谈团员档案的微机化管理

谈团员档案的微机化管理 庞海青 (德州学院 山东德州 253023) 【摘要】本文了现阶段团员档案管理存在的问题及实施团员档案网络化管理的必要性，介绍了团员档案管理应用的系统模式及功能。指出实现团员档案微机化管理是适应计算机信息技术发展的必然结果，有利于学校加强对学生、对团员的管理。 【关键词】团员档案;档案管理;系统模式 团员档案管理是学校学生管理的重要组成部分，随着学校办学规模的扩大、学生人数的逐年增加，原来基于小型数据库的、手工操作的团员档案管理系统已难以适应学校发展的要求。计算机技术在档案事业中发挥了重要作用，特别在高校团员档案的管理中，传统的文书立卷方式已不适应现代化技术的发展，因此，团员档案微机化管理正是适应计算机信息技术发展的必然结果。 一、现阶段团员档案管理存在的问题 一是高校团员档案多，团员人数增减，团干部岗位变动，团关系转存等情况变动很大，难以掌握。二是在团员档案日常管理工作中经常进行数字统计、档案查询、档案补充等管理方面任务繁重。三是每位团员基本情况难以掌握。四是团组织对团员档案管理工作重视不够，承办人员业务生疏，审核把关不严。五是档案要求不统一，材料混乱，有的用团员登记代替了入团志愿书;有的档案材料中没有本人的入团志愿书;有的团委批复在前，介绍人、团支部意见在后;有的缺少介绍人、团支部、团委意见。许多材料字迹潦草，难以辫认。因此必须严格按照团章的要求，切实加强团员档案的管理工作，建立一套完整 的、规范的学生学籍信息资料计算机管理团员档案，以便快捷地录入、统计、查询、检索学生的各类信息，及时了解学生的学习情况，使不同部门、系部的分级管理达到资源共享，协同管理，实现团员档案材料管理信息化、规范化和科学化。对促进大学生就业，把人才输送到社会最需要的岗位，有着深远的意义。 二、团员档案网络化管理的动因 第一，校园网的开通及办公自动化的实现，为团员档案工作的微机化管理提供了有利的条件。在工作中，建立了团员档案计算机管理系统，运用计算机技术实现对团员档案资料的计算机管理，在功能设计上，该系统集团员干部档案的维护、查询、统计、报表输出为一体，通过该系统可以全面了解和掌握每位团员品德、个性特点、专长爱好等基本情况，分析团员队伍的年龄结构，性别比例，民族情况，干部分布等，快速准确地进行各类组合条件的查询、统计和打印报表，提高高校团组织工作的现代化管理水平，为各级团组织相互了解和交流及团组织领导决策提供科学依据。 第二，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑，即可进入管理系统查阅自己需要的信息。网上利用的开展，将会使团员管理工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。以往团员管理人员的手工工作可以减少，甚至平时查阅工作可取消，工作人员有更多的时间用于电子数据整理工作。 第三，使团员档案管理工作变得方便、快捷、高效。网络化信息使各职能部门能及时获取学生各种异动信息，尽快地提供利用。平时在网上各相关职能部门将学生学籍处理、缴费情况都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权 限范围在网上查阅自己相关的信息，并标注处理意见，把数据通过网上按数据格式传输到管理系统数据库中即可，从而协调各部门工作，大大提高了各部门的工作效率。而通过网上计算机管理的数字化团员管理能随时准确反映学生当前的情况，为领导提供数据支撑。 三、团员档案管理应用的系统模式 采用客户机/服务器(Client,Server)体系结构模式。客户机/服务器结构模式是通过网络把分散的计算机系统连接起来，系统把这些计算机根据其功能划分为服务器与客户机C,S结构系统处理方式。用户在工作站(前台)看到的通常是用户界面，当前台需要调用某些数据时，工作站向被称为后台的数据库服务器(Server)发出请求，服务器即对此做出响应，并把处理的结果返回给前台，这样工作站就成了数据库服务器的客户(Client)。在WindowsNT、Netware上均可以构造起实用C,S结构系统。服务器作为信息集中处理和交换的中心，硬件上选用市面上常见的高档微机即可。 团员档案信息的管理离不开数据库系统。数据库管理系统的选择要建立在Internet,Web技术基础上，也就是说，选择数据库系统不仅要支持C,S体系结构，还要支持分布式处理。既要具备联机事务、处理数据安全性与可靠性的支持能力，又要有较强的安全控制能力，同时还要适应多种硬件平台、多种操作系统，并具备同其他数据库系统进行连接和交换数据的能力。现在团组织使用的数据库管理系统多用DBase、FoxBASE、FoxPro等编写，这些程序严格讲仅是一般操作系统的延伸，作为数据库管理软件在单机状态下应用还是可以胜任的，但是要建立覆盖全校各类信息的集成的MIS系统，它们无论在功能上，安全性和数据完整性等方面都不能很好的满足需要。应该选择适用于多种操作 系统，多种硬件平台的具有多用户、多任务和能在网络环境下运行，具有客户机/服务器结构的数据库管理系统，如Oracle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微软的SQL Server等。这些软件不仅具有上述功能特点，而且还提供数据库互连工具(ODBC驱动程序)、数据库———Web连接软件，使用户可以轻松地建立起Web站点上的数据库服务。 四、团员档案管理系统的操作功能 一是数据维护功能。该系统对在校的每位团员基本情况、奖惩情况、转系情况、职务变更情况、考察材料等进行添加、修改、删除等操作。 二是数据查询功能。该系统可以实现各种查询，查询的结果可以以表格形式、卡片形式输出，用于各团组织之间的人员流动时以便做团员的情况介绍、团关系的接转工作以及开具各种证明。查询和打印在几分钟内完成，快速准确无误。 三是数据统计功能。该系统可以实现统计与任意条件组合的统计。标准统计即按上级团组织的要求，产生各种报表需要的统计数字，组合统计则是临时根据需要由任意组合条件产生统计数字，统计结果可以显示、打印。 四是打印报表功能。打印报表可以根据统计产生的数字，输出要求的各类报表，填报部门、日期，一次连续打印全部报表，也可以选择打印报表，可以一次打印一份，也可以一次打印多份。 五是系统服务功能。建立各类对照表及统计表的条件库，报表格式库，并对其进行维护;检查数据库文件的完备性，核实数据库和索引文件是否齐全;设置及修改密码;系统的备份、恢复及产生上报软盘。 六是上网查询功能。与校园网链接后，各部门可以在网上查找所需资料。 该系统的主要特点是:容易学习、容易操作、容易掌握。此系统界面采用汉字菜单形式，用户只要通过屏幕提示就能使用该系统。各类统计表大多采用Microsoft Excel文件形式输入，输入方便快捷，查询简单，比如输入时除姓名外，其余绝大多数栏目不用输入汉字，统计数字时只要锁定要统计的数字，自动求和就可以出全班、全系、乃至全院的总数;要查询班级团员情况，只要打开查询对话框，键入所查班级，屏幕自动显示此班级情况。依此类推，可以查询到每个团员的具体情况;灵活、实用性强;运行速度快;安全保密好。系统在设计中采用了通行字及密码等必要的安全，在使用数据库的保密等级上也采用了使用权限限制等安全手段，完全符合档案的安全保密要求;用户界面好。该系统除了基本上满足管理工作的各项要求外，还利用C语言的作图功能，将统计结果用各种图形、图表加以显示，使统计结果更加形象直观;通用性强。此系统在设计形式、内容上与上级团组织及兄弟院校团组织的统计形式、内容一致，有利于各级团组织相互了解和交流及团组织领导决策。 当然，计算机网络管理技术的应用，并不能解决目前档案管理工作中的所有问题，由于电子文件本身存在的局限性，使得纸质等传统载体目前仍须与电子档案信息并存，还需要我们在实践中不断的完善。 【参考文献】 [1]郝惠君.高校档案管理现代化、信息化、网络化刍议[J].兰台世界，2008(3) [2]陈玉英.高校档案管理信息化建设刍议[J].企业技术开发，2008(3) [3]郭红.高校档案管理信息化建设略论[J].兰台世界，2008(2) [4]葛桂珍.试论高校档案信息化管理[J].科技情报开发与经济，2005(5) [5]周舰.团员档案网络管理系统的初探[J].福建电脑，2005(12) 【作者简介】 庞海青(1972-)，女，山东德州人，档案馆员，德州学院团委社团部部长，研究 方向:档案学、教育学。