社会保险档案的特点及其管理利用

社会保险档案的特点及其管理利用 李 注 (阳泉市档案局,山西阳泉 045001) 社会保险档案是社会保险经办机构在具体经办社 会保险事务活动中形成的、不同形式的历史记录, 是全 面、系统记录单位和个人参保和缴纳社会保险费, 计发 社会保险待遇的重要凭据。在我国, 社会保险制度的 改革方兴未艾,随着参保人数的递增和独立于单位之 外的社会保障体系的建立,社会保险档案管理工作量 会越来越大,而社会保险本身的复杂性, 也给档案的管 理利用带来新的挑战。 一、社会保险档案的特点 社会保险档案是一种专门档案, 除具有一般档案 的共性外,形成和内容还具有自身的特点。 1、内容的复杂性。社会保险的覆盖范围涉及城镇 所有用人单位,直接涉及广大职工的切身利益。从参 保单位讲,包括各类机关、企业、事业单位、社会团体、 民办非保单位:从参保人员讲,既有在职和退休人员, 又有灵活就业人员, 还包括离休人员、老红军、二等乙 级以上革命伤残军人,国有企业下岗职工等特殊人群; 从保险金参入成分上讲 ,国家、集体、个人不同形式的 投保方式皆有。 2、形成上的严肃性。社会保险事业是根据党和国 家的法律法规,维护企业职工切身利益的一项社会劳 动保障制度,直接涉及国家、单位、职工三方面的利益, 因此, 具有政策性强、依据性强的特点, 这就要求档案 工作人员要熟悉劳动保险事业的法律、法规, 熟悉业 务,加强责任心, 确保档案材料的齐全、完整、准确。 3、分类的特殊性。由于社会保险档案涉及的行业 不同, 单位性质不同, 保险种类不同。在档案的分类 上,没有统一的模式。再加上, 社会保险档案除死亡职 工档案外,其他类档案多数是动态变化的, 档案的内容 不断充实,数量不断增多。因职工退休、调动、死亡、辞 职等原因,给档案的分类造成一定的困难, 这就要求档 案工作人员 , 要具备良好的专业素质, 进行科学的分 类、科学的管理。同时, 要充分利用现代化的管理手 段,使社会保险档案管理走向科学化、规范化、化 管理的轨道。 4、利用中的现实性。社会保险档案是参保职工享 受社会保险待遇的唯一凭证,一个参保人从办理参保 手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待 遇, 要经过诸多环节。去办理参保手续时,首先要填写 保险卡及个人详细情况表等,作为最原始的资料存入 个人档案, 其后要不断缴纳社会保险费, 划拨个人账 户、计算利息,有时还要对缴费比例、缴费基数及发放 标准进行调整。伴随人才的合理流动, 还要办理保险 关系转移和基金的转入转出手续等。所有这些都需要 根据每个人完整、详细的档案资料,依照社会保险政策 的规定才能完成待遇支付。档案的准确完善与否, 直 接关系到参保职工的切身利益, 如果档案资料管理不 善,会引起诸多纠纷, 导致参保人员不满, 社会的不稳 定。 二、社会保险档案的管理利用 档案的开发利用是建立档案的最终目的, 档案管 理是档案利用的基础,档案管理工作的好坏直接关系 到档案服务利用水平的高低。由于社会保险档案业务 量大, 所形成的档案较多,给档案的管理工作增加了难 度和压力, 如何把强化档案管理与提高服务利用质量 相结合, 是当前迫切需要探讨解决的问。 1、建立健全社会保险档案。应由国家级 社保机构会同国家档案行政管理部门, 根据本行业的 特点, 进行科学的同类,制定出社会保险档案分类大纲 和各门类档案保管期限表, 从当前社会保险工作的实 际情况看, 一般可分为文档案、会计档案、业务档案、 科技档案、声像档案、实物档案类。业务档案是社会保 险档案的重点。业务档案按险种可分养老、医疗、失 业、工伤、生育五类。养老保险可细分为综合、拨付、退 管、征管、审计监察档案等; 医疗保险可细分为综合、征 缴、定点医疗机构和零售药店、门诊特殊病种和住院报 销、离休人员、个人账户金档案等; 失业保险可细分为 综合、失业人员管理、基金征缴档案等。类目的划分应 715山西档案62007 年增刊( 2) #档案法规与社会# 做到层次分明,分类合理, 便于查找使用。对每一类档 案都要制定出相应的管理制度, 包括文件材料归档制 度,档案整理工作程序、档案保管制度、档案登记统计、 档案鉴定、销毁制度、档案室职责、档案人员 等,从而构建一个完整的制度体系, 做到有章可循, 依 法建档。 2、充分利用现代化先进技术手段, 提升档案管理 水平。一是整合社会保险力量, 实现由单一险种向社 会保险/ 五险合一0转变 ,以劳动保障行政管理部门牵 头,建立区域性社会保险计算机网络中心, 一方面可对 社会保险基金的运行加强监管, 另一方面可充分利用 已有的信息资源,实现系统内的网上互联, 实现信息共 享,方便参保单位, 个人查询缴费情况。二是加快实现 以纸质为主要载体的档案向电子档案的转变, 电子档 案存储载体信息容量大,管理空间小, 十分便于库房的 管理, 为确保电子档案的安全,在管理方式上, 应坚持 双轨制原则,既要定期做好种数据的备份和整理归档 工作,又要注意将能够转贮到纸张上的电子文件及时 转贮到纸张,形成纸质文件, 同其相应的电子文件一同 归档保存,实行纸质档案和电子档案共存。三是社会 保险档案现代化管理要纳入社会保险信息化建设之 中,通过逐步实施计算机文档一体化, 实现档案计算机 存储检索、多媒体档案信息处理及网络信息传输, 全面 提升档案现代化管理水平。 3、坚持面向/ 三个服务0 , 促进档案的开发利用。 一是为参保单位和参保人员服务。要改变过去为本机 关单一性服务的封闭状态,树立/ 以人为本0的理念, 面 向社会,多向性服务于社会, 力求把死档案变成活信 息、活财富。从参保单位和参保人员的实际需要出发, 可采用热线电话查询、触摸屏、建立社会保险网站等多 种形式,尽可能为他们提供方便、快捷、满意的服务, 做 到单位和个人可随时查询到本单位社会保险情况和个 人账户资金。二是为领导决策服务。社会保险关系千 家万户的切身利益, 社会各界都非常关注。这就需要 在不断变革中,进行及时调整和完善政策。而正确决 策必须建立在对过去情况的总结分析、现实情况的了 解与把握和今后情况的展望与预测上, 档案正可以总 结过去以鉴未来,为科学决策提供服务。它可以为决 策者,提供准确的各项统计数据, 可以提供完善的历年 纵向情况对比,可以提供系统的横向情况借鉴参考等 等。三是为社会保险制度的稳健运行服务。 通过社会保险档案可动态分析参保人员结构、基 金收支变化、个人负担及待遇水平等情况, 找出规律性 的东西,为建立社会保险信息发布制度、基金预报预服 制度和运行评估制度提供技术支持, 确保社会保险制 度的顺利推进,平稳运行和健康发展, 为和谐社会建设 服务。 对现代企业档案 管理人员素质的思考 王素文 (阳煤集团交通运输分公司,山西 阳泉 045002) 随着现代企业的改革的不断深入, 档案工作也得 到了长足的发展, 特别是信息化,数据化技术在档案工 作中的应用, 使档案工作从建档、查询、保存等方面更 加规范和迅捷。档案工作的稳步发展, 对于推动企业 生产上规模、产品上档次、管理上水平, 以及提高企业 的整体管理素质和竞争能力, 避免和抵御各种风险, 推 动企业持续、快速、稳定发展, 都起到了积极有效的作 用, 具有重要的现实意义和深远的历史意义。与此同 时, 新方法和新技术的应用也要求现代企业档案管理 人员的各方面素质有待进一步提高,以更好的适应档 案工作的岗位需求。 一、档案工作人员现状之中的共性 一是档案工作人员编制较少, 且年龄偏大,各方面 素质有待提高。在企业的档案工作中普遍存在工作人 员编制少与工作量大之间的矛盾。且档案人员一干就 是几年, 十几年,几十年, 普遍存在年龄偏大,与新设备 新技术存在断轨的弊端。 二是严重存在档案工作是养老岗位的思想。由于 得不到重视, 从事档案工作的岗位常常被错误地理解 为/养老岗0、/ 退休岗0 , 这种思想最直接的结果是造 成了整个档案工作队伍素质的整体下降, 使档案工作 成为永远滞后的根本性原因。 三是工作量无法正确量化, 工作积极性无法调动。 由于档案工作存在阶段性与随机性相结合,暂时性与 72 5山西档案62007 年增刊( 2)#档案法规与社会#