老外还是乐意与供应商吃中午饭的. 然而, 他们不是乐意与所有的供应商进餐, 一般情况下,他们的进餐都是有条件有目的的.     A, 最主要的条件就是, 跟供应商已经比较熟的关系了, 大家像朋友一样. 这种情况下, 是最乐意一起进餐的了. 大家可以拉拉家常, 聊聊旅游啊, 经济发展啊, 政治啊. 拉近关系.     B. 其次, 如果不是特别熟的供应商, 他们有时候也愿意一起进餐, 一来大家可以拉近关系, 二来可以获得更多的大环境或者小环境的信息, 交换意见. 这种情况下, 供应商也需要提前准备一些话题跟客户来交流, 不然到最后只是完成了吃饭, 其他的效果没有达到. 老外也会觉得无聊.     C. 一般情况, 如果是第一次见面的供应商. 老外一般不会一起进餐,时间宝贵, 他们还是希望再有限的TRIP 里多会几家工厂呢. 当然, 如果是到了吃饭的时间, 不管熟不熟, 工厂都可以邀请一下以示中国人的热情友好.     一般的老外, 尤其是美国人, 都喜欢尝试新的事物和食物, 所以, 如果一起进餐的话, 可以推荐当地的特产, 这些最能引起他们的兴趣. 随着中国加工贸易的兴盛，中国供应商也日益受到大买家的青睐。然而，大宗订单的先决条件往往是通过买家的各类验厂。一般会有社会责任验厂、质量验厂、技术验厂、以及911事件后新增的反恐验厂。其中，对大多数供应商来说，社会责任审计是难度最大的验厂。社会责任审计可以涉及工资工时、劳动环境、歧视和环境保护等诸多内容。而且，某些审计条款的买家标准还要高过地方法律或的要求。于是，很多供应商因验厂无法通过与百万订单失之交臂。还有些供应商，好不容易通过首次验厂获得长期供货的资格，可是在年度复审中被发现有重大违规，被迫中止合作。验厂成为越来越多出口企业说不出的痛。 　　为了争取订单，验厂通不过的供应商们开始另辟蹊径。有的开始购买所谓验厂软件，以帮助工厂做出符合审计要求的“完美文件”；有的聘请验厂公司培训工人，使之个个成为验厂中的“应答高手”；更有甚者，不惜违反法律贿赂审计员。但据笔者以往验厂的经验，这些作假手段往往漏洞百出，非但不能从根本上帮助工厂解决验厂难题，反而使之受缚于“为了验厂而验厂”的“怪圈”，整日在谎言中疲于奔命，最终也只落得个名利双失的下场。可见，供应商与其将大把精力用于弄虚作假，还不如积极切实地应对验厂。 　　正确理解买家验厂目的，以积极的态度应对 　　我们经常听到供应商抱怨验厂，认为这种制度是对中国供应商的一种歧视，是贸易壁垒的另一种表现形式。事实并非如此。供应商追求的是长期的贸易伙伴，同理，对买家也是如此。买家希望通过验厂对供应商作进一步了解，获得生产规模、管理水平、技术水平和劳资关系等方面的具体信息，并将这些信息比对其供应商标准作综合评估，再根据评估结果进行取舍。验厂报告为买家判断该供应商是否可以长期合作提供了依据。另外，验厂还可以帮助买家维护良好的声誉和发展的可持续性。经常可以看到国外的一些媒体曝光某著名品牌使用童工、监狱工或者严重剥削劳力的事情，结果是这些品牌不仅遭受巨额罚款，还有来自消费者的联合抵制。现如今，验厂不仅仅是采购企业自身的需要，也是迫于欧美法令的必要举措。验厂于中国供应商非但不是“有所指”，相反还是一次“契机”。验厂帮助供应商提升管理，改进劳资关系，更为双方的长期合作和稳定发展奠定了基础。 　　验厂前供应商应和买家积极主动地沟通 　　验厂前供应商应和买家积极主动地沟通，清楚地知道验厂的人员组成、工作流程、审计标准等等，并做好审计前相应的准备工作。以社会责任验厂为例，通常流程如下： 　　1.见面会（Opening Meeting）。双方介绍，验厂审计员（Auditor，可以是买家代表，也可以是第三方审计机构，如CSCC，ITS等机构）解释此次验厂目的，时间安排以及验厂过程中需要供应商做的配合工作等。 　　2.现场检查（On-site Inspection）。审计员和厂方陪同人员走厂。走厂之前，审计员会要求工厂提供标示消防通道和紧急出口的平面图。走厂过程中，审计员会依据审计要求在现场逐条检查，如消防设施、危险品存放等。其间，审计员可能会现场拍照取证或者要求复印某些记录文件，当然，这些动作事先都应征得厂方同意。审计员在走厂过程中如果有疑问，还会在现场向工人或者管理人员直接提问。 　　3.文件审核（Documents Inspection）。审计员通常要求工厂出示考勤记录、工资发放记录、员工花名册、员工保险证明、消防检查和演习记录等文件。审计员以这些文件反映出的信息判定工厂在工资工时、工作环境等方面与审计要求有否不符。审计员通常还会将这些文档中的信息和现场的工人回答以及现场取证的信息进行核对。比如，审计员将某仓库工人的考勤记录和仓库收发货时间进行对比，发现考勤显示某日为工厂休息日而仓库于该日又有收料记录。这种情况下，如厂方又无法给予合理解释并提供相关证据，则视为疑点或直接为不符点。 　　4.工人访谈（Workers Interview）。工人面谈的对象选择可以是审计员在花名册中随机抽取，也可以是有倾向地抽取，如刻意挑选16～18岁的未成年工，又或者是被审计员在现场检查时记录下工号的那些工人。面谈的内容基本都和工资工时、工作环境、人权保护相关。为了保护工人的权益，面谈的过程对厂方严格保密，既不允许厂方管理人员在场，也不允许其在面谈室附近区域逗留。 　　5.管理人员访谈（ManagementInterview）。这个阶段已近验厂的尾声，审计员会就之前发现的疑点或者信息不充分的部分做进一步提问。访谈对象也是根据需要随点随到，可以是车间拉长、厂长，也可以是财务。 　　6.总结会议（EndingMeeting）。审计员将验厂过程中看到的优点和不符点加以总结。这个总结会以书面的形式当场给工厂确认并签章。如果工厂对其中某些点表示不同意，也可以将意见备注在总结报告中。正式审计报告一般在5个工作日后送达工厂。 　　对相同类别的验厂，如果买家不同，流程和相关审核文件也可能会大相径庭。笔者建议工厂至少在正式验厂前一周和买家沟通流程、文件和人员准备等信息，以免影响验厂的效率和审厂结果。如果因为某人员不到位，或者某文件当场无法获得，相关审核点往往会被视作信息不充分的疑点。另外，走厂的范围一般为整个厂区，工厂方面需要提前准备好各个库房以及锁闭区域的钥匙，以备审计员随时检查。 　　做好预审工作，避免反复整改 　　一般说，工厂完成头次验厂和相关整改大概需时5－6个月，有些甚至要达到一年以上，但也有少数工厂可以用两个月就可以达到买家全部审核要求。固然，这些差别的产生和工厂自身的管理水平、硬件条件、人员素质都脱不了干系，但是工厂能否做好自身的预审工作却是更为重要的影响因素。完整的预审工作至少要包含以下几个步骤： 　　1.建立工厂预审小组。预审和自发整改不仅会涉及厂内多个部门，还可能持续相当长的一段时间。预审工作往往因为部门间的各自为政而停滞不前。这期间，一个跟进买家验厂要求，统筹协调的预审小组是必不可少的。工厂高层领导应该授权并大力支持该预审小组，以便其可以顺利调配人力物力，完成预审和整改任务。 　　2.熟悉验厂条款内容。作为预审小组的成员不仅要清楚每条的内容，还要知道评分标准，以及各条款在总评分中的权重。权重可以帮助供应商知道哪些条款是不可逾越的雷池，比如“使用童工”是各种社会责任审计中的“炸弹”，即便工厂其它各项都达标，只要触碰该“禁区”，则“必死无疑”，大多数买家发现供应商有这种情况，基本不会给第二次机会。这里还需指出，每个买家都有各自检验方式和标准，经验再丰富的工厂在面对新客户时也须逐条确认验厂要求。举例来讲，买家A的周工时上限是72小时，而买家B的周工时上限是60小时。此时，通过A验厂的供应商只有两个选择，要么整改工时达到B的要求，要么放弃B这个客户。而这种整改很费时，绝非一两个月可以完成。所以，供应商应在正式审计前三个月就拿到买家的审核标准，有可能的话，应该尽早地获得并沟通这部分信息。供应商越早熟悉条款，则越早清楚自身情况和验厂要求之间的差距，也就越早清楚整改难度。而这种难度将直接影响到之后的预审工作的。 　　3.制定工作计划。为了保障预审工作的有效率进行，审计、整改、培训、沟通会议等一系列工作必须有一个计划来统筹安排。该计划不仅要约束各项工作的时间节点，指明各项工作的责任人，还要拥有一定的弹性。各时间节点间的间隔可以视实际操作进程而定，进行顺利可以相应缩短，反之则可延长，但全部整改的完成节点至少设在正式审计的前一周。 　　4.人员培训。预审小组成员理解全部验厂条款后，再将这部分内容给相关部门员工做培训，并跟踪其落实情况。员工培训的频次和内容都将依据每次预审后的结果作调整。初期阶段的培训基本上是向不同部门员工作相关条款的解释，之后的培训内容可能针对每次预审发现的问题有针对性地细化、具体化。如果供应商担心自己曲解条款要求，不妨邀请买家来做初次培训。 　　5.执行预审，跟进整改。一般预审由预审小组成员充当审计员的角色，按照验厂条款逐一检查。缺乏延长经验的供应商也可请第三方机构来做第一次预审和相关辅导。但是，无论谁来做预审，供应商必须将每次预审当作正式审计来看待。每次预审中发现的不符点都要及时整改，切莫成为下次审计的“历史遗留问题”。 　　将验厂要求变成管理标准，以不变应万变 　　供应商们之所以抱怨“验厂”，是因为验厂成为了他们的沉重负担。不仅新客户要验厂，老客户更是每年复验。一接到客户的验厂通知，工厂顿时全民皆兵，全厂开始手忙脚乱的审前“整改”。然而，临时抱佛脚的效果并不好，不但不能保证通过，还会影响工厂正常的生产秩序。以质量验厂中的仓库管理为例，不少工厂因为平时疏于管理，库存堆放高度大大超过标准。所以不得不在验厂前一天晚上，加班加点搬运整理库存，将高出部分的纸箱堆往别处。结果第二天验厂时，还是发现了不符点——堆仓高度是正确了，可是库存吊卡的数量忘记修改，导致记录数和实物数不符。这样的例子在社会责任审计中也时有发生。有工厂周日超时加班，自以为在验厂前已将考勤记录修改得天衣无缝，但食堂在周日的采购记录显示该日的采购量为全厂工人的伙食量，即暴露了全场周日加班的事实。由上述例子我们可以看到，临时“应付”不能从根本上解决问题，供应商要想从验厂中真正解脱出来，只有把验厂要求纳入日常管理规范中。客户验厂有怎样的要求，工厂平时就怎样管理。临到验厂，工厂也无需采取大动作来整改，客户看到的情况就是工厂平时管理的最真实情况。 　　笔者作为在数年的验厂工作中，所见“应付之法”不少，不论手段如何高超，最终都难逃“百密一疏”的结果。供应商只有树立正确的应对态度，采取正确的应对方法，才可能走出验厂的“怪圈”。笔者希望此文能够对那些仍在“怪圈”挣扎的供应商有所帮助，令验厂成为企业提升竞争力的契机，而不再是企业拓展业务的障碍。