企业养老保险业务档案管理办法

市企业养老保险业务档案 (试行) 第一条 为规范全市企业养老保险业务档案管理，确保养老保险办理工作的顺利开展，更好地为参保单位和个人以及社会有关方面提供服务，根据《中华人民共和国档案法》、《社会保险业务档案管理规定(试行)》和国家、河南省相关法律、法规，结合养老保险工作实际，制定本办法。 第二条 本办法所称企业养老保险业务档案（以下简称“业务档案”），是指企业养老保险经办机构在办理养老保险业务过程中形成并办理完毕的，具有保存和利用价值的文字材料、电子文档、图像、声像等不同载体的历史记录。 第三条 本办法所称企业养老保险经办机构，包括：县(市)区企业养老保险经办机构、农村养老保险经办机构。 第四条 企业养老保险业务档案记录着参保单位和个人履行的社会保险义务和享受的社会保险权益，反映着养老保险基金收支和经办管理运行过程，是国家民生档案的重要组成部分。企业养老保险档案管理是社会保险经办机构最重要的一项基础工作。 第五条 企业养老保险业务档案管理坚持统一领导、分级负责、分别保存的原则。市级经办机构负责全市业务档案管理工作的组织、监督、指导、统计和考核；县级经办机构负责管理本单位所形成业务档案的保存、使用。 第六条 全市养老保险经办机构应成立档案管理领导小组和档案管理机构，配备专职档案管理人员，经办机构内设机构要至少配备一名兼职档案管理人员。建立档案工作责任制，负责本单位养老保险业务文件材料的收集、整理、立卷、保管、统计、利用、鉴定和销毁，维护档案和数据的完整与安全。 第七条 按照企业养老保险经办工作流程和岗位操作规程，业务档案的归档范围包括经办过程中填报、打印的业务报表和通过网络传输的电子文件，需留存的重要审核凭证，统计报表，稽核监督文件，以及省级经办机构与相关服务机构签订的协议等。 第八条 企业养老保险业务档案分类应当按照养老保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度一业务环节”的方法对养老保险业务材料进行分类、整理。企业养老保险业务档案管理部门应对接收的档案及时进行检查、分类、整理、编号、入库。 第九条 按照国家对民生档案的管理要求，根据利用价值，业务档案保管期限分为永久和定期两类。定期分为100年、50年、30年、10年。业务档案保管期限自形成之日的次年1月1日开始计算。 第十条 业务文件材料立卷归档执行如下操作流程和质量标准： (一)文件材料收集 1、文件材料形成岗位经办人员对办理完毕的业务文件，根据企业养老保险档案归档范围的业务文件进行整理分类、组卷，按照主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前，次要凭证在后的原则排序，文件材料的字迹、印章、日期应齐全、完整、清晰，案卷内的件数、页数编制准确，确保文件材料的完整、准确、有序。 2、全市企业养老保险经办机构的兼职档案人员，定期将分散在本部门经办人员手中办结完毕的文件资料及时收集齐全，做好预立卷。 3、经兼职档案人员检验，符合质量要求的文件材料，由经办人员编制《档案资料移交目录》一式两份，经办人员、兼职档案人员双方签字确认后移交给本机构专职档案员进行整理立卷；不符合质量要求的，退回经办人员限期整改，合格后方可移交。 (二)文件材料整理 1、业务文件材料一般按年、月组卷。不同类别、不同保管期限、不同年度的业务文件材料不得混合组卷。 2、养老保险稽核类按项目的稽核周期组卷，依结论性、证明性、立项性和其他备查文件材料四个单元次序排列。 (1)结论性文件材料，指各类工作、会议纪要、报告征求意见书、意见书、回访报告等审计稽核结束期间形成的材料，按逆审计稽核程序结合重要程度排列。 (2)证明性文件材料，指各类工作底稿、证据(含回访工作底稿、取证材料)等审计稽核实施期间形成的材料，按审计稽核工作所列事项排列。 (3)立项性文件材料，指各类方案、通知书(含回访方案、通知书)等立项期间形成的材料，按文件形成的时间顺序并结合文件重要程度排列。 (4)其他备查文件材料，指其他应归档文件材料，按文件形成的时间顺序并结合文件重要程度排列。 3、案卷内文件材料应剔除金属物，确保纸型规格一致。破损的予以修复、不符合归档要求的要进行复制；装订时文件材料应折叠整齐，确保案卷的美观。 4、编制页码，用打码机按顺序在每页归档文件右上角2cm*2cm处，背面有内容时在左上角相同位置打印页码，不得出现重号、空号、错号。 (三)建立索引目录 编制案卷目录、卷内文件目录、索引等手工检索工具，同时建立计算机索引目录。 (四)案卷装订 1、案卷包括封皮、卷内文件目录、文件材料和备考表。备考表应由立卷人、检查人签名或盖章，并标明立卷时间。 2、案卷装订时按照卷皮、卷内文件目录、归档文件、备考表的顺序排列，采取三孔一线的左侧边距为 0.9cm位置装订。 3、卷合脊背全宗号、目录号、案卷号和年度等项目应分别使用阿拉伯数字填写和中文数字印章，红色印油加盖。 第十一条 短期保管的业务档案采取简易方式组卷，案卷内的文件材料不再打印页码，金属物可不剔除。通过档案管理系统著录打印封皮、目录、备考表、排列文件材料顺序后放入档案袋内。档案袋侧面用黑色记号笔标明案卷号。 档案袋竖立按由左向右顺序内外两排装入档案箱，按统一打印箱体标识，项角粘贴于箱体正面右上角位置，顶端、右侧与箱体边缘对齐。 第十二条 全市企业养老保险经办机构的档案部门要定期接收本单位形成的业务档案。经办人员要填写《养老保险档案交接单》一式两份，档案部门按交接单逐卷审核案卷质量和目录数据，确保档案真实、完整、账物相符。经档案部门验收合格的，双方办理移交手续，双方负责人复核监交，签字或盖单后，档案移交档案部门集中管理。《养老保险档案交接单》由档案管理部门作为文书档案永久保存，业务部门作为工作资料保存满一年后销毁。 第十三条 集中管理的业务档案，按保管期限、档案类别和归档日期排序，按照由左向右、自上而下的顺序排架保存。柜架上标明案卷所属保管期限、档案类别、归档年度、案卷起止号等。 第十四条 全市企业养老保险经办机构应定期逐级上报《企业养老保险业务档案统计月(年)报表》。县级经办机构于每月5－10日、每年1月5－10日分别将月报表和年报表上表市级经办机构；市级经办机构于每月10－15日、每年1月10－15日分别将汇总后的月报表和年报表上报省社保局。 第十五条 借阅档案由借阅部门或人员向档案部门办理借阅手续，填写利用登记单。归还时双方清点、核对档案内容和页数，确保档案齐全、完好，并做好利用效果统计。借阅档案应在阅览室内进行，因特殊情况需要将档案借出时，须经档案部门分管领导批准，借出时间不超过两星期。借阅档案部门或人员应爱护档案资料，严禁在档案上打点、划线、折角、做记号以及涂改、撕、拆档案。未经档案部门分管领导批准不得擅自公布档案内容。 第十六条 企业养老保险经办机构的档案机构应当对已到期的养老保险业务档案进行鉴定。 鉴定工作应由养老保险经办机构相关负责人、业务人员和档案人员，以及人力资源社会保障行政管理部门有关人员组成鉴定小组，负责对达到保管期限的档案进行鉴定并提出处理意见。 鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。 第十七条 对超过保管期限的业务档案，向档案鉴定工作小组提交鉴定申请，工作小组鉴定后提出存毁意见。确实推动查考价值的，编制《商丘市企业养老保险档案销毁清册》，报档案鉴定领导小组批准后，由指定销毁人、监销人负责销毁，销毁清册作为文书档案永久保管。严禁其他任何单位、部门和个人擅自转让、出卖和销毁档案。 第十八条 通过网络传输的养老保险数据应保存电子文件。按照归档电子文件的保管期限、档案类别、案卷名称、归档日期建立电子档案数据库。应采取必要的技术手段，确保电子档案的安全、完整、有效。 第十九条 档案库房管理应严格按照“以防为主，防治结合”原则，健全必要的防护设备和措施，做好防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防霉变、防尘、防高温工作。 第二十条 全市企业养老保险经办机构的档案人员应重视档案数据安全，定期做好档案数据的异机和脱机备份。 第二十一条 当经办业务发生变化或上级有关部门提出新的要求时，各级企业养老保险经办机构业务部门应及时提出意见，根据实际情况调整完善本办法。 第二十二条 各类企业养老保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，按其规定执行。 第二十三条 本办法自2010年1月1日起实施。 9、实现了处机关业务、文书、会计、声像、荣誉、电子档案等集中统一管理。 各类档案集中存放库房、统一管理 各类档案集中存放的目录 会 计 档 案  文书档案 声像档案              科技档案 10、组织本处工作人员和兼职档案人员学习、宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《XX省档案管理条例》。