广州市建筑工程文件整理及档案移交规定

广州市建筑工程文件整理及档案移交 第一章总则 第一条为加强广州市建筑工程档案的收集、整理工作,统一建筑工程档案的验收标准,保证建筑工程档案完整、准确、及时地归档和移交,实现工程档案管理的化、标准化,根据《建设工程质量管理条例》(国务院279号令)、《城市建设档案》(建设部90号令)、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)、《城市建设档案著录规范》(GB/T50323—2001)、《建筑质量验收统一标准》(GB50300—2001)和关于统一使用《广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用》的通知(粤建管字〔2003〕120号),特制定本规定。 第二条本规定所称的建筑工程,是指本城市规划区内的公用设施、交通运输、工业建筑、民用建筑、名胜古迹、园林绿化、环境保护、人防、军事、水利、防灾等建设工程。 第三条本规定适用于本城市规划区内的各项新建、改建、扩建、续建和重要部位维修的建筑工程。 第二章建筑工程文件的整理 第四条工程文件的归档范围 (一)对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。 (二)广州市建筑工程文件的具体归档范围符合本规定附录A。 第五条工程文件归档的质量要求 (一)归档的工程文件应为原件。 (二)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 (三)工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。 (四)工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水,不得使用易褪色的书写材料,如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 (五)工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。 (六)工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4(297mm×210mm),图纸应采用国家标准图幅。 (七)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。 (八)所有竣工图均应加盖竣工图章和设计出图专用章。 1. 竣工图章的基本内容应包括:“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图尺寸为:50mm×80mm。竣工图章应使用不褪色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。 (十)凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制竣工图,并在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。 (十一)对发生设计变更的工程项目,要求编制设计变更通知汇总表(见附录J),该汇总表组卷时应放在所有设计变更通知单之前。 (十二)不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面(297mm×210mm),横向按手风琴式折叠,竖向按顺时针方向向内折,图标栏露在外面(按《技术制图复制图的折叠方法》)(GB/10609.3—89)。 第六条工程文件归档的时间、套数要求 (一)归档的时间: 1.根据建设程序和工程特点,归档可以分阶段分期进行,也可以在单位或分部工程通过验收后进行。 2.勘察、设计单位应当在任务完成时,施工、监理单位应当在工程竣工验收前,将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。 3.勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后,建设单位、监理单位应根据广州市城市建设档案馆(以下简称市城建档案馆)的要求对文件完整、准确、系统情况进行审查。审查合格后向建设单位移交。 (二)归档的套数: 1.工程档案不少于两套,一套由建设单位保管,一套(原件)移交市城建档案馆。 2.勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时,应编制移交清单,双方签字、盖章后方可交接。 3.凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件,应按国家有关规定单独立卷归档。 第七条工程文件立卷的原则与方法: (一)立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用。 (二)一个工程项目由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程立卷。 (三)工程文件分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像档案六部分。 1.工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等立卷; 2.监理文件可按单位工程、子单位工程、分部工程、专业立卷; 3.施工文件可按单位工程、子单位工程、分部工程、专业立卷; 4.竣工图可按单位工程、子单位工程、专业立卷; 5.竣工验收文件可按单位工程立卷; 6.声像档案可按建设项目或单位工程立卷。 (四)文字材料厚度不超过3厘米,图纸厚度不超过4厘米;印刷成册的工程文件保持原状。 (五)卷内文件必须按本规定附录A的类别和顺序排列,图纸按专业图纸目录的顺序排列。 第八条案卷的编目 (一)卷内文件页号的编制: 1.卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号,页号从“1”开始。 2.页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。 3.印刷成册的科技文件,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号。 4.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。 (二)卷内目录的编制: 1.卷内目录排列在卷内文件首页之前,样式符合附录B。 2.序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注。 3.文件按照卷内目录的顺序排列, 如果在施工中不产生的文件, 在卷内目录上不用打印出来。 4.责任者:填写文件的直接形成单位,有多个责任者时,选择一个主要责任者,其余用“等”代替。 5.文件编号:填写文件的文号、施工用表编号或图号。 6.文件题名:填写文件标题的全称。 7.日期:填写文件形成的日期或起止日期(竣工图填写竣工图章上的日期)。 8.页次:填写文件在卷内所排的起始页号,最后一份文件填写起止页号。 (三)卷内备考表的编制: 1.卷内备考表排列在卷内文件尾页之后,样式符合附录C。 2.卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数),以及立卷单位对案卷情况的说明。 (四)案卷封面的编制: 1.案卷封面样式符合附录D。 2.档号、档案馆(室)号和缩微号待移交市城建档案馆时统一填写。 3.案卷题名:应简明准确地揭示卷内文件内容,由①工程名称、②分部工程或专业名称、③卷内文件内容三部分构成,其中③卷内文件内容必须符合《广州市建筑工程档案移交一览表》(附录A)中所列案卷内容(标题)的要求。 4.当同一类文件数量较多,可以组成多卷时,这些案卷的题名相同,题名后面加上括号,括号内以简短文字概括本卷内容。 5.编制单位:填写卷内文件的形成单位或主要责任者,有多个形成单位时,选择其中一个主要的,其余用“等”代替。 6.编制日期:填写案卷内全部文件形成的起止日期。 7.卷内目录、卷内备考表、案卷封面必须采用计算机打印。 8.委托境外设计、施工的建设工程,其卷内目录和案卷封面必须采用中文和外文两种文字。 第九条案卷装订与装盒 (一)案卷装订:文字材料必须装订,装订前要去除文件上的金属物,用白色棉纱线在卷面左边一厘米处、上下分四等份打三孔装订,结头统一放在案卷背后,要求整齐、美观、结实。图纸不装订,须采用牛皮纸打印内置封面。 (二)案卷的装盒:工程档案移交时必须按案卷顺序装盒,案卷较薄时,可多卷装入一盒(不超过4卷),卷盒样式符合附录D、E。 (三)卷盒的填写:卷盒封面无须填写,只须在卷盒脊背的“档号”栏填写本盒内案卷的卷号,“案卷题名”栏填写工程名称。 第三章建筑工程档案的预验收 第十条建设单位在组织工程竣工验收前,须提请市城建档案馆对工程档案进行预验收,具体按《广州市建设工程档案预验收规定》(穗建档〔2002〕15号)执行。 第十一条建设单位在取得市城建档案馆出具的《建设工程竣工验收档案认可书》后,方可组织工程竣工验收。 第四章建筑工程档案的移交 第十二条市城建档案馆接收范围的建筑工程为本城市规划区内的各项建筑工程。凡列入市城建档案馆接收范围的工程,必须向市城建档案馆移交一套符合规定的工程档案(原件)。 第十三条停建、缓建工程的档案,暂由建设单位保管。 第十四条工程文件立卷装盒后,由建设单位汇齐全部工程档案,送市城建档案馆检查审核,符合规定的办理移交。不符合规定的,整改合格后,再办理移交。建设单位向市城建档案馆移交工程档案时,应办理移交手续,提交《城建档案移交目录》一式二份(附电子文件),一份交市城建档案馆,一份存移交单位。双方签字、盖章后交接。 第十五条《城建档案移交目录》必须装订成册(移交目录封面样式见附录I),由以下内容组成: (一)建筑工程档案概况表(样式见附录F) (二)城建档案移交书(样式见附录G) (三)案卷目录(样式见附录H) (四)全部案卷的卷内目录(样式见附录B) 第十六条本规定由市城建档案馆负责解释。 第十七条本规定自2004年10月1日起实施。 附录: 1.附录A 广州市建筑工程档案移交内容一览表(附卷内目录) 2.附录B 卷内目录样式(空白目录) 3.附录C 卷内备考表样式 4.附录D 案卷封面样式 5.附录E 卷盒脊背样式 6.附录F 建筑工程档案概况表样式 7.附录G 城建档案移交书样式 8.附录H 案卷目录样式 9.附录 I 城建档案移交目录封面样式 10.附录 J 设计变更通知单汇总表样式