档案管理规定市场管理部完整版

HENsystemofficeroom【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】档案管理规定市场管理部总则为规范公司的档案、保证各类文件资料和实物的安全管理，特制定本规定。档案定义：档案是指公司在各项管理活动中形成的具有保存价值的文件资料和实物。管理部门：总经理办公室负责此规定的制定、修改、废止及起草工作。适用范围：市场管理部(包括联合经营部)。档案范围公司要求归档文件资料、实物包括：/等。公司机构注册、年审资料。档案的分类档案按其职能性质设为：一级类目和二级类目。档案分类，一级类目设置如下：1.总部公文类代字：012.人事行政管理类代字：023.经营管理类代字：034.会计档案类代字：045.声像档案类代字：05档案分类二级类目的设置方法如下：（可根据需要设置）《分类号标识和案卷排列方法说明》（格式见附件SZ301501）《档案分类表》（格式见附件SZ301502）《档案分类、归档范围、保管期限表》（格式见附件SZ301503）档案按其密级分为：通用文件和密级文件。档案的立卷市场管理部（包括所管辖联合经营部等市场）在工作中形成、已经办理完毕且具保存价值的文件资料，按照它们在形成和处理过程中的联系，对单份文件进行系统化整理组合成卷。档案的立卷遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系；区分文件资料的保存价值，确定案卷的保管期限；科学分类、整理，便于保管与利用。立卷的具体要求如下：每年元月15日前，部门负责人出具档案目录，统一交所属市场管理部总经理核准后留存，同时报总部总经理办公室备案一份。档案的借阅总经理、副总经理可直接借阅所管辖市场管理部的文件档案。因工作需要，员工借阅非本岗位工作范围内的档案，须填写《档案借阅申请单》（格式见SZ301505），由部门负责人审核，及档案所属部门负责人核准。财务以外人员借阅会计档案需经总经理审批，方可办理借阅手续。财务负责人可随时调阅市场管理部资料。借阅联合经营部的档案，必须经联合经营部负责人同意方可借阅，禁止其他品牌翻阅、调阅公司所有档案。每人每次仅限借阅一册，借阅时间不得超过五个工作日，仍需借阅的须办续借手续；并及时认真做好档案借阅与归还登记手续。借出的档案严禁擅自复印，确因工作需要复印，必须经市场管理部总经理签字同意方可复印，密级资料禁止复印（如：销售报表、财务报表、人事报表等）。严禁折叠、拆散、损坏、涂改各类档案，违者给予相关负责人严重警告以上处分。借阅人必须严格遵守保密原则，不得私自供他人查阅，如有丢失和泄密档案内容，违者予以开除。公司所有员工都有保护好文件档案的义务。档案的保管档案保管期限分为：永久60年以上，长期15-60年，短期1-15年。根据公司管理需要，市场管理部的档案保存期限统一暂定为短期。重要档案必须存放在带锁的专用铁制柜或木柜。在排列上柜时，按照类别自左向右，自上而下排列，并分别在每一个柜上标明案卷类别，以便于管理和查找。对照片、声像、磁盘等载体的档案统一存放专用柜。档案要远离易燃、易爆和腐蚀性气源，严禁吸烟和使用明火，档案柜内应施放防霉、防虫药剂，档案柜要严密上锁，确保档案安全性。财务科资料保管要求，按照《市场管理部会计档案》执行。不具保存、利用价值的档案：部门之间工作知会函、放假通知等一次性处理完毕的公文、有时效性证书，及市场函件保存期限超过6个月后，可出具销毁处理，由部门负责人审核，财务科负责人核实，总经理批准，方可销毁。其余一律上报相关中心主任审批，后由部门负责人、财务科负责人共同进行销毁，双方在销毁清单上签字后，邮寄总部总经理办公室备案。严禁擅自变卖、销毁处理各类档案。档案的移交每年5月之前将具有保存价值，不再使用的档案邮寄公司总部。必须用蓝黑墨水笔填写《档案移交清单》（格式见SZ301506），财务科负责人和总经理监交时必须审核是否齐全、完整，签字后连同档案一并邮寄至总部。财务方面资料是密级类资料，应与其他资料分开单独整理装箱。邮寄时指明财务管理中心收，其余档案均邮寄给营销中心收。因公司管理需要机构撤销、合并，市场管理部必须按公司总部相关中心的指令办理交接和工商注销、注册手续，并在3个月之内办妥。确因业务关系经常使用，不能移交的档案，需填写《未移交档案清单》（格式见SZ301507），由财务科负责人审核，总经理核准，传真给相关中心主任审批后交总部总经理办公室备案。其他要求档案是商业机密，保守机密是档案保管人应尽职责，保管人应认真执行保密，提高警惕，坚持原则，树立严格的保密观念，做到不失密，不泄密，确保档案的安全。否则给予责任人警告以上处分，后果严重的予以开除。严禁非工作人员进入档案区域，档案保管人不得议论档案内容，不得将档案私自提供给他人，更不得利用工作之便私自拍照、复制和抄录密级档案损害公司利益，违者予以开除。总经理必须每半年对所管辖市场管理部的档案是否规范立卷、全面归档、保管安全等情况进行检查。附则本规定由总经理办公室制订并负责解释。本规定自2002年11月1日起执行，原相关规定，同时废止。