常用的出口单据填制方法

汇票填制方法 (1)汇票号码——填写交易的发票号码,目的是核对发票与汇票中相同和相关的内容,如金额、信用证号码等。 (2)汇票地点及日期——一般处于汇票的右上角,地点之后是日期。出票地点一般为受益人所在地;出票日期应晚于提单签发日期,但必须在信用证的有效期及交单期之前。 (3)汇票金额——由货币和数额两部分组成,大小写两种达。小写金额用货币名称的缩写和金额数字构成,例如:USD15670.58(保留小数点后两位)。注意大写金额与小写金额一致,要求顶格不留空隙,货币名称要写全称,习惯上前面先写“SAY”,意为“计”;金额之后应加“Only”,表示“整”之意。如:USD4000.75可以写成: A.SAY U.S.DOLLARS FOUR THOUSAND POINT SEVENTY FIVE ONLY B.SAY U.S.DOLLARS FOUR THOUSAND CENTS SEVENTY FIVE ONLY C.SAY U.S.DOLLARS FOUR THOUSAND AND 75/100(或75%)ONLY 信用证项下汇票金额,不得超过信用证规定的金额,如来证金额前有“约”字样,则汇票金额可有10%的增减幅度。汇票金额一般与发票金额相等,有时也有按发票金额的一定百分比开立的。如97%,那么发票金额应为100%,汇票金额为97%,其差额3%一般为应付的佣金。 如果来证要求出具佣金单(credit note或comm .note),则汇票金额=发票金额-佣金单金额;如果来证要求运费、保险费或其他费用(如选港费、港口拥挤费、超额保费等)在证下或超证支取,则汇票金额=发票金额+费用总和;如果来证要求运费、保险费或其他费用不许超证或证外支付,则须另制费用金额汇票;如果规定部分信用证付款、部分托收,则须作两套汇票,且两套汇票金额之和与发票金额相等。 (4)汇票期限——即付款人履行付款义务的日期,在汇票中用“At……”表示。即期汇票“at sight”须在横线上用“******”或“----------”表示(但不要留空),也可以直接打上“at sight”。远期汇票按规定填入相应的付款期限。例:见票后30天付款(at 30 days after sight),出票后45天付款(at 45 days after date),将汇票上原印的sight划掉;提单日后60天付款(at 60 days after the B/L date),将汇票上原印的sight划掉;指定日期付款(Dec .10, 2000),将汇票上的sight划掉。采用托收方式时,D/A或D/P分别标注在AT之后,付款日期的缮制方法不变。 汇票未注明确定日期付款的,如验货后或装船前一个月,则视为无效。 (5)收款人(payee).——也称受款人、抬头人或汇票的抬头。业务中通常作成指示性抬头,一般用“pay to the order of……”或“pay to……or order”来表示。信用证项下通常填写议 付行的名称,并由议付行背,将收款权转让给开证行。例:“pay to the order of Bank of China Shanghai Branch”。有时来证直接要求注明开证行,这种抬头的汇票,议付行无需背书;有时要求注明受益人名称,然后由其背书给议付行,议付行再转让给开证行,但很少使用。 (6)出票条款——也称出票依据。即表明该汇票依据什么开立的。信用证项下,填写开证行、信用证号码及开证日期。如证下托收的补充汇票付款人为开证申请人,出票条款内应加注“as per invoice No.xxx for collection”,并随附已列超证金额明细的发票。如果是托收,则填写号码,例如“contract No.JCA 001234 for collection” 在出票条款中,按信用证要求也可加注利息条款和费用条款: ①利息条款:包括利率和计息起止日期(适于远期汇票使用) A.汇票金额内包括利息,例如:包括年率10%从本汇票日至到期日的利息xxx美元“including interest of USDxxx at rate of 10% per annum from date hereof to the maturity date.” B.汇票金额内未包括利息,例如:随附年率10%从本汇票日至于纽约收到偿付头寸的利息“payable with interest at 10% per annum from date hereof to approximate date of arrival of cover New York” ②费用条款: A.如来证允许某些费用在证下或超证支取,汇票打合计金额。此时出票条款应写“including freight charge USDxxx and / or premium USDxxx ”(包括运费xxx美元和/或保险费xxx美元)。 B.证下托收的补充汇票另行编号,付款人为开证申请人,出票条款内应加注“being freight charge from Shanghai to New York for collection”(系托收从上海至纽约的运费)并随附已列超证金额明细的发票。同时,信用证的汇票出票条款栏内可加“payable with collection charge USDxxx” (7)付款人(payer)——即受票人(drawee)。此栏在汇票中用“to”表示, 注明付款人的名称、地址。在信用证汇票条款中付款人往往用“drawn on……”或直接用“on……”表示。信用证项下付款人一般为开证行或其指定付款行。有时付款人为议付行,而此时,议付行往往又是信用证的保兑行,为了简化内部手续,可不出汇票。托收项下付款人一般为买方。 (8)出票人(drawer)——.在汇票右下角,一般是合同的卖方,由法人签名。 商业发票填制方法: 发票内容要与来证要求完全一致,不得遗漏或改动。凡需要加注说明的,均不能与来证内容有抵触,以防遭到拒付。 ①卖方——一般是信用证的受益人,如果是可转让信用证或其表明接受第三方单据,则出票人可为受让人或第三者。托收、电汇项下,填写的卖方。发票右上角空白处填制卖方中文名址及英文“商业发票”字样。 ②买方——一般是信用证开证申请人。如信用证中无申请人名字则用汇票付款人。注意名称不能换行,地址应合理分行。 ③起运地——信用证规定的货物的装货港、收货地或接受监管地。 ④目的地——信用证规定的货物的卸货港、交货地或最终目的地。 ⑤运输方式——按照合同或信用证填写。 ⑥运输工具名称——如海洋运输,则填写船名和航次。 ⑦提单号码——按照提单填写。 ⑧发票号码——由出口单位自行编制。 ⑨发票日期——即发票签发时的日期。该日期可以早于开证日期,但不可早于合同的签订日期。它是所有议付单据中最早的日期。 ⑩信用证号码/合同号码——按照信用证或销售合同填写。 ⑾交货条件和支付方式——根据合同或信用证采用的贸易术语和收汇方式填写。 ⑿装运标志——即唛头。唛头按信用证规定。如未规定唛头,可填入“N/M”。如为裸装货,则注明“naked”或散装“in bulk”。 ⒀货物描述——要与信用证货物描述完全一致。 ⒁数量——按照实际出运情况填写。如信用证规定的数量前面有about字样,允许增减10%;散装货,即使无“约”字样,也允许增减5%,但以包装单位或个体计数的,则不适用。 ⒂单价——按照合同或信用证填写。 ⒃总值——用单价乘以计价数量即得。有时证内没有扣除佣金的规定,但金额正好是减佣后的净额,发票应显示减佣,否则发票金额超证。 ⒄签署——凡要求提供“signed commercial”或“manually signed”发票的,则发票必须签署或手签。 如果来证要求证实发票(certified invoice),则应注明“we hereby certify that the contents of invoice herein are true & correct.”此时,如果发票下端印有“E.&.O.E.”(有错当查),则应去掉。 海运提单填制方法 (1)提单号码(B/L No)——注明承运人及其代理人规定的提单编号,以便核查。 (2)托运人(shipper)——通常是买卖合同中的卖方或信用证的受益人。银行也接受受益人以外的第三方为发货人,但不能是买方。因为这样容易使承运人以“凭托运人指示”为由放货给买方。 (3)收货人或指示(consignee or order)——即通常所说的抬头人。在信用证或托收方式下,海运提单多为指示抬头,其收货人应填“to order of xxx Co”(凭XX公司指定)、“to order of xxxBank”(凭xx银行指定)、“to order of shipper”(凭托运人指定)或“to order”(凭指定)。 例如:信用证条款规定“……Bill of Lading made out to order of ABC Co.……”,则收货人一栏打“To order of ABC Co.”即凭ABC Co.指定。 信用证条款规定“……Bill of Lading consigned to order of the issuing bank……”,则收货人一栏打“To order of……(开证行)……bank”即凭开证行的指定。 信用证条款规定“……Bill of Lading made out to shipper’s order……”,则收货人一栏中打制“To shipper’s order”即凭托运人指定。 信用证条款规定“……Bill of Lading consigned to order……”或“……Bill of Lading made out to order……”。则提单收货人栏中只要打“to order”即可,这种抬头即为空白抬头。 (4)被通知人和地址(notify party;addressed to)——船到目的港后承运人的直接联系人。信用证项下一般填写开证申请人的详细名址,例如:“……Bill of Lading……notify applicant”。如信用证未作规定,则提单正本这一栏空白,在副本这一栏内填上信用证申请人名址;如果内容多打不下,则应在结尾部分打“*”,然后在提单“描述货物内容”栏的空白地方做同样的记号“*”,接着打完应填写的内容。这一方法对其他栏目的填写也适用。如果是记名提单或收货人指示提单且收货人有详细名址的,这一栏可以不填。托收项下填写买方的名址。 (5)前程运输(Pre-carriage by)——如货物需转运,则填写第一程船的船名(适合联运提单);如货物不需转运,则此栏不必填写。 (6)装货港 (port of loading)——填写装运港名称,且要与信用证规定一致。 (7)船名(vessel )——按实际装船的船名、航次填写。如需转运,填写第二程船的船名。 (8)转运港(port of transhipment)——填写转运港口,如不转船,此栏空白。 (9)卸货港 (port of discharge)——填写卸货港,如未转船,则填目的港。 (10)最后目的地(final destination)——按信用证规定的目的地填写。如果货物的最后 目的地为卸货港时,也可空白这一栏。 (11)集装箱号或唛头号(container.seal No.or marks and Nos.)——集装箱运输时填上集装箱号码。若非集装箱运输,唛头按照实际运输标志填写,如果既没有集装箱号也没有唛头,则填N/M。 (12)货物的件数、包装种类和货物的描述(number and kind of packages description of goods)——按货物装船的实际情况填写总外包装件数、包装种类,货物的描述填写货物的总名称即可。 (13)毛重(gross weight)——填写包括货品包装重量在内的毛重,毛重以公斤为单位,小数保留三位。 (14)尺码(measurement)——与装箱单上货物的总尺码一致,用立方米表示,小数保留三位。 (15)运费和费用(freight and charges)——只填运费支付情况,不填运费具体数额及计算,但信用证明确规定除外。注意与所用贸易术语的一致性,采用CIF或CFR条件,加注“运费预付”(Freight Prepaid);采用FOB条件,加注“运费到付”(Freight to Collect或Freight Payable at Destination)。 (16)转船信息(regarding transhipment information please contact)——本栏在转船情况下填写。 (17)运费预付地(prepaid at)——填写运费的预付地点,在CIF和CFR条件下,运费的支付地在装运港。 (18)运费支付地(freight payable at)填写运费的支付地点,在FOB条件下,则应该在卸货港。 (19)签单地点和日期(place and date of issue)——提单签发地点为货物实际装运的港口和接受监管的地点。但内地有的公司常采取先通过铁路运输将货物运往口岸装船,由内地的船公司代理签发海运提单。例如由长春发往香港装船到伦敦,签单地点及签发日期后打上“Changchun ,x年x月x日”,再批注“shipped on board in Hong Kong x年x月x日”字样。这样既明确了实际签单地,也明确了在某地已装船。 海运提单签发日期应为装完货的日期,提单日期不得晚于装运期,已装船提单的出单日期即为提单装运日期。 (20)全部预付(total prepaid)——填写运费是否全部预付。 (21)正本提单份数(number of original Bs/L)——用大写数字填写。一般是1-3份。如