商务信函的格式和特点

null第三讲 商务信函的格式和特点第三讲 商务信函的格式和特点主讲:邱晓蕾 国际商务汉语内容提要内容提要一、中文的商业信函基本特点 二、中文书信的写作格式 三、英文书信与中文书信的区别 四、举例英文商业词汇的固定译法 五、商务信函特点及举例 一、中文的商业信函基本特点 一、中文的商业信函基本特点符合国际通用的商业信函语言特点 符合中文书信的写作格式 大量专业词汇 行文正式、信息明确一、中文书信的写作格式一、中文书信的写作格式印尼进出口公司： 作为厦门市最大的工艺品出口商，我公司非常希望能与贵公司建立贸易关系。 附上我公司最新产品目录及报价，若有符合您需求的产品，请随时与我们联系，我们将给予贵公司最大的优惠。 此致 敬礼！ 厦门伟成集团 2007.6.30厦门伟成集团收信人称呼： (起始语：写信的原因，目的） （正文） （祝颂语） 寄信人 落款 日期 公司标识（logo)及名称二、英文书信与中文书信的区别二、英文书信与中文书信的区别China National Light Industrial Products Import & Export Corporation 82 Tung An Men Street Beijing,China 　　　　　　　　　　　　　　　　　　January 30,2000 Dear sir, We shall be glad to enter into 　business relations with your firm. As you know, it is our policy to trade with the people of all countries on the 　basis of equality and mutual benefit. 。。。。。。 Yours faithfully 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 Marlone 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 Manager Director 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 区别：不需要写明收信人的地址日期的位置不同落款的位置不同正文：中文以空2格作为段落开始的标志。三、英文商业词汇的固定译法三、英文商业词汇的固定译法和日常汉语不同，商业上的词汇经常已经有约定俗成或固定的中文译法。 如果不用这样的词汇进行交流，商务洽谈过程中经常会引起歧义，造成损失。举例:保险用语举例:保险用语 FPA（Free From Particular Average) 平安险 WPA（With Particular Average) 水渍险 All Risks 综合险／一切险 四、商务信函的特点四、商务信函的特点商务信函的行文要求正式、谨慎、清楚、礼貌、克制 正式：商务信函往来是社交的重要组织部分，格式和界面必须要正式。 谨慎：来往信件中的信息往往最后成为订立的依据。 清楚：信函中的各种信息必须正确、准确、精确。像商品规格、价格、折扣、包装、运输时间、地点、方式，经常要确认再确认。比如达成交易时的价格和汇率与写信的时间关系甚大，甚至在大宗交易时会显著影响到卖方和买方的利润。所以有的商业信函是具有法律效力的。 礼貌：商业信函通常不是一次性的，是与对方建立长期关系的手段，所以必须赢得读信人的好感。太过强硬和拒人于千里之外的语气是不能接受的。所以要适当地应用“敬语”和“谦语”。四、商务信函的特点四、商务信函的特点商务信函的行文要求正式、谨慎、清楚、礼貌、克制 克制：在商务领域，肯定会需要“拒绝”，或和商业伙伴发生一些纠纷，包括对产品的不满意，对运货环节出现问题要求索赔等。在处理这些类似的问题时，来往的信函一定要注意“礼貌和克制”的原则，即要把自己的要求达清楚，但同时不能显得无理，另外还需要适当地表示感谢和尊重。 因为不排除未来继续合作的可能。在商场上，保留一个朋友远比树立一个敌人来得重要。举例：拒绝商业会面举例：拒绝商业会面这封信是一篇拒绝推销产品会面的信件。当对此不感兴趣时，我们经常需要拒绝类似的请求，但同时，又不能显得无礼，也不排除未来对其产品和服务产生兴趣的可能性。 首先，要表示已收到对方的信件（或留言），这是礼节上的尊重； 接着说明回信拒绝请求的原因。这封信里是简要说明，对方所提供的产品，现在已经有理想的合作伙伴，注意强调“目前”这种限定语。 最后对对方给予的关注表示感谢。 礼貌、坚定地拒绝，但同时又留下未来合作的可能性。刘先生： 收到您6月3日发来的邮件，信函中您要求见面，以便介绍贵公司生产的会议设备。 由于我们公司此类设备采购工作已结束，董事会决定向厦门ＡＢＣ公司购买，目前合作顺利，很抱歉，暂时不想作其他的变动。 感谢您对本公司的重视，希望将来有机会建立合作关系。 礼！ 厦门会展公司 2007年6月30日举例：推迟约会举例：推迟约会商业信誉无论是对一个公司还是个人而言都是非常重要的。失约是非常有损商业信誉的一种行为。要尽量避免。 但有时因为个人或工作的原因，不得不写信推迟一个已经安排好的会面。这将冒着得罪收信人的风险，因为对方极有可能会认为是拒绝见面的一种借口，对未来的合作产生不利影响。 所以这类信件，首先要在“起始语”部分表明诚恳地道歉态度。 其次，要说明理由。这类原因必须可信、充分，让对方感觉到你的无奈和诚意。 要尽可能准确地确定下一次约会的时间，以让对方能做事先的安排，体现对对方的尊重。王经理： 我非常抱歉地通知您，我们原定于7月2日下午2：30在会展酒店的会面需要改期。 昨天接公司总部的电话，公司高层近期会有重要的人事变动，因此我今天必须要到北京总部去开会。预计3天后才能回到厦门。 关于我们预定的会面，我一回到厦门会尽快与您联系。初步定在7月5日。希望届时能与您会面。 礼！ 厦门××公司 刘小丽 2007年6月30日结语结语我们今天分析了中文信函的基本格式以及商务信函的特殊要求。并列举了一些例子。 下一讲开始，我们将按照商业谈判的顺序详细来介绍如何撰写各种不同的商务信函，今天我们讲述的，是这类写作的基本原则，这一原则在我们今后的学习中还将不断地巩固和强化。谢谢大家！