传真系统使用手册

BrookFax 传真系统 用户使用手册 科技助人 诚信为本 (企业版本) 地址::深圳市福田区深南大道嘉麟豪庭B座2003室          邮编: 518026  一、前言    3 2.1 打印设置    4 2.2 专线设置    4 2.3 BrookFax智能无纸传真系统之间通信    5 2、系统主界面    5 3、发送传真    6 3.1 WEB方式发送传真    6 3.2 Email方式发送传真    7 3.3虚拟打印机方式发送传真    9 4、接收传真    10 4.1、IE或客户端软件接收传真    10 4.2、通过邮件接收传真    11 5.1、添加单个联系人    12 5.2、添加群组联系人    13 5.3、从地址簿中选择联系人    14 5.4、发送传真选项    14 6、电子图章功能    14 6.1、创建图章    14 6.2、使用图章    15 7、 设置传真的审核流程    16 7．1建立传真审核流程    16 7.2 应用传真审核流程    16 7.3、检验审核是否应用成功    18 8、 管理系统    18 8.1 新建用户与部门    18 8.2 系统设置    20 8.3邮件服务设置    21 8.4 拔号规则与路由    22 8.5费率与报表设置    23 8.6线路设置    24 9、传真的管理    25 9.1查看、下载和打印传真    25 9.2、自定义文件夹    25 10、查找用户传真    26 11、技术支持    27 一、前言 BrookFax无纸传真系统，是利用现有的计算机代替传统的传真机进行收发传真的系统；实现无纸化传真，极大地提高了工作效率，节省大量的纸张、墨盒和人力成本。BrookFax智能无纸传真系统，由硬件和软件两部分组成。硬件是一块美国Cantata公司研发的世界著名的Brooktrout智能传真卡；软件由博壳科技根据中国企业实际需求自主开发的BrookFax专业传真收发和管理软件。这个服务系统能支持多条线路，支持多个用户的网络上同时使用；可以对传真资源进行集中管理，实现高效稳定的传真自动收发。拥用Brookfax智能无纸传真系统您将赢得什么？ 1.1 专业传真收发能力 超强的传真处理能力，能处理大量并发的传真任务，支持多个传真端口同时收发传真。多个传真通道智能分配，避免了传真占线的情况，保证信息传递更加畅通 1.2 工作稳定、安全、保密 为了可靠的高效性能，BrookFax智能无纸传真系统支持全世界最著名的Brooktrout智能语音传真卡，Brooktrout传真卡在每个电路上都装有Brooktrout的独有的独立微处理器。卡上每个通路都是独立的。不占用CPU资源而能使达到最大的数据传输吞吐量。 系统具有高效的安全保密性；重要传真文件可备份；所有用户只能看到自己的传真；系统保留所有用户传真收发的，方便跟踪传真方向。 1.3 节省人工、节省时间、提高效率、有效管理传真资料 您不需要专门人员来收发传真，只需您动一下鼠标即可。您不需要在传真发送时等待它的结束。您可以将同一份资料同时发给多个客户。您不必担心您发的传真资料会丢失。电脑会为您妥善保管。 1.4 提供传真发送状态实时记录 您不必担心您的传真对方是否收到，电脑会给您提示。您可查看给哪些客户发了哪些传真资料，以了解发送情况，利于布暑公司。 1.5 无纸收发 电脑里的文件无需打印可直接发送，节省耗材。接收的传真直接保存为电子档，传真24小时自动接收，您不再害怕垃圾广告浪费您的纸张。 1.6 群发传真 当一份传真要发给多个客户时，我们可以将预先保存在地址簿中的客户名单加到待发送列表中，BrookFax传真服务系统就会自动将该传真文件发给所有的客户。传真群发减少了重复操作的环节，节省了时间，提高效率。 1.7 语音提示、智能路由分配 BrookFax智能无纸传真系统根据线路设定或语音提示输入分机号码等路由功能，把接收到的传真自动分发到用户传真信箱。发传真时如果对方是人工接听。系统可以播放事先录制好的语音提示内容，提示对方接收传真。传真可转发给BrookFax系统的每个用户，也可发给用户指定的E-mail邮件信箱 1.8 操作方便、传真失败自动重发 传真系统操作界面设计吸收了Windows Explorer和Outlook Express的优点和使用习惯，使用户不学自会，操作自如，收发传真就像收发email一样简单方便。传真因各种原因发达失败，系统可根据用户设置参数进行自动重发；如在对方线路忙时，传真难免会发送失败，您可以设置多次重发。 1.9 地址簿 地址簿管理联系人信息，您还可以将联系人分成组，当您要给一组联系人发送同样内容的传真时选择相应组作为收件人即可。 2.0 转发传真到Email邮箱 您可以设置传真转以到email邮箱，这样您收到伟 回自动转发到你的email地址邮箱里了。你只要收邮件，就可以收到传真了。 2.1 打印设置 收到的传真文档需要打印时，可事先设置好网络打印机很方便的将文档打印出来；也可以设置将收到的传真直接打印出来。 2.2 专线设置 可指定设置多路传真卡上某一条线路为某个部门专用。或某条线路用于收或只发；灵活的线路设置，给用户多种选择，方便用户实现个性化的设置 2.3 BrookFax智能无纸传真系统之间通信 BrookFax智能无纸传真系统之间可以很方便的实现资源共享，用户的同步等；从而实现异地收发传真如同本地收发传真，多台服务器相当于一台服务器，管理非常方便 使用BrookFax传真系统能节约的费用 假设公司每天向外发送传真200份。接收200份，每份传真以1页纸设计算；传统传真以市场上销量最大的喷墨传真机为例子。超过200份，以此类推。。。。。。 比较项目 传统传真机 BrookFax传真系统 耗材成本 耗材（纸张+油墨） 0.2元/页 0 页数 400页 400 每天耗材总计费用 80元 0 每月耗材总计费用 2080元 0 人工成本 发送传真 打印、从打印到传真机、排队、拔号、等待发送、归档 电脑操作 发送一份所需时间 5分钟 20秒 平均人工成本 8元/时 8元/时 平均每份传真成本 0．66元/份 0.044元/份 每天人工 133元 9元 每月人工 3458元 234元 维修成本 维修费用 50元 0元 总成本比较 每月耗材成本 2080元 0 每月人工成本 3458元 234元 每月维修成本 50元 0 每月总成本 5588元 234元 节约成本/每月 5354元         从以上可得知：使用BrookFax传真机系统与机械的传真机每月可节约成本在5000元左右，而且满足无纸化办工，响应国家提倡绿色节能、低碳环保政策。 2、系统主界面 打开浏览器(推荐使用 Microsoft Internet Explorer 6.0 或以上), 在地址栏中输入 Brookfax 传真服务器的IP地址或计算机名( 比如: )，输入帐号密码（默认账号：admin 密码：888）后主界面如下图： 3、发送传真 3.1 WEB方式发送传真 打开IE输入brookfax服务器的ip (如：) 输入管理员admin 密码:888 1)    点击系统主界面上 发送传真 按钮，发送传真对话框即会打开； 2)    在这个对话框里，输入对方的传真号码,输入多个号码时中间以分号隔开(也可以从地址簿里选择号码)，传真文件以附近的方式发送 3) 内部用户:可以将免费传真发送到公司内部传真用户 4)如果要发送的传真需要签字\盖章\和审批,请选择选项里的每个选项框,图章\签名\审批需要提前录入系统,具体录入方法请参考以下说明. 5)发送参数:可以选择重发次数,间隔时间,以及发件人名字. 6)注释:可以标注发送传真的说明,以便于自己查看. 3)    填写发送传真选项如下图： 要发送传真号码 要发送的传真文件 3.2 Email方式发送传真 您如需要通过邮件来发送传真，需要设置POP3，在主界面—管理系统—POP3.管理员告诉您一个可用的POP3服务器的邮件地址，该地址由管理员录入，如下图 Pop3服务器的设置：在右边的空白处右键新增  邮件服务器：设置公司的pop3服务器 账户：设置一个邮件转传真的邮箱地址，所有传真都是经过这个邮箱地址转发。 最后填写邮箱帐户的密码。 邮件发送传真设置: 1. 发件人必须是在传真系统里有对应的传真用户,如下图: 2. 3. 收件人为:POP3里设置的邮箱账户 4. 主题:填写要发送的传真号码 5. 传真文件必须以附近的形式提交 例如：您拥有一个可收发送邮件邮箱账号(wanghan@brookfax.com)，以这个邮箱账号登陆到邮箱，如要发送给对方的传真号码为0755-********分机为888,管理员设置的POP3服务器帐号为上图  zhoutian@brookfax.com，收件人填写： zhoutian@brookfax.com。主题为要发送的传真号码: 0755********~888区号与总机直接连接，~号连接分机号。传真内容以附件的方式发送。