浅谈高校二级学院办公室主任角色定位及工作方法

  浅谈高校二级学院办公室主任角色定位及工作方法  史胜摘要：高校实行二级学院化，行政管理逐步重心下移。二级学院办公室是学院联系学校和下属各部门的枢纽，二级学院办公室主任，要找准角色定位，掌握行之有效的工作方法，才能做好职责范围内的工作。Key：二级学院；办公室主任；角色定位；工作方法随着我国高校连续的普遍扩招，各高校进入高速发展期，办学规模大，学科门类多，为实现学生培养的目标和学校各项工作的有序开展，各高校多实行二级学院化，相应的行政管理逐步重心下移，实行总体规划、分级负责。二级学院办公室是其学院对外的一个窗口，是综合性办事机构，是联系学校和下属各部门的枢纽，承担着承上启下、沟通左右、联系内外、传递信息、服务师生、处理事务等任务。作为二级学院办公室主任，要找准角色定位，掌握几种行之有效的工作方法，才能有条不紊、游刃有余地做好职责范围内的工作。下面，笔者对此略作探讨。一、二级学院办公室主任的角色定位1、参谋在二级管理体制下，学院有了更多的自主权，学院领导除了处理具体事务外，更多的精力将集中在学院对教学、学科、专业、师资队伍建设的宏观把握上，即学院的决策上。在此背景下，学院党政办公室主任能否当好参谋，为领导决策提供准确、可靠的信息和依据，并且在某些决策中为领导提供可供参考的点子或主意，是办公室主任发挥作用的关键所在，也是服务学院工作、学院领导的重要方式。2、服务员服务工作是学院办公室工作的中心点、出发点和落脚点。它主要归结为：为上级领导机关服务，为本院领导服务，为师生员工服务。为上级领导机关服务，一是报送本学院信息。二是上级领导机关下达的批示、决定、工作安排等事项，要从快办理落实。本学院领导服务，主要是认真负责及时地完成领导交办的各项工作。为师生员工服务，这是二级学院办公室工作最直接最大量的工作，是办公室工作服务的主要部分，是日常工作的重点。3、宣传员当今，高校与社会各界的交往日益广泛，校际交流、合作日益频繁，这些关系的协调要依赖于自身有效的对外宣传、交流。办公室主任既要及时、准确、全面地收集来自外部的信息，提供给领导参考，以作评价交流与合作的可能性；也要及时、准确、恰当地把学院的相关工作信息和特色传递给校内外有关单位。二、二级学院办公室主任的工作方法1、完善、明确责任以制度化为基础，规范办公室管理。办公室工作纷繁复杂，头绪众多，如果没有体现统一意志的力量来制衡，全院师生员工便无章可依，无所适从，将处于一种松散状态，失去应有的凝聚力，甚至会酿成严重的自由主义倾向。要避免上述现象的产生，最有效的办法就是实行制度化管理。首先，对没有制度的，要争取领导支持尽快建立，用制度规范程序，用程序规范做事，确保办公室事务有序有力有效地开展。其次，对制度不完善的，要设法健全。另外，对有制度且完善的，要牢记于心，保证制度的严肃性，把制度落到实处，建立规范的运行机制，用制度规范每一个人的行为，力求使每一项工作程序化，每一个岗位规范化，每一件事情处理制度化。有了完善的，人人有章可循，按章办事，可以减少矛盾，从而大大提高管理工作的效率。2、巧用工作笔记和备忘录写工作笔记，比仅仅用大脑思考更加有效，也更加有利于思维的整理，找出其中规律或道理。人思维的连贯性会受到自身记忆力的干扰，当大脑无法记忆已经考虑过的内容，思考成果会被白白废掉。因此，将工作情况记录下来，有利于减轻大脑的负担，保持你的思维连贯。将工作情况写下来，就如同完成了换位的过程，用“他人”的眼光来看待自己的工作，做到客观与公正。工作笔记的内容就包含：、工作任务、工作成果、工作流程、工作体会、、情况汇报、领导讲话、会议纪要、学习培训等。备忘录收集的内容有承诺他人的事情、工作中要做的事情、生活中的各种杂事、突然冒出的灵感想法等等，只要是跟自己有关，需要去过问或做的事情，都统统的收集到一起，放到一个适当的“工具”里。收集过程应注意：全面收集、可随时随地使用、方便简洁。备忘录配合科学时间管理，可提高工作效率。3、善于沟通美国著名学府普林斯顿大学对一万份人事档案进行分析发现：“智慧”、“专业技术”和“经验”只占成功因素的25%，其余75%决定于良好的人际沟通。办公室主任每天要接待和处理的人和事相当多，所以有效的沟通是提高工作效率的重要途径。通过总结，对于沟通技巧归纳出以下几点：a、互相尊重沟通双方要有平等相待的心态，才有良好的沟通。若任何一方的不尊重，只会带来挑剔、指责和论断。b、理性沟通不理性不要沟通，不理性只有争执，不会有结果，更不可能有好结果。情绪中不要沟通，很容易冲动而失去理性，情绪中的沟通常常无好话，既理不清，也讲不明。c、换位思考换位思考是设身处地为他人着想，即想人所想、理解至上的一种处理人际关系的思考方式。运用在沟通上，人与人之间要互相理解、信任、宽容，多站在别人的角度上思考。d、以诚相待沟通中要诚实，明白就明白，不明白就不明白，切忌不懂装懂。要坦白的讲出来想法和期望，不责备、不抱怨、不攻击、不说教。4、重视信息化借助信息技术、网络技术、通讯技术、数据库技术与管理理念，创建一个“简单、实用、开放、灵活”的办公信息平台，可促进学院各部门、各教职工之间的协作能力和随时随地沟通，从而使学院内的经验、知识、资源得到最充分的共享利用；各种信息的上传下达实现无损耗、无延迟的完美传递。目前大多数高校建设有信息平台，二级学院应充分开发和利用，将日常教学管理、办公管理、图书资料查询、人事档案管理、考勤管理、信息交流等纳入此平台。总之，二级学院办公室是高校管理的重要组成部分，其工作质量的高低直接影响着学院的整体工作。而办公室主任只有明确自身角色定位，努力提升自身整体素质，掌握正确工作方法，才能通过办公室的优质服务，塑造良好形象，维护领导权威，赢得师生信赖。Reference：[1]黄建湖高校体制改革中二级学院党政办公室主任的角色定位[期刊论文]-办公室业务2006（4）[2]亓军红浅论高校二级学院办公室主任的工作特点、要求及胜任途径[期刊论文]-文教资料2013（28）[3]沈毅浅谈办公室主任的工作艺术[期刊论文]-广西电业2008（11） -全文完-