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一.软件支持的操作系统与数据库
您使用的操作系统 需要安装的数据库 备 注
Windows 2000/2003/XP
MSDE2000 SP4 或
SQL 2000 SP4
Windows Vista
Windows 7
MSDE 2005 SP3 或
SQL 2005 SP3
Win7下使用软件的F1帮助
功能,需下载补丁:
KB917607
二.安装之前注意的事项
1.计算机名要求为数字或字母组成,不能包含中文,不能有特殊字符,例如 - 等,且不要
以数字打头, 建议以单纯的英文字母作为计算机名。
2.操作系统用户名也要求为数字或字母组成,不能包含中文,不能有特殊字符,例如 - 等,
且不要以数字打头。
三.数据库的安装
软件光盘分 A、B两张,其中 A为软件安装程序,B盘为数据库安装程序。
数据库安装步骤如下:
1.将 B盘放入光驱,然后打开光盘对应盘符,双击MSDE2000RelA文件夹
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2.双击 系统自动安装数据库
3.系统自动配置安装数据库
4.数据库安装完毕后,单击开始——程序——启动,找到
5.双击任务栏右下角 图标,点击
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6.当任务栏图标由 变为 则
示数据库已经正常运行。至此,数据数安装完毕!
◆以后每次启动电脑,数据库会自动运行。
四.软件的安装
1. 将 A盘放入光驱,光盘会自动运行,或者打开光驱盘符,双击 开始安装
2. 点击 开始安装
3. 安装时出现环境监测,如下图,IIS如果提示不符合,不用理会,T3普及版不需要安装
IIS,点击退出检测即可。
4. 系统默认安装路径是 C:\UFSMART,建议安装到非系统分区,例如 D:\UFSMART
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5. 如下图,服务端组件和客户端组件都要勾选而 UU通不需要安装。
◆UU通是用友开发的类似于 QQ的即时通讯工具
6. 出现安装进度,请耐心等待
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7. 出现欢迎使用Microsoft .NET Framework 2.0安装程序,请点击下一步进行安装。
◆ Microsoft .NET Framework 2.0 是微软支持生成和运行下一代应用程序和 XML Web
services组件 ,必须安装,否则软件无法运行。
8. 出现欢迎使用 SMT Player 3.0安装向导,请单击下一步进行安装,安装路径自行选择即
可,没有特殊要求。
◆ SMT Player3.0 (东方金鸟)是一个播放器,安装完毕后,软件自带【学习中心】的视
频才可以观看。
9. 系统提示安装完成,需要重新启动,请单击立即重新启动计算机
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10. 重启电脑之后,软件自动运行并创建所需要的数据库,请等待即可
11. 创建完毕后,出现如下图界面,关闭,至此软件安装完毕
五.基本介绍
安装完用友 T3软件之后,桌面上会有两个图标: 和
的功能:
系统管理只允许两种身份的人登录:一是 Admin(系统管理员),二是账套主管
增加操作员、指定账套主管、用户权限、建立、修改、备份和恢复账套等一系列操作都在系
统管理中进行。
的功能:
账套的初始设置、日常账务、报表处理都在用友通中进行。
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六.基本设置
增加操作员
1. 双击桌面上的 图标,然后单击“系统”——“注册”,用户名为 admin,密码
默认为空(用户可以自行设置密码,但一定要牢记。)然后单击确定。
2. 单击“权限”——“操作员”,弹出操作员管理界面,然后单击“增加”按钮如下图:
其中:编号 用户自行定义,数字、字母、数字字母组合都可
姓名 输入您的真实姓名 此处的姓名将会出现在凭证的记账人、审核人等位置。
口令:输入您的密码,可以为空。
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所属部门:该操作员所属的部门,可以为空。
上述信息输入完毕之后,单击 按钮,这样就增加了一个操作员。
一定要牢记操作员的编号,因为登陆软件输入的是编号而不是姓名
建立账套
1. 双击桌面“系统管理图标”,单击“系统”——“注册”,使用 admin登录。
2. 单击“账套”——“建立”,弹出建立账套界面,如下图:
其中:已存账套 是已经存在的账套,999为系统内置演示账套
账套号 是您要建立账套的账套号,为三位数。(001—999)
账套名称 一般为公司抬头
账套路径 默认为软件的安装文件夹,用户无需修改。
启用会计期 是指开始用电脑记账的月份。
3. 如下图:输入您公司的信息,其中单位名称为必输,其他可不输
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4. 如下图:选择核算类型
其中:本币代码、本币民名称为记账使用的币种,如果为人民币,默认不用修改;
企业类型:工业或商业
行业性质:主要和会计科目有关,一般建议用户选择“新会计制度科目”
或“2007年新会计准则”
账套主管:选择您第一步增加的操作员即可。
按行业性质预置科目:默认打钩即可,如果去掉,账套将不会预置任何会计科目。
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5. 此处选择分类信息
存货是否分类:不要理会这个设置,因为我们只用到账表,不涉及存货模块。
客户是否分类:如果客户有很多,可以对这些客户先进行一下分类。
比如您有 500多家客户,这些客户来自各个省份,您可以按照不同的省份来分类,例如:
01 北京市,02天津,03上海,04河北 等,客户如何分类,没有固化的
,完全根
据您实际情况划分。
客户分类不是必须的,您也可以不分类,一旦在此处勾选了分类,那么在增加客户档案
之前必须先增加客户分类。
客户档案和客户分类的区别:
客户分类:是指把您所有的客户按照某种共性分不同的类别,方便管理。
客户档案:和您公司有业务往来的公司名称。
有无外币核算:如果涉及外币,请勾选此项。
6. 确认您的分类编码方案:
科目编码级次:会计科目的编码级次,默认为三级(4-2-2)
4-2-2表示的意思:数字本身表示会计科目编码的位长
说明:4在第一级,那么表示一级会计科目的编码位长是 4位数,2在第二级,表示第二级
会计科目编码的位长是两位数
举例:1002银行存款 这是一级科目,1002这个编码正好是 4位数
100201 农业银行 这是银行存款的下级科目(二级科目),他的编码为 01两位数,但
是是在一级科目编码的基础上增加两位数,所以它的编码为 100201
其他编码级次请用户根据实际情况自行设置。
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7. 定义数据精度:
8. 提示是否立即启用账套,点【是】
如果不启用,登录账套之后看不到任何模块,所以使用账套之前必须启用,
如果您此处点了【否】,那么请用账套主管登录系统管理,执行“账套”——“启用”即可。
9. 如下图,在 GL总账前面打钩即可,然后选择启用日期确定即可
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账套的初始设置
(1).基础档案设置
双击桌面上的用友通 T3图标,使用账套主管登录,选择对应的账套和登录日期。
1.部门和职员的设置:
单击“基础设置”——“机构设置”——“部门档案”(部门档案可随时增加)
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部门档案:部门编码和部门名称为必输项,其中部门编码请参照下面的编码原则
单击“基础设置”——“机构设置”——“职员档案”(职员档案可随时增加)
增加职员档案的时候请在职员编号下面直接双击输入即可,不要点击上面的【增加】按钮,
增加完毕一个职员档案后,敲几次回车,直到又出来一个空白行,这样职员档案就被保存了。
职员编号没有编码限制,用户自定义,但是编号必须唯一。
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2.往来单位设置
客户/供应商分类:如果在建立账套的时候您勾选了客户/供应商分类,此处必须先增加分类,
然后才能建立客户/供应商档案。
“基础设置”——“往来单位”——“客户分类”
类别编码请参照下面的编码原则。
增加完客户分类之后,增加客户档案
“基础设置”——“往来单位”——“客户档案”,(客户档案可随时增加)
客户编号用户自行定义,但必须唯一,客户简称为必输项,客户名称可以不输入,
所属分类码就是刚才增加的客户分类,指定这个客户属于哪一个客户分类。最后单击保存
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请用户参照以上步骤自行设置供应商分类和供应商档案。
3.财务相关的设置
会计科目:
单击“基础设置”——“财务”——“会计科目”
如下图,系统内置了大部分一级科目,明细科目需要用户自行设置。
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例如:要在管理费用下面增加一个明细科目工资,操作为:
先点 ,然后找到管理费用这个科目 它的编码为 5502,我们单击 ,然后如
下图输入
科目编码为 550201
科目名称为 工资
说明:5502为一级科目编码 01为二级科目编码,编码的时候参照
使用相同的
增加其他明细科目即可。
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特殊科目设置:
A. 外币科目
例如,银行存款下面有一个美元账户,我们参照以下方法增加:
先增加外币,操作菜单为:基础设置——财务——外币种类,输入外币币符和名称,确
认,然后输入汇率。
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然后打开会计科目界面,点击增加
账页格式选择外币金额式,外币核算前面打勾,选择对应的外币,然后确定即可。
B. 数量金额式科目
例如,要在库存商品下面增加一个明细科目:惠普打印机,计量单位为台
打开会计科目界面,单击增加
勾选数量核算前面的对勾,然后输入计量单位台 单击确定
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C. 应收应付类科目
按照以往的习惯,要在应收应付科目下面增加明细的科目,但是软件中不必要在这些科目下
面增加明细科目,而是使用辅助核算来实现这个功能。
什么是辅助核算?
如果一个企业的往来业务频繁、清欠和清理工作量大时,可以使用辅助核算,即将这些明细
科目的上级科目设置为末级科目并设为辅助核算,将这些明细科目设为相应的辅助核算目
录。一个科目设置了辅助核算以后,它发生的每一笔业务都将会登记在总账和辅助明细账上。
未使用辅助核算的科目设置: 使用辅助核算的科目设置:
科目编码 科目名称 科目编码 科目名称 辅助核算
1131 应收账款 1131 应收账款 客户往来
113101 北京石化公司
113102 天津销售分公司
一般地,收入或费用类科目可设置部门辅助核算
与客户的往来科目如应收账款、应收票据、预收账款可设置客户往来核算
与供应商往来的科目如应付账款、应付票据、预付账款可设置供应商往来核算
在建工程及收入成本类科目可设置项目核算
辅助核算的设置方法:
例如:将1131应收账款这个科目设置为客户往来的辅助核算
打开会计科目界面,找到应收账款这个科目 然后双击它,点右下角的修改按钮,在客户往
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来前面打钩 然后确定。
使用同样的方法,把其他收付科目也设置为辅助核算。
简单记忆:应收类科目名称有【收】字的,都设置为客户往来,
应付类科目名称有【付】字的,都设置为供应商往来
指定科目
指定科目是指定出纳的专管科目,一般指现金科目和银行存款科目。
指定科目后,才能执行出纳签字,从而实现现金、银行管理的保密性,才能查看现金日记账、
银行存款日记账。
操作方法:打开会计科目界面,单击“编辑”——“指定科目”
如下图:
现金总账科目 指定为 1001现金
银行总账科目 指定为 1002银行存款
现金流科目 指定为 1001现金、1002银行存款的明科目、1009其他货币资金的明细科目
这里指定现金流科目是生成现金流量表的前提之一。
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凭证类别:
指定日常填制凭证使用的凭证类别
基础设置——财务——凭证类别
预置现金流项目(是生成现金流量表的前提之一)
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基础设置——财务——项目目录,然后单击 ,如下图设置:
结算方式:
一般用到的有 现金、支票、电汇等,逐一增加即可,如下图:
至此,期初设置基本完成
接下来要做的工作是录入期初余额,开始正常的业务!
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期初余额的录入
操作菜单:总账——设置——期初余额
如下图:期初余额只能录在末级科目
显示的为非末级科目,不能录入
白色显示的为末级科目,双击输入余额即可
显示的为辅助核算科目,双击输入明细的余额,自动合计总数
录入完毕期初余额之后,点击上面的 按钮,试算平衡即可
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日常业务流程
初始设置完毕之后,日常的操作流程如下图
几点说明:
1. 凭证可以不审核,直接记账,用户可以根据需要自行设置。
在“总账”——“设置”——“选项”中可以设置,如下图:
下图红色框的地方打钩,则凭证无需审核即可记账。
2. 关于月末转账,一般是指期间损益结转,用户只需要用软件自动进行期间损益结转,不
需要再手动填制转账凭证
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(1)
单击 ,弹出凭证界面,首先点 按钮,如下图:
制单日期 为登录软件日期,可以修改,
摘要 手动输入,
科目名称 单击 参照即可
借/贷方金额 手动输入
填制完毕后,单击 即可。
(2) 【如果设置了凭证无需审核直接记账,则可跳过此步。】
因为财务规定:制单人和审核人不能为同一人,所以必须用其他操作员的身份登录软件,审
核凭证。
单击 ,选择要审核的月份,直接单击【确认】
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如下图,单击确定:
然后单击“审核”——“成批审核凭证”
(3)
单击 ,然后单击【全选】,然后根据提示点下一步即可,直到提示记账完毕
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(4)
单击 ,先选择期间损益结转,然后单击它后面的
如下图,单击本年利润科目后面的 ,选择本年利润科目,选择完毕之后单击【确定】
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如下图,在这个界面单击右上角的【全选】,下面都变成浅绿色,然后单击【确定】
如下图,系统自动生成转账凭证,单击 ,凭证左上角出现 字样。
注:然后还得对生成的这张转账凭证进行【记账】
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(5)
本月所有工作都完成之后,就可以进行月末结账,单击 ,直接点击下一步,系统
自动对账,出现下图,点击【结账】按钮即可,至此一个月的业务完成!
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如果出现下图提示,则请点击【上一步】,仔细查看工作报告,检查哪步没有完成。
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财务报表
启动财务报表:
报表的状态:
报表有两种状态:格式状态和数据状态
格式状态下:可以编辑报表公式设置关键字等
数据状态下:可以进行数据处理。
格式状态和数据状态的切换可以通过报表左下角的 按钮进行切换。
第一次使用报表的操作流程
1. 打开UFO报表系统,单击 【新建】按钮,新建一个空白表页。
2. 单击菜单栏的 ,选择
3. 如下图,选择您所在的行业以及要生成的报表,提示是否覆盖本表格式,选择【是】
注:选择
的时候行业性质一定要与总账中的行业性质一致,否则会造成报表取数不正确。
如果您不知道总账选择的行业,可以到总账中查看
查看路径是:总账——设置——选项——其他——行业性质【如下右图】
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4. 查看公式定义是否正确,不正确的可以单击 按钮进行修改。
5. 单击左下角的 按钮,切换到数据状态,提示是否全表重算,点击【否】。
6. 依次选择菜单栏的“数据”——“关键字”——“录入”,输入年月日,单击确认。
7. 稍等片刻,就会显示出数据,如果有的列数据显示为 ,请调整其列宽即可。
8. 如果生成的数据不正确,请查看公式定义是否正确,余额方向是否一致等,修改后重新
计算即可。
9. 确认无误后,保存报表。【记得保存的位置和名字】
下一月生成报表的流程
1.进入UFO报表系统,打开上一月生成的报表。
2.单击菜单栏的 “编辑”——“追加”——“表页”,输入追加的页数1确认。
3.这时,在左下角会看到 的标识,单击第2页。
4.依次选择菜单栏的“数据”——“关键字”——“录入”,输入年月日,单击确认。
5.稍等片刻即可显示本月的数据。
6.确证数据无误后,保存报表即可
7.以后每月重复1-6步即可。
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常见问题
一.关于操作员:
●操作员编号在系统中必须惟一,即使是不同的账套,操作员编号也不能重复。
●所设置的操作员一旦被使用,便不能删除。
●已使用但调离本企业的操作员可以将操作员注销,被注销的操作员不能登录系统。
●如果存在两个名字完全一样的操作员,需要加特殊标记以示区别。
二.关于会计科目:
●如果科目已经录入期初余额或已经制单,则不能删除。
●非末级会计科目不能删除。
●被指定为“现金科目”、“银行科目”的会计科目删除之前必须取消制定。
●科目一经使用,即已输入凭证,则不允许删除,但可以增加同级科目或在该科目下增设下
级科目(在已使用科目下增加下级科目时,该科目数据有可能会产生错误,因此建议对有重
要数据的科目不要在录入数据后又做增加下级科目处理)
三.关于科目余额方向:
●在手工科目体系中,允许存在上级科目与明细科目余额方向不一致的情况,例如,“应交
税金”科目余额方向为“贷”,而“应交税金”——“应交增值税”——“进项税”科目余
额为“借”。而在软件中,上级科目与明细科目的余额方向必须一致。这样,当期末余额方
向与期初规定的余额方向不一致时,输入“-”表示。
四.关于凭证:
●本月未结账的情况下,可以输入下一月的凭证。
●其他模块传递过来的凭证不能在总账中修改,只能在生成凭证的模块里修改。
五.总账系统月末已经结账,如何反结账?
答:依次单击“总账”——“期末”——“结账”,弹出结账对话框
用鼠标单击要反结账的月份,然后按Ctrl+Shift+F6键,输入主管口令,单击确定即可。
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六.凭证已经记账,想修改凭证,如何取消记账?
答:依次单击“总账”——“期末”——“对账”,在对账界面按Ctrl+H键,如下图,提示
“恢复记账前状态功能已被激活”。
然后依次单击“总账”——“凭证”——“恢复记账前状态”,选择要恢复的月份,单击确
定。
七.提示互斥站点正在运行⋯⋯或者无法填制凭证
答:这是由于有异常任务或者是单据锁定造成的。
解决办法:
使用admin登录系统管理,然后在“视图”菜单下选择“清除异常任务”和“清除单据锁定”
即可。
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八.在什么情况下不能记账?
答:1.期初余额试算不平衡
2.凭证尚未审核
3.上月没有结账
4.操作员没有权限
九.如何删除凭证?
答:首先将要删除的凭证取消审核和签字。
1.打开填制凭证界面,选择“制单”——“作废/恢复”
作废之后凭证左上角有 字样。
1. 执行“制单”——“整理凭证”,选择要整理的月份,然后在弹出的作废凭证表里单击
全选按钮,【确定】,提示是否整理凭证断号【不整理的话,被删除的凭证号会保留,整
理的话,被删除的凭证号自动分配】。凭证就被删除了。如下图:
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十.客户机(或UFO报表)无法登录
答:1.防火墙的原因,请关闭防火墙,(XPSP2自带的防火墙也要关闭)
2.hosts文件问题。打开hosts文件(该文件位于WINDOWS\system32\drivers\etc)
用记事本打开hosts,在最后加入一行:
192.168.1.1 UFServer 【此处请按实际情况修改】
注:192.168.1.1为用友服务器IP,UFserver为服务器的计算机名。请参照修改。
3.机器名有非法字符,请改为纯英文。
4.使用 工具
(该工具位于“开始”——“程序”——“用友T3”——“服务器设置”)
打开之后如下图,在当前后面输入用友服务器的计算机名称,点【选择】。
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