行政秘书学

行政秘书学 秘书(?):乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。 秘书的分类:(?) 按单位性质不同——机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。 按工作内容不同——行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。 按服务对象不同——公务秘书、私人秘书。 秘书的层次(?):高级、中级、初级。 秘书工作的内容:(?) (1)办文:文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理 (2)办会:会议会务组织 (3)办事:调查研究、信息资料工作、信访工作、接待工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常事务、办公室管理、其他临时交办事项 秘书的工作性质、特点:(?)1.机要性(机密性)2.综合性3.辅助性(服务性、从属性、被动性) 秘书的工作作用:(?)1.协调作用 2.信息枢纽作用 3.参谋助手作用4.公共关系作用(形象作用) 现代秘书职业的变化特点(?) 1、从技能性工作向智能性工作转化。 2、从常规内向思维向外向开放思维转化。 3、从事务性服务向信息化服务转化。 4、从被动辅佐职能向主动配合职能转化。 现代秘书工作的发展趋势(?) 1、秘书工作职业化 2、秘书工作职能强化 3、秘书工作科学化 4、秘书任职资格化 秘书机构的概念 (理解) 广义的秘书机构，是指具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门 。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、文书、调研、信访、行政、督查、接待和值班等部门。 狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。是直接为领导工作服务的办事部门。 秘书工作机构的地位:(?) 1、秘书机构不是决策机构，而是辅助决策机构 2、秘书机构不是职能部门，而是综合协调机构 3、秘书机构不是延展性机构，而是相对封闭机构 4、秘书机构不是“前台”机构，而是“幕后”机构 秘书工作机构的性质:(?) 秘书部门是领导的左右手，必须保守机密;秘书部门是辅助机构，而不是权力机关;秘书部门是综合办事部门;秘书部门是服务、协调部门。 秘书与领导的关系(论述、联系实际分析) (?) 在秘书的职业活动中，秘书与领导的关系是一种至关重要又十分复杂的人际关系。它集中体现了秘书工作的本质内容和特点，关系的状况又直接影响到单位的工作效率和秘书的身心健康、才智的发挥。秘书与领导关系的实质是一种立体的多层面的关系，是建立在共同的事业、目标的基础之上的。 (一)人格地位上的平等关系 (二)实现目标工作中的同事关系 (三)工作职能上的上下级主辅关系 (四)工作过程上的主从关系 (五)工作沟通上的双向交流关系 (六)工作绩效上的一体关系 秘书为领导班子服务中的几种关系的把握 (一) 为主要领导人服务与为领导班子服务 (二) 为中心工作服务与日常工作服务 (三) 正确处理多头指示，避免酿成矛盾 (四) 加强沟通，促进领导班子的密切合作 (五) 对口请示，避免交叉请示 (六) 逐级请示，避免越级请示 (七) 加强沟通，避免产生误会 (八) 筛选信息，避免说是道非。 秘书的职业素养(?) 1、秘书的思想素养:良好的政治修养;强烈的事业心;较高的理论政策水平;实事求是的思想作风;淡泊明志，乐于奉献;踏实细致，一丝不苟 2、秘书的知识素养:基础知识:社会基础知识和自然科学知识。专业知识:文书写作与处理、办公管理、会议组织等。行业知识:秘书所在行业、系统的专业知识。相关知识:经济学、心理学等 3、 秘书的能力素养:基础能力:敏锐的观察能力、创造性的思维能力、丰富的想象能力、持久的记忆能力。业务能力:表达能力。听知能力、办事能力。交际能力、协调能力。学习能力、应变能力。操作能力、管理能力。组织能力、预测能力 4、秘书的心理修养:豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作 5、秘书的职业道德修养:理想、态度、责任、义务、纪律、良心、荣誉 最基本职业修养:忠诚可靠、甘居幕后、任劳任怨 办公室管理 1、办公室管理工作:(1)办公环境管理(2)日常安排与管理(3)电话管理(4)印信管理(5)值班工作(6)邮件处理 2、办公环境的管理原则:方便 ?舒适整洁 ?和谐统一 ?安全。 办公室的布局与布置(了解) 1、布局:?封闭式布局?开放式布局 2、办公环境布置 布置要点:(2)营造一个安静的工作环境(3)保证良好的采光、照明条件(4)合理安排座位(5)力求整齐、清洁。 布置的原则:(1)采用一个大间办公室。(2)使用同一大小的桌子。(3)档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。(4)采用直线对称的布置。(5)主管的办公区域需保留适当的访客空间。(6)将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。(7)主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。(8)全体职员的座位应面对同一方向布置。 (9)常用的文件与档案，应置于使用者附近。(10)应保持公共空间和私人空间的独立。(11)桌与桌之间应留有一米左右的距离。(12)桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。(13)最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。(14)计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。 接待工作的基本原则、规格和程序(了解) 1、基本原则:文明礼貌、负责、与人方便、讲求时效、按制度办事、遵守纪律 2、接待规格: ?高格接待:是指主要陪同人员比主要来宾的职位或职称高的接待。它表明对被接待一方的重视和友好。包括几种情况: A、上级领导或上级领导机关派一般工作人员向下级领导口授意见，下级领导要出面作陪; B、兄弟单位领导或派人商谈重要事宜，本单位领导要出面接见，必要时还应陪同座谈; C、下级领导来访，领导应该出面做陪; D、接待公司的重要客户。 ?对等接待:指主要陪同人员与主要来宾的职位或职称大体相当的接待。接待工作中最为常用。 ?低格接待:指主要陪同人员比主要来宾的职位和职称低的接待。这种接待多用于基层单位或业务性联系的接待。 3、接待工作的一般程序 ?发出邀请 邀请可分为口头、电话、书面、登门邀请及邮件邀请等。采用哪一种应根据亲疏关系和实际情况而定。 ?接待前的准备工作 接待前的准备工作很重要，它是整个接待工作的基础，决定着接待工作的质量和效果。 ?平时的准备工作 A、思想心理的准备 a、诚挚恳切的态度b、团结合作的工作精神 B、业务知识和能力 C、物质和环境的准备接待 (3)、接受任务后的接待准备工作 一般情况下，来宾来前会事先，接到通知后，秘书接待准备工作一般程序如下。 A、了解来宾的情况B、确定接待规格C、制定接待工作计划 4、接待工作的实施 ?迎接来宾 ?会见、会谈的接待 ?宴请接待 ?安排参观游览 ?安排娱乐活动 ?新闻报道 ?送客 秘书时间管理的方法: (1)ABC,工作法(?):现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情的重要和紧急程度，将各种事务划为A、B、C、D四个类别，即ABCD工作法。 (2)时间表编制法:时间表是管理时间的一种手段，它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，从而有效地管理时间，达到完成工作任务的简单方法。 秘书收集信息的主要内容和形式: 内容:政策法规信息、指挥性信息、本单位信息、社会反馈信息、可比信息、相关信息、未来信息。 形式:文字形态信息、声像形态信息、记忆形态信息、 会议: 1、会议的概念:是把人们组织起来讨论和研究问的一种社会活动形式。会议具有决策、沟通和协调功能。 2、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。 3、会议的十大要素(?) :?会议名称?时间?会场?议题?与会者?主持人?会议方式方法?会议文书?会议结果?会议费 4、会议预案的十大要素:(?)?会名?会议时间?会场?出席范围?会议票证?会议筹备班子的职责分工?会场布置?主席台?会议议程?经费预算 5、会议计划包括:会议的目的和任务、会议名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程、准备工作、决定会议的工作人员和服务人员。 会务工作流程(判断、选择) 1、会务工作的总原则:准备充分、组织严密、服务周到、确保安全。 2、会务流程 (1)、会前准备阶段 确定会议主题与议题、确定会议名称、确定会议规模与规格、确定会议时间与会期、明确会议所需设备和工具、明确会议组织机构、确定与会者名单、选择会议地点、安排会议议程和日程、制发会议通知、制作会议证件、准备会议文件材料、安排食住行、制定会议经费预算、布置会场、会场检查。 (2)、会议进行阶段 报到及接待工作、组织签到、做好会议记录、会议信息工作、编写会议简报或快报、做好会议值班保卫工作、做好会议保密工作、做好后勤保障工作 (3)、会议结束阶段 安排与会人员离会、撰写会议纪要、会议的宣传报道、会议总结、催办与反馈工作、会议文书的立卷归档 文书撰写(?) 1、文书的概念:文书是一个概括性的名词，指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。文书是人们用来记录信息、交流信息和发布信息的一种工具。 2、文书的种类:通用文书、专用文书、常用事务文书 公文的行文规则 (1)按机关隶属关系和职责范围行文 (2)授权行文 (3)大力精减文件，严格控制发文数量和范围 (4)在一般情况下，党政机关不得越级行文 (5)必须正确确定主送机关和抄送机关，主送机关与公文名称相互呼应 (6)关于联合行文问题 (7)关于“请示”的行文问题 (8)在报刊上发布的法规性公文，应视为正式公文依照执行 (9)公文由文秘机构统一处理 文书处理(?) 1、文书的种类:通用文书、专用文书、常用事务文书 2、程序(?) 收文处理:收文包括签收、登记、分办、加工、拟办、批办、承办、对内催办、签注、立卷、归档(或清退、销毁); (1)公文的收受与分流 签收-外收文登记-启封-内收文登记-分办-传阅-摘编 (2)办理收文 拟办-批办-承办-注办 (3)组织传阅与催办查办 组织传阅-催办-查办 (4)处置办毕公文 阅卷归档、清退、暂存、销毁。 发文处理:拟稿、审核、签发、复核、缮印、校对、盖章、登记、封发、立卷、归档、暂存、销毁 (1)文稿形成 拟稿。审查，包括会商和核稿两个环节。 签发。 (2)公文的制作 注发、缮印、校对用印或签署。 (3)公文的对外传递 发文登记——封发(分装——发出) (4)处置办毕公文 阅卷归档、暂存、销毁。 3、四个原则:准确、及时、安全、统一，加强集中统一管理，坚持实事求是，按要求和规定进行。 4、文书处理的含义:文书处理是指机关、单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。 5、文书处理应注意的事项 (1)文旨不明，文种不分 (2)行文关系不明，职权不分 (3)篇幅冗长，内容含糊 (4)多头主送，多项请示 立卷归档(了解) 1、立卷的基本原则:正确反映机关工作历史面貌、保持文件之间的内在联系和完整、便于管理和查找利用。 2、立卷的方法:作者特征、问题特征、时间特征、通讯者特征、地区特征。 3、归档制度:归档范围、归档时间、归档要求。 4、档案分类方法(选择) 单一分法: (1)年度分类法?跨年度的文件处理?以文件内容年度为处理标准?专门年度的文件处理标准 (2)组织机构分类法 (3)问题分类法 复式分类法:(1)年度-组织机构分类法(2)年度-问题分类法(3)年度分类法(4)题-年度分类法 5、公司文档分类: ?文书档案:?党群工作类?行政管理类?经营管理类?生产管理类 ?科技档案:?产品文字材料?科研文字材料?基建文字材料?设备文字材料 ?财务档案 ?人事档案 ?电子档案 ?声像档案 许多MM在减肥的过程中困难重重，用尽方法却瘦不下来，其实只有在数不清的技巧，推敲中找到属于跟适合自己的最佳方式，才能在健康的瘦身道路上走下去，下面一些瘦身的小技巧，一定可以帮到你～ 1、慢慢吃 我们都曾在美味佳肴面前狼吞虎咽。等你发现自己吃撑的时候，已经为时太晚了。然而当发现自己因为吃得太撑感到不适时总是为时已晚。这是因为，我们的大脑需要大概20分钟，才能接收到“已经吃饱了”的讯息。营养学专家Wesley Delbridge 表示。“在吃第二碗饭前，不妨先喝上一杯水，等个十几分钟。”他说，“让你的大脑告诉你，你是否已经吃饱了。“ 2、切碎你的食物 不论是享用牛腩、三文鱼、面包圈还是鸡蛋卷，在食用之间都可以尝试把这些食物切成碎片。近期，美国亚利桑那州立大学的研究表明，被给予切好的面包圈的参与者，比直接食用完整面包圈的参与者，在试验中吃的要少得多。在20分钟后的免费午餐招待中，那些吃面包圈切片的参与者仍然吃的比较少。研究人员表示，预先切好食物能使食用过程中的每一次咀嚼都更加舒适，因此能够一定程度上实现对饮食量的掌控。 3、饭后刷牙、剔牙 “一旦结束午餐或晚餐，应当立刻使用牙刷或者牙线。”匹兹堡Nutrition CheckUp的营养学家Heather Mangieri如此建 议道。当你感到牙齿清洁、口气清新时，你就不会再没心没肺的呆在厨房吃个不停了。 久坐族常常都有恼人的“游泳圈”，不仅仅影响美观，还很难减，这可怎么办呢,来看看小编推荐的10个最佳的瘦腰运动吧～总有适合你的一种，还等什么,赶紧动起来吧～ 1、简易坐扭转 这个体式可以很好的帮你拉伸脊柱并消除背痛，然后帮你按摩腹部减少腰部的赘肉，来促进消化器官的蠕动。 盘腿坐在一块折叠的毛毯上，骨盆水平，挺直腰背。吸气向上拉长脊柱，随着呼气的时候拉伸着向右后方转，左手放在右大腿上，右手放在身后毛毯边缘，保持30秒，然后收回。相反方向重复同样的动作。 2、半鱼王 这个扭转可以很好的作用在腹部区域，把横膈膜及腹腔带进行一个强烈的扭转，它的扭转力度会非常强大，帮助收紧腰腹肌肉。 这是一个更为高级的扭转体式。我们需要让一腿折叠在下方，让脚掌竖着立在地面上，上面的脚跨过来放在膝盖的外侧，脚尖和膝盖在一条线上，上面腿应该是垂直的。可以把臀部下面垫上一个毯子，以防骨盆不会向后部倒，使背能向上立起来，随 着呼气的时候转，同样吸气拉伸脊柱，呼气把中背部推入体内，增加扭转。快速瘦腰一:“椅子运动”像是坐在椅子上那样，双手做扶扶手的姿势，后背靠在椅背上，注意其实没有椅子，只是自己想象着坐在椅子上。之后身体慢慢下蹲，感觉屁屁真的坐在椅子上一样。在做这个动作时腰部要用力，脚的位置不动，让大腿来承受身体的重量。 3、自行车运动 身体平躺在地板上，双手放于脑后，左腿膝盖弯曲并尽量向胸部靠近，右手肘向左腿膝盖靠近，右侧肩榜随之抬起。之后换另一侧重复进行这个动作。 4、交错腿运动 身体平躺在地板上，双腿交叉，双手抱头，之后交叉的双腿慢慢抬起，尽量向上抬，使双腿与地面呈直角，头部也随之慢慢抬起。当抬到最高点时停顿呼吸一次，之后重复进行这个动作。 5、健身球运动 让自己躺在健身球上，使下背部接触健身球，双手交叉放于胸部，也可以抱头。腰部用力抬起上身，使身体离开健身球，注意保持平衡。之后再躺下来，重复进行这个动作，像在健身球上做仰卧起坐一样，对于瘦腰腹很有效果。 6、蜘蛛侠式 这款动作可以运用到腹肌上的全部肌肉，也能兼顾到小腿、大腿、胸部、背部、手臂、肩膀的肌肉。先是俯卧撑的姿势，手 臂要伸直，保持手肘和肩膀在同一条直线上，从侧面向前提拉右腿，如图中的方式，让膝盖尽量靠向右臂手肘，到极限的位置时再放下腿;之后换左腿，提拉再伸直，循环反复，两侧各15个算一组。