深圳国税普通发票开票软件操作手册

深圳国税普通发票开票软件操作手册 深圳国税普通发票开票软件操作手册一、软件简介 普通发票开票软件是为了解决当前普通发票管理工作中难度大、复杂性高、涉及面广、 与申报信息相脱节等问题而提出的全面解决。该软件可以实现普通发票的防伪开具、全 面报送查验和与深圳国税申报系统交互等功能，对普通发票使用过程的各个环节进行全面有 效的控制，最大限度地遏制涉税违法现象的发生。 本开票软件为单机版，安装配置完成后，使用时无需连接Internet网络。 普通发票开票总体流程: 企业准备开票的电登录国税网站在开票电脑上安装登录国税网站下载脑，安装好票据打(www.szgs.gov.cn开票软件注册文件印机，在国税领购)下载开票软件电脑版的发票 企业日常开票流程 运行开票软件，用下载的注企业根据需要开具发进入开票系统，导入登录国税网站下载发册文件进行系统注册，注册票，打印发票发票票源文件票票源文件成功后进入开票系统 登录国税网站上传导企业在下个月申报和出的发票数据文件，企业到发票柜台重新领购新发票之前导出上传成功后系统自动领购新发票已开具的发票数据验销发票 二、软件安装说明 第一步:系统需求 操作系统: 适合运行在各个Microsoft Windows 版本下，包括Windows NT、Windows2000、Windows XP、Windows2003、Windows Vista平台。 网络: 单机版软件，使用时无需连接网络。 打印机: 需安装普通的针式票据打印机。打印机推荐使用映美FP-530K+票据打印机。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 1 - 【映美FP-530K+票据打印机】 第二步:下载软件 访问深圳市国家税务局网站 (_.comwww.szgs.gov.cn) ，在“涉税软件下载”页面中下载“普通发票开票软件”。 第三步:运行安装文件KPRJ.exe 1. 双击KPRJ.exe文件进行软件安装。 2. 输入客户信息 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 2 - 3. 选择安装类型，建议选择“全部”,程序默认安装到 c:\szgs_ptfp 4. 点击“安装”，开始安装程序 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 3 - 5. 安装完成后，点击“完成”即可，软件安装成功后，在桌面上会自动生成一个“普通发票开票软件”的图标。 6. 特别注意: 在安装了杀毒软件和防火墙软件的电脑中安装本开票软件，会因为需要启动数据库服务和连接数据库服务造成杀毒软件和防火墙软件提示是否允许启动服务，此时需特别注意，要允许此数据库服务启动，不然程序不能正常运行。 以天网防火墙为例，在安装和运行程序过程中会出现的提示界面，此时务必选中“该程序以后都按照这次的操作运行”并选择“允许”。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 4 - 若此时选择错误，可进入天网防火墙配置中，将被阻止的服务解除或卸载本开票程序， 重新安装，并保证选择正确。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 5 - 三、初次使用 第一步:下载注册文件 1、 登录深圳国家税务局网站(_.comwww.szgs.gov.cn)，点击网站主页左边的“用户登录”， 进入用户登录的页面。 2、 在用户登录页面点击“深圳国税纳税人登陆”按钮，进入纳税人登陆页面，输入纳税人 识别号和密码后点击“登录”，纳税人完成登录返回主页面。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 6 - 3、 点击主页面上方的“办税服务厅”，点击“普通开票软件管理”，点击“进入办税区”进 入我的办税大厅，点击“发票管理”—“ 普通开票软件管理”—“开票系统申请”，进 入“开票系统申请”的页面。 4、 点击页面上的“注册”按钮进行系统注册，注册成功后系统返回注册成功信息。 5、 注册成功后点击页面上的“注册文件下载”按钮，系统提示保存文件，点击“保存”， 选择目录将文件保存到电脑上。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 7 - 第二步:运行软件 点击桌面图标“普通发票开票软件”，或到安装目录下运行“NormalInvoice.exe” 。 第三步:导入注册文件 软件运行后自动提示客户进行系统注册，点击“注册”，选择在第一步下载的注册文件导入到系统。(此步骤仅在第一次运行此软件时需要) 第四步:登录普通发票开票软件 1. 该软件初始化两个用户“管理员”和“开票员”，“管理员”可使用该软件中所有功能，“开票员”除不能使用操作员管理和开票分机管理功能外，其他功能均可使用。 2. 第一次登录该软件时，系统会自动提示修改密码，必须录入密码后，方可登录。 第五步:导入发票 1. 纳税人登录深圳国家税务局网站(_.comwww.szgs.gov.cn)进入“我的办税大厅”，进入步骤与注册文件下载相同。在“我的办税大厅”中点击“发票管理”—“ 普通开票软件管理”—“票源下载”，进入票源下载的页面。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 8 - 2. 在票源下载页面，先点击“查询”按钮，查询出纳税人的发票结存，再点击“票源下载”按钮，再点击“保存”按钮，选择目录将票源文件保存到电脑上。 2. 运行普通发票开票软件，在普通发票开票软件中点击“发票管理” --〉“导入发 票”，按提示选择下载的发票文件，选择保存的票源文件导入，导入成功后系统提 示“票源导入成功”。 3. 发票票源文件只需要导入一次即可，重复导入系统会提示不可重复导入发票文件。 第六步:填开发票 1. 点击“发票管理” --〉“填开发票”。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 9 - 2. 点击“选择发票卷进入发票填开”，即可看到已有的发票卷信息，包括发票名称、发票代码、起止发票号码、剩余张数、领购日期。 3. 点击相应的发票卷，系统提示要填开的发票名称、发票代码、发票号码，确认后进入发票填开界面。 4. 输入客户名称和商品名称时，会自动匹配系统中已有的信息，可直接选择输入 5. 数据录入完成后，点击“发票保存”，系统提示是否保存当前发票信息，点击“确定”后，系统保存发票信息，提示用户将发票在打印机中放置好，点击“确定”后打印。 6. 填开发票时输入的客户名称和商品名称，系统均会自动保存，下次输入时可自动显示相关名称。 四、软件使用说明 系统管理 开票机信息 操作员维护 客户信息查询维护 商品信息查询维护 数据备份 数据恢复 设置备份目录 打印模板调整 日志查询 发票管理 导入发票 填开发票 发票作废 取消作废 发票补录 补录修改 已开具发票查询及维护 导出发票信息 查询统计 空白结存发票查询 已开具发票查询及维护 (一)系统管理 1、开票机信息 设置开票机的基本信息，纳税人名称、地址、电话、传真均可修改，对于出口发 票，其“销货单位”栏目将自动填写纳税人名称，且不可修改，地址、电话、传真栏 目也将自动填入，可以修改。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 10 - 2、操作员维护 1、点击"系统管理" 中的"操作员维护" 2、系统列出所有已设置的操作员信息(系统缺省的操作员为"管理员"、"开票员 ") Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 11 - 3、点击需要设置的操作员，修改指定操作员的信息 3、客户信息 1、点击"系统管理" 中的"客户信息查询维护" Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 12 - 2、系统列出所有已设置的客户信息 3、双击需要设置的客户，修改指定客户的信息 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 13 - 4、商品信息维护 1、点击“系统管理” 中的“商品信息” 2、系统列出所有已设置的商品信息 3、双击需要设置的商品，修改指定商品的信息 若您填开的发票为非普通商品，请根据填开的发票种类选择相应的商品种类标 签，例如“机动车”。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 14 - 5、数据备份 1、点击“系统管理” 中的“数据备份” Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 15 - 2、系统弹出数据备份窗口，如下图: 3、点击“设置备份目录”，进入设置备份目录，该功能详见以下的“设置备份目录”。系统默认的备份目录为应用程序的安装目录(一般情况下为C:\szgs_ptfp) 4、点击“备份”按钮，系统将把所有的数据备份到指定的备份目录下。 6、数据恢复 1、点击“系统管理” 中的“数据恢复” 2、系统自动从备份目录下恢复所有的备份数据。 系统默认的备份目录为应用程序的安装目录(一般情况下为c:\szgs_ptfp) Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 16 - 7、设置备份目录 1、点击“系统管理" 中的“设置备份目录” 2、系统默认的备份目录为应用程序的安装目录(一般情况下为C:\szgs) 3、点击“设置”按钮，指定备份目录到您需要保存备份的地方 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 17 - 8、打印模板调整 由于纳税人配置的打印机型号各不相同，不同打印机之间的打印位置会有偏差。此功能用于调整打印位置，以适应不同种类的打印机。 1、点击“系统管理” 中的“打印模板调整” 2、选择要调整的发票模板(模板的调整将影响到所有该类发票的打印) Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 18 - 3、根据您实际打印中，发票数据的偏差情况调整各个打印数据的输出位置。 9、日志查询 1、点击“系统管理” 中的“日志查询” Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 19 - 2、系统将列出操作员的所有操作信息。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 20 - (二)、发票管理 导入发票 填开发票 发票作废 取消作废 发票补录 补录修改 已开具发票查询及维护 导出发票信息 1、 导入发票 1、下载发票票源文件 登录深圳市国家税务局网站的“我的办税大厅”，下载发票票源文件。 2、导入票源 点击“发票管理” 中的“导入发票”。 选择从深圳市国家税务局网站下载的票源文件，点击“打开”，系统将票源数据导入系统 中。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 21 - 2、 发票填开 选择商品进入发票填开 选择客户进入发票填开 选择发票卷进入发票填开 发票的填写和保存 (1)选择商品进入发票填开 1、点击主界面的导航菜单 2、点击“选择商品进入发票填开” Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 22 - 3、选择需要填开的商品后，点击“填开发票” (如何设置商品信息， 请参见“商品信息管理”) 4、选择需要填开的发票，点击“填开” Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 23 - 如果您已预先设定好相关的客户信息，可以点击“选择客户”，然后再填开发票。 (如何设置客户信息，请参见“客户信息管理”) 5、您所选择的商品将自动填入到新开发票的商品明细中 (2)选择客户进入发票填开 1、点击主界面的导航菜单 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 24 - 2、点击“选择客户进入发票填开” 3、选择需要填开的客户后，点击“填开发票” (如何设置客户信息 请参见“客户信息管理”) 4、选择需要填开的发票，点击“填开” Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 25 - 如果您已预先设定好相关的商品信息，可以点击“选择商品”，然后再填开发票。 (如何设置商品信息，请参见“商品信息管理”) 5、您所选择的客户信息将自动填入到新开发票的相应明细中 (3)选择发票卷进入发票填开 1、点击主界面的导航菜单 或点击菜单“发票管理”中的“填开发票” Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 26 - 2、点击您需要填开的发票种类 (如何获得有效的发票，请参见“导入发票”) (4)发票填写和保存 1、填写客户名称 点击“客户名称”输入框，将会自动列出已预先设定的客户信息 (您可以通过点击来选择指定的客户，或者通过键盘的上下键，来选择需要填写的客户，按回车键确认。) 当在输入客户名称时，系统将自动模糊匹配您已设置的客户信息，若你为自己的客户设置了简称，也可以通过输入客户简称来查找需要的客户信息。 2、填开商品信息 点击“商品名称”，将会自动列出已预先设定的商品信息 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 27 - 商品信息的查找参见填写客户名称 3、发票保存 点击“发票保存”按钮后，系统将提示您确认当前发票的发票代码和发票号码是否正确，确认无误后点击“确定”，系统将保存当前发票信息，并提示是否打印。 若确认打印机中发票已正确放置，可以确认打印。若当前无需打印发票，您也可以选择取消。 (您如果取消打印后，想继续打印该发票，请参见如何参见“常见问题”中的“如何补打发票”) 注意事项: 如果所开具的发票是“免税货物”或者是“减半征收”，在填开发票时，在“税率标志”一栏中选择相应的税率标志，如下图所示。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 28 - 3、 发票作废 1、点击“发票管理” 中的“发票作废” 2、界面中会自动列出系统当前时间做填开的发票摘要信息 3、您也可以根据需要设定相关的查询条件，以检索出你需要作废的发票 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 29 - 4、 点击您需要作废的发票，将打开该发票的详细信息，确认无误后，点击“确认作废”按钮 4、 取消作废 1、点击"发票管理" 中的"取消作废" Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 30 - 2、界面中会自动列出系统当前时间做作废的发票摘要信息 3、您也可以根据需要设定相关的查询条件，以检索出你需要取消作废的发票 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 31 - 4、 点击您需要取消作废的发票，将打开该发票的详细信息，确认无误后，点击“取消作废”按钮 5、 发票补录 此功能用于计算机出现异常，导致已开具的发票数据丢失，可使用此功能补录发票数 据。发票补录仅针对已经开具并已报送的发票数据。 1、点击“发票管理” 中的“发票补录” Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 32 - 2、系统会列出当前可进行补录的发票种类 (如果是以前的手工发票，请选择“其他发票(自定义发票代码)”) 3、点击你需要补录的发票种类名称，并输入需要补录的起止发票号码 如果是选择“其他发票(自定义发票代码)”需录入发票代码 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 33 - 4、 在发票信息列中，输入你需要补录的发票数据 注1:补录的发票是不允许打印的 注2:不允许补录系统中已存在的发票发票号码 6、 补录修改 1、点击“发票管理” 中的“补录修改” Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 34 - 2、系统会列出当前可进行修改的补录发票 3、点击选择需要修改的补录发票，进入修改界面。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 35 - 7、 查询开具发票 1、点击“发票管理” 中的“查询开具发票” (或者点击“查询统计”中的“已开具发票查询及维护”) 2、界面中会自动列出系统当前时间做填开的发票摘要信息 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 36 - 3、您也可以根据需要设定相关的查询条件，以检索出你需要查看的发票 4、点击“打印清单”按钮，可以打印查询出来的发票信息清单 5、点击您需要查看的发票，将打开该发票的详细信息 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 37 - 6、如果需要开具红字发票，点击“红字发票”按钮，弹出确认对话框，点击“确定” 7、进入红字发票的详细信息画面，点击“保存发票并打印”按钮完成开具红字发票 8、 红字发票填开 1、 点击“发票管理” 中的“开具红字发票” Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 38 - 2、 系统进入查询发票界面，输入查询条件查询已开具并已导出的原发票。 3、 点击需要开红字发票的发票信息，该发票状态必须为“已导出”，打开该发票的详 细信息。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 39 - 3、点击“红字发票”按钮，弹出确认对话框，点击“确定” 4、进入红字发票的详细信息画面，点击“保存发票并打印”按钮完成开具红字发票 9、 导出发票信息 1、点击“发票管理”中的“导出发票信息” Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 40 - 2、系统提供二种方式导出发票信息:“导出全部未导出过的发票”、“按日期导出发票”，请根据需要选择导出的方式。 3、点击导出按钮后，请指定导出文件的存放目录，以便于发票数据文件的上传。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 41 - 10、 主分机管理 该功能必须在纳税人开票方式为“一户多机”的情况下方可使用。主机中有“导出分开票机注册文件”，“导出分开票机发票卷”和“导入分开票机发票”的功能。 (1)导出分开票机注册文件 1、点击“系统管理” 中的“开票机信息”打开开票机信息界面，在该界面中会出现“开票机维护”的功能。 2、点击“导出分开票机注册文件”按钮，弹出导出分开票机注册文件窗口，点击“确认”，选择注册文件保存的目录，保存分开票机的注册文件。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 42 - 3、将导出的分开票机注册文件拷贝到分机中，分机安装的发票开票软件第一次运行时用该注册文件进行系统注册。 (2)导出分开票机发票卷 1、点击“发票管理” 中的“导出分开票机发票卷” 2、界面中会显示系统已导入的并且未被填开的发票卷信息 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 43 - 3、选择要导出给分机使用的发票卷 4、填写要导出的张数，张数不能超过剩余张数，将分机票源文件保存。 5、将分机票源文件拷贝到分开票机上，启动软件，使用“发票管理”的“导入发票功能”将票源导入，之后分机即可用该发票卷填开发票。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 44 - (3)导入分开票机发票 1、在分开票机上，在“发票管理”--“导出发票信息”中，将已开具的发票数据导出成数据文件，并将数据文件拷贝到主开票机上。 2、在主开票机上，点击“发票管理” 中的“导入分开票机发票”将分开票机发票信息文件导入到主开票机中。 (三)查询统计 空白结存发票查询 已开具发票查询及维护 1、空白结存发票查询 1、点击“查询统计” 中的“空白结存发票查询” Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 45 - 2、系统中将列出所领购的发票卷的详细信息(领购的发票卷已填开完毕,将不会被列出) 2、已开具发票查询及维护 该功能与“发票管理”—“查询开具发票”的功能一样。 五、纳税申报操作说明 使用开票软件的纳税人，在每个月的增值税纳税申报前必须将开票软件开具的发票数据导出，并将发票数据通过国税网站报送到国税局。 使用开票软件的纳税人在做增值税纳税申报时，税务局后台系统会自动对纳税人申报的数据与纳税人上报的开票数据进行比对，对比对不相符的纳税人系统会。 (一)数据报送 纳税人将导出的发票数据文件报税到国税局。登录深圳国家税务局网站“我的办税大厅”(“我的办税大厅”的进入步骤见注册文件下载中的说明)，将导出的发票文件上传到深圳国家税务局。 点击“浏览”选择要上传的数据文件，点击“报送”按钮。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 46 - (二)纳税申报 使用了普通发票开票软件的纳税人在填写增值税纳税申报表时需注意以下几点: 1、 使用开票软件开具的发票数据必须分别填写在相应的“税控器具开具的普通发票不 含税销售额”栏中。 2、 “税控器具开具的普通发票不含税销售额”栏上填写的数据必须与开票软件开具的 发票的数额相等。 六、发票真伪查询 使用开票软件开具的发票，在完成开票信息导出并成功报税到国税局后，持票人可以登录到国税的网站进行发票真伪查询。 1、 打开深圳国税局网站主页(_.comwww.szgs.gov.cn)，点击“发票真伪查询”。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 47 - 2、 在“发票真伪查询”页面输入开票企业的纳税人识别号，发票代码和发票号码，点 击“查询”。 3、 如果查询的发票是通过开票软件开具的发票，系统进入输入校验码的页面，输入开 票日期、合计金额和校验码，点击“查找”。 4、 如果发票信息真实，查找结果返回的页面中有一栏“与开票软件校验”显示为“校 验相符”。如果发票信息不真实，则显示为“校验不符”。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 48 - 七、常见问题 1. 注册文件和票源文件到哪里下载 请到深圳市国家税务局网站(_.comwww.szgs.gov.cn)登录办税大厅下载注册文件和票源文件。 2. 运行软件时，报“打开数据库失败” 本软件安装时，已安装了本地数据库服务并设置成随计算机启动而自动启动。但数据库服务程序可能在安装过程中被计算机的防火墙程序阻止，导致开票程序运行时，连接本地数据库失败。请按照以下顺序解决此问题: 一、检查本地计算机的防火墙软件的阻止程序配置，若找到mysqld-nt.exe和NormalInvoice.exe，则将其从防火墙软件的阻止程序规则配置删除，重新启动开票软件即可。 二、若找不到防火墙软件的阻止程序规则配置，可以卸载此开票程序，重新安装，安装时，需注意以下两点: (1) 卸载程序前，请务必运行“数据备份”，并将备份出来的数据拷贝到其他目录。安装完成后，再运行“数据恢复”，即可恢复原有的发票数据。 (2) 注意防火墙软件的提示信息，让开票程序的数据库服务程序和开票程序均可通过防火墙，详见“软件安装”部分。 3. 发票开错了，想作废这张发票，但在发票作废功能中找不到这张发票 只有未导出的发票才能进行作废操作，请查询此发票的详细信息。 4. 开票时，对开票日期有什么规定 填开发票时，开票日期是取计算机的系统日期，且不能修改，请务必注意保证计算机的系统日期准确。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 49 - 填开发票时，开票日期不能早于领购发票的日期，且本张发票的开票日期，不能早于前一张发票的开票日期。 5. 开商品销售发票时，对商品名称有什么规定 填开商品销售发票时，商品名称中不能含费用项目，即不能有“...费用”或“...费”。 6. 如何补打发票 在“已开具发票查询及维护”的功能中，查询出该笔发票，点击该笔发票，在发票明细显示介面中，可选择“打印发票” 7. 二手车发票填开中如何保存企业的一些固定信息, 在二手车发票填开时，发票中的拍卖单位地址、拍卖单位电话、二手车市场、二手车市场地址等信息一般都是固定的，每张发票填写的内容都一样。可以通过“商品信息查询维护”的功能来保存这些信息。具体操作如下: (1)点击“系统管理”—“商品信息查询维护”打开商品信息界面，点击“新增商品”，点击“二手车”TAB页面。 (2)输入商品名称“二手车”，录入发票中基本固定的信息，点击“确定”保存商品信息。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 50 - (3)填开二手车销售发票时，选择“从商品信息进入发票填开”，选中“二手车”商品信息，点击“发票填开”，进入二手车发票填开界面，在二手车发票填开界面就能看到带出的固定信息。 Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 51 - Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 52 - Copyright ?2008 深圳市国家税务局. All Rights Reserved。 - 53 -