如何开好项目协调会

如何开好项目协调会 如何开好项目协调会 王彦彪 2012-3-7 11>.如何开好项目协调会, 2.如何开有效会议, 一、如何开好项目协调会, 1.为什么要开项目协调会, 用“公司化”的方式运作项目，既做不大，更做不强 整合的必然 项目“进度”的实现依赖于项目协调 目前专业协同和组织能力确实存在不足 2.项目协调会如何组织, 项目协调会的会议机制:一个中心、三级决策 围绕“解决项目运营中存在的各种问”为中心，召开协调会 三级决策机制:项目层 公司层 集团层 集团层 公司层 项目层 运营总召集，公司总和总部职能总参加 公司总召集，项目总和职能负责人参加 项目总召集，各专业经理参加 3.项目协调会的4大标准动作 统一编号:建立问题台账，统一编号。 责任到人:明确各项问题及决策的责任人 明确时间:明确各项决策的完成时间 消项管理:按三种状态(即已完成、进行中、待决策)消项管理，状态为“已 完成”的问题，视为消项。 „„ 002 001 状态 完成进展 责任人 完成时间 决策意见 问题描述 所属项目 问题编号 3.在一线公司内，建立“两级协调”机制 以项目总为中心，建立两级协调机制 两级协调机制 公司层项目协调会 召集人:公司总/运营副总 决策人:公司总 参与人:项目总(项目负责人)、各职能部门负责人等 主题:进度 项目层项目协调会 召集人:项目总 决策人:项目总(项目负责人) 参与人:、研发、营销、成本、报建、物业等各专业经理 主题:销售、进度 4.在各项目，提高“铁三角”的工作效率 在项目层的专业经理层，打造由研发、成本、营销组成的“铁三角”，加强 沟通、提高效率。 铁三角 成本 研发 营销 5.大量问题，在项目层解决 项目总要充分征询项目各专业意见，协调统筹、果断决策。 项目总 B E C 8><#004699'>D A 成本 工程 研发 营销 报建 6.问题台账的建立与管理 每次会议必需有纪要 问题台账即为纪要的核心，无须额外做文字记录 总秘和项目秘书代总经理和项目总管理问题台账 二、如何开有效会议, 1.你有算过自己的会议成本么, 算算看，你一周内总共: 开了几个会, 为会议花了多少时间, 开会达成了几项共识, 会后完成了几项决策, 因为开会加了多久的班, 因为开会耽误了多少其他工作, „„ 会议成本=人数×时间×薪资单价 会议报酬=会议成本/会议决策价值 2.你该怎么开会, 会前6项准备: 1.先决定会议准备达成的结果 2.想想会议是否有必要召开 3.邀请适当的人出席 4.准备好会议资料 5.设定会议主题和议程时间表 6.预先设想可能的冲突 2.你该怎么开会, 会中3大陷阱:开会中要克服哪些情况, 1.一进会场，士气散漫，没有参与感 2.跑题 3.点子少而缺乏互动，甚至鸦雀无声 2.你该怎么开会, 会后2项追踪: 1.纪要发布(决策项、责任人、完成时间) 2.决策落实、跟踪和反馈 3.1项参考工具 会议规则: 1.仔细倾听他人发言 2.主动思考问题在哪里 3.为他人打气并提案 4.贡献如何“打胜仗”的智慧 5.互相咨询讨论 6.根据事实 7.先做做看 他山之“石” 4. 控制22分钟的会议时间:先倾听，再讨论 感谢聆听 ! 会而有备、备而有议、议而有决、决而有行、行而有果 * * * * * * * * * * * * * * * * *