提高信用证单据缮制质量的设计说明书

提高信用证单据缮制质量的设计说明书 目录中文引言（前言）…………………………………………………………………1设计任务分析……………………………………………………………………2初选方案一……………………………………………………………………2方案二……………………………………………………………………2方案的详细设计…………………………………………………………………3 （一）全面了解汇票、提单、商业发票、产地证、包装单和重量单等主要单据的含义………………………………………………………………………………3 （二）如何缮制这几种单据………………………………………………………4 （三）缮制单据后的审核方法……………………………………………………5五、评价…………………………………………………………………………6六、…………………………………………………………………………7致谢……………………………………………………………………………………7提高信用证单据缮制质量的设计说明书 摘要  （略） 关键词（略） 1、引言 随着中国加入WTO，国际贸易业务将日益增多。在国际贸易活动中，如何很好地利用信用证结算方式是银行和贸易商共同关心的问题。由于信用证涉及银行在国际上的信誉，如果处理不当，将会引起外国银行的怀疑，导致不保兑中国银行的信用证，严重影响中国外贸的正常进行。正是基于此，必须通过加强贸易商、银行自身的防范措施，尽量减少风险发生的可能。在整个国际贸易中单证工作便是重要的一环。单证工作包括审证（受证）、制单、审单、交单、归档5个环节。总的要求是“四个一致”，即“证同一致、单证一致、单单一致和单货一致”。就出口业务而言，出口单证是出口货物推定交付的证明，是结算的工具。然而信用证单据缮制在单证操作中又是必不可少的一部分，也是完成国际贸易程序不可缺少的手段。那么单据是什么呢？单据是办理货物的交付和货款的支付的一种依据。单据可以表明出口商是否履约，履约的程度。进口商品以单据作为提取货物的货权凭证，有了单据，就表明有了货物，因此单据的完善程度是至关重要的。 本人在宁波一家外商独资企业实习，单证工作作为我本次实习的内容，单证工作下的单据缮制就是工作内容之一。在这段实习期间，我通过理论联系实际，更好地体验了在学校未能体会到的工作氛围及工作经历。在这家公司实习期间，于缮制单据过程中我意识到了单据缮制是多么的烦琐，一不小心便给予错误产生的机会，因此我通过所接触的现实状况设计此说明书来减少错误发生的几率。本人做这个设计说明书的主要目的是： 1.熟悉信用证项下的各种单据。 2.知道如何缮制各种单据。 3.在缮制单据过程中如何抓住重点来提高信用证单据缮制的质量。 4.完整无误的单据能有效地制止差错事故的发生，并能提高企业信誉，促进对外贸易的发展。 2、设计任务分析 为完善这个设计的目的，首先应该初步了解信用证下有哪几种比较常见的单据。常见的单据主要包括：汇票、提单、保险单或保险凭证、商业发票、一般原产地证或普惠制产地证、检验证书、包装单和重量单。在这里我主要针对汇票、提单、商业发票、产地证、包装单和重量单这几种单据来做分析，因为我实习的公司主要是做FOB的，因此不涉及其他几种单据。其次在了解各种单据的基础上知道每种单据该如何缮制。最后在缮制单据过程中把握要点达到提高信用证单据缮制的质量。针对提高信用证单据缮制质量的任务来说，需要解决以下几个问题： 1.以上几种单据各自的含义是什么？ 2.我要如何缮制这几种单据？ 3.在缮制单据后我要使用什么样的审核方法才能达到100%的正确率。 只有更好地解决以上几个问题才能做到单单相符和单证相符。单单相符和单证相符是安全收汇的前提和基础，因此所提交的单据中存在的任何不符哪怕是细小的差错都会造成一些难以挽回的损失。所以只要最终能安全收汇就说明缮制的单据是符合信用证项下所要求的。 3、方案初选 若要达到这个设计的最终目的，必须得设计出比较完善的方案才是解决问题的最佳办法。设计方案的内容其实就是比较各种单据缮制要注意的要点及缮制单据后审核的方法，因此我设计了以下2个方案： 1．1方案一 首先，大致了解汇票、提单、商业发票、产地证、包装单和重量单这几种单据的含义。其次，了解单据的基础上懂得如何有效地缮制单据。在缮制单据时根据以前的内容及现在手头上的资料填写，更好的做法是直接根据现有的资料进行缮制，因为以前的资料和现有的资料未必完全一样，如果还要翻旧资料只是在浪费时间，所以直接使用现有的资料来缮制单据可以缩短缮制时间，提高效率。最后，在缮制好单据后要经过审核来确保信息无误，在此只采取综合审核检查。综合审核检查针对较大范围的审核，不进行细节审核，这种方法比较简单，不需要花费太多的时间，但存在一定的缺点，没有很全面地对每种单据进行检查，综合审核检查包括以下几个方面： 1.11规定的单证是否齐全，所需单证的份数是否符合要求。 1.12.检查所提供的文件名称和类型是否符合要求。 1.13.有些单证是否按规定进行了认证。 1.14.单证之间的货物描述、数量、金额、重量、体积、运输标志等是否一致。 1.15.单证出具或提交的日期是否符合要求。 1.2方案二 首先，与第一个方案一样都须大致了解以上几种单据。其次，在这个方案中我提倡缮制单据时要在原有资料的基础上修改与现有资料有出路的内容，我在缮制单据中一般是进入以前的格式，只要在原有资料的基础上修改一些内容便可，因为公司里的大部分客户都是老客户，所以我们缮制这些单据的内容都不怎么变动，要变动也只是很少一部分。如果是新客户的话，客户会给我们新的资料，我们只要根据新资料在这些格式里对号入座就可以了。但不管怎么样都要自己区分出该怎样缮制，运用什么样的方法更合适。最后是审核环节。在这个方案中我采取分类审核，分类审核就是对汇票、提单、商业发票、产地证、包装单和重量单这几种单据进行详细地审核，即全面审核。全面审核更有效地防止错误发生，只是需要花费多点时间来反复地审核，我一直是采用这种方法来审核，因为我作为一个新手来说更要养成良好的习惯来避免小错误发生。以上两个方案各有各的特点，但在我看来，我是比较喜欢采纳第二种方案，虽然比较烦琐，更需要一定的耐心，但是我还是坚持下来了，一直是采用此方案来工作。 4、方案的详细设计 在进行了方案初选及比较之后，我选择第二个方案进行具体设计，本部分将为提高信用证单据缮制的质量做出详细设计，即具体解决前面的三个问题(在第二种方案中曾有论述)。 4.1全面了解汇票、提单、商业发票、产地证、包装单和重量单等主要单据的含义。 汇票是由一人向另一人签发的要求在见票时或在指定的或可以确定的将来时间向特定的人或其持票人无条件支持一定金额的书面命令。 提单是由船长或船公司或其代理人签发的、证明已收到特定货物，允诺将货物运至特定目的地，并交付给收货人的凭证。 商业发票简称发票。它是出口企业开立的凭此向买方收款的发货价目清单，是供买卖双方凭此发货、收货、记帐、收付货款和报关纳税的依据。 产地证是一种证明货物原产地或制造地的证件，主要用途是提供给进口国海关凭此确定货物的生产国别，从而核定进口货物应征收的税率。有的国家限制从某些国家或地区进口货物，也要求以产地证明书来证明货物的来源。 包装单和重量单是商业发票的补充单据，其实就是我们所说的装箱单。 4.2如何缮制这几种单据 4.21.国际贸易中的货款结算，绝大多数使用跟单汇票（即附有提单等货运单据的汇票），我公司也不例外。汇票缮制内容包括出票根据、年息、发票号码、大小写金额、受款人、付款人及付款地点、出票人和出票地点和付款期限。在缮制汇票时应注意以下几个问题： （1）必须列明出票根据，在信用证收付方式下，须说明是根据哪家银行在何日开立的哪一份信用证出具的。 （2）在信用证方式下，应按信用证的规定填写付款人；在托收方式时，付款人的名称一般应为进口方。 （3）信用证方式下的汇票受款人通常应为议付行；托收方式下的受款人应为托收行。 （4）汇票一般开具一式两份，两份具有同等效力，任何一份付讫，另一份自动失效。 4.22.在制作提单时须填制提单的各项内容包括提单的种类、收货人、货物的名称和件数、目的港、有关收取运费的记载、提单的份数等，这些一定要与信用证相符。提单是外贸单据中最重要的单据，它是国外买家据以提货的物权凭证。所以填制和确认提单的过程需要十二分的细心，要严格根据信用证真真切切地遵照“心想口读眼盯笔点尺比逐行逐字母一一核对”的要求。因为提单不像别的单据，一经签发便很难更改。 4.23.发票是整套外贸单据中的核心单据，在制作发票时，要注意以下几点： （1）最重要的是正确地输入收货人的名址，精确到标点、空格和字母。但这里的精确要以信用证为主。有时候由于开证人的疏忽，搞错了一个字母或一个空格，出于单证一致的原则，也要跟着信用证错。 （2）其次要注意唛头。唛头一般在附加条款里规定，所以要尽早做好提示。就如我在操作过程中，唛头基本上是由客人提供的，在制单时只要根据客人要求的填制就可以了。 （3）大小写金额一致。我实习的公司做老客户的生意比较多，因此基本上每次做单时可以套用以前的格式。有时只要稍微改动一下数量就可以了。这样就出了一个经常犯的错误：大小写金额不一致。因为把小写的金额改过来之后，很容易忽略大写金额相应改动。 （4）盖章、手签。这是一个需要注意的问题。有的买家要求卖家出发票时不仅要盖章还要手签。但在我实习的公司里是不需要手签的，只须法人盖章便可。 4.24.产地证制作时应注意以下问题： （1）产地证上的日期不能早于发票日期和不能晚于提单签发日期，去贸促会打印时，留底发票的日期一定要与产地证上的发票日期一致。 （2）如果是改证重发，一定要把原作废产地证交回贸促会，才可申请新证的申请。 4.25.包装单和重量单 包装单主要用于工业品，对每件包装内的货物名称、规格、花色等逐一作详细说明，以便进口地的海关检验和进口商核对。重量单多用于以重量计价的初级产品，载明每件商品的重量，有的还分别列明每件商品毛重和净重，其作用与包装单相同。 其实缮制单据并不难，只要资料在手再加上心细就没什么问题了，一般来说，要填制的东西往往不会脱离以上这些该注意的地方。制作单据时只要围绕从上到下，从左到右的原则，便可以减少误差的产生。所谓从上到下，即从一张单据最上面的项目开始，做完上一行的项目再做下一行的项目，遇到一行有多个纵向项目，则要遵循从左到右的原则。这样，一是不容易把需要改动的项目漏改；二是把整张单据划分成单元小块来完成缮制，可以提高精确度。因此只要奉行从上到下，从左到右的原则来缮制单据，并在这个原则下切实做到“心想口读眼盯笔点尺比逐行逐字母一一核对”基本上就可以避免这方面的错误。 4.3缮制单据后的审核方法 在缮制单据后要使用一些审核方法才能达到100%的正确率。在制单之后，为保证一次性成功议付，在向银行交单前，最后的环节我应做到以下几点： 1.先行严审单据。审单时采用纵横审单法：即先将信用证从头到尾阅读一遍，每涉及到一种单据，立即与那种单据核对，以达到“单证一致”（横审）； 2.横审完毕后，再以发票为中心，与其他单据挨个核对，特别注意各单据签发日期的合理性及共有项目的一致性，确保“单单一致”（纵审）。 3.审核过程中，每发现一个不符点，应立即记录在审单记录表上，并在记录文字后写“改”、“加”、“补”字。 4.待改妥单据后，在这些字上划圈表示不再有此不符点。 5.当全部字划圈后，单据完全改妥相符才可交单议付。 缮制单据虽不是一项很智能的工作，但需要制作者极其的细心。我认为避免制作单据时出错，最好的办法莫过于细心再细心。只有这样才可以避免因制单失误而产生的损失和费用。然而，错误只能尽最大可能去避免，因此单据做完后并不是一了百了，还要再核实核实，以使错误在没有造成实际损失之前及时改正，只有这样才能最终提高信用证单据缮制质量。 5、设计总体评价 本设计过程中及设计完成后，本人将本设计的思想及具体操作方法运用在自身的实习工作实践中并作如下总结评价: 5.1本设计内容包括了这几种单据要如何具体缮制、缮制的重心在哪及在缮制过程中如何杜绝错误发生？当解决好此设计提出的这几个问题便能提高单据缮制质量，本设计目的明确，内容较全面。 5.2通过本设计让我对从事的单证工作有了全面的了解并掌握了单据缮制的要点，在工作中得以全方面地应付单据的缮制。 5.3通过本设计提高了本人的岗位实践能力，也为本工作岗位赢得较好声誉尽了自已的努力。运用此设计结合实际工作，使本人在缮制单据的每个环节都付诸了极大的细心，避免了许多出错的可能，为公司减少不必要的损失。 综上，本次设计达到预定的目的。 6、参考文献 [1]吴国新.国际贸易理论.政策.实务[M].上海：上海交通大学出版社，2004年版.300-304页. [2]余世明.丛凤英.国际商务单证[M].广州：暨南大学出版社，2005年版.1--11页. [3]吴百福.进出口贸易实务教程[M].上海：人民出版社，2004年版.59-68页. [4]赵承壁.国际货物贸易实务[M].北京：中国对外经济贸易出版社，2001年版.49-60页. [5]侯惠如.货运单证填制理论[M].长沙：中国长沙出版社，2007年版.240-258页. 致谢：对于这次的撰写，最需要感谢的是徐彬老师。他在整个过程中都给予了我充分的帮助和支持。徐彬老师不仅耐心地为我指出论文中的不足之处，对论文的改进提出了宝贵的意见，而且还在我遇到困难时尽心地进行指点与解答。在此借论文完成之际，表示由衷的感谢与敬意。