北京能源投资（集团）有限公司

北京能源投资（集团）有限公司 用户手册 北京能源投资,集团,有限公司 ERP系统实施项目 物资模块 ,物资管理分册, 英贝思版权所有，仅供北京能源投资,集团,有限公司内部使用，注意保密 第1页，共19页 用户手册 目录 ,物资管理分册, ............................................................................................................................................................................. 1 1 采购订单协同............................................................................................................................................................................. 4 1.1 供应商查询及维护集采采购订单 .............................................................................................................................. 4 2 发货协同....................................................................................................................................................................................10 2.1 供应商主维护发货 .....................................................................................................................................................10 3 关联单管理 ...............................................................................................................................................................................15 3.1 收据关联单创建...................................................................................................................................................................15 3.2 发票关联单创建...................................................................................................................................................................16 4 创建报价单时维护..................................................................................................................................................................19 英贝思版权所有，仅供北京能源投资,集团,有限公司内部使用，注意保密 第2页，共19页 用户手册 版本控制 版本 更改日期 更改人 更改内容 1.0 2014/12/24 张琳/陈学涯 编写用户手册 英贝思版权所有，仅供北京能源投资,集团,有限公司内部使用，注意保密 第3页，共19页 用户手册 1 采购订单协同 流程说明:采购订单在ECC审批通过后，将ECC中的数据同步到SRM，数据同步的同时， 会给供应商发送邮件通知，供应商可以登陆SRM查看采购订单数据，根据业务情况 对采购订单进行确认或者提出异议，确认无误后进行后续的发货计划维护。采购订单 在SRM中的状态说明如下: 新的:采购订单首次传输到SRM、采购订单在SRM中未做处理情况下在ECC修改后 再次传输到SRM、对删除状态的采购订单进行取消删除后再次传输, 已确认:供应商对采购订单进行了确认，可以对新的、已变更、有异议的采购订单进行 确认，不能对已删除的采购订单进行确认, 有异议:供应商对采购订单添加异议附件和备注，执行了异议“操作“，可以对新的、 已更改的采购订单进行异议，对已删除、已确认的采购订单不能进行异议, 已删除:采购订单删除后，传输到SRM，可删除所有状态的采购订单，删除状态的采 购订单不能进行确认、异议。 已变更:采购订单在SRM中已经被供应处理后，国际电气对采购订单的数量、价格进行 修改再次传输，状态会变成“已变更“ 1.1 供应商查询及维护集采采购订单 1. 本程序通过以下方式进入程序界面: 菜单路径 登陆系统—供应商协同—采购订单 网址链接 :8101/irj/portal 2. 操作具体步骤: 1,、集采采购订单审批完成后，系统会将审批通过的集采订单传输到SRM系统中，系统会发送邮件通知供应商，供应商可以通过邮件中的链接或者直接登录SRM系统查看SRM中的采购订单数据，如下图: 英贝思版权所有，仅供北京能源投资,集团,有限公司内部使用，注意保密 第4页，共19页 用户手册 1.1 1.2 1.3 1.4 按照下表填写: 序号 字段名称 字段说明及内容 必输否 供应商协同 选择一级菜单“供应商协同“ 1.1 Y 采购订单 选择二级菜单“采购订单“ 1.2 Y 查询条件 可以在查询条件中输入查询条件缩小查询范围 1.3 Y 查询 点击查询后，可以查看查询条件下的采购订单信息 1.4 2,、对采购订单进行确认 英贝思版权所有，仅供北京能源投资,集团,有限公司内部使用，注意保密 第5页，共19页 用户手册 2.2 2.1 2.3 2.5 2.4 按照下表填写: 序号 字段名称 字段说明及内容 必输否 选择 选中采购订单的行项目 2.1 Y 英贝思版权所有，仅供北京能源投资,集团,有限公司内部使用，注意保密 第6页，共19页 用户手册 序号 字段名称 字段说明及内容 必输否 点击确认 在确认采购订单数据没有问后，进行订单确认 2.2 提示 确认成功后，系统提示:已经确认 2.3 状态 确认成功后，采购订单状态变成“已确认“ 2.4 导出 可以将采购订单信息导出到本地进行保存 2.5 3,、对采购订单提出异议 3.2 3.1 英贝思版权所有，仅供北京能源投资,集团,有限公司内部使用，注意保密 第7页，共19页 用户手册 3.3 3.4 3.6 3.5 按照下表填写: 序号 字段名称 字段说明及内容 必输否 选择 选中要提出异议的采购订单的行项目 3.1 Y 异议功能键 点击“异议“，系统会弹出添加附件和备注的对话框 3.2 附件 在对话框中，将异议附件上传到系统中 3.3 备注 在对话框中，给有异议的采购订单行项目添加备注 3.4 附件和备注不能删除，只能上传空附件可以备注。 英贝思版权所有，仅供北京能源投资,集团,有限公司内部使用，注意保密 第8页，共19页 用户手册 序号 字段名称 字段说明及内容 必输否 查看备注 附件和备注添加后，点击“查询“，采购订单的状态、3.5 异议附件、异议备注会进行刷新。此时可以查看异议备 注。附件是供应商本地上传的，所有没有查看下载功能。 如需要替换附件、备注，再次点击“异议“ 收货数量 收货数量:国际电气集采订单的收货数量,56, 3.6 发货数量 发货数量:供应商在发货计划中已发货的数量 验收数量 验收数量:电厂对供应商的送货进行验收的数量,55, 收货数量和验收数量同步到SRM的程序每天晚在后台执 行 英贝思版权所有，仅供北京能源投资,集团,有限公司内部使用，注意保密 第9页，共19页 用户手册 2 发货协同 2.1 供应商主维护发货计划 流程说明: 供应商发货协同是供应商对确认后的采购订单维护发货计划，提交发货计划后，采购员 需要对发货计划进行核查，在采购员对发货计划确认后，供应商可以打印送货单并进行发货, 如果发货计划提交后，采购员没有在系统上确认的情况下，物料需要马上发出，那么打印出 发货计划,在发货计划是已维护的状态下打印的是发货计划，发货状态下打印的是送货单,， 实物在采购员允许的情况下可以先行发出,如果发货计划提交3天后，采购员还没有对发货 计划进行任何回复，供应商则可以对发货计划进行发货。 供应商维护发货计划时，需要维护送货地址、货物接收人、送货方式,自行配送/第三方 配送，如果是第三方配送，还需要维护第三方的送货人联系方式,。这样，电气和电厂的采购 员可以清楚的了解供应商的送货信息。 供应商在提交发货计划的时候，会发送邮件通知电气采购订单和电厂采购订单的采购组, 发货时，会发送邮件通知电气采购订单和电厂采购订单采的购组以及收货人员。达到供应商 发货计划与电气、电厂之间的信息同步。 1. 本程序通过以下方式进入程序界面: 菜单路径 登陆系统—供应商协同—发货计划/采购订单 网址链接 :8101/irj/portal 操作人员 供应商 2按以下屏幕指引完成: 1,进入发货计划有两种方式，此小结是通过采购订单进入发货计划维护界面 英贝思版权所有，仅供北京能源投资,集团,有限公司内部使用，注意保密 第10页，共19页 用户手册 1.1 1.2 1.4 1.3 按照下表填写: 序号 字段名称 字段说明及内容 必输否 供应商协同 进入一级菜单供应商协同 1.1 Y 采购订单 进入二级菜单采购订单 1.2 Y 选择 选择需要维护发货计划的采购订单行项目 1.3 Y 发货计划 点击发货计划后，就会进入发货计划维护的界面 1.4 注意:只有已确认的采购订单行项目才能维护发货计划 不允许选择不同的采购维护发货计划 2,维护发货计划 2.1 2.3 2.2 英贝思版权所有，仅供北京能源投资,集团,有限公司内部使用，注意保密 第11页，共19页 用户手册 2.4 2.5 2.6 按照下表填写: 序号 字段名称 字段说明及内容 必输否 发货信息 发货计划需要维护发货日期、发货数量、预计到货日期、送货地2.1 Y 址、联系人,送货人,以及联系方式 注意:1、发货数量可以大于订单的数量 2、送货地址可以通过F4进行查询 3、这些字段必输 物流方式 自行配送、第三方物流配送 2.2 Y 第三方物流信如果物流方式选择的是第三方物流，那么第三方物流联系人、联2.3 Y 息 系方式、快递单号需要填写 英贝思版权所有，仅供北京能源投资,集团,有限公司内部使用，注意保密 第12页，共19页 用户手册 序号 字段名称 字段说明及内容 必输否 复制 如果有同一种物料分批发货的情况，可以复制原有计划行 2.4 注意:1、复制任何状态下的计划行都是草稿状态，可以进行编辑 2、复制行在草稿、拒绝状态下可以进行删除，原有行不可 以删除 提交 发货信息填写完成后，可以进行提交 2.5 注意:1、点击提交时，会把列表中的所有行项目提交，不需要选 择。因为此列表已经是通过选择订单行项目查询出的，已经 经过了选择 2、提交后，会发送邮件通知国际电气和电厂采购员 3、提交后，发货信息就不能再信息修改，如果要修改需要 采购员拒绝才能修改。 发货 对已确认的发货计划进行发货 2.6 注意:1、发货计划提交后，3天内，必须由采购员确认后，才能 发货 2、发货计划提交后，3天后，不需要经过采购员确认后， 就可以发货 3、已维护状态下打印送货单的表头是:发货计划 4、已发货状态下打印送货单的表头是:送货单 5、发货后，会发邮件通知国际电气采购员、电厂采购员和 送货地址中的联系人 6、发货时，只对选中的计划行进行发货 其他功能 导出、过滤、打印送货单、返回、批量修改 2.7 注意:批量修改时，需要在一个字段上敲回车，然后点击批量修 改才能将此列可编辑的字段进行批量修改 3,以上是通过“采购订单”进入的发货计划，下图是直接进入“发货计划” 英贝思版权所有，仅供北京能源投资,集团,有限公司内部使用，注意保密 第13页，共19页 用户手册 3.1 3.2 3.3 按照下表填写: 序号 字段名称 字段说明及内容 必输否 发货计划 区别于上一个小结，此处的发货计划通过“发货计划”第二级菜3.1 Y 单进入 发货 可以对符合条件的发货行进行发货 3.2 编辑 点击编辑后，与上个小结的操作一致 3.3 英贝思版权所有，仅供北京能源投资,集团,有限公司内部使用，注意保密 第14页，共19页 用户手册 3 关联单管理 流程说明:关联单使用者仅限于国际电气和集采供应商。要求供应商的收据和发票在SRM系 统中创建收据关联单、发票关联单。提高国际电气关联单等业务的效率。 3.1 收据关联单创建 1. 本程序通过以下方式进入程序界面: 菜单路径 登陆系统—供应商协同—收据关联单 网址链接 :8101/irj/portal 操作人员 供应商 2. 按以下屏幕指引完成: 1)、收据关联单查询 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 按照下表填写: 序号 字段名称 字段说明及内容 必输否 供应商协同 选择一级菜单:供应商协同 1.1 收据关联单 选择二级菜单:收据关联单 1.2 创建 点击“创建”，会进入创建关联单新界面 1.3 编辑 对草稿、退回、已维护的发票关联单进行内1.4 容的修改，点击编辑前要先选中一个行项目 导出 可以将查询出的清单导出到本地 1.5 2,、点击创建后，就会进入下图，创建收据关联单 英贝思版权所有，仅供北京能源投资,集团,有限公司内部使用，注意保密 第15页，共19页 用户手册 2.5 2.4 2.2 2.3 2.6 2.1 按照下表填写: 序号 字段名称 字段说明及内容 必输否 发票日期 此次需要填写开具发票的日期 2.1 订单编号 填写采购订单，然后点击回车。 2.2 注意:1、填写上订单编号后，要点击回车， 这时会把含税总价、净总价、工厂、 工厂名称、预付款等信息带出来 2、收据金额不能大于采购订单中的含 税金额 预付款 预付款是采购订单中的付款条件，选中预付2.3 款，然后回车，这样付款比例和付款金额就可 以自动计算出来 暂存 点击“暂存”保存填写的信息，暂存时会产生2.4 相关关联单号 删除 选中行项目，然后点击“删除”会删除该行 2.5 提交 点击“提交”，发票关联单会提交给国际电气2.6 管理员进行后续业务处理 3.2 发票关联单创建 1. 本程序通过以下方式进入程序界面: 菜单路径 登陆系统—供应商协同—发票关联单 网址链接 :8101/irj/portal 操作人员 供应商 2. 按以下屏幕指引完成: 英贝思版权所有，仅供北京能源投资,集团,有限公司内部使用，注意保密 第16页，共19页 用户手册 1)、发票关联单查询 1.2 1.1 1.3 1.4 1.5 按照下表填写: 序号 字段名称 字段说明及内容 必输否 供应商协同 选择一级菜单:供应商协同 1.1 发票关联单 选择二级菜单:发票关联单 1.2 创建 点击“创建”，会进入创建关联单新界面 1.3 编辑 对草稿、退回、已维护的发票关联单进行内1.4 容的修改 导出 可以将查询出的清单导出到本地 1.5 2,、点击创建后，就会进入下图，创建发票关联单 2.4 2.5 2.6 2.2 2.3 2.1 按照下表填写: 序号 字段名称 字段说明及内容 必输否 发票日期 此次需要填写开具发票的日期 2.1 英贝思版权所有，仅供北京能源投资,集团,有限公司内部使用，注意保密 第17页，共19页 用户手册 序号 字段名称 字段说明及内容 必输否 订单编号 填写采购订单，然后点击回车 2.2 注意:1、填写上订单编号后，要点击回车， 这时会把含税总价、净总价、工厂、 工厂名称信息带出来 2、发票金额要根据实际情况填写，发 票金额不能大于采购订单中的含税 金额 3、如一个订单多张发票，请按照顺序 将每张发票号逐一登记,如多个订 单一张发票，请将每个订单逐一登 记，并将每个订单金额逐一登记。 发票编号 发票编号是税务局开出的发票编号，必须填写 2.3 暂存 点击暂存，会保存填写的信息，产生发票关联2.4 单号 提交 提交后，会把关联单提交给国际电气业务人员 2.5 删除 选择某行后，点击“删除”可以删除该行 2.6 英贝思版权所有，仅供北京能源投资,集团,有限公司内部使用，注意保密 第18页，共19页 用户手册 4 创建报价单时维护 国际电气发布询价单后，供应商进行报价，报价过程中，除了填写数量、价格等信息，还需要 填写响应交货日期。 注意:如果提交了报价单后需要修改报价信息，联系采购员对报价单进行“返回响应”，然后 就可以修改报价单了。因为“响应交货日期”是新增字段，所以1月31日前提交的报价单在 修改信息时会出现报错，需要采购员返回响应，消除报错信息。 1.1 按照下表填写: 序号 字段名称 字段说明及内容 必输否 响应交货日期 响应交货日期填写交货的具体日期 是 1.1 英贝思版权所有，仅供北京能源投资,集团,有限公司内部使用，注意保密 第19页，共19页