表单填写规范

单填写 文件编号 生效日期 2011-11-14 编制/日期: 审核/日期: 批准/日期: 受控状态:?受控文件 ?非受控文件 文件类型 管理规范类 文件编号 版 本 1.0 第 1页,共3页 页 码 表单填写规范 文件名称 2011-11-14 生效日期 修订履历表 版本 更新描述 页 数 备 注 1.0 新版本发布 共3页 分发部门 序序序部门 代码/份数 部门 代码/份数 部门 代码/份数 号 号 号 1 总经办 0 5 HR中心 0 9 制造中心 1 2 质量中心 3 4 财务中心 0 10 OBM营销中心 0 3 研发中心 1 7 文控室 1 11 国内商务中心 0 4 供应链中心 0 8 审计信息部 0 12 国际商务中心 0 文件类型 管理规范类 文件编号 版 本 1.0 第 2页,共3页 页 码 表单填写规范 文件名称 2011-11-14 生效日期 1目的 制定表单填写规范指导书, 以确保表单的填写准确，统一和规范。 2范围 质量中心所有使用的点检，保养，检验记录以及报表表单。 3职责 使用部门负责依照此指导书规范表单格式及正确填写。 4定义 受控:使用部门所使用的表单按文控体系要求确定是否受控并执行。 5工作 5.1字体颜色: 在正常填写表单时(含签名)仅允许使用黑色签字笔或黑色圆珠笔。 在凸显异常时仅允许使用蓝色签字笔或蓝色圆珠笔。 5.2日期格式: 1)表单上设置好的日期栏必须填写日期，不可空置。 2)表单上未明确设置日期栏时，在签名后须填写日期。 日期统一格式 :年-月-日 。年份要写完整。例如:2011年11月3日应写为2011.11.03; 5.3签名格式: 表单内需要签名时，主管级及主管以下级人员须以正楷格式填写中文全名，易于辨识。 5.4 字符格式: 在表单内填写的文字，数字，字母等，须工整易于辨识。 5.5 对于需要填写符号(例如“?” ，“×”)时，必须按照表单的备注规定要求填写，符号必须 工整规范易于辨认，不可擅自填写和创造非规定的符号。符号必须填写在栏目居中处，不能超出 表单格式框线。 5.6 实测数据的填写: 5.6.1填写实测数据时要按表单备注要求精确到相应的小数点位数。 5.6.2填写实测数据时要按表单备注要求确定是否需要填写数值单位。 5.6.3实测数据超出规定的上下限时，需要按要求在指定位置注明原因及处置措施和时间。 文件类型 管理规范类 文件编号 版 本 1.0 第 3页,共3页 页 码 表单填写规范 文件名称 2011-11-14 生效日期 5.6.4实测判定结论要按表单备注要求填写，不可随便填写“?” ，“×”，“OK”， “/”等。 5.6.5实测数据必须填写在栏目居中处，必须工整规范易于辨认，不能超出表单格式框线。 5.7 原则上，表单内已填好的信息不许涂改。确因笔误需要修正时，不许乱涂乱画，仅需在原信息上用蓝色 笔划“—”，然后在旁边用蓝色笔填写正确信息并签名。 5.8表单整体要保持清洁，干净;边缘不能破损;表单正面与背面空白处不能乱涂乱画。 5.9 表单集在一起需要设置封面时，封面要整洁，干净，信息规范清楚。 5.10其他特殊要求说明 5.10.1 所有表单如需黏贴，悬挂，必须保持美观整洁。 5.10.2 当表单需要使用透明塑封套固定在机器设备或墙壁等上面展示时，塑封套背面如需贴双面胶或磁性 贴的，则双面胶或磁性贴要呈规则的“,”字型，以A4纸为例，如需横向黏贴，则在长方形的两长边 沿边缘平行贴“,”字型的双面胶或磁性贴。 5.10.3当表单需要装订时，要预留好装订位置，避免因装订时打孔导致填写的信息受损。 5.10.4 打印表单时，要预调好打印格式，确保打印出的表单上的表格框线条要完整清晰。 5.10.5 打印表单时，要确保打印机保养完好，不会因卡纸导致表单起皱，或因漏墨粉导致表单脏污。 5.10.6为确保填表人员了解该如何正确填写表单，表单应在下方尽可能注明详细的填写参照要求。 6相关文件 《文件编制与管理规范》 7相关记录 质量中心使用的各种点检，保养，检验记录以及报表，表单等。