JJ采购管理制度

采 购 管 理 流 程 一、目的 对采购过程进行和控制，在确保采购的物品符合要求的前提下，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。 二、适用范围 1、生产用原材料、辅助材料及其他物资的采购 2、产品、半成品、工装模具零件工艺性外协、外包的采购 3、产品、半成品、工装模具的内包的采购 4、设备配件的采购，设备维护、维修、保养等费用的采购 5、基建项目及零星工程的采购 6、产品运输、短途运输的采购 三、职责 1、采购部负责所有外购物资（办公用品除外）、运输的采购 2、生产部负责产品、半成品、工装模具零件工艺性外协、内包的采购 3、行政部负责办公用品的采购 4、项目部负责与项目生产有关的物资、外协、外包、内包等采购的审核 5、成本办负责对所有采购价格、采购数量的审核 6、财务负责对金额、支付方式等进行审核，对资料的完整性、合同流程是否符合规定进行审核 7公司有关职能部门在必要的时候根据各自职能审核合同的技术条款、商务条款 8、总经理负责合同的审批 四、采购流程 1、请购 1.1 物资请购必须填制《采购申请单》，请购单位应注明物资名称、规格型号、数量、需求日期、技术要求等注意事项，经部门主管审核、审批后方可进入采购流程。 1.2《物资采购申请单》一式五联，一联存根联 二联采购联 三联财务联 1.3原材料、焊材、外购件、配套件由技术部开具《材料申请单》或《材料定额汇总表》，经工厂技术总师审批后，技术部提交采购部进行采购，同时将《材料申请单》发成本办、财务部。 1.4常备生产性辅料由物资管理部根据库存量，结合材料库存安全定额，提出采购，填列《物资采购申请单》，生产项目部审核交采购部采购。 1.5非常备生产性物资由生产部根据生产情况提出申请，填列《采购申请单》。生产部主管审核并报总经理审批后，交采购办采购。 1.6零件工艺性外协、内包由生产部根据生产计划、设备、人员情况提出申请，生产部主管审核，交外协采购员采购。 1.7产品部件外包、产品运输由项目部根据项目计划、设备、生产情况提出申请，经总经理审核后交采购员采购。 1.8设备配件请购、设备赴外维修维护由设备部根据设备维修计划、保养计划结合设备运行情况，提交采购计划，填列《采购申请单》或《赴外修理单》。生产主管审核提交设备采购员采购。 1.8基建及零星工程由使用部门申请，行政部审核后填制《零星工程单》报总经理审批后提交设备采购员采购。 2、采购方式 2.1招标采购：对于同一类型的物资或劳务，且超过规定金额组织招标，招标结束后由采购部实施。（祥见<采购招标程序规定>） 2.2 合同采购： 采购一般应订立合同。合同应按公司的条款和条件，至少规定供货范围、名称、规格、价格、交货期、质保、付款、法律及其他适当的条款和条件。（祥见《合同#管理制度#》） 2.3集中性计划采购：常备生产物资采购办应事先选定合格供应商，议定系列供货价格和交易条件，订立长期供货合同，确定货物来源，简化采购作业 2.4零星采购：总额2000元以下的量小、金额低的或现货采购在得到经理的批准后可在无书面合同的情况下进行采购活动。 3、采购实施 3.1询价、比质比价、议价 3.1.1凡一般采购，采购办均应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。 3.1.2确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受3.1.1条所限。 3.1.3如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表。 3.1.4凡属可作成本分析之采购项目，采购办应要求供应商作成本分析，以作议价之参考。 3.1.5选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择。 3.1.6询价后，选择两家以上供应商进行交互议价。 3.2采购部接到技术部的<采购申请单》、《材料定额汇总表>后，经办人在5个工作日内核对库存开具采购明细清单及采购计划（含价格，交货期限（符合项目部的计划时间），付款要求），1个工作日内电子版上传采购部领导，项目部，生产部，财务部，成本办。为特急下达的生产令号中要求立即采购的材料明细表，采购部经办人当日内开具采购预案（含价格，交货期限（符合项目部的计划时间），付款要求），1个工作日内电子版上传采购部领导，项目部，生产部，财务部，成本办。 3.3 合同审核、订立 3.3.1采购办应按公司的标准条款和条件起草合同，至少规定供货范围、名称、规格、价格、交货期、质保、付款、法律及其他适当的条款和条件。 3.3.2招标采购由招标小组审定价格及确定供应商后交采购办实施。 3.3.3合同采购由采购办提供两家以上符合采购条件的供应商的议价单，并经采购主管审核后交相关部门进行会签后交总经理审批。 3.3.4常备物资采购办应根据审定的系列供货价格采购，如价格浮动超过5%应及时向成本办报备审核，或合同的其他条款发生重大变化时应向成本办报备审核。 3.4合同的盖章、归档 3.4.1《合同审核表》上的签字齐全后，方能在合同上加盖印章，登记《用印申请单》单份合同文本达二页以上的须加盖合同骑缝章，由财务部专人负责盖章。 3.4.2采购办应建立合同台账，对物资（或劳务）的供货渠道、金额、履行情况、预付款情况、质保期、存档情况等信息进行记载。 3.4.3合同签署后，合同承办人应将已签署的合同交财务部存档，财务部按《合同管理制度》归案 3.4.4合同承办部门和财务部应当分别建立合同台帐，实行履约跟踪统计报告责任制 4、合同的履行 4.1.合同经总经理审批后方可实施采购，与供应商核实订单，并通知送货，对特急采购业务，经总经理批准可先行采购，同时在成本、财务备案。 4..2通知仓库作入库前准备 4. 3验收入库 4.4经办人汇总当月采购目录，核对到货的数量，规格型号。注明缺货处理。汇总单交采购部文员（电子版）存档。 5结算 5.1采购行为发生后，采购员必须敦促供应商开具正规发票 5.2采购员收到供应商发票需及时填制《付款申请单》，并附上发票、经质检签字的入库单及外协材料结算清单，经成本办审核交工厂总经理审批后，交上海财务及时挂账。 6付款 6.1采购办根据上海财务下达的付款额度编制付款计划，并报总经理审批。 6.2付款必填制《计划付款申请单》，经总经理审批后交上海财务执行 6.3采购过程中需支付预付款的，采购员填制《付款申请单》，经总经理审批后，并附上合同一起交上海财务执行。 五、罚则 在合同的订立、履行中，对有下列行为之一，且产生较大影响或严重后果的，由公司按照有关规定进行查处，并会同人事部门追究责任单位（部门）负责人和直接责任人的责任。 1 不按本办法规定签订、履行合同的，未按时上报采购预案及电子版、未按时签订合同、未汇总当月采购目录，经办人每项处予50元扣款，部门主管每项处予30元扣款。 2 因个人失误，订有重大缺陷或无效合同的，经办人予合同金额10%的扣款，部门主管负连带负责处予合同金额5%扣款，审查人员延误审查时间或未审出合同缺陷的负连带负责。 3 应当追究对方违约责任而擅自放弃的，经办人给予损失金额50%的扣款。 4对提供虚假资料的、不履行内部管理程序、超越授权或滥用授权签约的、未按规定进行授权或擅自转委托的、与对方或第三人恶意串通、收受贿赂的、 泄露合同意向、商业秘密或有关机密的，给予损失金额100%罚款，情节严重的、涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。 5正常采购业务，经总经理审批后方可实施采购， 对未订立合同就实施采购的，每笔处予100元扣款，对造成经济损失的，按损失金额的100%扣款。