酒店客房预订取消、变更管理试行办法

最新资料，word文档，可以自由编辑！！精品文档下载【本页是封面，下载后可以删除!】酒店客房预订取消、变更管理试行办法为了进一步规范酒店客房预订的管理，防止恶意控房，有效提高客房预订的成功率，从而提升酒店客房出租率和保证酒店经营利润最大化，根据酒店相关及经营的实际情况，特制订本：一、预订取消、变更的定义1、本办法所称预订取消是指酒店单位(包括但不限于特约客户单位、会议单位、旅行社、网络预订公司等)通过酒店预订部提前预订酒店客房并经预订部确认后，非因不可抗力原因不能或未能按确认使用时间使用客房，从而取消预订的行为。2、本办法所称预订变更是指酒店协议单位(包括但不限于特约客户单位、会议单位、旅行社网络预订公司等)通过酒店预订部提前预订酒店客房并经预订部确认后，在确认使用时间未能按确认预订用房量使用客房，从而减少用房量的行为。二、预订取消、变更的规定(一)预订取消的规定1、旅游团队：于确认入住日平季提前3天、旺季提前7天以上取消预订的，可不承担房费，但已交付定金的，不退返定金；于确认入住日前平季3天、旺季7天内取消预订的，承担50%的房费；确认入住当日取消预订的，承担100%的房费。2、会议团队：于确认入住日提前3天以上取消预订的，酒店不退还会议定金；于确认入住日前3天内取消预订的，承担50%的房费；确认入住当日取消预订的，承担100%的房费。3、特约客户单位的散团：于确认入住日提前1天以上取消预订的，可不承担房费，但已交付定金的，不退返定金；确认入住当日取消预订的，承担100%的房费。4、黄金周、节假日、旺季、平季周末、大型会议和酒店重大活动期间以及某些特殊时段，在提前10天以上书面通知的情况下，酒店可实行预付房款或以信用担保的方式预订客房。取消预付房款或以信用担保的预订，所有单位或个人均须按预订房总房费全额承担费用。5、由于不可抗力原因造成的预订取消，订房单位可免责，但应及时以书面形式通知酒店，并提供不可抗力事件的证明。(二)预订变更的规定1、旅行社变更预订减少的房数允许不超过当团预订房数的15%或当日预订总房数的10%，会议单位变更预订减少的房数允许不超过当日预订房数的10%，特约客户单位变更预订减少的房数允许不超过当日预订房数的15%，否则，应比照上述取消预订的规定承担超过部分的预订房费用。2、变更减少预付房款或以信用担保的预订，所有单位或个人均须按预订房总房费全额承担费用。(三)控制管理预订取消、变更的特别办法为避免因频繁取消或变更预订影响商务会议和商散预订，造成客房闲置率偏高，同时也在酒店旺季、平旺季过度时段以及年末商务会议高峰时段等月份，全月有过半数的天数出现预订用房紧张的情况下，酒店可采取担保预订方式控制和管理预订取消或变更，即酒店允许订房单位取消或变更预订减少的房数不超过当日预订总房数的10%，超额部分须全额承担房费，订房单位须以书面形式承诺认可。本特别办法的启用，由酒店预订部根据酒店预订状况于实行前一月书面报酒店总经理批准后以书面形式通知营销中心，由营销中心(销售经理)通知订房单位。订房单位可按月或按次提交预订担保书。三、预订取消、变更的控制管理流程1、营销中心销售经理与协议单位签订消费协议后，协议书须送财务部审核；2、消费协议经财务部审查合格后，协议单位可通过销售经理或直接向酒店预订部预订客房；3、预订部确认预订；4、预订部确认预订后，订房单位在确认入住日前取消或变更预订的，应向预订部书面，若在确认入住当日取消或变更预订的，应向酒店前台书面申请；5、酒店预订部或前台受理预订取消或变更后，应及时分别向财务部和营销中心(销售经理)发送“预订取消、变更通知单”或“NOSHOW报表”，并向财务部提交订房单位取消、变更预订的书面申请或订单；6、财务部凭订房单位取消、变更预订的书面申请或订单以及“预订取消、变更通知单”或“NOSHOW报表”与订房单位核对取消或变更预订减少的预订房数，并与订房单位办理结算手续；7、若订房单位拒绝承担取消或变更预订减少的预订房房费时，营销中心(销售经理)应协助财务部追索赔偿。四、其他管理规定1、如协议单位违反本办法规定的，销售经理有义务和责任按酒店要求协助酒店向对方单位追索赔偿，在酒店未获得赔偿前，该单位的消费额不计入销售经理当月的销售业绩。同时，酒店将视损失程度和情节轻重给予销售经理适当的经济处罚。2、如协议单位取消预订或变更减少预订后拒绝赔付的，酒店有权取消其签单挂帐权、享受的协议优惠价和终止合作协议，并将依法追究其法律责任。3、酒店预订部要加强对预订取消、变更的控制和管理，提高控管技巧和能力，对取消或变更预订频率高或量大的单位或销售经理，在预订用房紧张的时段可限制其预订量或拒绝其预订。4、协议单位签订的消费协议未经财务部审查确认前或非协议单位预订酒店消费时，预订部只能按现付方式受理预订。但是黄金周、节假日、旺季、平季周末、大型会议和酒店重大活动期间以及某些预订用房紧张的特殊时段，酒店原则上不受理非预付消费款的非协议单位的预订。5、酒店签订会议消费的定金原则上不得低于预计消费额的20%。与行政事业单位、国有大中型企业等签订会议消费合同确不能预付定金的，必须严格按公司和酒店合同审查管理规定完善合同手续后，酒店方能接受预订和予以消费接待。五、附则1、本办法未规定事项或未尽事宜，依公司和酒店相关管理规定执行。2、本办法自2009年10月1日起试行。