办公室管理案例

善于公关的秘书 秘书因为需要帮助老板处理各种事件，所以不可避免的会遇到不同背景的对象，有时候，想要迅速地和第一次遇见认识的客户建立友谊，就要尽可能地进行深入的交谈和交流。 为了达到这一目的，除了为成功的交谈开好头之外，还要特地寻找出后续话题。遇到初次见面的人，假如你把注意力从自己身上转移到对方的兴趣上，和他开始谈话就很容易了。有很多开始攀谈的方法都可用来控制局面，让对方开口，但按其重要程度排列，一个人的姓名、职业和爱好是三个最有用的谈话开端。别人的姓名对他来说是全世界最重要的，因此你只需说：“你的名字真让我好奇，我想我以前从没听到过，你能和我讲讲它的出处和意思吗？” 约翰是一家大型种子公司的秘书，他的上司就是分管销售的经理。他们公司多年来一直试图拉到一个叫梅诺斯基的大客户。已经有好几个推销员都找过他，但都没有结果，搞得上司这几天非常的不愉快。  约翰深深的懂得这是一个赢得上司青睐的机会，于是他主动向上司申请示愿意为此事跑一趟试试。约翰做的第一件事就是向每一个推销员去调查，每个人告诉他的都一样：梅诺斯基先生特别在意自己名字的发音和拼写。因此，约翰到图书馆查梅诺斯基这一姓氏的民族起源，之后才去拜访他。  刚刚被带到他办公室，约翰就说：“我很早就想见到您，梅诺斯基先生，您知道我一直对姓氏的民族起源很感兴趣，这是我的一种爱好。目前我知道您的姓氏源于斯洛伐克语，但我没能查到它的意思是什么。我知道您的名字‘彼得’意思是可靠、可信赖，但字典上却查不到您的姓是什么意思。您能告诉我吗？”  梅诺斯基先生盯着约翰说：“你怎么知道我是斯洛伐克人？你怎么知道我不是波兰人？所有的推销员好像都认为我是波兰人！” “因为您的姓氏。” “天哪！你真聪明，”梅诺斯基说“，我想我愿和你做生意。”  后来，他跟约翰讲了他父亲到美国时身无分文，举目无亲，还谈了一个多小时他的家庭背景，他父亲的祖国，他的爱好和兴趣；然后，约翰带着迄今为止从公司客户那里得到的最大订单离开了。从那时起，梅诺斯基就成了他们的稳定客户。不难想象，约翰的前途变得更加光明。  除了姓名，每个人都愿意告诉你他们干什么工作。你只需说：“我一直对您的职业感兴趣，您能告诉我一些有关您的职位和您所做的工作的情况吗？”这通常足以让对方滔滔不绝讲上整整一个钟点或更长时间。 有一次，戴尔让一位年轻的电脑程序员向他解释自己的工作。他告诉了戴尔有关电脑的很多事情，戴尔快要被那些技术名词淹死了。事实上，你很可能像戴尔一样得到许多许多信息，但这时候一定要耐心，记住你的目标是为了支配和控制对方。由于秘书的注意点还在生活的各方面，所以让对方谈论其爱好也是公关的窍门。多数人都有某种业余爱好，或是打猎，或是垂钓、打保龄、高尔夫、园艺、音乐等等。很多人在业余爱好和在自己的职业上一样都是专家。他们通常都爱谈论其爱好。想成为他们的挚友只需问问他们的爱好即可。 能够察颜观色的秘书 俗话说“打铁看火候”。意思是说话办事时要善于察颜观色， 掌握好尺度，做到当进则进，当退则退。不然像过河卒子 一样一味地横冲直撞，不分清红皂白，不但什么事情也办 不成，说不定还会因说话的失误招人嫉恨，惹出麻烦。 古往今来，无论君子小人，无不爱听好话，有时当事人十分懊恼或不快时，只要旁人说几句得体的美言，便云开雾散了。做秘书的，就一定要有这方面的才能素质。 传说大文士解缙与朱元璋在金水河钓鱼，整整一个上午一无所获。朱元璋十分懊丧，便命解缙写诗记之。没钓到鱼已是够扫兴了，这诗怎么写？解缙不愧为才子，稍加思索，立刻信口念道：“数尺纶丝入水中，金钩抛去永无踪，凡鱼不敢朝天子，万岁君王只钓龙。”朱元璋一听，龙颜大悦。 汉元帝刘爽上台后，将著名的学者贡禹请到朝廷，征求他对国家大事的意见，这时朝廷最大的问题是外戚与宦官专权，正直的大臣难以在朝廷立足，对此，贡禹不置一词，他可不愿得罪那些权势人物，只给皇帝提了一条，即请皇帝注意节俭，将官中众多宫女放掉一批，再少养一点马。其实，汉元帝这个人本来就很节俭，早在贡禹提意见之前已经将许多节俭的措施付诸实施了，其中就包括裁减宫中多余人员及减少御马，贡禹只不过将皇帝已经做过的事情再重复一遍，汉元帝自然乐于接受，于是，汉元帝便博得了纳谏的美名，而贡禹也达到了迎合皇帝的目的。会长眼色，察颜观色是捧场至关重要的基本功。要投其所好，及时变色，不知道上头的心理和意图，说不定会拍错了马尼，“偷鸡不成反蚀一把米”。我国旧社会官场之上，都是一个比一个长眼色，善变色。唐高宗李治将要立武则天为皇后，遭到了长孙无忌、诸遂良等一大批元老重臣的反对。一天，李治又要召见他们商量此事，诸遂良说：“今日召见我们，必定是为皇后废立之事，皇帝决心既然已经定下，要是反对，必有死罪，我既然受先帝的顾托，辅佐陛下，不拼死一争，还有什么面目见先帝于地下！”李勤同长孙无忌、诸遂良一样，也是顾命大臣，但他看出，此 次入宫，凶多吉少，便借口有病躲开了；而诸遂良由于面折廷争，当场便遭到武则天的切齿斥骂。 过了两天，李勤单独谒见皇帝。李治问他：“我要立武则天为皇后，诸遂良坚持认为不行，他是顾命大臣，若是这样极力反对，此事也只好作罢了。李勤明白，反对皇帝自然是不行的，而公开表示赞成，又怕别的大臣议论，便说了一句滑头的话：“这是陛下家中的事，何必再 问外人呢！” 这句回答真是巧妙，既顺从了皇帝的意思，又让其他大臣无懈可击。李治因此而下定了决心，武则天终于当上皇后。反对派长孙无忌、诸遂良都遭到了迫害，只有李勤官运一直亨通。要同样是当皇上的秘书，可做秘书的本事却不能同日而语，成功与失败之间恐怕很大程度上的归结于你是否具有察颜观色的素质。俗话说：“出门观天色，进门看脸色”。观天色，可推知阴晴雨雪，携带行具，以免受日晒雨淋。看脸色，便可知其情绪。面部表情的色彩不同，其情绪也不同。学会察颜观色，实在是秘书不可忽视的说话办事之道。 常言道：人好水也甜，花好月也圆。人在高兴时，心情舒畅，看见高楼大厦，会想到“凝固的音乐”；看见车水马龙，会想到“滚动的音乐”。情绪好，容易体谅人，乐于礼让、关心和帮助他人，也愿意与人攀谈，接受别人的邀请，甚至看见小狗也可能热情地打个招呼。正所谓“人逢喜事精神爽”嘛。而要在烦恼时，心情抑郁，即使欣赏“田园交响曲”也会觉得是噪音。 打铁要看火色，这里的火色是指时机，是说双方在能谈得开、说得拢的时候，对方愿意接受的时候。领导正为应付上级检查而忙得焦头烂额的时候，你却找他去谈待遇的不公，那你肯定要吃“闭门羹”，甚至遭到训斥。掌握好说话的时机，才能提高办事的成功率。 学会察颜观色，留意对方的表情，揣摸对方的心情，该进则进，该躲则躲，当止即止，就可避免许多碰壁的事，也肯定能让自己成为受欢迎的秘书。 懂得推销自己的秘书 老实人总是以为，每一位员工的工作都在老板的视野里，只要努力，就一定能得到应有的奖赏。不幸的是，老板最容 易患“近视”，虽然你拼了老命，他却视而不见。在信息社 会，光会做事已经远远不够，得让老板知道你做了什么，否则，纵使你累得半死，也很难获得加薪、升迁的机会。对此，美国一位作家有一个形象的比喻：“做完蛋糕要记得裱花。有很多做好的蛋糕，因为看起来不够漂亮，所以卖不出去。但是在上面涂满奶油，裱上美丽的花朵，人们自然就会喜欢来买。”怎么能像卖蛋糕一样不露痕迹表现自己的功劳呢？或许你会从下面的这个故事中寻找到。 王珏工作认真，人很聪明，但跟许多人一样，刚开始她并不了解如何表功。她在人事部工作，做事情通常是靠经年累月积累的良好的客户关系。她在前一个工作岗位上做了好几年，那段时间，她的薪水优厚，老板与同事都很喜欢她，但她并没有因此而平步青云。王珏在新公司工作约两个月后，一次，老板刚刚和她谈完工作，离开她的办公桌，就来了一份传真，传真上说，她花了两个星期争取的一笔业务成交了 。王珏叹了口气，说要是传真早5分钟来 刚才老板在她的办公室里聊天，就好了闲谈中刚好提到这个客户和那笔生意。别人建议她赶紧去老板办公室报喜。起初王珏并不愿意，说写个便条就可以了，但别人还是建议她趁热打铁，显示自己的功劳，不过要假装不经意地提起这个巧合：“我们刚谈完，我就成交了这笔生意！” 最后王珏还是同意了，结果老板非常高兴，建议她告诉公司的公关部门，好让公司同仁知道这笔进账。其实，一旦有机会，每个人都可以用一种间接、自然的方式表彰自己的功劳。最后的结果当然是王珏的事业顺风顺水，越来越懂得表现自己的优势了。 若是不习惯自我推销，也可请别人从客观的角度助一臂之力你会发觉，不露痕迹地让人注意到你的才干及成就，比敲锣打鼓地自夸效果更好。这里有一位房地产开发公司助理小张的故事，相信也会对你有所启发。刚进这家房地产公司时，为了得到公司的认可，小张几乎成了工作狂，还常常想出很多新颖实惠的点子来。他的第一次策划被赞为“有创意，很新颖”。同事丽丽，一个漂亮体贴的女孩，他自认为是自己最要好的朋友，平时的工作中，在忙得天昏地暗时，她会适时地递上一杯咖啡；他加班时，她又会送来一个盒饭。她就是这样在一点一滴的小事中感动着他。一次，小张很满意地完成了一个策划。谁知第二天老板找到小张：“我本来很看重你的才华和敬业精神，没有新点子也没什么，但你不该抄袭其他同事的创意。”看到小张一脸惊讶，老板递给他一份。天哪！竟然与他那份惊人地相似，而策划人竟是丽丽。面对老板的不满和好朋友的“心血”，他哑口无言，因为小张没有任何证据证明他是清白的。机会终于来了，这回，小张从自己的新点子里筛选出两个，做出两份策划书，明里还是不避丽丽，在办公室里大做策划书，但暗地里他已把策划书做好并交给了老板。果然，不久之后，丽丽交上了一份和策划书颇为相似的文案，明白真相后的老板非常恼火，他请丽丽另谋高就，而小张的成果也保住了。除非你打算继续坐冷板凳，蹲在角落里顾影自怜，否则，每当做完自认为圆满的工作，要记得向老板、同事，别怕人看见你的光亮；当有人来抢夺属于你的功劳时，也要坚决捍卫。 凭借风趣赢得 晋升的秘书 秘书的工作性质决定了他必须处在人际关系的中心，戴尔卡耐基认为，一个是由于他的专业知人事业成功，只有15%是来自于他的知识和技能，而则依靠他的人际关系和处世技巧。这些 技巧之中，最为重要与使用的便是你的风趣。在秘书的工作中，风趣的说话做事能避免许多尴尬。例如，加班实在多得令人厌烦时，你可以对上司说：“实际上，如果我再加班下去的话，我太太可真的要往外发展了！”这么一说的话，上司绝对不会刻薄地回答：“你就让她去往外发展好了。”你不从正面拒绝他：“我不愿意加班！”而以婉转的口气迂回避开主题，这种高明的手段，也往往可以抓住上司的心理，使他自然而然地产生一种同情心，从而达到目的。这种方法任何人都可能办得到，而且也有成功的机会。最近常叫秘书王亮每晚加班的经理问王亮：“很抱歉，昨晚让你那么晚下班！你太太没有抱怨什么吧？” 王亮做出不太经意的样子，答道：“也没什么，不过今天早上我出门时，我太太却对我这样说……”“说什么？”“亲爱的，你今晚还要加班吗？”“那你怎么回答她呢？”“我说：‘嗯！大概吧！“她怎么说呢？”“我太太说：‘那你一定要真的加班哦！不可以太早回来哦！ 这未必是高明的风趣，却能间接表达你为公司所做出的牺牲。 风趣也许是秘书在众多竞争者中突出的法宝，有工作经验的人都明白，在上司面前无法说些俏皮的话，就不能语惊四座，也没法使上司对你另眼相看，所以一般来说富有幽默感的男性秘书要比女性秘书升职的更容易一些。不过遗憾的是，能和上司说俏皮话的机会并不太多。 不过，你一定要记住这句话：上司永远是上司，不要期望在工作岗位上能和他成为朋友。即使你们以前是同学或是好朋友，也不要自恃过去的交情与上司随意开玩笑，特别是在有他人在场的情况下，更应格外注意。 因此，最好时刻留意能够和上司面对面谈些风趣俏皮话的时机，特别是两人并列在一起方便或洗手时更加机不可失。同时，那种时候也是你们日后能够说悄悄话，当上司心腹的大好时机。 亨特是某大公司中一个部门的秘书。身为秘书，他心理上的问题是“：我的上司以及这部门里的同事真正喜欢我吗？”幸而亨特非常明白怎样运用风趣的力量，看看发生在圣诞节期间的一件小事，就知道他如何凭借风趣赢得别人的好感。 某天亨特跟随老板去开一项业务会议回来，发现部门的职员们悠闲地聚在办公桌旁，哼唱着韩德尔的神曲《弥赛亚》中的一段 哈利路亚大合唱。由于老板的出现促使大家匆忙奔回去工作。顿时亨特发现老板开始皱眉头表示不悦，并马上有开口训斥的态 势，也不知道亨特哪里来的灵感，尽力轻松地对这老板和同事说：“我想你们并不精于此道。”  这样的一句话并不会惹人捧腹大笑，但是它能发挥有力的效 果，老板很好的下了一个台阶并且既维持了自己的颜面又表示出了 对员工的不满，而同事们都以微笑来接受亨特含蓄的批评。他以和 同事一起笑他们的唱歌来责备他们的偷懒，由此可以发现这是表达 “不要再偷懒”的更佳方式。更重要的是，亨特对他自己心理上的 问题有了一番新的看法“：我这部门里的人真正的喜欢我。”  他还发现：“如果他我喜欢他们，并能与他们一同欢笑，给他们 所需要的，那么我也就能得到我所需要的——与他们每个人建立更要的 好的关系。”  对于做秘书的人来说，工作做得好也许可以获得加薪，但并不 意味着能够获得晋升的机会。职场中，晋升的关键在于有多少人知 道你的存在和你工作的内容，以及这些知道你的人在公司中的地位影响力有多大。如果你已经利用风趣来帮助你取得成功，你也就能对挫折一笑置之，坦然开自己的玩笑，并且关心别人，更重要的是以轻松的心情来面对自己，而以严肃的态度面对自己的新角色。 会为自己表功的秘书 勤奋的人走到哪儿都会受到人们的喜欢，毕竟，如果你表现出勤奋的话，就会在第一时间赢得他人的好感，起码他们 会认为你在内心深处是热爱自己目前的工作、环境的，那 么他们就更可能主动地让你融入到集体中来并且给与你不可设想的种种好处。我们不论做什么事，都必须竭尽全力，能否拥有这种勤奋努力、追求完美的精神，决定一个人日后事业上的成功或失败。只要全神贯注，那么工作上的不耐烦甚至痛苦的感觉都会消失。如果你不懂得这个秘诀，就无法得到他人的欢迎，更不能获得成功与幸福。有一次，某领导安排陈秘书写一篇稿子，陈秘书立即行动起来，广泛查阅资料。下班时，领导对陈秘书说“：下班休息吧！明天再干吧！”陈秘书心里明白表现的机会来了，便回答领导说：“这篇文章需要很多数字材料，我今晚没事，正好整理一下统计资料明天用。”结果第二天就把初稿交给了领导。领导满意地说：“完成得很及时。”陈秘书便接着说：“加个班，总算很快拿出来了。”领导点头：“不错，好好休息两天吧，放你两天假。”陈秘书实在也是有能力，仅用了二天就完成了任务。但他更有表现自己的技巧，这也是一种让领导感受到的技巧。即使小陈自己不说，领导也会明白，效率高，肯定是加班加点牺牲了休息时间。所以，给领导一个使他吃惊的效率，能够很巧妙地让他感受到你在背后付出的艰辛。在我们的人生中，即使是最平常的事物，只要能灌注我们的心血、热诚，就会变得神圣而高尚。遗憾的是，一般人对于工作总是抱持机械式的心态，缺乏热诚和朝气，因而茫然彷徨，随波逐流度过一生。工作可以拓展我们的心灵，帮助生命成长。倘使我们对工作不忠实，不曾付出最高程度的努力，就不能拥有自尊与自信，  ，也不可能赢得他人的喜爱。不用说，勤奋是一种美德，但是默默无闻的人虽然能够受到他人的欢迎，可同时也可能会被人遗忘。所以，辛勤耕耘的“老黄牛”不应该再保持沉默，他完全有必要通过自己的表白，让领导知道或感受到你所付出的努力。工作中只会十不会“说”的人实在是太多了，这样的人也往往会吃亏。领导所能目睹的你的工作最多限于“八小时以内”，在秘书与领导分开办公的地方，领导对秘书的工作了解就更少了。有些人只顾埋头工作，工作完成后一交了事，与领导交流很少，自己究竟加了多少班、费了多大劲、流了多少汗水、耽搁了自己多少私事等情况，就都默默无闻的白白流掉了，因此聪明的秘书要既会做又会说。值得注意的是，不做默默无闻的“老黄牛”，并不是说要你做一只下蛋就叫的“母鸡”。注意：你的表白一定要圆滑、不留痕迹。