excel2003版本巧妙删除、查找以及避免Excel的重复记录

excel2003版本巧妙删除、查找以及避免Excel的重复记录 1、删去重复: Excel有一个小小的缺陷，那就是无法自动识别重复的记录。为了清除这些重复记录，有的朋友是一个一个手工删，既费时又费力。 虽说Excel中并没有提供给我们清除重复记录这样的功能，但我们还可以利用它的高级筛选功能来达到相同的目的。今天，笔者就来向大家介绍一个如何利用Excel的“高级筛选”巧妙删除重复记录的小技巧。 (注:本文所述技巧已于微软Excel 2003环境下测试通过) 具体操作步骤如下: 1. 打开一份带有重复记录的Excel文档。如图1所示 (注:本图已用Photoshop处理，其中彩色部分为重复的记录) 图1 2. 选中图中的所有记录(注意，此时应将每列的标行也选择上，否则筛选完的数据表中将不再包含有该标题行)，执行“数据”菜单?“筛选?高级筛选”命令 3. 在弹出的“高级筛选”对话框中选择“将筛选结果复制到其他位置”一项，并点击“复制到”选择框后面的范围按钮来选择一块区域以存放筛选后的数据(注意:此处千万不要与原数据所处的单元格相重合，否则数据表将会混乱)，最后，勾选“选择不重复的记录”复选框后，点击“确定”按钮即可。如图2所示 图2 4. 此时，Excel便会将所有的重复记录自动删除掉，确认无误后，您就可以把新生成的数据清单拷贝到新的工作表中继续使用了。如图3所示 图3 怎么样，是不是很方便，那就赶快动起您的鼠标试试吧! 2、找出重复的记录 “COUNTIF”函数 1. 启动Excel 2003(基本版本相似)，打开学生成绩表。 2. 同时选中数据所在的单元格区域(如B2至J2001)，执行“格式?条件格式”命令，打开“条件格式”对话框(如图1)。 图1 条件格式窗口 3. 单击最左侧方框右边的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中选择“公式”选项，然后在后面的方框中输入公式:=COUNTIF($B$2:$B$2001,$B2)>1(此处假定姓名存放在B2至B2001区域内)。 4. 再单击其中的“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框，在“字体”标签下，按“颜色”右边的下拉按钮，展开调色板，选中“红色”;再切换到“图案”标签下，选中一种颜色。 5. 设置完成后，两次按确定按钮返回，同名学生所在的数据行就被突出显示出来了(如图2)。 图2 同名学生突出显示 3、避免Excel重复输入数据的方法 在单位制作员工花名册等表格时，员工的身份证号码应该是唯一的，我们可以通过“数据有效性”来防止重复输入: 选中需要输入身份证号码的单元格区域(如D2至D101)，执行“数据?有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“自定义”选项，然后在下面“公式”方框中输入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1，确定返回。 以后在上述单元格中输入了重复的身份证号码时，系统会弹出提示对话框(如图1)，并拒绝接受输入的号码。 图1 注意:为了让输入的身份证号码能正确显示出来，请将单元格设置为文本格式 查找漏掉的数据: 假设A1至A100 是数据区域，并且按顺序排列。。 在B1格输入公式:=IF(A2-A1=1,TRUE,"漏") 再向下拉查找剩余部分